Alles, was Sie über Hybrid-Events im Jahr 2022 wissen müssen

Die Covid-19-Pandemie ist vielen Unternehmen in die Quere gekommen.

Unternehmen mussten sich an die soziale Distanzierung anpassen, Formen der Fernarbeit schaffen und ihre digitale Transformation beschleunigen.

Während einige dieser Änderungen bereits hinter uns liegen, werden andere noch einige Zeit anhalten. Dies ist bei hybriden Veranstaltungen der Fall.

Während wir lernen, wie man Covid-19 bekämpft, werden die durch die Pandemie auferlegten Beschränkungen an einigen Orten gelockert. Viele Veranstaltungen finden also wieder in Präsenz statt, während manche Menschen noch immer Angst vor der Rückkehr zur „Normalität“ haben.

Aus diesem Grund werden viele Veranstaltungen in hybrider Form geplant , also mit Merkmalen sowohl von Online- als auch von Präsenzveranstaltungen. Aber wird dies von nun an die Realität sein? Wie bereiten wir uns auf eine solche Veranstaltung vor?

Das sind die Fragen, die wir in diesem Artikel analysieren werden. Folgende Punkte werden wir ansprechen:

Was ist ein Hybrid-Event?

Eine hybride Veranstaltung kombiniert Merkmale von Präsenz- und virtuellen Veranstaltungen.

Es kann verschiedene Arrangements haben, aber in der Praxis wird das hauptsächliche hybride Veranstaltungsmodell persönlich mit gleichzeitigen Übertragungen und Online-Interaktionen abgehalten.

Diese Veranstaltungen können Musikkonzerte, Theateraufführungen, Sportspiele sein, aber in diesem Artikel beziehen wir uns hauptsächlich auf geschäftliche Veranstaltungen wie Vorträge, Kurse, Seminare, Kongresse, Messen und Konferenzen.

Traditionell war diese Art von Veranstaltung immer von Angesicht zu Angesicht. Dort kann man Fachvorträgen beiwohnen, Networking betreiben, Partner und Lieferanten treffen und sich über den Markt informieren.

Dank der Technologie wurden sie vor einigen Jahren in Online-Veranstaltungen umgewandelt, beispielsweise mit virtuellen Kursen und Webinaren.

Während der Covid-19-Pandemie sind viele Unternehmen in die Online-Sphäre abgewandert, um die Durchführung von Geschäftsveranstaltungen zu ermöglichen und ihren Zeitplan im Kontext der durch das Coronavirus auferlegten sozialen Distanzierung einzuhalten.

Als die Präsenzveranstaltungen wieder aufgenommen wurden, begannen die Unternehmen, ein hybrides Veranstaltungsmodell einzuführen, das sowohl auf Präsenzveranstaltungen als auch auf die virtuelle Beteiligung der Öffentlichkeit setzte.

Auch hier ist es dank der Technologie möglich, verschiedene Modelle zu übernehmen, um sich an andere Realitäten anzupassen.

Es ist jedoch auch notwendig, andere Merkmale dieser Ereignisse zu verstehen. Einige Leute mögen denken, dass es ausreicht, nach den Vorlesungen aufgezeichnete Inhalte zur Verfügung zu stellen oder eine Live-Übertragung zu machen. Aber das ist nicht ganz richtig.

Eine hybride Veranstaltung muss gut geplant sein und sich auf Technologie und Ausrüstung verlassen.

Die Online-Übertragung und das Remote-Erlebnis müssen die gleiche Qualität wie das Live-Erlebnis haben, damit sich alle Teilnehmer auf das Event einlassen können.

Tipps zum Erstellen eines unvergesslichen Hybrid-Events finden Sie später in diesem Artikel.

Warum Hybrid-Events durchführen? Verstehen Sie 6 Hauptvorteile

Auch außerhalb des Pandemiekontextes haben hybride Veranstaltungen Vorteile, die belegen, dass sie auch in den kommenden Jahren weitergeführt werden können.

Hier die Vorteile für Ihr Unternehmen bei der Durchführung von Hybrid-Events:

1. Größere Reichweite

Hybride Veranstaltungen haben das Potenzial, eine größere Anzahl von Teilnehmern anzuziehen. Schließlich sind ihnen keine Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, Menschen zu erreichen.

Sie können diejenigen bedienen, die gerne persönlich an Veranstaltungen teilnehmen, und diejenigen, die nicht in derselben Stadt sind, nicht pendeln können, sich wegen Menschenmassen unsicher fühlen oder einfach lieber aus der Ferne teilnehmen möchten.

2. Attraktivität für Sponsoren

Das breitere Teilnehmerspektrum macht die Veranstaltung für Partner, Unterstützer und Sponsoren attraktiver.

Für sie ist es auch wertvoll, ihre Marke mehr Menschen zu präsentieren und mit einer größeren Anzahl potenzieller Kunden in Kontakt zu treten.

Darüber hinaus können hybride Veranstaltungen innovativere und attraktivere Formen des Sponsorings und der Beziehung zwischen der Öffentlichkeit und den Sponsoren bieten.

Diese geht über die bloße Darstellung der Marke hinaus und integriert Online-Interaktionen in ihr Handeln.

3. Bessere Nutzung von Inhalten

Hybride Veranstaltungen können die Inhalte besser nutzen als Präsenzveranstaltungen.

Angenommen, Sie möchten beispielsweise alle Vorlesungen und Präsentationen aufzeichnen. In diesem Fall können Sie nach der Veranstaltung ein Paket mit Zugriff auf die Aufzeichnung anbieten und diese Inhalte bei Bedarf monetarisieren.

Darüber hinaus können diese Inhalte in Social-Media-Posts und Materialien umgewandelt werden, die Sie mit Ihrem Publikum auf digitalen Kanälen teilen können.

Mit anderen Worten, es wird zu hochwertigem Inhalt , um Leads in Ihrem Verkaufstrichter zu pflegen .

Während persönliche Veranstaltungen also einen Tag und eine Zeit zu Ende haben, kann die Leistung von Hybriden noch lange danach steigen.

4. Sicherheit für das Publikum

Hybrid-Events bieten auch mehr Sicherheit für diejenigen, die sich nicht wohl dabei fühlen, geschlossene Räume mit anderen Teilnehmern zu teilen.

An Präsenzveranstaltungen würden diese Menschen einfach nicht teilnehmen.

Hybrid-Events ermöglichen es ihnen, alle Inhalte zu genießen, ohne den Risiken des Coronavirus und anderer Krankheiten ausgesetzt zu sein.

5. Bessere Kapitalrendite

Hybrid-Events bieten einen besseren Return on Investment (ROI), hauptsächlich aufgrund ihrer größeren Reichweite und Skalierbarkeit.

Sie können mehr Menschen erreichen und mehr von Sponsoren verdienen, ohne mehr zu investieren.

Darüber hinaus können Sie Ihre Kosten für persönliche Veranstaltungen reduzieren, indem Sie mit kleineren Veranstaltungsorten zusammenarbeiten, da Sie nicht jeden Teilnehmer persönlich bewirten müssen.

6. Sicherheit gegenüber Eventualitäten

Niemand hat damit gerechnet, 2019 eine Pandemie zu erleben. Aber dies war nur eine von vielen Eventualitäten, die eintreten und Ihren Zeitplan gefährden könnten.

Probleme mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Stürme oder sogar ein anderer Virus von globalem Ausmaß können Ihrem Publikum die Teilnahme erneut erschweren.

Daher kann die Planung einer Präsenzveranstaltung ohne die Infrastruktur einer Online-Übertragung riskant sein.

Wenn Sie andererseits eine hybride Veranstaltung planen, haben Sie die Gewissheit, dass sie über das Internet stattfinden kann, wenn eines dieser Probleme auftritt.

Warum werden Hybrid-Events im Jahr 2022 Realität?

Im Kontext der Covid-19-Pandemie, insbesondere da wieder Präsenzveranstaltungen stattfinden, sind hybride Veranstaltungen zur Lösung geworden, um das Publikum einzubeziehen.

Da sich viele Menschen unsicher fühlen, geschlossene Räume mit anderen Teilnehmern zu teilen, soll ihnen die Möglichkeit geboten werden, die Veranstaltung zu verfolgen, ohne das Haus zu verlassen.

Aber wie wir gesehen haben, wird diese Art von Veranstaltung wahrscheinlich in Zukunft auch dann genutzt werden, wenn die Pandemie endgültig vorbei ist. Daher verspricht 2022 das Jahr der Hybrid-Events zu werden.

Laut The Future of Events Report im Jahr 2020 gaben 3 von 4 Befragten (74 %) an, dass sie für die nächsten 12 Monate eine Hybridveranstaltung geplant hätten – ein höherer Prozentsatz als reine Präsenzveranstaltungen (70 %).

Darüber hinaus stimmten 95 % zu, dass der hybride Ansatz in den kommenden Jahren weit verbreitet sein wird.

Daher müssen sich die Veranstaltungsbranche und Unternehmen, die in diesem Bereich digital werden wollen, darauf einstellen.

Wenn sich dieser Markt bereits während der Covid-19-Pandemie neu erfinden musste, werden Hybridveranstaltungen wahrscheinlich neue Strategien mobilisieren, um den Teilnehmern das beste Erlebnis zu bieten.

Wie führt man Hybrid-Events durch?

Ob in physischen oder Online-Umgebungen, Menschen suchen nach wertvollen Erfahrungen.

Da das Leben immer schneller wird, möchten sie sicherstellen, dass sie ihre Zeit auf etwas Wertvolles konzentrieren.

Der hybride Ansatz muss diesen Erwartungen und Anforderungen gerecht werden.

Trotzdem haben nur wenige Unternehmen Erfahrung mit Hybrid-Events. Daher gibt es noch viele Herausforderungen zu meistern, um die Teilnehmer zufrieden zu stellen und gute Ergebnisse zu erzielen.

Im nächsten Abschnitt finden Sie Tipps zum Umgang mit solchen Ereignissen. Schau sie dir an!

1. Planen Sie von Anfang an ein hybrides Event

Einige Unternehmen tappen in die Falle, eine Präsenzveranstaltung zu planen und erst in den letzten Augenblicken eine Live-Übertragung einzubauen.

Im Allgemeinen führt dies zu Problemen, da ein Hybrid-Event Planungsmaßnahmen über die Live-Übertragung hinaus und eine Reihe von Vorkehrungen erfordert, um reibungslos ablaufen zu können.

Ohne dies ist die Erfahrung der entfernten Teilnehmer tendenziell gefährdet.

Denken Sie daher von Beginn der Eventplanung an den hybriden Ansatz.

Auf diese Weise können Sie eine Veranstaltung ganz auf Ihre Person ausgerichtet gestalten und alle Details berücksichtigen, um die Teilnehmer zu beeindrucken.

2. Bieten Sie eine wertvolle Erfahrung an

Eines der Hauptprobleme bei der Planung von Hybrid-Events ist die Vernachlässigung des Remote-Teilnehmererlebnisses.

Unternehmen konzentrieren sich immer noch oft auf die Präsenzveranstaltung, während die Online-Veranstaltung auf eine Live-Übertragung hinausläuft, oft mit Audio- und Verbindungsproblemen.

Der Future of Events Report zeigte, dass die Schaffung eines gleichermaßen guten physischen und digitalen Erlebnisses für die Teilnehmer die größte Herausforderung für Hybrid-Events ist.

Obwohl dies ein erhebliches Hindernis darstellt, wird es Ihre Veranstaltung anders und angenehm machen.

Denken Sie also an die Teilnehmer auf die gleiche Weise, unabhängig davon, wie sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen. Sie sollen sich gut betreut, inhaltlich interessiert und mit Interaktionsmöglichkeiten eingebunden fühlen.

Auf diese Weise fühlt sich jeder engagiert und wertgeschätzt.

3. Erstellen Sie Online-Interaktionserlebnisse

Remote-Teilnehmer sollten sich auch in die Veranstaltung integriert fühlen, nicht nur als isoliertes Publikum. Überlegen Sie sich also, wie das Online-Publikum mit der Veranstaltung interagieren kann.

Aber lassen Sie die persönlichen Teilnehmer nicht aus. Sie wollen auch differenzierte Erlebnisse, die über ein passives Publikum hinausgehen.

So können Online-Interaktionen auch diejenigen einbinden, die live auf der Veranstaltung sind.

Sie können beispielsweise eine Event-Plattform oder Anwendung anbieten, die Fragen, Umfragen, Quiz, Chats, Gamification und andere interaktive Inhalte fördert.

Da Networking ein wesentliches Element von Veranstaltungen ist, denken Sie auch darüber nach, wie Sie persönliche und entfernte Teilnehmer integrieren können, damit sie interagieren können.

4. Bieten Sie neue Formen des Sponsorings an

Denken Sie neben den Teilnehmern auch an die Erfahrung der Sponsoren.

Sie können auch von neuen Sponsoring-Möglichkeiten profitieren, die Markenpräsenz und Publikumsbindung generieren.

Wenn Sie beispielsweise eine App für das Event nutzen, können Sie auf diesen Plattformen Branding Spaces anbieten.

Darüber hinaus ermöglichen hybride Veranstaltungen Sponsoren, die Interaktion mit den Teilnehmern zu fördern und nach der Veranstaltung eine Beziehung zu ihnen zu pflegen.

5. Haben Sie eine gute Infrastruktur für die Übertragung

Die Technik zur Online-Übertragung der Veranstaltung muss effizient sein. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Mobiltelefon, um die Veranstaltung Ihres Unternehmens zu übertragen.

Kameras, Mikrofone, Tonmischer, Beleuchtung und eine stabile Internetverbindung sind unerlässlich, um Bild-, Ton- und Übertragungsqualität zu gewährleisten.

Sie benötigen auch eine Live-Streaming- Plattform. In einigen Fällen ist dies in eine Eventplattform integriert, oder Sie können über YouTube oder soziale Netzwerke senden, wenn sie für Ihre Strategie relevant sind.

Denken Sie auch nicht, dass eine Person all dies tun kann. Normalerweise ist es notwendig, ein professionelles Videoproduktionsteam mit Erfahrung mit dieser Art von Veranstaltung und der Ausrüstung zu haben.

6. Testen Sie alle Geräte und Werkzeuge

Stellen Sie vor der Durchführung der Veranstaltung sicher, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Testen Sie die Ton- und Videogeräte, sehen Sie, ob die Verbindung gut aufgebaut ist und ob die Plattformen integriert sind.

Natürlich können unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Aber eine gute Überprüfung aller Geräte und Werkzeuge verringert die Wahrscheinlichkeit von Problemen.

Versuchen Sie in jedem Fall, einen Plan B zu haben, um diese unerwarteten Herausforderungen zu meistern und die Erfahrung der Veranstaltungsteilnehmer nicht zu gefährden.

Einpacken

Die Anpassung an hybride Veranstaltungen ist für Unternehmen heute eine Notwendigkeit.

Die Technologie der Event- und Live-Streaming-Branche ermöglicht es Ihnen bereits, mit dieser Art von Veranstaltungen wertvolle Erlebnisse zu schaffen und die immer anspruchsvolleren Erwartungen der Teilnehmer zu erfüllen.

Dafür müssen jedoch neue Wege bei der Durchführung von Business-Events beschritten werden.

Wenn die Covid-19-Pandemie viele Unternehmen gezwungen hat, ihre digitale Transformation zu beschleunigen, ist es an der Zeit, die Chancen zu nutzen, die diese neue Realität bietet.

Da Sie nun alles über Hybrid-Events wissen, wie wäre es, wenn Sie herausfinden würden, wie Sie Live-Events in Ihrer ABM-Strategie einsetzen können ? Lesen Sie unseren Artikel zu diesem Thema!