Comment créer une stratégie d'e-mail marketing efficace pour les événements

Organiser un événement, qu'il soit virtuel ou en personne, n'est jamais totalement facile. C'est souvent à parts égales de l'excitation et de l'épuisement.

Cela est vrai pour les événements que vous pouvez organiser à la maison, comme un dîner de Thanksgiving pour vos amis et votre famille, et également pour les événements que votre petite entreprise ou votre organisation à but non lucratif peut organiser pour des clients, des prospects, des donateurs, des bénévoles et d'autres personnes qui soutiennent nos efforts.

Aujourd'hui, alors que les e-mails de marketing par e-mail ont remplacé les invitations manuscrites et que les plateformes de médias sociaux sont le nouveau « bouche-à-oreille », il est extrêmement nécessaire de créer des invitations efficaces par e-mail à des événements.

Le marketing événementiel est un excellent moyen de promouvoir votre entreprise, d'obtenir plus de prospects, de partager des informations pertinentes, de rencontrer des personnes qui comptent et de générer un buzz autour de votre entreprise. Qu'il s'agisse d'un événement en ligne ou hors ligne, ce qui compte vraiment, c'est que les gens se présentent parce que vous les y avez obligés.

Et comment cela se passe-t-il ?

Tout commence par les e-mails de marketing événementiel que vous envoyez. Alors laissez-nous vous aider à créer un plan. Dans cet article, nous vous montrerons tout ce que vous devez savoir, y compris le nombre d'e-mails d'événement à envoyer, ce qu'il faut dire dans ces e-mails et, bien sûr, comment amener les gens à RSVP !

Fixer des objectifs pour vos e-mails de marketing événementiel

Le marketing par e-mail est la méthode la plus efficace et la plus courante utilisée par les spécialistes du marketing pour promouvoir un événement. Alors que 40 % des entreprises ont commencé à utiliser les médias sociaux pour promouvoir des événements, le marketing par e-mail reste le plus populaire avec 76 %.

On ne peut nier que les e-mails continuent d'être le moyen le meilleur et le plus efficace pour les entreprises de se connecter avec leurs clients et prospects potentiels. Qu'il s'agisse d'un e-mail promotionnel ou non promotionnel, un e-mail vous aide à rester à l'esprit et à faire passer votre message.

Avant de commencer à envoyer des e-mails promotionnels pour votre prochain événement, vous devez réfléchir à vos objectifs. Posez-vous les questions ci-dessous.

À qui envoyez-vous les e-mails de marketing événementiel ?

À moins que vous ne sachiez qui est votre public, le bon message ne sera jamais délivré. Savoir à qui vous envoyez les e-mails affecte ce que vous dites, comment vous le dites et dans quelle mesure cela résonnera avec le lecteur. Par exemple, si vous envoyez un e-mail de marketing événementiel à des prospects potentiels, vous voudrez peut-être faire une petite présentation de vous-même, alors que vos clients existants n'en ont pas besoin. Si nécessaire, rédigez deux e-mails distincts et segmentez votre liste d'e-mails en conséquence.

Qu'est-ce que tu veux dire?

Les e-mails de marketing événementiel peuvent être aussi simples que "Venez assister à notre événement" ou quelque chose d'excitant comme "Ne manquez pas l'événement le plus excitant de la ville". Mais ce que vous dites dépend de qui vous êtes et de votre public. Les e-mails d'invitation à un événement que vous envoyez doivent résonner avec votre entreprise et la façon dont les gens la perçoivent. Vous pouvez être simple, direct, drôle et même exagéré.

Sur quelles émotions essayez-vous de jouer ?

Lorsque nous lisons quelque chose, nous nous sentons souvent d'une certaine manière. De la même manière, vos e-mails de marketing événementiel feront sentir vos lecteurs. Quelle émotion voulez-vous que ce soit ? Voulez-vous que vos lecteurs se sentent excités, intrigués ou simplement obligés de confirmer leur présence ?

Que voulez-vous que les lecteurs fassent ?

Il ne suffit pas d'envoyer un e-mail pour commercialiser votre événement. Assurez-vous que les lecteurs prennent l'action souhaitée est la clé d'un événement réussi. Souhaitez-vous que les lecteurs cliquent sur un appel à l'action "Inscrivez-vous ici" ou souhaitez-vous qu'ils vous contactent par e-mail, téléphone ou RSVP ? L'ajout d'un lien vers un formulaire d'inscription à un événement est le meilleur moyen de compter les participants, de suivre les statistiques de marketing par e-mail et de savoir si les e-mails fonctionnent.

Comment créer un plan de marketing par e-mail événementiel

Après avoir passé du temps à réfléchir sur les questions mentionnées ci-dessus, il est temps de commencer à définir la stratégie de marketing par e-mail de votre événement !

1. Décidez du nombre d'e-mails

En fonction de l'ampleur de l'événement, du type d'événement et du nombre de personnes que vous invitez, vous devez indiquer le nombre d'e-mails de marketing événementiel que vous allez envoyer. Cela inclut le premier e-mail envoyé à tous les invités, les e-mails de suivi, les e-mails de rappel, les e-mails aux personnes qui n'ont peut-être pas du tout ouvert l'e-mail, etc. La clé ici est que chaque e-mail doit être unique et bien pensé. Vous ne pouvez pas recevoir exactement le même e-mail de rappel ou de confirmation à chaque fois.

2. Les lignes d'objet sont importantes

Sans une bonne ligne d'objet, le reste n'a pas d'importance. La ligne d'objet est ce qui incitera les gens à ouvrir et à voir votre invitation. Créez donc une certaine urgence. Par exemple : « Plus que 4 places pour le séminaire de la semaine prochaine » ou « Plus que quelques places pour un cours d'œnologie écoresponsable ».

L'efficacité de toute campagne par e-mail, y compris les e-mails de marketing événementiel, dépend en grande partie de la ligne d'objet. Vous n'avez que quelques secondes pour faire bonne impression dans une boîte de réception trop exiguë, alors assurez-vous que la ligne d'objet de votre e-mail se démarque et attire l'attention.

3. Soyez clair et convaincant

Vous pouvez avoir beaucoup à dire et de nombreuses raisons à donner pour expliquer pourquoi un destinataire d'e-mail doit assister à votre événement, mais soyez bref, précis et net. Personne n'aime lire de longs e-mails, et l'idée est d'amener le lecteur à s'inscrire rapidement. Choisissez les faits saillants clés et les parties les plus précieuses de l'événement pour amener la personne à l'appel à l'action. Présentez l'événement en expliquant de quoi il s'agit et pourquoi l'invité devrait prendre la peine de venir. Assurez-vous qu'ils comprennent les avantages ou ce qu'ils apprendront.

4. Tenez compte des éléments de conception

C'est un point très important à considérer. Parfois, même le contenu et l'appel à l'action les plus convaincants peuvent se perdre autour d'un design écrasant. Trop fort, trop de polices, trop ou peu d'images, un contenu exigu, trop de couleurs ne sont que quelques éléments d'un mauvais design. Gardez-le frais et facile à regarder en gardant votre contenu court et agréable et en incorporant un bouton CTA proéminent menant à la page d'inscription. Assurez-vous également que la conception du modèle d'e-mail est adaptée aux mobiles.

Utilisez votre logo et les couleurs uniques de votre marque dans l'invitation par e-mail, la page d'accueil et la page d'inscription à l'événement. Vous voulez que les gens sachent qu'il s'agit d'une invitation de votre part, qu'il s'agit d'un événement crédible et qu'il se démarquera de toutes les autres invitations que vos invités pourraient recevoir.

Voici un plan de campagne de marketing par e-mail événementiel pour vous aider à démarrer :

1. Envoyez le 1er e-mail d'invitation présentant l'événement et l'appel à l'action.
2. Envoyez un e-mail déclenché par « Merci pour votre inscription » aux personnes qui se sont inscrites.
3. Envoyez un e-mail de suivi aux non-ouvreurs/personnes qui n'ont pas cliqué après 4 jours, y compris les faits saillants de l'événement et l'appel à l'action.
4. Envoyez un e-mail de confirmation « Merci pour votre inscription » aux personnes qui se sont inscrites.
5. Envoyez un e-mail "Dernière chance de s'inscrire" aux non-ouvreurs/personnes qui n'ont pas cliqué après 4 jours pour créer le sentiment de FOMO (Fear Of Missing Out) et un sentiment d'urgence.
6. Envoyez un e-mail automatisé « Merci pour votre inscription » aux personnes qui se sont inscrites.
7. 2 jours avant l'événement, envoyez un e-mail de rappel à tous les contacts et incluez un appel à l'action pour les personnes qui n'ont toujours pas cliqué.

C'est assez simple, non ?

Le fait est que les gens comptent sur leur boîte de réception pour tout aujourd'hui. Mais cela signifie également qu'il y a trop d'e-mails qui leur parviennent. Cela peut parfois devenir écrasant et conduire à ce que votre e-mail soit ignoré.

Mais vous pouvez faire ressortir votre e-mail et attirer l'attention de vos abonnés. Bien que les lignes d'objet soient la partie la plus délicate car elles augmentent ou détruisent les chances d'ouverture de vos e-mails, assurez-vous qu'une fois ouvertes, elles valent le temps et l'attention du lecteur.

Les e-mails de marketing événementiel doivent être extrêmement bien pensés. Vous invitez les gens non seulement à prêter attention aux e-mails qu'ils lisent, mais également à prendre le temps d'aller assister à un événement. Qu'il s'agisse d'un événement en ligne ou hors ligne, le succès de l'événement ne réside pas dans le nombre de personnes inscrites pour y assister, mais dans la réalité.

Un élément extrêmement important qui distingue les e-mails de marketing événementiel des autres campagnes par e-mail est le timing. Sachez quel est le meilleur moment pour envoyer des e-mails à vos contacts et sachez combien de temps vous devez commencer à envoyer les e-mails avant l'événement.

Alors que pour un événement en ligne, vous pouvez commencer à envoyer les invitations 2 à 3 semaines avant l'événement, pour un événement hors ligne, le tout premier e-mail doit être envoyé au moins un mois avant le jour de l'événement.

Prêt à commencer?

Commencez par parcourir quelques exemples d'e-mails de marketing événementiel pour voir ce que font les autres. Cela vous aidera à commencer à réfléchir dans la bonne direction et vous incitera à créer vos propres e-mails.

Planifiez, planifiez et planifiez un peu plus avant de commencer.

Les e-mails de marketing événementiel sont faciles à créer et à réussir, mais uniquement lorsqu'ils reposent sur un plan solide, bien pensé et correctement exécuté.

Chaque élément entrant dans la création de vos e-mails requiert toute votre attention. De la première impression que fait votre ligne d'objet, à l'excitation que le contenu crée et aux superbes conceptions de modèles d'e-mails qui obligent simplement le lecteur à cliquer sur le lien. Tout compte.

Vous pourriez être tenté de commencer à envoyer des invitations et à promouvoir votre événement, mais suivez un plan bien conçu. Vous voulez vous assurer que chaque e-mail que vous envoyez apporte le sentiment « J'ai hâte pour cet événement ».