Tot ce trebuie să știți despre evenimentele hibride din 2022

Pandemia de Covid-19 a ieșit în calea multor afaceri.

Companiile au fost nevoite să se adapteze la distanțarea socială, să creeze forme de lucru la distanță și să-și accelereze Transformarea digitală.

În timp ce unele dintre aceste schimbări sunt deja în urmă, altele vor exista de ceva timp. Acesta este cazul evenimentelor hibride.

Pe măsură ce învățăm cum să luptăm cu Covid-19, restricțiile impuse de pandemie, în unele locații, se reduc. Așadar, multe evenimente au loc din nou în persoană, în timp ce unii oameni sunt încă precauți să revină la „normalitate”.

Din acest motiv, multe evenimente sunt planificate sub formă hibridă , adică cu caracteristici atât ale evenimentelor online, cât și față în față. Dar aceasta va fi realitatea de acum înainte? Cum ne pregătim pentru acest tip de eveniment?

Acestea sunt întrebările pe care le vom analiza în acest articol. Vom aborda următoarele puncte:

Ce este un eveniment hibrid?

Un eveniment hibrid combină caracteristicile atât ale evenimentelor în persoană, cât și ale celor virtuale.

Poate avea aranjamente diferite, dar, în practică, modelul principal de eveniment hibrid se desfășoară în persoană cu difuzare simultană și interacțiuni online.

Aceste evenimente pot fi concerte de muzică, spectacole de teatru, jocuri sportive, dar, în acest articol, ne referim mai ales la evenimente de afaceri, cum ar fi prelegeri, cursuri, seminarii, congrese, târguri și conferințe.

În mod tradițional, acest tip de eveniment a fost întotdeauna față în față. În cadrul acestora, este posibil să participi la discursurile specialiștilor, să faci networking, să cunoști parteneri și furnizori și să fii la curent cu piața.

Datorită tehnologiei, în urmă cu câțiva ani, acestea au fost transformate în evenimente online, cu cursuri virtuale și webinarii, de exemplu.

În timpul pandemiei de Covid-19, multe companii au migrat în sfera online pentru a face posibilă organizarea de evenimente de afaceri și menținerea programului lor în contextul distanței sociale pe care coronavirusul a impus-o.

La reluarea activităților față în față, companiile au început să adopte un model hibrid de evenimente, care a contat atât pe activități față în față, cât și pe participarea virtuală a publicului.

Încă o dată, datorită tehnologiei, este posibilă adoptarea diferitelor modele pentru a se adapta la alte realități.

Cu toate acestea, este necesar să înțelegem și alte caracteristici ale acestor evenimente. Unii oameni ar putea crede că este suficient să puneți la dispoziție conținut înregistrat după prelegeri sau să faceți o transmisie în direct. Dar acest lucru nu este în întregime adevărat.

Un eveniment hibrid trebuie să fie bine planificat și să se bazeze pe tehnologie și echipamente.

Transmisia online și experiența de la distanță trebuie să aibă aceeași calitate ca și experiența live, astfel încât toți participanții să se poată implica în eveniment.

Veți vedea sfaturi pentru a crea un eveniment hibrid de neuitat mai târziu în acest articol.

De ce să organizați evenimente hibride? Înțelegeți 6 beneficii cheie

Chiar și în afara contextului de pandemie, evenimentele hibride au avantaje, dând dovadă că pot fi adoptate în continuare și în următorii ani.

Iată care sunt beneficiile pentru compania dvs. atunci când organizați evenimente hibride:

1. Arie mai largă

Evenimentele hibride au potențialul de a atrage un număr mai mare de participanți. La urma urmei, nu au limite atunci când vine vorba de a ajunge la oameni.

Îi poți servi pe cei cărora le place să participe la evenimente în persoană și pe cei care nu se află în același oraș , nu pot face naveta, se simt nesiguri în privința aglomerației sau pur și simplu preferă să participe de la distanță.

2. Atractivitate pentru sponsori

Gama mai largă de participanți face evenimentul mai atractiv pentru parteneri, susținători și sponsori.

Pentru ei, este, de asemenea, valoros să-și expună brandul mai multor oameni și să se conecteze cu un număr mai mare de potențiali clienți.

În plus, evenimentele hibride pot oferi forme mai inovatoare și atractive de sponsorizare și relație între public și sponsori.

Acest lucru depășește simpla expunere a mărcii și integrează interacțiunile online în acțiunile lor.

3. O mai bună utilizare a conținutului

Evenimentele hibride pot folosi mai bine conținutul decât evenimentele față în față.

Să presupunem că veți înregistra toate prelegerile și prezentările, de exemplu. În acest caz, puteți oferi un pachet de acces la înregistrare după eveniment și puteți monetiza acest conținut la cerere.

În plus, acel conținut se poate transforma în postări și materiale pe rețelele sociale pentru a le împărtăși cu publicul pe canalele digitale.

Cu alte cuvinte, devine conținut de calitate pentru a alimenta clienții potențiali în pâlnia dvs. de vânzări .

Așadar, în timp ce evenimentele în persoană au o zi și o oră pentru a se încheia, producția de hibrizi se poate extinde mult după mult timp.

4. Siguranța publicului

Evenimentele hibride oferă, de asemenea, mai multă securitate pentru cei care nu se simt confortabil să împărtășească spații închise cu alți participanți.

La evenimentele față în față, acești oameni pur și simplu nu ar participa.

Evenimentele hibride le permit să se bucure de tot conținutul fără a fi expuși riscurilor de coronavirus și alte boli.

5. O mai bună rentabilitate a investiției

Evenimentele hibride oferă o rentabilitate mai bună a investiției (ROI), în principal datorită acoperirii și scalabilității lor mai mari.

Puteți ajunge la mai mulți oameni și puteți câștiga mai mult din sponsori fără a investi mai mult.

În plus, puteți reduce costurile evenimentului față în față lucrând cu locații mai mici, deoarece nu va trebui să găzduiți fiecare participant în persoană.

6. Securitate in fata eventualitatilor

Nimeni nu se aștepta să experimenteze o pandemie în 2019. Dar aceasta a fost doar una dintre multele eventualități care s-ar putea întâmpla și s-ar putea pune în pericol programul tău.

Problemele cu transportul public, furtunile sau chiar un alt virus de scară globală pot face din nou dificilă participarea publicului.

Deci, planificarea unui eveniment față în față fără infrastructura unei transmisii online poate fi riscantă.

Pe de altă parte, atunci când planificați un eveniment hibrid, aveți siguranța că acesta poate avea loc prin internet dacă apare oricare dintre aceste probleme.

De ce vor fi evenimentele hibride o realitate în 2022?

În contextul pandemiei de Covid-19, mai ales că activitățile față în față încep din nou să se întâmple, evenimentele hibride au devenit soluția pentru a implica publicul.

Întrucât mulți oameni se simt nesiguri cu privire la împărțirea spațiilor închise cu alți participanți, ideea este să le oferim opțiunea de a urma evenimentul fără a pleca de acasă.

Dar, după cum am văzut, acest tip de eveniment este probabil să fie folosit în viitor, chiar dacă pandemia s-a încheiat definitiv. Prin urmare, 2022 promite să fie anul evenimentelor hibride.

Potrivit raportului The Future of Events din 2020, 3 din 4 respondenți (74%) au declarat că au planificat un eveniment hibrid pentru următoarele 12 luni - un procent mai mare decât evenimentele doar față în față (70%).

În plus, 95% au fost de acord că abordarea hibridă va fi utilizată pe scară largă în următorii ani.

Deci, industria evenimentelor și companiile care intenționează să devină digital în acest domeniu trebuie să se pregătească.

Dacă această piață ar fi trebuit deja să se reinventeze în timpul pandemiei de Covid-19, evenimentele hibride vor mobiliza probabil noi strategii pentru a oferi cea mai bună experiență participanților.

Cum se organizează evenimente hibride?

Indiferent dacă se află în medii fizice sau online, oamenii caută experiențe valoroase.

Odată cu viața din ce în ce mai rapidă, ei vor să se asigure că își concentrează timpul pe ceva demn.

Abordarea hibridă trebuie să îndeplinească aceste așteptări și cerințe.

În ciuda acestui fapt, puține companii au experiență cu evenimente hibride. Prin urmare, sunt încă multe provocări de depășit pentru a mulțumi participanții și a obține rezultate bune.

În secțiunea următoare, veți găsi sfaturi despre abordarea acestui tip de eveniment. Verifică-i!

1. Planifică un eveniment hibrid de la început

Unele companii cad în capcana planificării unui eveniment față în față și includ doar o transmisie live în ultimele momente.

În general, acest lucru provoacă probleme deoarece un eveniment hibrid necesită acțiuni de planificare dincolo de transmisiile live și o serie de precauții pentru a se desfășura fără probleme.

Fără aceasta, experiența participanților la distanță tinde să fie pusă în pericol.

Prin urmare, gândiți-vă la abordarea hibridă încă de la începutul planificării evenimentului.

Astfel, poți proiecta un eveniment axat în întregime pe persoana ta și iei în considerare toate detaliile pentru a impresiona participanții.

2. Oferiți o experiență valoroasă

Una dintre principalele probleme în planificarea evenimentelor hibride este neglijarea experienței participanților la distanță.

Companiile încă se concentrează adesea pe evenimentul față în față, în timp ce evenimentul online se rezumă la o transmisie în direct, adesea cu probleme audio și de conexiune.

Raportul „Viitorul evenimentelor” a arătat că crearea unei experiențe fizice și digitale la fel de bune pentru participanți este cea mai mare provocare pentru evenimentele hibride.

Deși aceasta este o barieră semnificativă, vă va face evenimentul diferit și încântător.

Așadar, gândiți-vă la participanți în același mod, indiferent de modul în care participă la evenimentul dvs. Ar trebui să se simtă bine îngrijiți, interesați de conținut și implicați în posibilitățile de interacțiune.

În acest fel, toată lumea se simte implicată și apreciată.

3. Creați experiențe de interacțiune online

Participanții de la distanță ar trebui, de asemenea, să se simtă integrați în eveniment, nu doar ca un public izolat. Așadar, gândiți-vă la modalități prin care publicul online poate interacționa cu evenimentul.

Dar nu lăsați deoparte participanții în persoană. Ei vor, de asemenea, experiențe diferențiate care depășesc un public pasiv.

Deci, interacțiunile online îi pot integra și pe cei care sunt în direct la eveniment.

Puteți oferi, de exemplu, o platformă de evenimente sau o aplicație care promovează întrebări, sondaje, chestionare, chat-uri, gamification și alt conținut interactiv.

De asemenea, deoarece crearea de rețele este un element esențial al evenimentelor, gândiți-vă cum să integrați participanții în persoană și la distanță, astfel încât aceștia să poată interacționa.

4. Oferiți noi forme de sponsorizare

Pe lângă participanți, gândiți-vă la experiența sponsorilor.

De asemenea, pot profita de noi posibilități de sponsorizare care generează expunerea mărcii și implicarea publicului.

De exemplu, dacă utilizați o aplicație pentru eveniment, puteți oferi spații de branding pe aceste platforme.

În plus, evenimentele hibride permit sponsorilor să promoveze interacțiunile cu participanții și să cultive o relație cu aceștia după eveniment.

5. Aveți o infrastructură bună pentru transmisie

Tehnologia folosită pentru transmiterea evenimentului online trebuie să fie eficientă. Nu vă bazați doar pe telefonul mobil pentru a difuza evenimentul companiei dvs.

Camerele, microfoanele, un mixer de sunet, iluminarea și o conexiune stabilă la internet sunt esențiale pentru a asigura calitatea imaginii, a sunetului și a transmisiei.

Veți avea nevoie și de o platformă de streaming live . În unele cazuri, aceasta este integrată cu o platformă de evenimente sau puteți difuza prin YouTube sau rețelele sociale dacă sunt relevante pentru strategia dvs.

De asemenea, să nu credeți că o singură persoană poate face toate acestea. De obicei este necesar să existe o echipă profesionistă de producție video cu experiență cu acest tip de eveniment și echipamente.

6. Testați toate echipamentele și uneltele

Înainte de a organiza evenimentul, asigurați-vă că totul funcționează corect. Testează echipamentul de sunet și video, vezi dacă conexiunea este bine stabilită și dacă platformele sunt integrate.

Desigur, se pot întâmpla evenimente neprevăzute. Dar o revizuire bună a tuturor echipamentelor și instrumentelor reduce șansele de probleme.

În orice caz, încercați întotdeauna să aveți un Plan B pentru a depăși aceste provocări neașteptate și a nu pune în pericol experiența participanților la eveniment.

Învelire

Adaptarea la evenimente hibride este o necesitate pentru afaceri de astăzi.

Tehnologia industriei de evenimente și streaming în direct vă permite deja să creați experiențe valoroase cu acest tip de eveniment și să satisfaceți așteptările din ce în ce mai exigente ale participanților.

Dar pentru a face acest lucru, trebuie adoptate noi abordări în furnizarea de evenimente de afaceri.

Dacă pandemia de Covid-19 a forțat multe companii să-și accelereze Transformarea Digitală, este timpul să profităm de oportunitățile pe care le oferă această nouă realitate.

Acum că știi totul despre evenimentele hibride, ce zici să afli cum să folosești evenimentele live în strategia ta ABM ? Consultați articolul nostru despre acest subiect!