Tout ce que vous devez savoir sur les événements hybrides en 2022

La pandémie de Covid-19 a gêné de nombreuses entreprises.

Les entreprises ont dû s'adapter à la distanciation sociale, créer des formes de travail à distance et accélérer leur transformation numérique.

Alors que certains de ces changements sont déjà derrière nous, d'autres seront là pour un certain temps. C'est le cas des événements hybrides.

Alors que nous apprenons à combattre le Covid-19, les restrictions imposées par la pandémie, dans certains endroits, s'assouplissent. Ainsi, de nombreux événements se tiennent à nouveau en personne, alors que certaines personnes hésitent encore à revenir à la "normalité".

Pour cette raison, de nombreux événements sont prévus sous forme hybride , c'est-à-dire avec des caractéristiques à la fois d'événements en ligne et en face à face. Mais sera-ce désormais la réalité ? Comment se prépare-t-on à ce type d'événement ?

Telles sont les questions que nous analyserons dans cet article. Nous aborderons les points suivants :

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Un événement hybride combine les caractéristiques des événements en personne et virtuels.

Il peut avoir des arrangements différents, mais, dans la pratique, le principal modèle d'événement hybride se déroule en personne avec des interactions simultanées de diffusion et en ligne.

Ces événements peuvent être des concerts de musique, des représentations théâtrales, des jeux sportifs, mais, dans cet article, nous nous référons principalement à des événements commerciaux, tels que des conférences, des cours, des séminaires, des congrès, des foires et des conférences.

Traditionnellement, ce type d'événement a toujours été en face à face. En eux, il est possible d'assister aux discours de spécialistes, de faire du réseautage, de rencontrer des partenaires et des fournisseurs et de se tenir au courant du marché.

Grâce à la technologie, il y a quelques années, ils se sont transformés en événements en ligne, avec des cours virtuels et des webinaires, par exemple.

Pendant la pandémie de Covid-19, de nombreuses entreprises ont migré vers la sphère en ligne pour permettre la tenue d'événements d'entreprise et maintenir leur emploi du temps dans le contexte de la distance sociale imposée par le coronavirus.

Lorsque les activités en face-à-face ont repris, les entreprises ont commencé à adopter un modèle hybride d'événements, qui comptait à la fois sur des activités en face-à-face et sur la participation virtuelle du public.

Encore une fois, grâce à la technologie, il est possible d'adopter différents modèles pour s'adapter à d'autres réalités.

Cependant, il est également nécessaire de comprendre d'autres caractéristiques de ces événements. Certaines personnes peuvent penser qu'il suffit de mettre à disposition un contenu enregistré après les cours ou de faire une diffusion en direct. Mais ce n'est pas tout à fait vrai.

Un événement hybride doit être bien planifié et s'appuyer sur la technologie et l'équipement.

La transmission en ligne et l'expérience à distance doivent avoir la même qualité que l'expérience en direct afin que tous les participants puissent participer à l'événement.

Vous verrez des conseils pour créer un événement hybride inoubliable plus loin dans cet article.

Pourquoi organiser des événements hybrides ? Comprendre 6 avantages clés

Même en dehors du contexte pandémique, les événements hybrides présentent des avantages, preuve qu'ils peuvent continuer à être adoptés dans les années à venir.

Voici les avantages pour votre entreprise lors de la tenue d'événements hybrides :

1. Portée plus large

Les événements hybrides ont le potentiel d'attirer un plus grand nombre de participants. Après tout, ils n'ont aucune limite lorsqu'il s'agit d'atteindre les gens.

Vous pouvez servir ceux qui aiment assister à des événements en personne et ceux qui ne sont pas dans la même ville , ne peuvent pas se déplacer, ne se sentent pas en sécurité face à la foule ou préfèrent simplement participer à distance.

2. Attractivité pour les sponsors

L'éventail plus large de participants rend l'événement plus attrayant pour les partenaires, les supporters et les sponsors.

Pour eux, il est également précieux d'exposer leur marque à plus de personnes et de se connecter avec un plus grand nombre de clients potentiels.

De plus, les événements hybrides peuvent offrir des formes de parrainage et de relation entre le public et les sponsors plus innovantes et attractives.

Cela va au-delà de la simple exposition de la marque et intègre les interactions en ligne dans leurs actions.

3. Meilleure utilisation du contenu

Les événements hybrides peuvent mieux utiliser le contenu que les événements en face à face.

Supposons que vous allez enregistrer toutes les conférences et présentations, par exemple. Dans ce cas, vous pouvez proposer un forfait d'accès à l'enregistrement après l'événement et monétiser ce contenu à la demande.

De plus, ce contenu peut se transformer en publications et supports sur les réseaux sociaux à partager avec votre public sur les canaux numériques.

En d'autres termes, cela devient un contenu de qualité pour nourrir les prospects dans votre entonnoir de vente .

Ainsi, alors que les événements en personne ont un jour et une heure pour se terminer, la production d'hybrides peut encore augmenter longtemps après.

4. Sécurité pour le public

Les événements hybrides offrent également plus de sécurité pour ceux qui ne sont pas à l'aise de partager des espaces clos avec d'autres participants.

Dans les événements en face à face, ces personnes ne participeraient tout simplement pas.

Les événements hybrides leur permettent de profiter de tout le contenu sans s'exposer aux risques de coronavirus et autres maladies.

5. Meilleur retour sur investissement

Les événements hybrides offrent un meilleur retour sur investissement (ROI), principalement en raison de leur plus grande portée et de leur évolutivité.

Vous pouvez atteindre plus de personnes et gagner plus grâce aux sponsors sans investir davantage.

De plus, vous pouvez réduire les coûts de vos événements en face à face en travaillant avec des salles plus petites, car vous n'aurez pas besoin d'accueillir chaque participant en personne.

6. Sécurité face aux aléas

Personne ne s'attendait à connaître une pandémie en 2019. Mais ce n'était qu'une des nombreuses éventualités qui pourraient se produire et compromettre votre emploi du temps.

Des problèmes de transport en commun, des tempêtes ou même un autre virus à l'échelle mondiale peuvent rendre à nouveau difficile la participation de votre public.

Ainsi, planifier un événement en face à face sans l'infrastructure d'une diffusion en ligne peut être risqué.

D'autre part, lorsque vous planifiez un événement hybride, vous avez l'assurance qu'il pourra se dérouler sur Internet si l'un de ces problèmes survient.

Pourquoi les événements hybrides seront-ils une réalité en 2022 ?

Dans le contexte de la pandémie de Covid-19, d'autant plus que les activités en présentiel recommencent à se produire, les événements hybrides sont devenus la solution pour engager le public.

Comme de nombreuses personnes ne sont pas sûres de partager des espaces clos avec d'autres participants, l'idée est de leur offrir la possibilité de suivre l'événement sans sortir de chez eux.

Mais, comme nous l'avons vu, ce type d'événement est susceptible d'être utilisé à l'avenir même si la pandémie est définitivement terminée. Ainsi, 2022 s'annonce comme l'année des événements hybrides.

Selon le rapport sur l'avenir des événements en 2020, 3 répondants sur 4 (74 %) ont déclaré qu'ils avaient prévu un événement hybride pour les 12 prochains mois - un pourcentage plus élevé que les événements en face à face uniquement (70 %).

De plus, 95% ont convenu que l'approche hybride sera largement utilisée dans les années à venir.

Ainsi, l'industrie de l'événementiel et les entreprises qui envisagent de passer au numérique dans ce domaine doivent se préparer.

Si ce marché a déjà dû se réinventer lors de la pandémie de Covid-19, les événements hybrides mobiliseront probablement de nouvelles stratégies pour offrir la meilleure expérience aux participants.

Comment organiser des événements hybrides ?

Que ce soit dans des environnements physiques ou en ligne, les gens recherchent des expériences précieuses.

La vie devenant de plus en plus rapide, ils veulent s'assurer de consacrer leur temps à quelque chose de valable.

L'approche hybride doit répondre à ces attentes et exigences.

Malgré cela, peu d'entreprises ont l'expérience des événements hybrides. Par conséquent, il reste encore de nombreux défis à relever pour plaire aux participants et obtenir de bons résultats.

Dans la section suivante, vous trouverez des conseils pour faire face à ce type d'événement. Vérifie-les!

1. Planifiez un événement hybride dès le début

Certaines entreprises tombent dans le piège de planifier un événement en face à face et n'incluent une diffusion en direct que dans les derniers instants.

En général, cela pose des problèmes car un événement hybride nécessite de planifier des actions au-delà des transmissions en direct et une série de précautions pour se dérouler sans heurts.

Sans cela, l'expérience des participants à distance tend à être compromise.

Par conséquent, pensez à l'approche hybride dès le début de la planification de l'événement.

De cette façon, vous pouvez concevoir un événement entièrement axé sur votre personnalité et considérer tous les détails pour impressionner les participants.

2. Offrez une expérience enrichissante

L'un des principaux problèmes de la planification d'événements hybrides est de négliger l'expérience des participants à distance.

Les entreprises se concentrent encore souvent sur l'événement en face à face, tandis que l'événement en ligne se résume à une diffusion en direct, souvent avec des problèmes d'audio et de connexion.

Le rapport sur l'avenir des événements a montré que la création d'une expérience physique et numérique aussi bonne pour les participants est le plus grand défi pour les événements hybrides.

Bien qu'il s'agisse d'un obstacle important, cela rendra votre événement différent et agréable.

Pensez donc aux participants de la même manière, quelle que soit la façon dont ils assistent à votre événement. Ils doivent se sentir bien pris en charge, intéressés par le contenu et impliqués dans les possibilités d'interaction.

De cette façon, tout le monde se sent engagé et valorisé.

3. Créez des expériences d'interaction en ligne

Les participants à distance doivent également se sentir intégrés à l'événement, et pas seulement comme un public isolé. Alors, réfléchissez à des façons pour le public en ligne d'interagir avec l'événement.

Mais n'oubliez pas les participants en personne. Ils veulent également des expériences différenciées qui vont au-delà d'un public passif.

Ainsi, les interactions en ligne peuvent également intégrer ceux qui sont en direct à l'événement.

Vous pouvez proposer, par exemple, une plate-forme ou une application événementielle qui promeut des questions, des sondages, des quiz, des chats, la gamification et d'autres contenus interactifs.

De plus, puisque le réseautage est un élément essentiel des événements, réfléchissez à la façon d'intégrer les participants en personne et à distance afin qu'ils puissent interagir.

4. Proposer de nouvelles formes de parrainage

Outre les participants, pensez à l'expérience des sponsors.

Ils peuvent également profiter de nouvelles possibilités de parrainage qui génèrent l'exposition de la marque et l'engagement du public.

Par exemple, si vous utilisez une application pour l'événement, vous pouvez proposer des espaces de branding sur ces plateformes.

De plus, les événements hybrides permettent aux sponsors de promouvoir les interactions avec les participants et d'entretenir une relation avec eux après l'événement.

5. Avoir une bonne infrastructure de transmission

La technologie utilisée pour transmettre l'événement en ligne doit être performante. Ne comptez pas uniquement sur votre téléphone portable pour diffuser l'événement de votre entreprise.

Des caméras, des microphones, un mélangeur de son, un éclairage et une connexion Internet stable sont essentiels pour garantir la qualité de l'image, du son et de la transmission.

Vous aurez également besoin d'une plateforme de diffusion en direct . Dans certains cas, cela est intégré à une plateforme événementielle, ou vous pouvez diffuser via YouTube ou les réseaux sociaux s'ils sont pertinents pour votre stratégie.

Aussi, ne pensez pas qu'une seule personne peut faire tout cela. Il est généralement nécessaire d'avoir une équipe de production vidéo professionnelle ayant de l'expérience avec ce type d'événement et l'équipement.

6. Testez tous les équipements et outils

Avant de tenir l'événement, assurez-vous que tout fonctionne correctement. Testez le matériel son et vidéo, voyez si la connexion est bien établie et si les plateformes sont intégrées.

Bien sûr, des événements imprévus peuvent se produire. Mais un bon examen de tous les équipements et outils réduit les risques de problèmes.

Dans tous les cas, essayez toujours d'avoir un plan B pour surmonter ces défis inattendus et ne pas compromettre l'expérience des participants à l'événement.

Emballer

S'adapter aux événements hybrides est aujourd'hui une nécessité pour les entreprises.

La technologie de l'industrie de l'événementiel et de la diffusion en direct permet déjà de créer des expériences enrichissantes avec ce type d'événement et de répondre aux attentes de plus en plus exigeantes des participants.

Mais pour ce faire, de nouvelles approches doivent être adoptées dans la livraison des événements d'affaires.

Si la pandémie de Covid-19 a contraint de nombreuses entreprises à accélérer leur Transformation Digitale, il est temps de saisir les opportunités qu'offre cette nouvelle réalité.

Maintenant que vous savez tout sur les événements hybrides, que diriez-vous de découvrir comment utiliser les événements en direct dans votre stratégie ABM ? Découvrez notre article sur ce sujet !