Cum se realizează o structură de defalcare a resurselor (RBS)

Există multe aspecte în planificarea unui proiect. Ele tind să se învârte în jurul constrângerii triple de timp, cost și domeniu. O astfel de orbită este resursele. Resursele pot fi afectate de toate aceste trei constrângeri și, prin urmare, necesită o metodă pentru a le controla - uneori chiar și un software de gestionare a resurselor.

„Resurse” este un termen larg, desigur, și se referă nu numai la materialele și echipamentele utilizate într-un proiect, ci și la resursele umane. De fapt, acei oameni care alcătuiesc echipa ta de proiect sunt în multe privințe cea mai importantă resursă. Ei sunt, până la urmă, cei care vor executa proiectul și îl vor însoți de la început până la sfârșit.

În managementul proiectelor, structura de defalcare a resurselor (RBS) este un instrument care ajută la planificarea și controlul activității proiectului. Gândiți-vă la ea ca la o structură de defalcare a muncii (WBS) pentru resursele dvs., pentru că asta este și este la fel de valoroasă. Utilizarea software-ului de planificare a resurselor vă poate ajuta să vă organizați, programați și gestionați resursele după ce v-ați creat RBS.

Ce este o structură de defalcare a resurselor?

O structură de defalcare a resurselor este o listă a resurselor care vor fi necesare pentru a vă executa proiectul. Lista este defalcată pe funcție și tip și cel puțin va acoperi oamenii necesari pentru a finaliza un proiect cu succes. Cu toate acestea, cel mai complet, va include orice pentru care cheltuiți bani pentru proiect, cum ar fi oameni, instrumente de management de proiect, echipamente, materiale, chiar și taxe și licențe.

Cu toate acestea, o structură de defalcare a resurselor este mai mult decât o listă: este o diagramă ierarhică care este folosită pentru a ajuta managerii de proiect să organizeze resursele și să creeze un plan de resurse. Un RBS va informa bugetul, deoarece o listă detaliată a resurselor va facilita estimarea costului unui proiect. Este un mijloc de a rămâne în limita bugetului, mai degrabă decât de a cheltui neregulat.

Cine realizează o structură de defalcare a resurselor?

Un manager de proiect este persoana din echipa de proiect care este responsabilă pentru utilizarea structurii de defalcare a resurselor, deși de obicei va căuta contribuții de la alții din echipă. Le permite să identifice de câte resurse au nevoie, defalcând proiectul la nivelul sarcinii și resursele necesare pentru fiecare. Acest lucru va crea o înțelegere a domeniului de aplicare al proiectului.

Când se face?

În timpul etapei de planificare a unui proiect, managerul de proiect va folosi un RBS. Poate fi utilizat pentru orice număr de tipuri de resurse, cum ar fi asistența pentru clienți, atunci când se determină tipul de client pentru proiect, ce facilități sunt necesare, echipamente, instrumente software etc.

Care sunt beneficiile sale?

Unul dintre avantajele utilizării unui RBS este că ajută la o mai bună organizare a resurselor și aliniază în mod clar aceste resurse cu scopurile și obiectivele generale ale organizației. De asemenea, oferă o referință vizuală rapidă despre alocarea resurselor și volumul de muncă, precum și resursele și sarcinile individuale.

Înrudit: șablon gratuit de planificare a resurselor

Cum se realizează o structură de defalcare a resurselor

În ceea ce privește formatul, RBS este ca WBS și necesită o estimare a resurselor care vor fi necesare pentru fiecare sarcină din proiect. Prin urmare, lista de sarcini este esențială pentru colectarea resurselor necesare.

Dar un manager de proiect va căuta în mod natural contribuții dintr-o mare varietate de surse; acestea includ programul, registrul de risc, estimările de costuri și alte procese organizaționale. Acest lucru permite unui manager de proiect să adune pe deplin toate resursele care vor fi necesare pentru a executa proiectul.

RBS este de obicei creat ca o diagramă arborescentă. În partea de sus este livrabilul final al proiectului, sub care se află defalcarea resurselor, fiecare într-o ramură individuală sub titlul general al proiectului. Aceste ramuri sunt tipurile de resurse, cum ar fi locul unde se desfășoară proiectul, echipamentul utilizat și echipa care execută proiectul.

O foaie de calcul poate fi, de asemenea, utilizată pentru a crea o defalcare orizontală a resurselor. Acesta va începe cu numărul resursei din stânga și se va muta pe foaia de calcul pentru a detalia categoriile și tipurile de resurse, cantitatea și notele.

Exemplu de structură de defalcare a resurselor

Pentru a obține o viziune diferită asupra a ceea ce este un RBS, să aruncăm o privire la un exemplu simplu, din viața reală. Facem o punte. Există, desigur, un loc pe care podul îl va străbate. Dar bucăți mari ale podului vor fi construite în altă parte și apoi asamblate la fața locului.

Prin urmare, avem instalația în care are loc producția, dar și săli de întâlnire și conferințe. De asemenea, va exista un departament de inginerie unde sunt întocmite planurile și un birou improvizat la fața locului pentru maistrul de construcții și muncitori.

Urmează lista noastră de echipamente. Acestea vor include echipamente grele, cum ar fi tractoare, macarale, buldoexcavatoare, excavatoare și echipamente ușoare, cum ar fi sudori, turnuri de lumină, unelte de mână și roabe.

Software-ul este o altă resursă care va fi utilizată în principal în faza de proiectare, dar este probabil să existe un software de management al resurselor pentru a facilita planificarea, monitorizarea și raportarea proiectului în general.

În cele din urmă, dar poate cel mai important, veți dori să vă detaliați resursele umane. Pentru construirea podurilor, aceasta va include proiectanți, ingineri, echipaj de construcție.

Aceasta este o versiune simplă a unui RBS, dar servește pentru a pune puțină carne pe idee și pentru a o aduce la viață într-un mod în care o definiție abstractă ar putea să nu facă. Dacă sunteți mai degrabă un cursant de tip vizual, am construit o ilustrație pentru a ilumina și mai mult ideea.

Manager de proiect și management de resurse

Defalcarea resurselor tale este doar începutul gestionării resurselor din proiectul tău. ProjectManager vă ajută să controlați în continuare resursele din proiectul dvs. cu software-ul nostru de gestionare a resurselor pentru a vă ajuta în continuare să gestionați timpul și banii.

Hartați-vă resursele pe diagrama Gantt

Primul pas pentru realizarea unui RBS este să înțelegeți sarcinile necesare pentru un proiect de succes. Diagramele Gantt online mapează sarcinile în faze, creează dependențe și programează resurse pe o cronologie a proiectului. Acest lucru vă ajută să înțelegeți exact ce resurse trebuie să identificați în structura dvs. de defalcare a resurselor.

Odată ce sunt identificate, sarcinile pot fi atribuite din vizualizarea Gantt, precum și posibilitatea de a vedea cantitatea de ore pe care fiecare membru al echipei le-a petrecut lucrând la respectiva sarcină. Puteți vedea dintr-o privire dacă membrii echipei sunt supraalocați sau subalocați pentru a vă menține resursele echilibrate.

Urmăriți munca echipei dvs

Cu instrumentele noastre de management al echipei, vă puteți identifica resursele umane și clasifica echipele, precum și consumabilele și echipamentele. Tarifele orare ale membrilor echipei sunt vizibile pe întregul software și, pe măsură ce echipele își înregistrează orele, costul real este calculat și comparat cu costul planificat. Acest lucru îi menține pe managerii de proiect în controlul costurilor și în conformitate cu bugetele lor.

Software-ul bazat pe cloud oferă managementul resurselor în timp real

Deoarece suntem un software bazat pe cloud, obțineți cele mai actuale date pe tabloul de bord în timp real pentru a vă ajuta să planificați proiecte, să programați resurse, să echilibrați volumul de muncă și să reatribuiți sarcinile după cum este necesar. Oferim transparență resurselor dumneavoastră în timp real în timpul execuției proiectului pentru a vă ajuta să le urmăriți cu acuratețe.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care controlează fiecare aspect al resurselor și proiectelor tale. De la planificare la monitorizare și raportare, avem caracteristicile pe care le doresc managerii de proiect și platforma de colaborare care oferă echipelor autonomie pentru a-și desfășura munca mai productiv. Vedeți cum vă poate ajuta luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.