Cómo crear una estrategia eficaz de correo electrónico de marketing de eventos

Organizar un evento, ya sea virtual o en persona, nunca es totalmente fácil. A menudo es emoción y agotamiento a partes iguales.

Esto es válido para los eventos que puede organizar en casa, como una cena de Acción de Gracias para amigos y familiares, y también para los eventos que su pequeña empresa u organización sin fines de lucro puede organizar para clientes, clientes potenciales, donantes, voluntarios y otras personas que apoyan nuestros esfuerzos.

Hoy en día, cuando los correos electrónicos de marketing por correo electrónico han reemplazado a las invitaciones escritas a mano y las plataformas de redes sociales son el nuevo "boca a boca", es extremadamente necesario crear invitaciones efectivas para eventos por correo electrónico.

El marketing de eventos es una excelente manera de promocionar su negocio, obtener más clientes potenciales, compartir información valiosa, conocer personas importantes y generar entusiasmo en torno a su negocio. Ya sea un evento en línea o fuera de línea, lo que realmente importa es que las personas se presenten porque usted las obligó a hacerlo.

¿Y cómo sucede eso?

Todo comienza con los correos electrónicos de marketing de eventos que envía. Así que permítanos ayudarlo a crear un plan. En este artículo, le mostraremos todo lo que necesita saber, incluido cuántos correos electrónicos de eventos enviar, qué decir en esos correos electrónicos y, por supuesto, cómo hacer que las personas realmente confirmen su asistencia.

Establecimiento de objetivos para los correos electrónicos de marketing de eventos

El marketing por correo electrónico es el método más efectivo y común utilizado por los especialistas en marketing para promocionar un evento. Mientras que el 40 por ciento de las empresas han comenzado a usar las redes sociales para promocionar eventos, el marketing por correo electrónico sigue siendo el más popular con un 76 por ciento.

No se puede negar que los correos electrónicos continúan siendo la mejor y más efectiva forma para que las empresas se conecten con sus clientes y posibles clientes potenciales. Ya sea un correo electrónico promocional o no promocional, un correo electrónico lo ayuda a mantenerse en la mente y transmitir su mensaje.

Antes de comenzar a enviar correos electrónicos promocionales para su próximo evento, querrá considerar sus objetivos. Hágase las preguntas a continuación.

¿A quién le envías los correos electrónicos de marketing del evento?

A menos que sepa quién es su audiencia, nunca se entregará el mensaje correcto. Saber a quién está enviando los correos electrónicos afecta lo que dice, cómo lo dice y qué tan bien resonará con el lector. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico de marketing de eventos a posibles clientes potenciales, es posible que desee dar una pequeña presentación sobre usted, mientras que sus clientes existentes no necesitan eso. Si es necesario, redacte dos correos electrónicos separados y segmente su lista de correo electrónico en consecuencia.

¿Qué quieres decir?

Los correos electrónicos de marketing de eventos pueden ser tan simples como "Ven a asistir a nuestro evento" o algo emocionante como "No te pierdas el evento más emocionante de la ciudad". Pero lo que dices depende de quién eres y quién es tu audiencia. Los correos electrónicos de invitación a eventos que envíe tienen que resonar con su negocio y cómo la gente lo percibe. Puedes ser simple, directo, divertido e incluso exagerado.

¿Con qué emociones estás tratando de jugar?

Cuando leemos algo, a menudo nos sentimos de cierta manera. De la misma manera, sus correos electrónicos de marketing de eventos harán sentir a sus lectores. ¿Qué emoción quieres que sea? ¿Quiere que sus lectores se sientan emocionados, intrigados o simplemente obligados a confirmar su asistencia?

¿Qué quieres que hagan los lectores?

Simplemente enviar un correo electrónico para comercializar su evento no es suficiente. Asegurarse de que los lectores tomen la acción deseada es la clave para un evento exitoso. ¿Desea que los lectores hagan clic en un llamado a la acción "Registrarse aquí" o desea que se comuniquen con usted por correo electrónico, teléfono o confirmación de asistencia? Agregar un enlace a un formulario de registro de eventos es la mejor manera de llevar la cuenta de los asistentes, realizar un seguimiento de las métricas de marketing por correo electrónico y también saber si los correos electrónicos funcionan.

Cómo crear un plan de marketing por correo electrónico para eventos

Después de haber pasado un tiempo haciendo una lluvia de ideas sobre las preguntas mencionadas anteriormente, ¡es hora de comenzar a definir la estrategia de marketing por correo electrónico de su evento!

1. Decide la cantidad de correos electrónicos

Según la escala del evento, el tipo de evento y la cantidad de personas a las que invite, debe especificar cuántos correos electrónicos de marketing de eventos enviará. Esto incluye el primer correo electrónico que va a todos los invitados, correos electrónicos de seguimiento, correos electrónicos de recordatorio, correos electrónicos para personas que pueden no haber abierto el correo electrónico y más. La clave aquí es que cada correo electrónico debe ser único y bien pensado. No puede recibir exactamente el mismo correo electrónico de recordatorio o correo electrónico de confirmación cada vez.

2. Las líneas de asunto importan

Sin una gran línea de asunto, el resto no importa. La línea de asunto es lo que hará que las personas abran y vean tu invitación. Así que crea algo de urgencia. Por ejemplo: "Solo quedan 4 asientos para el seminario de la próxima semana" o "Solo quedan algunos espacios para una clase de vinos ecológicos".

La eficacia de cualquier campaña de correo electrónico, incluidos los correos electrónicos de marketing de eventos, depende en gran medida del asunto. Solo tiene unos segundos para causar una impresión en una bandeja de entrada demasiado estrecha, así que asegúrese de que la línea de asunto de su correo electrónico se destaque y llame la atención.

3. Sea nítido y convincente

Es posible que tenga mucho que decir y muchas razones para dar sobre por qué un destinatario de correo electrónico debe asistir a su evento, pero sea breve, directo y nítido. A nadie le gusta leer correos electrónicos largos, y la idea es lograr que el lector se registre rápidamente. Recoge los aspectos más destacados y las partes más valiosas del evento para llevar a la persona a la llamada a la acción. Presente el evento, explicando de qué se trata y por qué el invitado debería molestarse en venir. Asegúrese de que entiendan el beneficio o lo que aprenderán.

4. Considere los elementos de diseño

Este es un punto muy importante a considerar. A veces, incluso el contenido más convincente y el llamado a la acción pueden perderse en torno a un diseño abrumador. Demasiado alto, demasiadas fuentes, demasiadas o pocas imágenes, contenido apretado, demasiados colores son solo algunos elementos de un mal diseño. Haz que se vea fresco y agradable a la vista manteniendo tu contenido breve y agradable e incorporando un botón de llamada a la acción prominente que lleve de regreso a la página de registro. Además, asegúrese de que el diseño de la plantilla de correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles.

Utilice su logotipo y los colores de su propia marca en la invitación por correo electrónico del evento, la página de inicio y la página de registro. Desea que las personas sepan que esta es una invitación suya, que es un evento creíble y que se destacará de todas las demás invitaciones que sus invitados puedan recibir.

Aquí hay un plan de campaña de correo electrónico de marketing por correo electrónico para eventos que lo ayudará a comenzar:

1. Envíe el primer correo electrónico de invitación presentando el evento y la llamada a la acción.
2. Envíe un correo electrónico activado con el mensaje "Gracias por registrarse" a las personas que se registraron.
3. Envíe un correo electrónico de seguimiento a los que no abrieron/a las personas que no hicieron clic después de 4 días, incluidos los eventos destacados y la llamada a la acción.
4. Envíe un correo electrónico de confirmación "Gracias por registrarse" a las personas que se registraron.
5. Envíe un correo electrónico de 'Última oportunidad para registrarse' a los que no abrieron/las personas que no hicieron clic después de 4 días para crear la sensación de FOMO (miedo a perderse algo) y una sensación de urgencia.
6. Envíe un correo electrónico automatizado de "Gracias por registrarse" a las personas que se registraron.
7. 2 días antes del evento, envíe un correo electrónico de "Recordatorio" a todos los contactos e incluya un llamado a la acción para las personas que aún no han hecho clic.

Eso es bastante simple, ¿verdad?

La cuestión es que la gente confía en su bandeja de entrada para todo hoy. Pero eso también significa que hay demasiados correos electrónicos en su camino. Esto a veces puede volverse abrumador y hacer que su correo electrónico sea ignorado.

Pero puede hacer que su correo electrónico se destaque y llamar la atención de sus suscriptores. Si bien las líneas de asunto son la parte más complicada, ya que aumentan o reducen las posibilidades de que se abran sus correos electrónicos, asegúrese de que, una vez abiertos, valga la pena el tiempo y la atención del lector.

Los correos electrónicos de marketing de eventos deben estar muy bien pensados. Está invitando a las personas no solo a prestar atención al correo electrónico que están leyendo, sino también a tomarse el tiempo para ir y asistir a un evento. Ya sea un evento en línea o fuera de línea, el éxito del evento radica no en cuántas personas se registraron para asistir sino en cuántas personas realmente asistieron.

Un elemento extremadamente importante que distingue los correos electrónicos de marketing de eventos de otras campañas de correo electrónico es el tiempo. Sepa cuál es el mejor momento para enviar correos electrónicos a sus contactos y sepa qué tan pronto debe comenzar a enviar los correos electrónicos antes del evento.

Mientras que para un evento en línea puede comenzar a enviar las invitaciones 2 o 3 semanas antes del evento, para un evento fuera de línea, el primer correo electrónico debe enviarse al menos un mes antes del día del evento.

¿Preparado para comenzar?

Comience revisando algunos ejemplos de correos electrónicos de marketing de eventos para ver lo que otros están haciendo. Esto lo ayudará a comenzar a pensar en la dirección correcta y lo inspirará a crear sus propios correos electrónicos.

Planifica, planifica y planifica un poco más antes de empezar.

Los correos electrónicos de marketing de eventos son fáciles de crear y de tener éxito, pero solo cuando se basan en un plan sólido que ha sido bien pensado y ejecutado correctamente.

Cada elemento que interviene en la creación de sus correos electrónicos requiere toda su atención. Desde la primera impresión que causa su línea de asunto, hasta la emoción que crea el contenido y los hermosos diseños de plantillas de correo electrónico que simplemente obligan al lector a hacer clic en el enlace. Todo importa.

Puede sentirse tentado a comenzar a enviar invitaciones y promocionar su evento, pero siga un plan bien diseñado. Debes asegurarte de que cada correo electrónico que envíes traiga la sensación de 'No puedo esperar a que llegue este evento'.