كيفية إنشاء استراتيجية بريد إلكتروني فعالة لتسويق الأحداث

إن استضافة حدث - سواء كان حدثًا افتراضيًا أو شخصيًا - ليس بالأمر السهل تمامًا. غالبًا ما يكون الإثارة والإرهاق متساويين.

ينطبق هذا على الأحداث التي قد تستضيفها في المنزل ، مثل عشاء عيد الشكر للأصدقاء والعائلة ، وينطبق أيضًا على الأحداث التي قد تستضيفها شركتك الصغيرة أو مؤسستك غير الربحية للعملاء والعملاء والعملاء المحتملين والمتبرعين والمتطوعين وغيرهم ممن يدعمون جهودنا.

اليوم ، عندما حلت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتسويق عبر البريد الإلكتروني محل الدعوات المكتوبة بخط اليد ومنصات التواصل الاجتماعي هي "الحديث الشفوي" الجديد ، فإن إنشاء دعوات فعالة عبر البريد الإلكتروني أمر ضروري للغاية.

يُعد تسويق الأحداث طريقة رائعة للترويج لعملك ، والحصول على المزيد من العملاء المحتملين ، ومشاركة المعلومات الثاقبة ، والتعرف على الأشخاص المهمين ، وإنشاء ضجة حول عملك. سواء كان حدثًا عبر الإنترنت أو غير متصل ، فإن ما يهم حقًا هو أن يحضر الأشخاص لأنك أجبرتهم على ذلك.

وكيف يحدث ذلك؟

يبدأ كل شيء برسائل البريد الإلكتروني التسويقية للحدث التي ترسلها. لذا دعنا نساعدك في وضع خطة. في هذه المقالة ، سنعرض لك كل ما تحتاج إلى معرفته ، بما في ذلك عدد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأحداث التي يجب إرسالها ، وماذا ستقول في رسائل البريد الإلكتروني هذه ، وبالطبع كيفية حث الأشخاص على الرد فعلاً على دعوة الحضور!

تحديد الأهداف لرسائل البريد الإلكتروني التسويقية للأحداث الخاصة بك

يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني الطريقة الأكثر فاعلية وشائعة التي يستخدمها المسوقون للترويج لحدث ما. بينما بدأت 40 بالمائة من الشركات في استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للترويج للأحداث ، يظل التسويق عبر البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا بنسبة 76 بالمائة.

لا يمكن لأحد أن ينكر أن رسائل البريد الإلكتروني تظل الطريقة الأفضل والأكثر فاعلية للشركات للتواصل مع عملائها والعملاء المحتملين. سواء أكان بريدًا إلكترونيًا ترويجيًا أم بريدًا غير ترويجي ، فإن البريد الإلكتروني يساعدك على البقاء في قمة اهتماماتك والحصول على رسالتك.

قبل أن تبدأ في إرسال رسائل بريد إلكتروني ترويجية لحدثك التالي ، ستحتاج إلى التفكير في أهدافك. اسأل نفسك الأسئلة أدناه.

إلى من ترسل رسائل البريد الإلكتروني التسويقية للحدث؟

ما لم تكن تعرف من هو جمهورك ، فلن يتم توصيل الرسالة الصحيحة أبدًا. إن معرفة من ترسل رسائل البريد الإلكتروني إليه يؤثر على ما تقوله ، وكيف تقوله ، ومدى تأثيره على القارئ. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا تسويقيًا لحدث إلى العملاء المحتملين ، فقد ترغب في تقديم مقدمة صغيرة عن نفسك ، بينما لا يحتاج عملاؤك الحاليون إلى ذلك. إذا لزم الأمر ، قم بصياغة رسالتين منفصلتين وقسم قائمة بريدك الإلكتروني وفقًا لذلك.

ماذا تريد أن تقول؟

يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتسويق الأحداث بسيطة مثل "تعال لحضور حدثنا" أو شيئًا مثيرًا مثل "لا تفوت الحدث الأكثر إثارة في المدينة". لكن ما تقوله يعتمد على هويتك ومن هو جمهورك. يجب أن تلقى رسائل البريد الإلكتروني لدعوات الحدث التي ترسلها صدى مع عملك وكيف يدركه الناس. يمكنك أن تكون بسيطًا ومباشرًا ومضحكًا وحتى مبالغًا فيه.

ما هي المشاعر التي تحاول اللعب عليها؟

عندما نقرأ شيئًا ما ، غالبًا ما نشعر بطريقة معينة. بالطريقة نفسها ، ستجعل رسائل البريد الإلكتروني التسويقية للأحداث الخاصة بك يشعر القراء بذلك. ما العاطفة التي تريد أن تكون؟ هل تريد أن تجعل القراء يشعرون بالإثارة والفتن أو ببساطة مجبرون على الرد على دعوة الحضور؟

ماذا تريد من القراء أن يفعلوا؟

مجرد إرسال بريد إلكتروني لتسويق الحدث الخاص بك لا يكفي. تأكد من أن القراء يتخذون الإجراء المطلوب هو مفتاح الحدث الناجح. هل تريد أن ينقر القراء على عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء "سجل هنا" ، أم تريد أن يتواصلوا معك عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو الرد على دعوة الحضور؟ تعد إضافة ارتباط إلى نموذج تسجيل الحدث هي أفضل طريقة للاحتفاظ بعدد الحاضرين وتتبع مقاييس التسويق عبر البريد الإلكتروني ومعرفة ما إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني تعمل أم لا.

كيفية إنشاء خطة تسويق عبر البريد الإلكتروني للحدث

بعد قضاء بعض الوقت في العصف الذهني حول الأسئلة المذكورة أعلاه ، حان الوقت للبدء في وضع استراتيجية التسويق عبر البريد الإلكتروني للحدث الخاص بك!

1. حدد عدد رسائل البريد الإلكتروني

اعتمادًا على حجم الحدث ونوع الحدث وعدد الأشخاص الذين تدعوهم ، تحتاج إلى تحديد عدد رسائل البريد الإلكتروني التسويقية الخاصة بالأحداث التي سترسلها. يتضمن هذا البريد الإلكتروني الأول الذي يتم إرساله إلى جميع المدعوين ، ورسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني ، ورسائل التذكير عبر البريد الإلكتروني ، ورسائل البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ربما لم يفتحوا البريد الإلكتروني على الإطلاق ، والمزيد. المفتاح هنا هو أن كل بريد إلكتروني يجب أن يكون فريدًا ومدروسًا جيدًا. لا يمكن أن يكون لديك نفس البريد الإلكتروني للتذكير أو رسالة التأكيد الإلكترونية التي تخرج في كل مرة.

2. سطور الموضوع مهمة

بدون سطر موضوع رائع ، لا يهم الباقي. سطر الموضوع هو ما سيجعل الأشخاص يفتحون ويرون دعوتك. لذلك اخلق بعض الاستعجال. على سبيل المثال: "لم يتبق سوى 4 مقاعد لندوة الأسبوع المقبل" أو "لم يتبق سوى عدد قليل من المساحات لدرس النبيذ الصديق للبيئة."

تعتمد فعالية أي حملة بريد إلكتروني ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني التسويقية للأحداث ، بشكل كبير على سطر الموضوع. لديك بضع ثوانٍ فقط لتترك انطباعًا في صندوق وارد شديد الازدحام ، لذا تأكد من إبراز سطر موضوع بريدك الإلكتروني وجذب الانتباه.

3. كن هشًا ومقنعًا

قد يكون لديك الكثير لتقوله والعديد من الأسباب لتوضيح سبب وجوب حضور مستلم البريد الإلكتروني للحدث الخاص بك ، ولكن اجعله قصيرًا ومحدّدًا وواضحًا. لا أحد يحب قراءة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ، والفكرة هي جعل القارئ يسجل بسرعة. اختر النقاط الرئيسية والأجزاء الأكثر قيمة في الحدث لقيادة الشخص إلى عبارة الحث على اتخاذ إجراء. اعرض الحدث ، واشرح ما يدور حوله ، ولماذا يجب على المدعو أن يكلف نفسه عناء الحضور. تأكد من فهمهم للفائدة أو ما سيتعلمونه.

4. النظر في عناصر التصميم

هذه نقطة مهمة جدا للنظر فيها. في بعض الأحيان ، قد يضيع المحتوى الأكثر إقناعًا وعبارة الحث على اتخاذ إجراء حول تصميم ساحق. بصوت عالٍ جدًا ، عدد كبير جدًا من الخطوط ، صور كثيرة جدًا أو قليلة ، محتوى مكدس ، ألوان كثيرة جدًا ليست سوى بعض عناصر التصميم السيئ. اجعلها تبدو جديدة وسهلة للعيون من خلال إبقاء المحتوى الخاص بك قصيرًا ولطيفًا ودمج زر CTA بارز يؤدي إلى صفحة التسجيل. تأكد أيضًا من أن تصميم قالب البريد الإلكتروني يستجيب للجوّال.

استخدم شعارك وألوان علامتك التجارية الفريدة في دعوة البريد الإلكتروني للحدث والصفحة الرئيسية وصفحة التسجيل. تريد أن يعرف الناس أن هذه دعوة منك ، وأنه حدث موثوق به ، وأنه سيبرز من بين جميع الدعوات الأخرى التي قد يتلقاها ضيوفك.

إليك خطة حملة بريد إلكتروني للتسويق عبر البريد الإلكتروني للحدث لمساعدتك على البدء:

1. أرسل دعوة البريد الإلكتروني الأولى التي تقدم الحدث وعبارة الحث على اتخاذ إجراء.
2. أرسل بريدًا إلكترونيًا مفعلًا "شكرًا لك على التسجيل" إلى الأشخاص الذين قاموا بالتسجيل.
3. أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة إلى غير الافتتاحيين / الأشخاص الذين لم ينقروا بعد 4 أيام بما في ذلك الأحداث البارزة والعبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.
4. إرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني "شكرًا لك على التسجيل" إلى الأشخاص الذين قاموا بالتسجيل.
5. أرسل بريدًا إلكترونيًا بعنوان "الفرصة الأخيرة للتسجيل" إلى الأشخاص الذين لم يفتحوا أبوابهم / لم ينقروا بعد 4 أيام لخلق إحساس بالخوف من الضياع والشعور بالإلحاح.
6. إرسال بريد إلكتروني تلقائي "شكرًا لك على التسجيل" إلى الأشخاص الذين قاموا بالتسجيل.
7. قبل يومين من الحدث ، أرسل بريدًا إلكترونيًا "تذكيرًا" إلى جميع جهات الاتصال ويتضمن عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء للأشخاص الذين لم ينقروا بعد.

هذا بسيط جدًا ، أليس كذلك؟

الشيء هو أن الناس يعتمدون على صندوق الوارد الخاص بهم في كل شيء اليوم. ولكن هذا يعني أيضًا أن هناك عددًا كبيرًا جدًا من رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي في طريقهم. يمكن أن يصبح هذا الأمر مربكًا في بعض الأحيان ويؤدي إلى تجاهل بريدك الإلكتروني.

ولكن يمكنك إبراز بريدك الإلكتروني وجذب انتباه المشتركين. على الرغم من أن سطور الموضوع هي الجزء الأكثر صعوبة لأنها تجعل فرص فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أو تحطمها ، تأكد من أنها تستحق وقت واهتمام القارئ بمجرد فتحها.

تحتاج رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتسويق الأحداث إلى أن تكون مدروسة جيدًا. أنت تدعو الأشخاص ليس فقط للاهتمام بالبريد الإلكتروني الذي يقرؤونه ولكن أيضًا قضاء بعض الوقت للذهاب بالفعل وحضور حدث ما. سواء كان حدثًا عبر الإنترنت أو غير متصل ، فإن نجاح الحدث لا يكمن في عدد الأشخاص المسجلين للحضور ولكنهم حضروا بالفعل.

عنصر مهم للغاية يميز رسائل البريد الإلكتروني لتسويق الأحداث عن حملات البريد الإلكتروني الأخرى هو التوقيت. تعرف على أفضل وقت لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى جهات الاتصال الخاصة بك ومعرفة متى تحتاج إلى البدء في إرسال رسائل البريد الإلكتروني قبل الحدث.

أثناء وجود حدث عبر الإنترنت ، يمكنك البدء في إرسال الدعوات قبل الحدث من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع ، بالنسبة إلى الحدث الذي يتم دون اتصال بالإنترنت ، يجب إرسال البريد الإلكتروني الأول قبل شهر على الأقل من يوم الحدث.

على استعداد للبدء؟

ابدأ بالاطلاع على بعض أمثلة البريد الإلكتروني التسويقي للأحداث لمعرفة ما يفعله الآخرون. سيساعدك هذا على البدء في التفكير في الاتجاه الصحيح ويلهمك لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

خطط وخطط وخطط أكثر قبل أن تبدأ.

من السهل إنشاء رسائل البريد الإلكتروني التسويقية للأحداث ويسهل تحقيق النجاح فيها ، ولكن فقط عندما تكون مبنية على خطة قوية تم التفكير فيها جيدًا وتنفيذها بشكل صحيح.

يتطلب كل عنصر يدخل في إنشاء رسائل البريد الإلكتروني اهتمامك الكامل. من الانطباع الأول الذي يتركه سطر الموضوع ، إلى الإثارة التي يبنيها المحتوى ، وتصميمات قوالب البريد الإلكتروني الجميلة التي تجبر القارئ على النقر فوق الرابط. كل شيء يهم.

قد تميل إلى البدء في إرسال الدعوات والترويج لحدثك ، ولكن اتبع خطة جيدة الإعداد. تريد التأكد من أن كل بريد إلكتروني ترسله يجلب لك شعور "لا أطيق انتظار هذا الحدث".