Все, что вам нужно знать о гибридных мероприятиях в 2022 году

Пандемия Covid-19 встала на пути многих предприятий.

Компаниям пришлось адаптироваться к социальному дистанцированию, создавать формы удаленной работы и ускорять цифровую трансформацию.

Хотя некоторые из этих изменений уже позади, другие будут еще некоторое время. Так обстоит дело с гибридными событиями.

По мере того, как мы узнаем, как бороться с Covid-19, ограничения, введенные пандемией, в некоторых местах ослабевают. Таким образом, многие мероприятия снова проводятся очно, а некоторые люди все еще опасаются возвращаться к «нормальной жизни».

По этой причине многие мероприятия планируются в гибридной форме , то есть с характеристиками как онлайн, так и очных мероприятий. Но будет ли это реальностью отныне? Как мы готовимся к такого рода событиям?

Именно эти вопросы мы разберем в этой статье. Мы рассмотрим следующие моменты:

Что такое гибридное событие?

Гибридное мероприятие сочетает в себе характеристики как личных, так и виртуальных мероприятий.

Он может иметь разную организацию, но на практике основная гибридная модель мероприятия проводится очно с одновременной трансляцией и онлайн-взаимодействием.

Этими мероприятиями могут быть музыкальные концерты, театральные представления, спортивные игры, но в данной статье мы имеем в виду в основном деловые мероприятия, такие как лекции, курсы, семинары, конгрессы, ярмарки и конференции.

Традиционно этот тип мероприятий всегда был очным. В них можно присутствовать на выступлениях специалистов, вести нетворкинг, встречаться с партнерами и поставщиками, быть в курсе событий на рынке.

Благодаря технологиям несколько лет назад они были преобразованы в онлайн-мероприятия, например, с виртуальными курсами и вебинарами.

В период пандемии Covid-19 многие компании мигрировали в онлайн-сферу, чтобы иметь возможность проводить деловые мероприятия и сохранять свой график в условиях социальной дистанции, которую навязал коронавирус.

Когда очные мероприятия возобновились, компании начали применять гибридную модель мероприятий, которая рассчитывала как на очные мероприятия, так и на виртуальное участие публики.

Опять же, благодаря технологиям можно использовать разные модели для адаптации к другим реалиям.

Однако необходимо также понимать и другие характеристики этих событий. Кому-то может показаться, что после лекций достаточно сделать доступными записанный контент или провести прямую трансляцию. Но это не совсем так.

Гибридное мероприятие должно быть хорошо спланировано и опираться на технологии и оборудование.

Онлайн-передача и удаленный опыт должны иметь такое же качество, как и живой опыт, чтобы все участники могли участвовать в мероприятии.

Далее в этой статье вы найдете советы по созданию незабываемого гибридного мероприятия.

Зачем проводить гибридные мероприятия? Поймите 6 ключевых преимуществ

Даже вне контекста пандемии гибридные мероприятия имеют преимущества, доказывая, что их можно будет продолжать применять в ближайшие годы.

Вот преимущества для вашей компании при проведении гибридных мероприятий:

1. Более широкий охват

Гибридные мероприятия могут привлечь большее количество участников. В конце концов, у них нет ограничений, когда дело доходит до охвата людей.

Вы можете обслуживать тех, кто любит посещать мероприятия лично, и тех, кто находится в другом городе , не может ездить на работу, не чувствует себя в безопасности из-за скопления людей или просто предпочитает участвовать удаленно.

2. Привлекательность для спонсоров

Более широкий круг участников делает мероприятие более привлекательным для партнеров, сторонников и спонсоров.

Для них также важно представить свой бренд большему количеству людей и установить связь с большим количеством потенциальных клиентов.

Кроме того, гибридные мероприятия могут предложить более инновационные и привлекательные формы спонсорства и отношений между общественностью и спонсорами.

Это выходит за рамки простого показа бренда и интегрирует онлайн-взаимодействие в их действия.

3. Лучшее использование контента

Гибридные события могут лучше использовать контент, чем личные встречи.

Предположим, вы собираетесь записывать, например, все лекции и презентации. В таком случае вы можете предложить пакет доступа к записи после мероприятия и монетизировать этот контент по запросу.

Кроме того, этот контент может превращаться в публикации и материалы в социальных сетях, чтобы делиться ими с вашей аудиторией на цифровых каналах.

Другими словами, это становится качественным контентом для привлечения потенциальных клиентов в воронку продаж .

Таким образом, несмотря на то, что у личных мероприятий есть день и время до окончания, выход гибридов может еще долго расти.

4. Безопасность для зрителей

Гибридные мероприятия также обеспечивают большую безопасность для тех, кому неудобно делить закрытые помещения с другими участниками.

В очных мероприятиях эти люди просто не участвовали бы.

Гибридные мероприятия позволяют им насладиться всем контентом, не подвергаясь риску заражения коронавирусом и другими заболеваниями.

5. Лучшая окупаемость инвестиций

Гибридные мероприятия обеспечивают более высокую рентабельность инвестиций (ROI), в основном благодаря их большему охвату и масштабируемости.

Вы можете охватить больше людей и заработать больше от спонсоров, не инвестируя больше.

Кроме того, вы можете сократить расходы на личные мероприятия , работая с небольшими площадками, поскольку вам не нужно будет принимать каждого участника лично.

6. Безопасность перед лицом непредвиденных обстоятельств

Никто не ожидал, что в 2019 году возникнет пандемия. Но это был лишь один из многих случаев, которые могли произойти и поставить под угрозу ваш график.

Проблемы с общественным транспортом, бури или даже другой вирус глобального масштаба могут снова затруднить посещение вашей аудитории.

Так что планировать очное мероприятие без инфраструктуры онлайн-трансляции может быть рискованно.

С другой стороны, когда вы планируете гибридное мероприятие, вы можете быть уверены, что оно может быть проведено через Интернет, если возникнет какая-либо из этих проблем.

Почему гибридные мероприятия станут реальностью в 2022 году?

В условиях пандемии Covid-19, особенно когда очные мероприятия снова начинают происходить, гибридные мероприятия стали решением для вовлечения аудитории.

Поскольку многие люди опасаются делить замкнутое пространство с другими участниками, идея состоит в том, чтобы предложить им возможность следить за событием, не выходя из дома.

Но, как мы видели, этот тип событий, вероятно, будет использоваться в будущем, даже если пандемия закончится навсегда. Поэтому 2022 год обещает стать годом гибридных событий.

Согласно отчету The Future of Events за 2020 год, 3 из 4 респондентов (74%) заявили, что у них запланировано гибридное мероприятие на следующие 12 месяцев — это более высокий процент, чем только личные мероприятия (70%).

Кроме того, 95% согласились с тем, что гибридный подход будет широко использоваться в ближайшие годы.

Итак, индустрия мероприятий и компании, планирующие перейти на цифровые технологии в этой области, должны быть готовы.

Если этому рынку уже пришлось заново изобретать себя во время пандемии Covid-19, гибридные мероприятия, вероятно, будут мобилизовать новые стратегии, чтобы предложить посетителям наилучшие впечатления.

Как проводить гибридные мероприятия?

Будь то в физической или онлайн-среде, люди ищут ценный опыт.

Поскольку жизнь становится все быстрее, они хотят убедиться, что сосредоточили свое время на чем-то достойном.

Гибридный подход должен соответствовать этим ожиданиям и требованиям.

Несмотря на это, немногие компании имеют опыт проведения гибридных мероприятий. Поэтому предстоит еще много испытаний, которые нужно преодолеть, чтобы порадовать посетителей и добиться хороших результатов.

В следующем разделе вы найдете советы по работе с такими событиями. Проверь их!

1. Спланируйте гибридное мероприятие с самого начала

Некоторые компании попадают в ловушку планирования личного мероприятия и включают прямую трансляцию только в последние моменты.

Как правило, это вызывает проблемы, потому что гибридное мероприятие требует планирования действий помимо прямых трансляций и ряда мер предосторожности для бесперебойной работы.

Без этого опыт удаленных участников может оказаться под угрозой.

Поэтому подумайте о гибридном подходе с самого начала планирования мероприятия.

Таким образом, вы можете разработать мероприятие, полностью ориентированное на вашу персону, и продумать все детали, чтобы произвести впечатление на участников.

2. Предложите ценный опыт

Одной из основных проблем при планировании гибридных мероприятий является игнорирование опыта удаленных участников.

Компании по-прежнему часто сосредотачиваются на очном мероприятии, в то время как онлайн-мероприятие сводится к прямой трансляции, часто с проблемами со звуком и подключением.

Отчет Future of Events показал, что создание одинаково хорошего физического и цифрового опыта для посетителей является самой большой проблемой для гибридных мероприятий.

Хотя это значительный барьер, он сделает ваше мероприятие особенным и восхитительным.

Таким образом, думайте об участниках одинаково, независимо от того, как они посещают ваше мероприятие. Они должны чувствовать, что о них хорошо заботятся, заинтересованы в содержании и вовлечены в возможности взаимодействия.

Таким образом, каждый чувствует себя вовлеченным и ценным.

3. Создайте опыт онлайн-взаимодействия

Удаленные участники также должны чувствовать себя интегрированными в мероприятие, а не просто изолированной аудиторией. Итак, подумайте, как онлайн-аудитория может взаимодействовать с событием.

Но не упускайте из виду очных посетителей. Они также хотят дифференцированного опыта, который выходит за рамки пассивной аудитории.

Таким образом, онлайн-взаимодействия могут также интегрировать тех, кто находится на мероприятии в прямом эфире.

Вы можете предложить, например, платформу событий или приложение, которое продвигает вопросы, опросы, викторины, чаты, геймификацию и другой интерактивный контент.

Кроме того, поскольку сетевое взаимодействие является важным элементом мероприятий, подумайте о том, как интегрировать личных и удаленных участников, чтобы они могли взаимодействовать.

4. Предлагайте новые формы спонсорства

Помимо участников, подумайте об опыте спонсоров.

Они также могут воспользоваться новыми возможностями спонсорства, которые обеспечивают узнаваемость бренда и вовлечение аудитории.

Например, если вы используете приложение для мероприятия, вы можете предложить места для брендинга на этих платформах.

Кроме того, гибридные мероприятия позволяют спонсорам способствовать взаимодействию с посетителями и развивать отношения с ними после мероприятия.

5. Иметь хорошую инфраструктуру для передачи

Технология, используемая для онлайн-трансляции события, должна быть эффективной. Не полагайтесь исключительно на свой мобильный телефон для трансляции мероприятия вашей компании.

Камеры, микрофоны, звуковой микшер, освещение и стабильное подключение к Интернету необходимы для обеспечения качества изображения, звука и передачи.

Вам также понадобится платформа для прямых трансляций . В некоторых случаях это интегрировано с платформой событий, или вы можете транслировать через YouTube или социальные сети, если они имеют отношение к вашей стратегии.

Кроме того, не думайте, что один человек может сделать все это. Обычно необходимо иметь профессиональную команду видеопроизводства, имеющую опыт работы с такого рода мероприятиями и оборудованием.

6. Протестируйте все оборудование и инструменты

Перед проведением мероприятия убедитесь, что все работает исправно. Протестируйте звуковое и видеооборудование, посмотрите, хорошо ли установлено соединение и интегрированы ли платформы.

Конечно, могут произойти непредвиденные события. Но хороший обзор всего оборудования и инструментов снижает вероятность возникновения проблем.

В любом случае всегда старайтесь иметь план Б, чтобы преодолеть эти неожиданные проблемы и не ставить под угрозу опыт участников мероприятия.

Заворачивать

Адаптация к гибридным мероприятиям сегодня необходима для бизнеса.

Технологии индустрии событий и прямых трансляций уже позволяют создавать ценные впечатления от мероприятий такого типа и соответствовать все более требовательным ожиданиям посетителей.

Но для этого необходимо внедрить новые подходы в проведении деловых мероприятий.

Если пандемия Covid-19 вынудила многие компании ускорить цифровую трансформацию, пришло время воспользоваться возможностями, которые предлагает эта новая реальность.

Теперь, когда вы знаете все о гибридных событиях, как насчет того, чтобы узнать, как использовать живые события в вашей стратегии ABM ? Прочтите нашу статью на эту тему!