So erstellen Sie eine effektive Event-Marketing-E-Mail-Strategie

Die Ausrichtung einer Veranstaltung – ob virtuell oder persönlich – ist nie ganz einfach. Es ist oft zu gleichen Teilen Aufregung und Erschöpfung.

Dies gilt für Veranstaltungen, die Sie möglicherweise zu Hause veranstalten, wie ein Thanksgiving-Dinner für Freunde und Familie, und auch für Veranstaltungen, die Ihr kleines Unternehmen oder Ihre gemeinnützige Organisation für Kunden, Kunden, Leads, Spender, Freiwillige und andere, die unsere Bemühungen unterstützen, ausrichten kann.

Heutzutage, wo E-Mail-Marketing-E-Mails handschriftliche Einladungen ersetzt haben und Social-Media-Plattformen die neue „Mundpropaganda“ sind, ist es äußerst wichtig, effektive E-Mail-Event-Einladungen zu erstellen.

Event-Marketing ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu bewerben, mehr Leads zu gewinnen, aufschlussreiche Informationen zu teilen, Menschen zu treffen, die wichtig sind, und Ihr Unternehmen für Begeisterung zu sorgen. Ob Online- oder Offline-Event, was wirklich zählt, ist, dass die Leute kommen, weil Sie sie dazu gezwungen haben.

Und wie geht das?

Alles beginnt mit den Event-Marketing-E-Mails, die Sie versenden. Also lassen Sie uns Ihnen helfen, einen Plan zu erstellen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen, einschließlich der Frage, wie viele Event-E-Mails Sie senden müssen, was in diesen E-Mails zu sagen ist und natürlich, wie Sie die Leute dazu bringen, tatsächlich zu antworten!

Festlegen von Zielen für Ihre Event-Marketing-E-Mails

E-Mail-Marketing ist die effektivste und gebräuchlichste Methode, die von Vermarktern verwendet wird, um für eine Veranstaltung zu werben. Während 40 Prozent der Unternehmen damit begonnen haben, soziale Medien zur Bewerbung von Veranstaltungen zu nutzen, bleibt E-Mail-Marketing mit 76 Prozent am beliebtesten.

Man kann nicht leugnen, dass E-Mails nach wie vor der beste und effektivste Weg für Unternehmen sind, mit ihren Kunden und potenziellen Leads in Kontakt zu treten. Ob es sich um eine Werbe-E-Mail oder eine Nicht-Werbe-E-Mail handelt, eine E-Mail hilft Ihnen, im Gedächtnis zu bleiben und Ihre Botschaft zu verbreiten.

Bevor Sie mit dem Versenden von Werbe-E-Mails für Ihre nächste Veranstaltung beginnen, sollten Sie Ihre Ziele berücksichtigen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen.

An wen senden Sie die Event-Marketing-E-Mails?

Wenn Sie nicht wissen, wer Ihr Publikum ist, wird niemals die richtige Botschaft übermittelt. Zu wissen, an wen Sie die E-Mails senden, wirkt sich darauf aus, was Sie sagen, wie Sie es sagen und wie gut es beim Leser ankommt. Wenn Sie beispielsweise eine Event-Marketing-E-Mail an potenzielle Leads senden, möchten Sie vielleicht eine kleine Einführung über sich selbst geben, während Ihre bestehenden Kunden dies nicht benötigen. Verfassen Sie bei Bedarf zwei separate E-Mails und segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste entsprechend.

Was willst du sagen?

Event-Marketing-E-Mails können so einfach sein wie „Kommen Sie zu unserem Event“ oder etwas Aufregendes wie „Verpassen Sie nicht das aufregendste Event der Stadt“. Aber was Sie sagen, hängt davon ab, wer Sie sind und wer Ihr Publikum ist. Die Einladungs-E-Mails zu Veranstaltungen, die Sie versenden, müssen zu Ihrem Unternehmen und dessen Wahrnehmung passen. Sie können einfach, direkt, lustig und sogar übertrieben sein.

Mit welchen Emotionen versuchst du zu spielen?

Wenn wir etwas lesen, fühlen wir uns oft auf eine bestimmte Weise. Auf die gleiche Weise werden Ihre Event-Marketing-E-Mails Ihre Leser fühlen lassen. Welche Emotion soll das sein? Möchten Sie, dass sich Ihre Leser aufgeregt, fasziniert oder einfach gezwungen fühlen, zu antworten?

Was wünschen Sie den Lesern?

Es reicht nicht aus, nur eine E-Mail zu senden, um Ihre Veranstaltung zu vermarkten. Sicherzustellen, dass die Leser die gewünschte Aktion ausführen, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung. Möchten Sie, dass die Leser auf einen Call-to-Action „Hier registrieren“ klicken, oder möchten Sie, dass sie sich per E-Mail, Telefon oder RSVP mit Ihnen in Verbindung setzen? Das Hinzufügen eines Links zu einem Registrierungsformular für eine Veranstaltung ist der beste Weg, um die Teilnehmer zu zählen, E-Mail-Marketing-Metriken zu verfolgen und auch zu wissen, ob die E-Mails funktionieren.

So erstellen Sie einen Event-E-Mail-Marketingplan

Nachdem Sie Zeit mit Brainstorming zu den oben genannten Fragen verbracht haben, ist es an der Zeit, die E-Mail-Marketing-Strategie Ihrer Veranstaltung zu entwerfen!

1. Legen Sie die Anzahl der E-Mails fest

Abhängig vom Umfang der Veranstaltung, der Art der Veranstaltung und der Anzahl der Personen, die Sie einladen, müssen Sie festlegen, wie viele Event-Marketing-E-Mails Sie versenden werden. Dazu gehören die erste E-Mail, die an alle Eingeladenen geht, Folge-E-Mails, Erinnerungs-E-Mails, E-Mails an Personen, die die E-Mail möglicherweise überhaupt nicht geöffnet haben, und mehr. Der Schlüssel hier ist, dass jede E-Mail einzigartig und gut durchdacht sein muss. Sie können nicht jedes Mal genau dieselbe Erinnerungs- oder Bestätigungs-E-Mail versenden.

2. Betreffzeilen sind wichtig

Ohne eine tolle Betreffzeile spielt der Rest keine Rolle. Die Betreffzeile bringt die Leute dazu, Ihre Einladung zu öffnen und zu sehen. Schaffen Sie also eine gewisse Dringlichkeit. Zum Beispiel: „Nur noch 4 Plätze für das Seminar nächste Woche frei“ oder „Nur noch wenige Plätze für einen Kurs zu umweltfreundlichen Weinen übrig.“

Die Effektivität jeder E-Mail-Kampagne, einschließlich Event-Marketing-E-Mails, hängt stark von der Betreffzeile ab. Sie haben nur wenige Sekunden Zeit, um in einem überfüllten Posteingang Eindruck zu machen, also stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Betreffzeile heraussticht und Aufmerksamkeit erregt.

3. Seien Sie knackig und überzeugend

Sie haben vielleicht viel zu sagen und viele Gründe zu nennen, warum ein E-Mail-Empfänger an Ihrer Veranstaltung teilnehmen muss, aber halten Sie es kurz, auf den Punkt und knackig. Niemand liest gerne lange E-Mails, und die Idee ist, den Leser dazu zu bringen, sich schnell zu registrieren. Heben Sie die wichtigsten Highlights und die wertvollsten Teile der Veranstaltung auf, um die Person zum Call-to-Action zu führen. Stellen Sie die Veranstaltung vor und erklären Sie, worum es geht und warum die eingeladene Person kommen sollte. Stellen Sie sicher, dass sie den Nutzen oder das, was sie lernen werden, verstehen.

4. Berücksichtigen Sie Designelemente

Dies ist ein sehr wichtiger Punkt, den es zu beachten gilt. Manchmal können selbst die überzeugendsten Inhalte und Handlungsaufforderungen in einem überwältigenden Design verloren gehen. Zu laut, zu viele Schriftarten, zu viele oder zu wenige Bilder, beengte Inhalte, zu viele Farben sind nur einige Elemente eines schlechten Designs. Halten Sie es frisch und angenehm für die Augen, indem Sie Ihre Inhalte kurz und bündig halten und einen auffälligen CTA-Button einbauen, der zurück zur Registrierungsseite führt. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Design der E-Mail-Vorlage für Mobilgeräte geeignet ist.

Verwenden Sie Ihr Logo und Ihre eigenen einzigartigen Markenfarben in der E-Mail-Einladung, Homepage und Registrierungsseite der Veranstaltung. Sie möchten, dass die Leute wissen, dass dies eine Einladung von Ihnen ist, dass es sich um eine glaubwürdige Veranstaltung handelt und dass sie sich von allen anderen Einladungen abhebt, die Ihre Gäste möglicherweise erhalten.

Hier ist ein E-Mail-Kampagnenplan für Event-E-Mail-Marketing, der Ihnen den Einstieg erleichtert:

1. Senden Sie die erste Einladungs-E-Mail, in der Sie das Event und den Call-to-Action vorstellen.
2. Senden Sie eine „Danke für die Registrierung“ ausgelöste E-Mail an Personen, die sich registriert haben.
3. Senden Sie eine Follow-up-E-Mail an Nichtöffner/Personen, die sich nach 4 Tagen nicht durchgeklickt haben, einschließlich Ereignishighlights und Handlungsaufforderung.
4. Senden Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit der Aufschrift „Danke für die Registrierung“ an Personen, die sich registriert haben.
5. Senden Sie eine „Letzte Chance zur Registrierung“-E-Mail an Nichtöffner/Personen, die sich nach 4 Tagen nicht durchgeklickt haben, um das Gefühl von FOMO (Fear Of Missing Out) und ein Gefühl der Dringlichkeit zu erzeugen.
6. Senden Sie eine automatische E-Mail „Danke für die Registrierung“ an Personen, die sich registriert haben.
7. Senden Sie 2 Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerungs-E-Mail an alle Kontakte und fügen Sie einen Call-to-Action für Personen hinzu, die noch nicht durchgeklickt haben.

Das ist ziemlich einfach, oder?

Die Sache ist die, dass sich die Leute heute für alles auf ihren Posteingang verlassen. Das bedeutet aber auch, dass zu viele E-Mails auf sie zukommen. Dies kann manchmal überwältigend sein und dazu führen, dass Ihre E-Mail ignoriert wird.

Aber Sie können Ihre E-Mail hervorheben und die Aufmerksamkeit Ihrer Abonnenten auf sich ziehen. Während Betreffzeilen der schwierigste Teil sind, da diese die Chancen Ihrer E-Mails, geöffnet zu werden, beeinflussen oder beeinträchtigen, stellen Sie sicher, dass sie nach dem Öffnen die Zeit und Aufmerksamkeit des Lesers wert sind.

Event-Marketing-E-Mails müssen sehr gut durchdacht sein. Sie laden die Leute ein, nicht nur auf die E-Mail zu achten, die sie lesen, sondern sich auch Zeit zu nehmen, um tatsächlich an einer Veranstaltung teilzunehmen. Ob Online- oder Offline-Veranstaltung, der Erfolg der Veranstaltung liegt nicht darin, wie viele Personen sich angemeldet, sondern tatsächlich teilgenommen haben.

Ein äußerst wichtiges Element, das Event-Marketing-E-Mails von anderen E-Mail-Kampagnen unterscheidet, ist das Timing. Erfahren Sie, wann die beste Zeit ist, um E-Mails an Ihre Kontakte zu senden, und wissen Sie, wie schnell Sie mit dem Versenden der E-Mails vor der Veranstaltung beginnen müssen.

Während Sie bei einer Online-Veranstaltung 2-3 Wochen vor der Veranstaltung mit dem Versenden der Einladungen beginnen können, muss bei einer Offline-Veranstaltung die allererste E-Mail mindestens einen Monat vor dem Veranstaltungstag versendet werden.

Bereit anzufangen?

Beginnen Sie damit, einige E-Mail-Beispiele für Event-Marketing durchzugehen, um zu sehen, was andere tun. Dies wird Ihnen helfen, in die richtige Richtung zu denken, und Sie dazu inspirieren, Ihre eigenen E-Mails zu erstellen.

Planen, planen und planen Sie noch mehr, bevor Sie loslegen.

Event-Marketing-E-Mails sind einfach zu erstellen und erfolgreich umzusetzen, aber nur, wenn sie auf einem soliden Plan aufbauen, der gut durchdacht und ordnungsgemäß ausgeführt wurde.

Jedes Element, das in die Erstellung Ihrer E-Mails einfließt, erfordert Ihre volle Aufmerksamkeit. Vom ersten Eindruck, den Ihre Betreffzeile hinterlässt, über die Aufregung, die der Inhalt erzeugt, bis hin zu den schönen E-Mail-Vorlagendesigns, die den Leser einfach dazu zwingen, auf den Link zu klicken. Alles zählt.

Sie könnten versucht sein, Einladungen zu versenden und für Ihre Veranstaltung zu werben, aber folgen Sie einem gut durchdachten Plan. Sie möchten sicherstellen, dass jede E-Mail, die Sie versenden, das Gefühl „Ich kann dieses Ereignis kaum erwarten“ hervorruft.