Cum să faci o diagramă Gantt în 5 pași

Diagramele Gantt există de mult timp, dar de când au migrat de la analog la digital, ușurința lor de utilizare le-a făcut un element de bază al managementului de proiect.

Ce este o diagramă Gantt?

O diagramă Gantt este o diagramă cu bare stivuite care organizează activitățile de lucru ale unui proiect pe o cronologie care arată durata acestora, dependențele și permite managerilor de proiect să le atribuie membrilor echipei. Diagramele Gantt sunt un instrument important de planificare și planificare a proiectelor.

În stânga unei diagrame Gantt este o listă a sarcinilor, iar în dreapta este cronologia diagramei cu bare în care acele sarcini sunt plasate în funcție de momentul în care apar în proiect. Fiecare sarcină este stabilită cu o dată de început și o dată de încheiere. Aceasta este durata sarcinii. Grafic este o linie între două puncte.

Acest aspect facilitează pentru managerii de proiect să vadă care sunt sarcinile, când începe și se termină fiecare dintre ele și cât timp ar trebui să dureze sarcina. Diagrama Gantt arată, de asemenea, unde se suprapun sarcinile, cât de mult, precum și durata întregului proiect.

Pentru ce este folosită o diagramă Gantt?

Diagramele Gantt sunt instrumente versatile de management al proiectelor care au diverse scopuri. Sunt folosite pentru a planifica, programa și monitoriza proiecte. În timpul etapei de planificare, diagramele Gantt îi ajută pe managerii de proiect să vizualizeze cronologia proiectului, astfel încât să poată defini ce resurse sunt necesare când, cum să atribuie volumul de lucru și, de asemenea, să înțeleagă care sunt activitățile pe calea critică a unui proiect.

Apoi, odată ce toate activitățile proiectului sunt incluse în diagrama Gantt, este mai ușor să creați un program precis al proiectului pentru a executa planul de proiect la timp. Deci, o diagramă Gantt vă arată ce sarcini sunt necesare pentru a finaliza proiectul și cât timp vor dura. Dar cum să faci unul pentru a planifica și a programa un proiect de succes? Următorii sunt cei cinci pași pentru a realiza o diagramă Gantt.

Pași pentru a realiza o diagramă Gantt

Există câteva moduri de a crea o diagramă Gantt. Dacă doriți să fiți un manager de proiect tradițional, puteți obține o hârtie și un creion. Acesta ar putea fi o modalitate bună de a începe să vă puneți cap la cap, dar nu este fezabil pentru gestionarea unui proiect, cu toate problemele și modificările acestuia.

Pentru a ușura lucrurile, oferim un șablon gratuit de diagramă Gantt, care vă oferă o foaie de calcul Excel pentru a completa câmpurile. Dar dacă vă păstrați programul pe o foaie de calcul, va fi o problemă. Excel a fost creat pentru a face cronologie ușoare și vizuale, dar nu este un instrument de management de proiect. Ceea ce aveți nevoie cu adevărat este un software de gestionare a proiectelor cu o funcție de creare a diagramelor Gantt. Vă recomandăm să încărcați foaia de calcul în software-ul nostru online pentru diagrame Gantt. Beneficiile acestui lucru sunt detaliate mai jos.

Acestea fiind spuse, mai trebuie să parcurgeți pașii de colectare a tuturor datelor de planificare de care veți avea nevoie pentru a crea o diagramă Gantt, indiferent dacă alegeți un șablon de diagramă Gantt Excel sau un software pentru diagramă Gantt. După ce parcurgeți următorii cinci pași, luați un moment pentru a citi mai departe. Vă vom explica cum punerea online a diagramei Gantt în software-ul nostru îl transformă într-un document viu care nu numai că vă poate planifica programul, dar vă poate ajuta să îl executați.

1. Creați o listă de activități

Înainte de a putea mapa lucrarea, trebuie să aveți o listă a acesteia. Această listă de sarcini trebuie să fie amănunțită și completă pentru a fi eficientă. Prin urmare, se recomandă să utilizați o structură de defalcare a muncii (WBS).

Acest instrument, ca și numele său, descompune proiecte mai mari, complexe (sau mici, mai simple) pentru a împărți munca în activități individuale. Începe cu livrabilul final și merge pas cu pas înapoi pentru a obține pașii esențiali necesari pentru a ajunge la finalul proiectului.

Pe măsură ce strângeți sarcini, nu strica să priviți înapoi la datele istorice ale proiectelor conexe pentru a vă face o idee despre durata acestora. De asemenea, vorbirea cu oameni care au trecut prin proiecte similare, fie ei din interiorul sau din afara echipei, vă poate ajuta pe măsură ce treceți la pasul următor.

Înrudit: Șablon Structura de defalcare a lucrărilor (WBS).

2. Care sunt datele de început și de sfârșit ale sarcinilor?

Acesta este momentul în care preluați sarcinile și le ordonați pe cronologia proiectului. Este posibil și chiar probabil ca unele sarcini să fie îndeplinite în același timp, dar de către diferiți membri ai echipei.

Pe măsură ce determinați care este data de începere, sarcinile dvs. vor apărea pe cronologia diagramei cu bare la acea dată. Apoi, cu cunoștințele pe care le-ați dobândit în ultimul pas, faceți o estimare a timpului când va fi finalizată sarcina. Acest lucru creează cele două puncte și bara dintre ele, marcând timpul necesar pentru îndeplinirea sarcinii pe parcursul întregului proiect.

Acesta este primul pas către crearea unui program pentru proiect. Durata sarcinilor dvs. este timpul dintre data de început și data de încheiere. Acum gătești cu gaz. Nu mai aveți doar o listă de sarcini, ci o reprezentare vizuală a proiectului dvs. așezată pe o cronologie. Acest lucru oferă un ajutor dintr-o privire pentru progresul dvs. odată ce executați proiectul.

3. Adăugați repere

Adăugați repere în diagrama dvs. Gantt pentru a marca finalizarea livrabilelor proiectului sau a fazelor de lucru. În timp ce doriți să colectați fiecare sarcină, oricât de mică ar fi, nu doriți să neglijați imaginea de ansamblu. Diagramele Gantt vă permit să împărțiți proiectul în faze sau să marcați atunci când o secțiune mare unică a proiectului este finalizată.

Este util să ai repere într-un proiect. Nu numai că ridică moralul să vezi că ai terminat o mare parte a proiectului, dar delimitează evenimentele cheie, acționând ca niște indicatoare pe traseul către destinația ta finală.

4. Identificați dependențele sarcinilor

În timp ce unele sarcini pot fi executate în același timp, altele nu pot fi începute până când alta nu se termină. Acestea se numesc dependențe de sarcini. Dacă nu sunt identificați, pot crea blocaje în fluxul de lucru al echipei dvs.

Există patru tipuri de dependențe de sarcini.

1. Finish to Start: Sarcina nu poate începe până la cea dinaintea ei.
2. Începeți până la începe: sarcina nu poate începe până la cea dinainte de începerea acesteia.
3. Finish to Finish: Sarcina nu se poate termina înaintea celei de dinainte de a se termina.
4. De la început până la sfârșit: sarcina nu se poate termina înaintea celei de dinainte de a începe.

Odată ce aceste dependențe de sarcini sunt identificate, creați-le pe diagrama Gantt, legând sarcinile aferente. În acest fel, veți putea vedea cu ușurință ce sarcini depind una de cealaltă.

5. Începeți Alocarea

După ce aveți sarcinile, reperele, duratele și dependențele pe diagrama Gantt, puteți începe să atribuiți sarcini. Aici le oferi membrilor echipei de lucru. Ei sunt acum responsabili pentru respectarea termenului limită a sarcinilor cărora le sunt atribuite.

Managerii de proiect pot folosi diagrama Gantt pentru a crea un program de proiect și ca ghid vizual pentru a urmări progresul echipei pe măsură ce își desfășoară misiunile. Dar o diagramă Gantt poate face mult mai mult dacă lucrați cu un software superior de management de proiect.

Cum ProjectManager vă supradimensionează diagrama Gantt

Indiferent dacă ați folosit șablonul nostru de diagramă Gantt sau ați colectat doar o listă de activități într-o foaie de calcul Excel sau Google Sheets, îl puteți trece la nivelul următor importând documentul în generatorul de diagrame Gantt ProjectManager. Puteți importa fișiere MS Project, CSV sau Excel, iar sarcinile dvs. sunt împărțite automat pe o cronologie grafică cu bare.

Puteți alege apoi ce coloane doriți în partea stângă a instrumentului diagramă Gantt. Acolo, puteți adăuga date de început și de sfârșit, puteți identifica subsarcini și estima durata fiecărei activități. Etapele de referință sunt adăugate prin simboluri de diamant și dependențele sarcinilor pot fi legate.

Când vine timpul să atribuiți sarcini membrilor echipei dvs., puteți face acest lucru direct din instrumentul nostru diagramă Gantt. Apoi, membrii echipei pot folosi vizualizarea diagramei Gantt ca platformă de colaborare atunci când execută sarcinile. Deoarece ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, îl pot accesa oriunde și în orice moment, ceea ce este excelent pentru echipele distribuite.

Membrii echipei pot comenta și la nivel de sarcină, adăugând documente după cum este necesar. Avem stocare nelimitată de fișiere, astfel încât ei să poată atașa orice imagini sau transferuri sunt necesare. Dacă un membru al echipei are o întrebare pentru managerul de proiect sau pentru un alt membru al proiectului care nu i-a fost atribuit sarcina, acesta poate @ ei și acea persoană va fi anunțată prin e-mail, astfel încât să se poată alătura discuției.

Editare și automatizări ușoare

O plângere despre diagramele Gantt este că sunt dificil de editat. Dar ProjectManager face ca modificarea duratei sarcinilor, adăugarea de dependențe de sarcini și actualizarea diagramei Gantt să fie la fel de ușoară ca glisarea și plasarea. Luați-vă data de început și data de încheiere și mutați-le unde doriți. Este atât de ușor.

Diagrama Gantt online poate fi, de asemenea, automatizată, astfel încât, dacă o sarcină este întârziată, datele sarcinii dependente de aceasta vor fi ajustate pentru a evita orice greșeală de programare. Notificările prin e-mail pot fi, de asemenea, automatizate pentru a menține managerii de proiect și membrii echipei la curent când sarcinile sunt finalizate. ProjectManager îndeplinește promisiunea diagramelor Gantt în managementul proiectelor.

Ce alt software este folosit pentru a face o diagramă Gantt?

Astăzi, managerii de proiect au acces la diferite șabloane de diagrame Gantt, instrumente pentru diagrame Gantt și software de management de proiect. Acestea sunt cele mai comune alegeri.

Microsoft Excel

Puteți crea o diagramă Gantt de bază cu foi de calcul Excel și diagrame cu bare. Iată câteva avantaje și dezavantaje ale utilizării Excel pentru a crea o diagramă Gantt:

Pro:

• Este o soluție ieftină dacă aveți o licență Microsoft Office.
• Este posibil ca membrii echipei dvs. să fie familiarizați cu Microsoft Excel.
• Există șabloane Excel pentru diagrame Gantt pe care le puteți utiliza pe web.

Contra:

• Microsoft Excel nu este un software de management de proiect, deci nu are alte caracteristici complementare, cum ar fi urmărirea timpului, managementul sarcinilor de lucru, managementul sarcinilor etc.
• Este un document static care trebuie actualizat manual și nu are caracteristici importante, cum ar fi identificarea căii critice, atribuirea de sarcini membrilor echipei, identificarea dependențelor de sarcini, printre altele.
• Fiecare membru al echipei care dorește să vadă diagrama Gantt trebuie să descarce un fișier Excel, unul pentru fiecare actualizare.

Microsoft Project

Microsoft Project, sau MS project, este un instrument de management de proiect care vă permite să creați diagrame Gantt mai bune decât foile de calcul Excel. Cu toate acestea, are și limitări.

Pro:

• Are și alte funcții de management de proiect, în afară de generatorul de diagrame Gantt.
• Diagramele Gantt ale proiectului Microsoft sunt mai ușor de actualizat decât diagramele Gantt Excel.
• Diagramele Gantt din proiectul MS au mai multe caracteristici decât diagramele Gantt Excel.

Contra:

• Este un software de management de proiect scump și greu de utilizat.
• Nu este un instrument de diagramă Gantt bazat pe cloud, așa că necesită să îl instalați pe computerul fiecărui membru al echipei.
• Nu funcționează pe computerele Mac.

Foi de calcul Google

Diagramele Gantt Google Sheets împărtășesc unele dintre avantajele și dezavantajele pe care le-am discutat mai sus.

Pro:

• Este un instrument online care facilitează colaborarea în echipă și partajarea fișierelor.
• Are o interfață prietenoasă cu utilizatorul și este ușor de utilizat.
• Vă permite să creați diagrame Gantt de bază cu foaia de calcul și diagramele cu bare.

Contra:

• Google sheets nu este un instrument de management al proiectelor, așa că nu are alte caracteristici complementare, cum ar fi urmărirea timpului, managementul volumului de muncă, managementul sarcinilor etc.
• La fel ca Excel, vă permite doar să creați o diagramă Gantt simplă, care nu are caracteristici importante, cum ar fi identificarea căii critice, atribuirea de sarcini membrilor echipei, identificarea dependențelor de sarcini, printre altele.

După cum puteți vedea, chiar dacă acestea sunt cele mai comune modalități de a crea o diagramă Gantt, nu sunt soluția ideală de care managerii de proiect au nevoie. ProjectManager are funcțiile potrivite de management al proiectelor care nu numai că vă permit să creați diagrame Gantt, ci și să vă gestionați proiectele de la început până la sfârșit.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud. Creatorul nostru online de diagrame Gantt oferă managerilor de proiect instrumentele pentru a controla programul, a lega dependențele sarcinilor și a urmări progresul cu raportare integrată. Membrii echipei beneficiază de o platformă de colaborare pentru a lucra mai productiv. Acesta este doar un aspect al software-ului nostru, care are și vizualizări kanban, calendar și listă. Vedeți cum vă putem ajuta să vă gestionați următorul proiect profitând de perioada de încercare gratuită de 30 de zile.