Cel mai bun mod de a face un plan de lucru

Înainte de a vă putea îndeplini obiectivele, trebuie să planificați cum să le atingeți. Un plan de lucru creează o cale clară către acele scopuri și obiective dorite. Pe această cale vor fi resurse, constrângeri și alte elemente de management al muncii care trebuie descrise în planul dumneavoastră.

Desigur, planul de lucru nu va fi scris și inițiat de o singură persoană. Este un plan de acțiune pentru o echipă de proiect care ar trebui, în cele din urmă, să fie prezentat membrilor consiliului de administrație și părților interesate pentru aprobare. Odată ce totul este spus și făcut, atunci puteți continua să construiți restul planului de lucru.

Dacă vă construiți planul de lucru într-un software de management de proiect, atunci este ușor să continuați să repetați planul și să faceți îmbunătățiri în timp. Și dacă acel software este online, atunci toată lumea poate colabora în timp real și poate ști exact ce pași sunt necesari pentru un rezultat ideal.

În mod clar, un plan de lucru este destul de important, așa că haideți să cercetăm mai profund cum să facem unul și să îl aprobăm.

Ce este un plan de lucru pentru proiect?

Un plan de lucru al proiectului este un plan de management al proiectului sub alt nume. Când este realizat corect, planul dvs. de lucru al proiectului va articula și va sublinia în mod clar pașii necesari pentru a atinge obiectivele și obiectivele unui proiect prin includerea sarcinilor, etapelor, livrabilelor, resurselor, cerințelor bugetare și a unui calendar pentru a le împleti pe toate.

De obicei, este cel mai potrivit pentru proiecte și inițiative mari, dar poate fi folosit cu adevărat la orice nivel. Înainte de a începe planul de lucru, luați în considerare utilizarea obiectivelor SMART: creați obiective specifice, măsurabile, realizabile, relevante și legate de timp. Acest lucru ar trebui să vă ajute să vă începeți planul cu piciorul potrivit.

Înrudit: șablon gratuit de plan de lucru

De ce ai nevoie de un plan de lucru?

După cum am menționat, planul dvs. de lucru va acționa ca foaie de parcurs pentru întregul proiect. Nu numai că vă va menține pe dvs. și echipa dvs. organizați, dar vă va asigura că veți primi acceptarea părților interesate cheie, departamentelor aferente, responsabililor relevanți/liderilor de risc și multe altele.

În plus, ajută la gestionarea așteptărilor atât la nivel de părți interesate, cât și la nivel managerial și de membru al echipei - toți cei care pornesc cu piciorul drept au șanse mai mari să aterizeze și pe piciorul drept.

Cum să faci un plan de lucru

Crearea unui plan de lucru este un proces foarte implicat și necesită cât mai multe detalii stabilite înainte de a vă prezenta părților interesate. Iată pe ce va trebui să vă concentrați.

1. Identificați numele proiectului, scopul și cronologia generală

Făcând acest lucru, puteți spune aprobatorilor dvs. de proiect că proiectul dvs. va dura un trimestru, șase luni sau un an, având în vedere scopul proiectului, precum și restul informațiilor pe care le veți completa după acest pas.

De asemenea, ar trebui să spuneți aprobatorului de proiect scopul proiectului dumneavoastră. Proiectul dumneavoastră va fi să răspundă mai bine nevoilor clienților? Poate că concurenta dvs. a lansat o versiune actualizată a unui produs pe care îl aveți și trebuie să vă extindeți pentru a satisface cerințele pieței. Oricare ar fi scopul final, asigurați-vă că este menționat imediat.

2. Pune-ți planul de lucru în context

Scrieți o introducere și un fundal pentru a sublinia mai bine de ce aveți nevoie ca acest proiect să se întâmple și ce v-a făcut să vă gândiți să încercați să îndepliniți acest obiectiv final în primul rând. Crearea contextului și stabilirea problemei vă ajută să explicați de ce aveți nevoie de soluție. Acest lucru va ajuta la facilitarea unui management general bun al muncii.

3. Stabiliți-vă scopurile și obiectivele

Obiectivele dvs. ar putea suna ca scopul dvs., dar sunt puțin mai specifice prin faptul că sunt mai orientate pe termen lung - adică, echipa dvs. a aflat mai multe despre procesul de lansare a unei remedieri a erorilor sau despre cum să răspundă mai direct clientului/ feedback-ul pieței.

În mod similar, obiectivele proiectului dumneavoastră ar trebui să fie măsurabile. De exemplu, obiectivul acestui proiect după lansare este de a crea o creștere de xx% a abonaților lunari activi, sau o anumită sumă de dolari a veniturilor generate.

Cel mai bine este să vă folosiți obiectivele SMART aici. Construiți ceea ce este specific, ceea ce este măsurabil, ceea ce este realizabil, ceea ce este relevant și ce se poate face în intervalul de timp al proiectului.

Înrudit: Ghidul structurii de defalcare a lucrărilor (WBS).

4. Definiți și coordonați-vă resursele

Când definiți și coordonați resursele, asigurați-vă că răspundeți la următoarele întrebări:

• Cât din buget va merge către acest proiect?
• De la ce departament va fi alocat bugetul?
• De cine ai nevoie în echipă?
• Ce instrumente de planificare a proiectului (cum ar fi urmărirea timpului, colaborarea în echipă, instrumentele de management de proiect) vor fi necesare pentru a eficientiza proiectul?

5. Înțelegeți-vă constrângerile

Și mai ales luați în considerare tripla constrângere de timp, buget și resurse. Deoarece în acest moment, le-ați enumerat deja pe toate trei în pașii anteriori, acum puteți lua în considerare riscurile care ar putea împiedica aceste procese.

Poate că unii dintre membrii echipei tale își iau câteva zile de boală în această perioadă de timp; poate trebuie executate sarcini neașteptate; poate că unele dintre instrumentele tale se prăbușesc, ceea ce necesită mai mulți bani extrași de la buget. Oricare ar fi constrângerile dvs., luați în considerare orice lucru care ar putea fi considerat un risc care poate duce la o constrângere totală, care poate afecta finalizarea livrabilelor sau chiar obiectivele și obiectivele proiectului dvs.

6. Discutați despre riscuri și responsabilitate

Riscurile trebuie evaluate din cât mai multe colțuri posibil. Luați în considerare timpul liber plătit, timpul de vacanță acumulat de personal și vacanțele de companie. Luați în considerare orice accident ciudat care v-ar putea afecta direct bugetul sau calendarul. Și apoi numiți pe cineva care să preia conducerea în cazul în care mediul devine favorabil pentru ca aceste riscuri să devină realitate. Creați un sentiment de responsabilitate, astfel încât toți membrii echipei să poată avea o miză măsurabilă în rezultatul de succes al proiectului pentru a minimiza posibilitatea de eroare.

Acoperiți nu doar elementele de bază, ci și fiecare detaliu din planul de lucru al proiectului cu un pieptene cu dinți fini. Cu fiecare întrebare potențială sau semnal roșu deja acoperit, veți putea să vă dezacordați de la părțile interesate și să vă începeți proiectul având în vedere așteptările potrivite.

Amintiți-vă că planul dvs. de lucru este planul de acțiune care vă va ghida proiectul, așa că cu cât aveți mai multe detalii despre constrângeri și riscuri potențiale, cu atât echipa dvs. își va îndeplini mai bine sarcinile pentru a produce livrabile și pentru a atinge scopurile și obiectivele.

Șablon de plan de lucru

Șablonul nostru de plan de lucru vă poate ajuta să documentați pașii explicați mai sus. Asigurați-vă că vă monitorizați în mod constant șablonul și îl actualizați pe măsură ce apar modificări în procesul de planificare.

Instrumente de care aveți nevoie pentru a face un plan de lucru

Pentru a crea un plan de lucru, ar trebui să începeți cu o structură de defalcare a lucrărilor pentru a identifica toată munca necesară pentru finalizarea proiectului. Apoi, pe baza constatărilor din WBS, veți putea crea o cronologie pentru a marca sarcinile, livrabilele, dependențele acestora, etapele de referință, care sarcină este atribuită cărui departament și membru al echipei, câte niveluri de aprobare sunt pentru fiecare sarcină. , etc.

În acest moment, mulți manageri de proiect vor folosi diagrame Gantt pentru a-și sorta cronologia într-un model în cascadă. Dacă proiectul este suficient de mic sau are sens, mulți manageri de proiect vor folosi instrumente care îi ajută să rezolve sarcinile și livrabilele într-o listă simplă de sarcini.

Diagramele noastre Gantt, de exemplu, vă ajută să creați o vedere vizuală a sarcinilor proiectului dvs. în timp. Puteți vedea cu ușurință data de începere a proiectului, care este fiecare sarcină de proiect, cui este atribuită, cât timp este de așteptat să dureze fiecare sarcină, precum și data de finalizare a proiectului în ansamblu.

Pentru a afla mai multe despre modul în care diagramele Gantt și alte instrumente de planificare a proiectelor care vă pot ajuta să realizați planul de lucru perfect, urmăriți scurtul videoclip de mai jos. Vă vom arăta rapid toate modalitățile prin care software-ul de planificare a proiectelor vă poate îmbunătăți planificarea, execuția și raportarea, astfel încât să puteți face acel plan de lucru cu încredere.

ProjectManager vă poate ajuta cu planul dvs. de lucru

Sortarea fiecărui detaliu al unui proiect nu este o sarcină ușoară – de la gestionarea echipei până la gestionarea părților interesate. Este nevoie de un echilibru delicat între înțelegerea cronologiei proiectului, sarcinile care alcătuiesc domeniul de aplicare al proiectului, riscurile potențiale, echilibrarea bugetului și alocarea resurselor. Ca să nu mai vorbim de faptul că facem toate acestea în timp ce ținem cont de nevoile finale ale clienților și de scopurile și obiectivele proiectului.

Un șablon de plan de lucru vă poate ajuta să vă organizați gândurile, dar pentru a vă crea planul de acțiune și a-l executa, veți avea nevoie de un software dinamic de management de proiect care să vă ajute pe parcursul etapelor de planificare, execuție și monitorizare.

Cu ProjectManager, diagramele noastre Gantt bazate pe cloud vă permit să vă programați întreaga cronologie a proiectului, să atribuiți sarcini, să creați dependențe și să urmăriți totul. În plus, avem funcții de colaborare în echipă care permit personalului și managerilor să comenteze sarcinile, să atașeze fișierele necesare și să interacționeze între ei, indiferent unde se află.

ProjectManager oferă, de asemenea, instrumente de gestionare a resurselor care vă permit să echilibrați orele lucrate în cadrul echipei dvs. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că timpul, instrumentele și resursele dvs. sunt echilibrate, indiferent de situație.

Creezi un plan de lucru și nu știi de unde să începi? Vă avem acoperit. Cu ProjectManager , veți avea acces la un software bazat pe cloud care vă ajută să vă urmăriți mai bine planul de lucru de la o etapă la alta. Începeți versiunea de încercare gratuită de 30 de zile cu ProjectManager astăzi.