2022 Hibrit Etkinlikleri Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Covid-19 pandemisi birçok işletmenin önüne geçti.

Şirketler sosyal mesafeye uyum sağlamak, uzaktan çalışma biçimleri oluşturmak ve Dijital Dönüşümlerini hızlandırmak zorunda kaldı.

Bu değişikliklerden bazıları zaten geride kalmışken, diğerleri bir süre daha buralarda olacak. Hibrit olaylarda durum böyledir.

Covid-19 ile nasıl savaşılacağını öğrendikçe, bazı yerlerde pandeminin getirdiği kısıtlamalar hafifliyor. Dolayısıyla birçok etkinlik yeniden yüz yüze yapılırken, bazı insanlar hala “normale” dönüş konusunda temkinli davranıyor.

Bu nedenle birçok etkinlik hibrit formda, yani hem çevrimiçi hem de yüz yüze etkinliklerin özellikleriyle planlanmaktadır . Ama bundan sonra gerçek bu mu olacak? Bu tür bir etkinliğe nasıl hazırlanırız?

Bunlar, bu makalede analiz edeceğimiz sorulardır. Aşağıdaki noktalara değineceğiz:

Hibrit Olay nedir?

Karma bir olay, hem yüz yüze hem de sanal olayların özelliklerini birleştirir.

Farklı düzenlemelere sahip olabilir, ancak pratikte ana hibrit olay modeli, eşzamanlı yayın ve çevrimiçi etkileşimlerle şahsen yapılır.

Bu etkinlikler müzik konserleri, tiyatro gösterileri, spor oyunları olabilir, ancak bu yazıda daha çok konferanslar, kurslar, seminerler, kongreler, fuarlar ve konferanslar gibi iş etkinliklerine atıfta bulunuyoruz.

Geleneksel olarak, bu tür bir olay her zaman yüz yüze olmuştur. Bunlarda uzmanların konuşmalarına katılmak, networking yapmak, ortaklar ve tedarikçilerle tanışmak ve piyasada güncel kalmak mümkün.

Teknoloji sayesinde birkaç yıl önce, örneğin sanal kurslar ve web seminerleri gibi çevrimiçi etkinliklere dönüştüler.

Covid-19 pandemisi sırasında birçok şirket, iş etkinlikleri düzenlemeyi ve programlarını koronavirüsün getirdiği sosyal mesafe bağlamında sürdürmeyi mümkün kılmak için çevrimiçi alana göç etti.

Yüz yüze etkinlikler yeniden başladığında, şirketler hem yüz yüze etkinliklere hem de halkın sanal katılımına dayanan hibrit bir etkinlik modelini benimsemeye başladı.

Bir kez daha teknoloji sayesinde farklı gerçeklere uyum sağlamak için farklı modelleri benimsemek mümkün.

Ancak bu olayların diğer özelliklerini de anlamak gerekir. Bazı kişiler derslerden sonra kayıtlı içeriklerin kullanıma açılmasının veya canlı yayın yapılmasının yeterli olduğunu düşünebilir. Ama bu tamamen doğru değil.

Bir hibrit etkinliğin iyi planlanması ve teknoloji ve ekipmana dayanması gerekir.

Tüm katılımcıların etkinliğe katılabilmeleri için çevrimiçi aktarım ve uzaktan deneyim, canlı deneyimle aynı kaliteye sahip olmalıdır.

Bu makalenin ilerleyen bölümlerinde unutulmaz bir karma etkinlik oluşturmaya yönelik ipuçlarını göreceksiniz.

Neden Hibrit Etkinlikler Düzenleyelim? 6 Temel Faydayı Anlayın

Pandemi bağlamının dışında bile, hibrit olayların avantajları vardır ve bu da önümüzdeki yıllarda benimsenmeye devam edebileceklerini kanıtlamaktadır.

Hibrit etkinlikler düzenlemenin şirketiniz için faydaları şunlardır:

1. Daha geniş erişim

Hibrit etkinlikler, daha fazla sayıda katılımcı çekme potansiyeline sahiptir. Ne de olsa iş insanlara ulaşmaya geldiğinde sınırları yok.

Etkinliklere bizzat katılmayı sevenler ile aynı şehirde olmayan, işe gidip gelemeyen, kalabalıktan çekinen ya da sadece uzaktan katılmayı tercih edenlere hizmet verebilirsiniz.

2. Sponsorlar için çekicilik

Daha geniş katılımcı yelpazesi, etkinliği ortaklar, destekçiler ve sponsorlar için daha çekici hale getirir.

Onlar için markalarını daha fazla kişiye tanıtmak ve daha fazla sayıda potansiyel müşteriyle bağlantı kurmak da değerlidir.

Buna ek olarak, hibrit etkinlikler daha yenilikçi ve çekici sponsorluk biçimleri ve halk ile sponsorlar arasında ilişki sunabilir .

Bu, markanın yalnızca teşhir edilmesinin ötesine geçer ve çevrimiçi etkileşimleri eylemlerine entegre eder.

3. İçeriğin daha iyi kullanımı

Karma etkinlikler, içeriği yüz yüze etkinliklerden daha iyi kullanabilir.

Örneğin, tüm dersleri ve sunumları kaydedeceğinizi varsayalım. Bu durumda, etkinlikten sonra kayda erişim paketi sunabilir ve talep üzerine bu içerikten para kazanabilirsiniz.

Ayrıca bu içerik, dijital kanallarda hedef kitlenizle paylaşmak için sosyal medya gönderilerine ve materyallerine dönüşebilir.

Başka bir deyişle, satış dönüşüm huninizde potansiyel müşterileri beslemek kaliteli içerik haline gelir .

Bu nedenle, yüz yüze etkinliklerin bitecek bir günü ve zamanı olsa da, hibritlerin çıktısı çok sonra bile artabilir.

4. Seyirci için güvenlik

Karma etkinlikler ayrıca diğer katılımcılarla kapalı alanları paylaşmaktan çekinenler için daha fazla güvenlik sunar.

Yüz yüze etkinliklerde, bu insanlar basitçe katılmazlardı.

Hibrit etkinlikler, koronavirüs ve diğer hastalıkların risklerine maruz kalmadan tüm içeriğin keyfini çıkarmalarını sağlar.

5. Daha iyi yatırım getirisi

Hibrit etkinlikler, esas olarak daha geniş erişimleri ve ölçeklenebilirlikleri nedeniyle daha iyi bir yatırım getirisi (ROI) sunar.

Daha fazla yatırım yapmadan daha fazla kişiye ulaşabilir ve sponsorlardan daha fazla kazanabilirsiniz.

Ayrıca her katılımcıyı bizzat ağırlamanız gerekmeyeceği için daha küçük mekanlarla çalışarak yüz yüze etkinlik maliyetlerinizi azaltabilirsiniz .

6. Olasılıklar karşısında güvenlik

2019'da kimse bir pandemi yaşamayı beklemiyordu. Ancak bu, gerçekleşebilecek ve programınızı tehlikeye atabilecek birçok olasılıktan sadece biriydi.

Toplu taşıma, fırtınalar ve hatta küresel ölçekte başka bir virüsle ilgili sorunlar, izleyicilerinizin katılımını tekrar zorlaştırabilir.

Bu nedenle, çevrimiçi bir yayın altyapısı olmadan yüz yüze bir etkinlik planlamak riskli olabilir.

Öte yandan, hibrit bir etkinlik planladığınızda , bu sorunlardan herhangi birinin meydana gelmesi durumunda bunun internet üzerinden gerçekleşebileceğinin güvencesine sahipsiniz.

Hybrid Events Neden 2022'de Gerçek Olacak?

Covid-19 pandemisi bağlamında, özellikle yüz yüze etkinliklerin yeniden gerçekleşmeye başlamasıyla birlikte, hibrit etkinlikler izleyicilerin ilgisini çekmek için çözüm haline geldi.

Birçok kişi diğer katılımcılarla kapalı alanları paylaşma konusunda güvensiz hissettiğinden, fikir onlara etkinliği evden çıkmadan takip etme seçeneği sunmaktır.

Ancak gördüğümüz gibi, pandemi tamamen bitse bile gelecekte bu tür bir olayın kullanılması muhtemeldir. Bu nedenle 2022 hibrit olayların yılı olmayı vaat ediyor.

2020'deki Etkinliklerin Geleceği Raporuna göre, ankete katılan 4 kişiden 3'ü (%74) önümüzdeki 12 ay için planlanmış bir hibrit etkinliği olduğunu söyledi - yalnızca yüz yüze etkinliklerden (%70) daha yüksek bir yüzde.

Ayrıca, %95'i hibrit yaklaşımın önümüzdeki yıllarda yaygın olarak kullanılacağına katılıyor.

Bu nedenle etkinlik sektörü ve bu alanda dijitalleşmeyi planlayan firmaların hazırlık yapması gerekiyor.

Bu pazar, Covid-19 salgını sırasında zaten kendini yeniden icat etmek zorunda kaldıysa, hibrit etkinlikler muhtemelen katılımcılara en iyi deneyimi sunmak için yeni stratejileri harekete geçirecektir.

Hibrit Etkinlikler Nasıl Yapılır?

İster fiziksel ister çevrimiçi ortamlarda olsun, insanlar değerli deneyimler ararlar.

Hayat giderek daha hızlı hale gelirken, zamanlarını değerli bir şeye odakladıklarından emin olmak istiyorlar.

Hibrit yaklaşım bu beklenti ve gereksinimleri karşılamalıdır.

Buna rağmen, az sayıda şirketin hibrit etkinlikler konusunda deneyimi var. Bu nedenle, katılımcıları memnun etmek ve iyi sonuçlar elde etmek için üstesinden gelinmesi gereken birçok zorluk var.

Bir sonraki bölümde, bu tür olaylarla başa çıkmak için ipuçları bulacaksınız. Onları kontrol et!

1. Baştan itibaren karma bir etkinlik planlayın

Bazı firmalar yüz yüze etkinlik planlama tuzağına düşüyor ve sadece son anlarda canlı yayına yer veriyor.

Genel olarak, bu sorunlara neden olur, çünkü hibrit bir olay, canlı aktarımların ötesinde planlama eylemleri ve sorunsuz bir şekilde çalışması için bir dizi önlem gerektirir.

Bu olmadan, uzak katılımcıların deneyimi tehlikeye girme eğilimindedir.

Bu nedenle, etkinlik planlamasının başlangıcından itibaren hibrit yaklaşımı düşünün.

Bu sayede tamamen kişiliğinize odaklanmış bir etkinlik tasarlayabilir ve tüm detayları katılımcıları etkilemek için düşünebilirsiniz.

2. Değerli bir deneyim sunun

Karma etkinliklerin planlanmasındaki ana sorunlardan biri, uzaktan katılımcı deneyimini ihmal etmektir.

Şirketler hala genellikle yüz yüze etkinliğe odaklanırken, çevrimiçi etkinlik genellikle ses ve bağlantı sorunlarıyla birlikte canlı bir yayına dönüşüyor.

Etkinliklerin Geleceği Raporu, katılımcılar için eşit derecede iyi bir fiziksel ve dijital deneyim yaratmanın hibrit etkinlikler için en büyük zorluk olduğunu gösterdi.

Bu önemli bir engel olsa da etkinliğinizi farklı ve keyifli hale getirecektir.

Bu nedenle, etkinliğinize nasıl katıldıklarına bakılmaksızın katılımcıları aynı şekilde düşünün. Kendilerine iyi bakıldığını, içerikle ilgilendiğini ve etkileşim olanaklarıyla ilgilendiğini hissetmelidirler.

Bu şekilde, herkes kendini meşgul ve değerli hisseder.

3. Çevrimiçi etkileşim deneyimleri yaratın

Uzak katılımcılar, yalnızca izole edilmiş bir izleyici olarak değil, etkinliğe entegre olduklarını hissetmelidir. Bu nedenle, çevrimiçi izleyicinin etkinlikle etkileşime girmesinin yollarını düşünün.

Ancak yüz yüze katılımcıları dışarıda bırakmayın. Ayrıca pasif bir izleyici kitlesinin ötesine geçen farklılaştırılmış deneyimler istiyorlar.

Böylece çevrimiçi etkileşimler, etkinlikte canlı olanları da entegre edebilir.

Örneğin, soruları, anketleri, kısa sınavları, sohbetleri, oyunlaştırmayı ve diğer etkileşimli içeriği tanıtan bir etkinlik platformu veya uygulaması sunabilirsiniz.

Ayrıca, ağ oluşturma etkinliklerin önemli bir unsuru olduğundan, etkileşim kurabilmeleri için yüz yüze ve uzak katılımcıları nasıl entegre edebileceğinizi düşünün.

4. Yeni sponsorluk biçimleri sunun

Katılımcıların yanı sıra sponsorların deneyimlerini de düşünün.

Ayrıca, marka teşhiri ve izleyici katılımı sağlayan yeni sponsorluk olanaklarından da yararlanabilirler.

Örneğin etkinlik için bir uygulama kullanıyorsanız bu platformlarda markalaşma alanları sunabilirsiniz.

Ek olarak, karma etkinlikler, sponsorların katılımcılarla etkileşimi teşvik etmesine ve etkinlikten sonra onlarla bir ilişki geliştirmesine olanak tanır.

5. İletim için iyi bir altyapıya sahip olun

Olayı çevrimiçi iletmek için kullanılan teknoloji verimli olmalıdır. Şirketinizin etkinliğini yayınlamak için yalnızca cep telefonunuza güvenmeyin.

Görüntü, ses ve aktarım kalitesini sağlamak için kameralar, mikrofonlar, ses mikseri, aydınlatma ve sabit bir internet bağlantısı gereklidir.

Ayrıca bir canlı akış platformuna ihtiyacınız olacak. Bazı durumlarda, bu bir etkinlik platformuyla entegredir veya stratejinizle alakalıysa YouTube veya sosyal ağlar üzerinden yayın yapabilirsiniz.

Ayrıca, bir kişinin tüm bunları yapabileceğini düşünmeyin. Genellikle bu tür etkinlikler ve ekipman konusunda deneyimli profesyonel bir video prodüksiyon ekibine sahip olmak gerekir.

6. Tüm ekipman ve araçları test edin

Etkinliği düzenlemeden önce, her şeyin düzgün çalıştığından emin olun. Ses ve video ekipmanını test edin, bağlantının iyi kurulup kurulmadığını ve platformların entegre olup olmadığını görün.

Tabii ki, öngörülemeyen olaylar olabilir. Ancak tüm ekipman ve araçların iyi bir şekilde gözden geçirilmesi, sorun olasılığını azaltır.

Her durumda, bu beklenmedik zorlukların üstesinden gelmek için her zaman bir B Planına sahip olmaya çalışın ve etkinlik katılımcılarının deneyimini tehlikeye atmayın.

Sarmak

Hibrit olaylara uyum sağlamak günümüzde işletmeler için bir zorunluluktur.

Etkinlik ve canlı yayın endüstrisinin teknolojisi, bu tür etkinliklerle değerli deneyimler oluşturmanıza ve katılımcıların giderek artan talepkar beklentilerini karşılamanıza zaten izin veriyor.

Ancak bunu yapmak için, iş etkinliklerinin sunumunda yeni yaklaşımların benimsenmesi gerekiyor.

Covid-19 pandemisi birçok şirketi Dijital Dönüşümünü hızlandırmaya zorlamışsa, bu yeni gerçekliğin sunduğu fırsatları değerlendirmenin zamanı geldi.

Artık hibrit olaylar hakkında her şeyi bildiğinize göre, canlı olayları ABM stratejinizde nasıl kullanacağınızı bulmaya ne dersiniz? Bu konuyla ilgili makalemize göz atın!