Etkili Bir Etkinlik Pazarlama E-posta Stratejisi Nasıl Oluşturulur

İster sanal ister yüz yüze olsun, bir etkinliğe ev sahipliği yapmak asla tamamen kolay değildir. Genellikle eşit parça heyecan ve bitkinlik.

Bu, arkadaşlarınız ve aileniz için bir Şükran Günü yemeği gibi evde düzenleyebileceğiniz etkinlikler için ve ayrıca küçük işletmenizin veya kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun müşteriler, müşteriler, potansiyel müşteriler, bağışçılar, gönüllüler ve çabalarımızı destekleyen diğer kişiler için düzenleyebileceği etkinlikler için de geçerlidir.

E-posta pazarlama e-postalarının el yazısı davetiyelerin yerini aldığı ve sosyal medya platformlarının yeni "ağızdan ağza" olduğu günümüzde, etkili e-posta etkinliği davetiyeleri oluşturmak son derece gereklidir.

Etkinlik pazarlaması, işletmenizi tanıtmanın, daha fazla potansiyel müşteri elde etmenin, anlayışlı bilgileri paylaşmanın, önemli insanlarla tanışmanın ve işletmeniz hakkında bir vızıltı oluşturmanın harika bir yoludur. İster çevrimiçi ister çevrimdışı bir etkinlik olsun, gerçekten önemli olan, insanların siz onları zorladığınız için ortaya çıkmasıdır.

Ve bu nasıl oluyor?

Her şey, gönderdiğiniz etkinlik pazarlama e-postalarıyla başlar. Öyleyse bir plan oluşturmanıza yardımcı olalım. Bu makalede, kaç tane etkinlik e-postası göndereceğiniz, bu e-postalarda ne söyleyeceğiniz ve tabii ki insanları gerçekten LCV'ye nasıl ulaştıracağınız da dahil olmak üzere bilmeniz gereken her şeyi göstereceğiz!

Etkinlik pazarlama e-postalarınız için hedefler belirleme

E-posta pazarlaması, pazarlamacılar tarafından bir etkinliği tanıtmak için kullanılan en etkili ve yaygın yöntemdir. İşletmelerin yüzde 40'ı etkinlikleri tanıtmak için sosyal medyayı kullanmaya başlarken, e-posta pazarlaması yüzde 76 ile en popüler olmaya devam ediyor.

E-postaların, işletmelerin müşterileriyle ve potansiyel müşteri adaylarıyla bağlantı kurması için en iyi ve en etkili yol olmaya devam ettiği inkar edilemez. Bir promosyon e-postası veya promosyon olmayan bir e-posta olsun, bir e-posta akılda kalmanıza ve mesajınızı iletmenize yardımcı olur.

Bir sonraki etkinliğiniz için promosyon e-postaları göndermeye başlamadan önce hedeflerinizi düşünmek isteyeceksiniz. Aşağıdaki soruları kendinize sorun.

Etkinlik pazarlama e-postalarını kime gönderiyorsunuz?

Kitlenizin kim olduğunu bilmiyorsanız, doğru mesaj asla iletilmez. E-postaları kime gönderdiğinizi bilmek, ne söylediğinizi, nasıl söylediğinizi ve okuyucuda ne kadar yankı uyandıracağını etkiler. Örneğin, potansiyel müşterilere bir etkinlik pazarlama e-postası gönderiyorsanız, kendiniz hakkında küçük bir tanıtım yapmak isteyebilirsiniz, ancak mevcut müşterilerinizin buna ihtiyacı yoktur. Gerekirse, iki ayrı e-posta taslağı oluşturun ve e-posta listenizi buna göre bölümlere ayırın.

Ne demek istiyorsun?

Etkinlik pazarlama e-postaları, 'Gelin Etkinliğimize Katılın' veya 'Şehirdeki En Heyecanlı Etkinliği Kaçırmayın' gibi heyecan verici bir şey kadar basit olabilir. Ancak ne söyleyeceğiniz, kim olduğunuza ve hedef kitlenizin kim olduğuna bağlıdır. Gönderdiğiniz etkinlik davetiyesi e-postalarının işletmenizle ve insanların onu nasıl algıladığıyla uyumlu olması gerekir. Basit, doğrudan, eğlenceli ve hatta abartılı olabilirsiniz.

Hangi duygularla oynamaya çalışıyorsun?

Bir şey okuduğumuz zaman, genellikle belirli bir şekilde hissederiz. Aynı şekilde etkinlik pazarlama e-postalarınız da okuyucularınıza hissettirecektir. Bunun hangi duygu olmasını istersin? Okuyucularınızı heyecanlandırmak, merak uyandırmak veya basitçe RSVP'ye mecbur hissetmek mi istiyorsunuz?

Okuyucuların ne yapmasını istiyorsunuz?

Etkinliğinizi pazarlamak için sadece bir e-posta göndermek yeterli değildir. Başarılı bir etkinliğin anahtarı, okuyucuların istenen eylemi gerçekleştirmesini sağlamak. Okuyucuların bir 'Buradan Kaydolun' harekete geçirici mesajına tıklamalarını mı yoksa e-posta, telefon veya LCV aracılığıyla sizinle iletişime geçmelerini mi istiyorsunuz? Bir etkinlik kayıt formuna bağlantı eklemek, katılımcı sayısını tutmanın, e-posta pazarlama ölçümlerini izlemenin ve ayrıca e-postaların çalışıp çalışmadığını bilmenin en iyi yoludur.

Etkinlik e-posta pazarlama planı nasıl oluşturulur

Yukarıda belirtilen sorular üzerinde beyin fırtınası yaparak zaman harcadıktan sonra, etkinliğinizin e-posta pazarlama stratejisini belirlemeye başlamanın zamanı geldi!

1. E-posta sayısına karar verin

Etkinliğin ölçeğine, etkinliğin türüne ve davet ettiğiniz kişi sayısına bağlı olarak, kaç etkinlik pazarlama e-postası göndereceğinizi belirlemeniz gerekir. Bu, tüm davetlilere giden ilk e-postayı, takip e-postalarını, hatırlatma e-postalarını, e-postayı hiç açmamış olabilecek kişilere gönderilen e-postaları ve daha fazlasını içerir. Buradaki anahtar, her e-postanın benzersiz ve iyi düşünülmüş olması gerektiğidir. Her seferinde aynı hatırlatma e-postasına veya onay e-postasına sahip olamazsınız.

2. Konu satırları önemlidir

Harika bir konu satırı olmadan, geri kalanı önemli değil. Konu satırı, insanların davetinizi açmasını ve görmesini sağlayacak şeydir. Bu yüzden biraz aciliyet yaratın. Örneğin: "Önümüzdeki haftanın semineri için yalnızca 4 koltuk kaldı" veya "Çevre dostu bir şarap sınıfı için yalnızca birkaç yer kaldı."

Etkinlik pazarlama e-postaları da dahil olmak üzere herhangi bir e-posta kampanyasının etkinliği, büyük ölçüde konu satırına bağlıdır. Aşırı sıkışık bir gelen kutusunda bir izlenim bırakmak için sadece birkaç saniyeniz var, bu nedenle e-posta konu satırınızın öne çıktığından ve dikkat çektiğinden emin olun.

3. Net ve çekici olun

Bir e-posta alıcısının etkinliğinize neden katılması gerektiğine dair söyleyecek çok şeyiniz ve vermek için birçok nedeniniz olabilir, ancak kısa, öz ve net tutun. Kimse uzun e-postaları okumaktan hoşlanmaz ve fikir, okuyucunun hızlı bir şekilde kaydolmasını sağlamaktır. Kişiyi harekete geçirici mesaja yönlendirmek için önemli noktaları ve etkinliğin en değerli kısımlarını alın. Olayı anlatın, neyle ilgili olduğunu ve davetlinin neden gelmeye zahmet etmesi gerektiğini açıklayın. Faydasını veya ne öğreneceklerini anladıklarından emin olun.

4. Tasarım öğelerini göz önünde bulundurun

Bu dikkate alınması gereken çok önemli bir noktadır. Bazen en ilgi çekici içerik ve harekete geçirici mesaj bile bunaltıcı bir tasarımın etrafında kaybolabilir. Çok gürültülü, çok fazla yazı tipi, çok fazla veya az resim, sıkışık içerik, çok fazla renk, kötü bir tasarımın yalnızca bazı öğeleridir. İçeriğinizi kısa ve tatlı tutarak ve kayıt sayfasına geri dönen belirgin bir CTA düğmesi ekleyerek taze ve kolay görünmesini sağlayın. Ayrıca, e-posta şablonu tasarımının mobil uyumlu olduğundan emin olun.

Etkinlik e-posta davetiyesinde, ana sayfada ve kayıt sayfasında logonuzu ve kendi benzersiz marka renklerinizi kullanın. İnsanların bunun sizden gelen bir davet olduğunu, güvenilir bir etkinlik olduğunu ve misafirlerinizin alabileceği diğer tüm davetlerden farklı olacağını bilmesini istiyorsunuz.

İşte başlamanıza yardımcı olacak bir etkinlik e-posta pazarlama e-posta kampanyası planı:

1. Etkinliği ve harekete geçirici mesajı tanıtan 1. davet e-postasını gönderin.
2. Kayıt olan kişilere 'Kayıt Olduğunuz İçin Teşekkür Ederiz' ile tetiklenmiş bir e-posta gönderin.
3. Etkinliğin öne çıkanları ve harekete geçirici mesajlar dahil olmak üzere, 4 gün sonra tıklamayanlara/kişilere bir takip e-postası gönderin.
4. Kayıt olan kişilere 'Kayıt Olduğunuz İçin Teşekkür Ederiz' onay e-postası gönderin.
5. FOMO (Kaybetme Korkusu) ve aciliyet duygusu yaratmak için, 4 gün sonra açmayanlara/kişilere bir 'Kayıt Olmak İçin Son Şans' e-postası gönderin.
6. Kayıt olan kişilere 'Kayıt Olduğunuz İçin Teşekkür Ederiz' otomatik e-postası gönderin.
7. Etkinlikten 2 gün önce tüm kişilere 'Hatırlatıcı' e-postası gönderin ve henüz tıklamamış olan kişiler için harekete geçirici mesaj ekleyin.

Bu oldukça basit, değil mi?

Mesele şu ki, insanlar bugün her şey için gelen kutularına güveniyor. Ancak bu aynı zamanda çok fazla e-postanın yollarına çıktığı anlamına da geliyor. Bu bazen bunaltıcı olabilir ve e-postanızın göz ardı edilmesine neden olabilir.

Ancak e-postanızı öne çıkarabilir ve abonelerinizin dikkatini çekebilirsiniz. Konu satırları, e-postalarınızın açılma şansını artırdığı veya azalttığı için en zor kısım olsa da, bir kez açıldığında okuyucunun zamanına ve dikkatine değer olduğundan emin olun.

Etkinlik pazarlama e-postalarının son derece iyi düşünülmüş olması gerekir. İnsanları sadece okudukları e-postaya dikkat etmeye değil, aynı zamanda gerçekten bir etkinliğe gitmek ve katılmak için zaman ayırmaya davet ediyorsunuz. İster çevrimiçi ister çevrimdışı bir etkinlik olsun, etkinliğin başarısı, kaç kişinin katılmak için kaydolduğuna değil, gerçekte katıldığına bağlıdır.

Etkinlik pazarlama e-postalarını diğer e-posta kampanyalarından ayıran son derece önemli bir unsur zamanlamadır. Kişilerinize e-posta göndermek için en iyi zamanın ne olduğunu ve etkinlikten önce e-postaları ne zaman göndermeye başlamanız gerektiğini öğrenin.

Çevrimiçi bir etkinlik için davetleri etkinlikten 2-3 hafta önce göndermeye başlayabilirsiniz, çevrimdışı bir etkinlik için ilk e-posta etkinlik gününden en az bir ay önce gönderilmelidir.

başlamaya hazır mısın?

Başkalarının ne yaptığını görmek için bazı etkinlik pazarlama e-posta örneklerini inceleyerek başlayın. Bu, doğru yönde düşünmeye başlamanıza yardımcı olacak ve kendi e-postalarınızı oluşturmanız için size ilham verecektir.

Başlamadan önce biraz daha planlayın, planlayın ve planlayın.

Etkinlik pazarlama e-postalarının oluşturulması ve başarılı olması kolaydır, ancak yalnızca iyi düşünülmüş ve düzgün bir şekilde yürütülen sağlam bir plan üzerine inşa edildiklerinde.

E-postalarınızı oluşturmaya giden her öğe, tüm dikkatinizi gerektirir. Konu satırınızın yarattığı ilk izlenimden, içeriğin oluşturduğu heyecana ve okuyucuyu bağlantıyı tıklamaya zorlayan güzel e-posta şablonu tasarımlarına kadar. Her şey önemli.

Davet göndermeye ve etkinliğinizi tanıtmaya başlamanız cazip gelebilir, ancak iyi hazırlanmış bir plan izleyin. Gönderdiğiniz her e-postanın 'Bu etkinlik için sabırsızlanıyorum' hissini uyandırdığından emin olmak istersiniz.