Como criar uma estratégia eficaz de e-mail de marketing de eventos

Organizar um evento – seja virtual ou presencial – nunca é totalmente fácil. Muitas vezes são partes iguais de excitação e exaustão.

Isso vale para eventos que você pode organizar em casa, como um jantar de Ação de Graças para amigos e familiares, e também para eventos que sua pequena empresa ou organização sem fins lucrativos pode organizar para clientes, clientes, leads, doadores, voluntários e outros que apoiam nossos esforços.

Hoje, quando os e-mails de marketing por e-mail substituíram os convites manuscritos e as plataformas de mídia social são o novo “boca-a-boca”, criar convites de eventos por e-mail eficazes é extremamente necessário.

O marketing de eventos é uma ótima maneira de promover seus negócios, obter mais leads, compartilhar informações interessantes, conhecer pessoas importantes e gerar um buzz em torno de seus negócios. Seja um evento online ou offline, o que realmente importa é que as pessoas apareçam porque você as obrigou.

E como isso acontece?

Tudo começa com os e-mails de marketing de eventos que você envia. Então, deixe-nos ajudá-lo a criar um plano. Neste artigo, mostraremos tudo o que você precisa saber, incluindo quantos e-mails de eventos enviar, o que dizer nesses e-mails e, claro, como fazer com que as pessoas realmente respondam!

Definir metas para seus e-mails de marketing de eventos

O e-mail marketing é o método mais eficaz e comum usado pelos profissionais de marketing para promover um evento. Enquanto 40% das empresas começaram a usar as mídias sociais para promover eventos, o email marketing continua sendo o mais popular, com 76%.

Não se pode negar que os e-mails continuam sendo a melhor e mais eficaz maneira de as empresas se conectarem com seus clientes e leads em potencial. Seja um e-mail promocional ou não promocional, um e-mail ajuda você a ficar no topo da mente e a transmitir sua mensagem.

Antes de começar a enviar e-mails promocionais para seu próximo evento, considere seus objetivos. Faça a si mesmo as perguntas abaixo.

Para quem você está enviando os e-mails de marketing do evento?

A menos que você saiba quem é seu público, a mensagem certa nunca será entregue. Saber para quem você está enviando os e-mails afeta o que você diz, como você diz e quão bem isso vai ressoar com o leitor. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail de marketing de evento para leads em potencial, convém fazer uma pequena introdução sobre você, enquanto seus clientes existentes não precisam disso. Se necessário, esboce dois e-mails separados e segmente sua lista de e-mails de acordo.

O que você quer dizer?

Os e-mails de marketing de eventos podem ser tão simples como 'Venha participar do nosso evento' ou algo empolgante como 'Não perca o evento mais emocionante da cidade'. Mas o que você diz depende de quem você é e de quem é seu público. Os e-mails de convite para eventos que você envia precisam ressoar com sua empresa e como as pessoas a percebem. Você pode ser simples, direto, engraçado e até exagerado.

Com quais emoções você está tentando jogar?

Quando lemos algo, muitas vezes nos sentimos de uma certa maneira. Da mesma forma, seus e-mails de marketing de eventos farão com que seus leitores se sintam. Que emoção você quer que seja? Você quer fazer seus leitores se sentirem animados, intrigados ou simplesmente compelidos a responder?

O que você quer que os leitores façam?

Apenas enviar um e-mail para divulgar seu evento não é suficiente. Certifique-se de que os leitores tomem a ação desejada é a chave para um evento de sucesso. Você quer que os leitores cliquem em uma frase de chamariz 'Cadastre-se aqui' ou quer que eles entrem em contato com você por e-mail, telefone ou RSVP? Adicionar um link a um formulário de inscrição em um evento é a melhor maneira de manter a contagem de participantes, acompanhar as métricas de marketing por e-mail e também saber se os e-mails estão funcionando.

Como criar um plano de marketing por e-mail para eventos

Depois de passar um tempo pensando nas perguntas acima mencionadas, é hora de começar a traçar a estratégia de marketing por e-mail do seu evento!

1. Decida o número de e-mails

Dependendo da escala do evento, do tipo de evento e do número de pessoas que você está convidando, você precisa definir quantos e-mails de marketing de eventos você enviará. Isso inclui o primeiro e-mail que vai para todos os convidados, e-mails de acompanhamento, e-mails de lembrete, e-mails para pessoas que podem não ter aberto o e-mail e muito mais. A chave aqui é que cada email precisa ser único e bem pensado. Você não pode ter exatamente o mesmo e-mail de lembrete ou e-mail de confirmação saindo todas as vezes.

2. As linhas de assunto são importantes

Sem uma grande linha de assunto, o resto não importa. A linha de assunto é o que fará com que as pessoas abram e vejam seu convite. Então crie alguma urgência. Por exemplo: “Apenas 4 vagas para o seminário da próxima semana” ou “Apenas algumas vagas para uma aula de vinhos ecologicamente correta”.

A eficácia de qualquer campanha de e-mail, incluindo e-mails de marketing de eventos, depende muito da linha de assunto. Você tem apenas alguns segundos para causar uma boa impressão em uma caixa de entrada muito apertada, portanto, certifique-se de que a linha de assunto do seu e-mail se destaque e chame a atenção.

3. Seja nítido e convincente

Você pode ter muito a dizer e muitas razões para dar por que um destinatário de e-mail deve comparecer ao seu evento, mas mantenha-o curto, direto e nítido. Ninguém gosta de ler e-mails longos, e a ideia é fazer com que o leitor se registre rapidamente. Escolha os principais destaques e as partes mais valiosas do evento para levar a pessoa ao apelo à ação. Apresente o evento, explicando do que se trata e por que o convidado deveria se preocupar em vir. Certifique-se de que eles entendam o benefício ou o que aprenderão.

4. Considere os elementos de design

Este é um ponto muito importante a ser considerado. Às vezes, até mesmo o conteúdo e o call-to-action mais atraentes podem se perder em um design impressionante. Muito alto, muitas fontes, muitas ou poucas imagens, conteúdo apertado, muitas cores são apenas alguns elementos de um design ruim. Mantenha a aparência fresca e agradável aos olhos, mantendo seu conteúdo curto e agradável e incorporando um botão de CTA proeminente que leva de volta à página de registro. Além disso, verifique se o design do modelo de email é responsivo para dispositivos móveis.

Use seu logotipo e suas próprias cores de marca exclusivas no convite por e-mail do evento, na página inicial e na página de registro. Você quer que as pessoas saibam que este é um convite seu, que é um evento confiável e que se destacará de todos os outros convites que seus convidados possam estar recebendo.

Aqui está um plano de campanha de e-mail marketing de evento para ajudar você a começar:

1. Envie o primeiro e-mail de convite apresentando o evento e o call to action.
2. Envie um e-mail acionado 'Obrigado por se registrar' para as pessoas que se registraram.
3. Envie um e-mail de acompanhamento para não-abridores/pessoas que não clicaram após 4 dias, incluindo destaques do evento e call-to-action.
4. Envie um e-mail de confirmação 'Obrigado por se registrar' para as pessoas que se registraram.
5. Envie um e-mail de 'Última chance de se registrar' para não-abridores/pessoas que não clicaram após 4 dias para criar o senso de FOMO (Fear Of Missing Out) e um senso de urgência.
6. Envie um e-mail automático 'Obrigado por se registrar' para as pessoas que se registraram.
7. 2 dias antes do evento, envie um e-mail de 'Lembrete' para todos os contatos e inclua call-to-action para as pessoas que ainda não clicaram.

Isso é bem simples, certo?

O problema é que as pessoas confiam em sua caixa de entrada para tudo hoje. Mas isso também significa que há muitos e-mails chegando. Isso às vezes pode ser esmagador e levar seu e-mail a ser ignorado.

Mas você pode fazer seu e-mail se destacar e chamar a atenção de seus assinantes. Embora as linhas de assunto sejam a parte mais complicada, pois elas aumentam ou diminuem as chances de seus e-mails serem abertos, certifique-se de que, uma vez abertos, valha a pena o tempo e a atenção do leitor.

E-mails de marketing de eventos precisam ser extremamente bem pensados. Você está convidando as pessoas a não apenas prestar atenção ao e-mail que estão lendo, mas também a reservar um tempo para realmente ir e participar de um evento. Seja um evento online ou offline, o sucesso do evento não está em quantas pessoas se inscreveram para participar, mas sim em quantas pessoas compareceram.

Um elemento extremamente importante que distingue os emails de marketing de eventos de outras campanhas de email é o tempo. Saiba qual é o melhor momento para enviar e-mails para seus contatos e saiba em quanto tempo você precisa começar a enviar os e-mails antes do evento.

Enquanto para um evento online você pode começar a enviar os convites 2-3 semanas antes do evento, para um evento offline o primeiro e-mail deve ser enviado pelo menos um mês antes do dia do evento.

Pronto para começar?

Comece analisando alguns exemplos de e-mail de marketing de eventos para ver o que os outros estão fazendo. Isso irá ajudá-lo a começar a pensar na direção certa e inspirá-lo a criar seus próprios e-mails.

Planeje, planeje e planeje um pouco mais antes de começar.

E-mails de marketing de eventos são fáceis de criar e fáceis de ter sucesso, mas somente quando são construídos sobre um plano sólido que foi bem pensado e executado corretamente.

Cada elemento que entra na criação de seus e-mails requer sua total atenção. Desde a primeira impressão que sua linha de assunto causa, até a emoção que o conteúdo cria e os belos designs de modelo de email que apenas obrigam o leitor a clicar no link. Tudo importa.

Você pode ficar tentado a começar a enviar convites e promover seu evento, mas siga um plano bem definido. Você quer ter certeza de que cada e-mail que você envia traz a sensação de 'Mal posso esperar por este evento'.