Tutto quello che devi sapere sugli eventi ibridi nel 2022

La pandemia di Covid-19 ha ostacolato molte aziende.

Le aziende si sono dovute adeguare al distanziamento sociale, creare forme di lavoro a distanza e accelerare la loro trasformazione digitale.

Mentre alcuni di questi cambiamenti sono già dietro di noi, altri saranno in circolazione per un po' di tempo. Questo è il caso degli eventi ibridi.

Mentre impariamo come combattere il Covid-19, le restrizioni imposte dalla pandemia, in alcune località, si stanno allentando. Quindi, molti eventi si svolgono di nuovo di persona, mentre alcune persone sono ancora diffidenti nel tornare alla "normalità".

Per questo motivo molti eventi sono programmati in forma ibrida , cioè con caratteristiche sia online che in presenza. Ma sarà questa la realtà d'ora in poi? Come ci si prepara a questo tipo di eventi?

Queste sono le domande che analizzeremo in questo articolo. Affronteremo i seguenti punti:

Che cos'è un evento ibrido?

Un evento ibrido combina le caratteristiche degli eventi sia di persona che virtuali.

Può avere disposizioni diverse, ma, in pratica, il principale modello di evento ibrido si svolge di persona con trasmissione simultanea e interazioni online.

Questi eventi possono essere concerti musicali, spettacoli teatrali, giochi sportivi, ma, in questo articolo, ci riferiamo principalmente ad eventi aziendali, come conferenze, corsi, seminari, congressi, fiere e conferenze.

Tradizionalmente, questo tipo di evento è sempre stato faccia a faccia. In essi è possibile assistere ai discorsi di specialisti, fare networking, incontrare partner e fornitori e aggiornarsi sul mercato.

Grazie alla tecnologia, qualche anno fa, si sono trasformati in eventi online, con corsi virtuali e webinar, ad esempio.

Durante la pandemia di Covid-19, molte aziende sono migrate alla sfera online per rendere possibile lo svolgimento di eventi aziendali e mantenere i propri orari nel contesto della distanza sociale imposta dal coronavirus.

Quando sono riprese le attività faccia a faccia, le aziende hanno iniziato ad adottare un modello ibrido di eventi, che contava sia sulle attività faccia a faccia che sulla partecipazione virtuale del pubblico.

Ancora una volta, grazie alla tecnologia, è possibile adottare diversi modelli per adattarsi ad altre realtà.

Tuttavia, è necessario comprendere anche altre caratteristiche di questi eventi. Alcune persone potrebbero pensare che sia sufficiente rendere disponibili i contenuti registrati dopo le lezioni o fare una trasmissione in diretta. Ma questo non è del tutto vero.

Un evento ibrido deve essere ben pianificato e fare affidamento su tecnologia e attrezzature.

La trasmissione online e l'esperienza remota devono avere la stessa qualità dell'esperienza dal vivo in modo che tutti i partecipanti possano partecipare all'evento.

Vedrai suggerimenti per creare un evento ibrido indimenticabile più avanti in questo articolo.

Perché organizzare eventi ibridi? Comprendi 6 vantaggi chiave

Anche al di fuori del contesto pandemico, gli eventi ibridi presentano vantaggi, a dimostrazione del fatto che possono continuare ad essere adottati nei prossimi anni.

Ecco i vantaggi per la tua azienda quando organizza eventi ibridi:

1. Più ampia portata

Gli eventi ibridi hanno il potenziale per attirare un numero maggiore di partecipanti. Dopotutto, non hanno limiti quando si tratta di raggiungere le persone.

Puoi servire coloro a cui piace partecipare agli eventi di persona e coloro che non si trovano nella stessa città , non possono fare il pendolare, sentirsi insicuri per la folla o semplicemente preferiscono partecipare a distanza.

2. Attrattiva per gli sponsor

La più ampia gamma di partecipanti rende l'evento più attraente per partner, sostenitori e sponsor.

Per loro, è anche prezioso esporre il proprio marchio a più persone e connettersi con un numero maggiore di potenziali clienti.

Inoltre, gli eventi ibridi possono offrire forme più innovative e attraenti di sponsorizzazione e di relazione tra il pubblico e gli sponsor.

Questo va oltre la mera esposizione del marchio e integra le interazioni online nelle loro azioni.

3. Migliore utilizzo dei contenuti

Gli eventi ibridi possono fare un uso migliore del contenuto rispetto agli eventi faccia a faccia.

Supponiamo che tu stia per registrare tutte le lezioni e le presentazioni, per esempio. In tal caso, puoi offrire un pacchetto di accesso alla registrazione dopo l'evento e monetizzare questo contenuto su richiesta.

Inoltre, quei contenuti possono trasformarsi in post e materiali sui social media da condividere con il tuo pubblico sui canali digitali.

In altre parole, diventa contenuto di qualità per coltivare i lead nella tua canalizzazione di vendita .

Quindi, mentre gli eventi di persona hanno un giorno e un'ora per terminare, la produzione di ibridi può ancora espandersi molto tempo dopo.

4. Sicurezza per il pubblico

Gli eventi ibridi offrono anche maggiore sicurezza per coloro che non si sentono a proprio agio nel condividere spazi chiusi con altri partecipanti.

In eventi faccia a faccia, queste persone semplicemente non parteciperebbero.

Gli eventi ibridi consentono loro di godersi tutti i contenuti senza essere esposti ai rischi del coronavirus e di altre malattie.

5. Migliore ritorno sull'investimento

Gli eventi ibridi offrono un migliore ritorno sull'investimento (ROI), principalmente grazie alla loro maggiore portata e scalabilità.

Puoi raggiungere più persone e guadagnare di più dagli sponsor senza investire di più.

Inoltre, puoi ridurre i costi dell'evento faccia a faccia lavorando con sedi più piccole poiché non sarà necessario ospitare tutti i partecipanti di persona.

6. Sicurezza di fronte alle eventualità

Nessuno si aspettava di vivere una pandemia nel 2019. Ma questa era solo una delle tante eventualità che potevano accadere e mettere a repentaglio il tuo programma.

Problemi con i trasporti pubblici, tempeste o persino un altro virus di portata globale possono rendere nuovamente difficile la partecipazione del tuo pubblico.

Quindi, pianificare un evento faccia a faccia senza l'infrastruttura di una trasmissione online può essere rischioso.

D'altra parte, quando pianifichi un evento ibrido, hai la certezza che può svolgersi su Internet se si verifica uno di questi problemi.

Perché gli eventi ibridi saranno una realtà nel 2022?

Nel contesto della pandemia di Covid-19, soprattutto quando le attività faccia a faccia ricominciano a ripetersi, gli eventi ibridi sono diventati la soluzione per coinvolgere il pubblico.

Poiché molte persone si sentono insicure nel condividere spazi chiusi con altri partecipanti, l'idea è quella di offrire loro la possibilità di seguire l'evento senza uscire di casa.

Ma, come abbiamo visto, è probabile che questo tipo di eventi venga utilizzato in futuro anche se la pandemia fosse finita per sempre. Pertanto, il 2022 si preannuncia come l'anno degli eventi ibridi.

Secondo The Future of Events Report nel 2020, 3 intervistati su 4 (74%) hanno affermato di avere un evento ibrido pianificato per i prossimi 12 mesi, una percentuale più alta rispetto agli eventi solo faccia a faccia (70%).

Inoltre, il 95% ha convenuto che l'approccio ibrido sarà ampiamente utilizzato nei prossimi anni.

Quindi, l'industria degli eventi e le aziende che intendono passare al digitale in quest'area devono prepararsi.

Se questo mercato ha già dovuto reinventarsi durante la pandemia di Covid-19, gli eventi ibridi probabilmente mobiliteranno nuove strategie per offrire la migliore esperienza ai partecipanti.

Come organizzare eventi ibridi?

Che si tratti di ambienti fisici o online, le persone cercano esperienze preziose.

Con la vita che diventa sempre più veloce, vogliono assicurarsi di concentrare il loro tempo su qualcosa di degno.

L'approccio ibrido deve soddisfare queste aspettative e requisiti.

Nonostante ciò, poche aziende hanno esperienza con eventi ibridi. Pertanto, ci sono ancora molte sfide da superare per accontentare i partecipanti e ottenere buoni risultati.

Nella prossima sezione troverai suggerimenti su come affrontare questo tipo di eventi. Dai un'occhiata!

1. Pianifica un evento che sia ibrido sin dall'inizio

Alcune aziende cadono nella trappola di pianificare un evento faccia a faccia e includono solo una trasmissione in diretta negli ultimi momenti.

In generale, ciò causa problemi perché un evento ibrido richiede azioni di pianificazione oltre alle trasmissioni live e una serie di precauzioni per funzionare senza intoppi.

Senza questo, l'esperienza dei partecipanti remoti tende a essere messa a repentaglio.

Pertanto, pensa all'approccio ibrido fin dall'inizio della pianificazione dell'evento.

In questo modo, puoi progettare un evento interamente incentrato sulla tua persona e considerare tutti i dettagli per impressionare i partecipanti.

2. Offri un'esperienza preziosa

Uno dei problemi principali nella pianificazione di eventi ibridi è trascurare l'esperienza del partecipante remoto.

Le aziende si concentrano ancora spesso sull'evento faccia a faccia, mentre l'evento online si riduce a una trasmissione dal vivo, spesso con problemi di audio e connessione.

Il rapporto sul futuro degli eventi ha mostrato che creare un'esperienza fisica e digitale altrettanto valida per i partecipanti è la sfida più grande per gli eventi ibridi.

Sebbene questa sia una barriera significativa, renderà il tuo evento diverso e delizioso.

Quindi, pensa ai partecipanti allo stesso modo, indipendentemente da come partecipano al tuo evento. Dovrebbero sentirsi ben accuditi, interessati al contenuto e coinvolti nelle possibilità di interazione.

In questo modo, tutti si sentono coinvolti e apprezzati.

3. Crea esperienze di interazione online

Anche i partecipanti remoti dovrebbero sentirsi integrati nell'evento, non solo come un pubblico isolato. Quindi, pensa ai modi in cui il pubblico online può interagire con l'evento.

Ma non escludere i partecipanti di persona. Vogliono anche esperienze differenziate che vadano oltre un pubblico passivo.

Quindi le interazioni online possono anche integrare coloro che sono in diretta all'evento.

Puoi offrire, ad esempio, una piattaforma per eventi o un'applicazione che promuove domande, sondaggi, quiz, chat, gamification e altri contenuti interattivi.

Inoltre, poiché il networking è un elemento essenziale degli eventi, pensa a come integrare i partecipanti di persona e remoti in modo che possano interagire.

4. Offrire nuove forme di sponsorizzazione

Oltre ai partecipanti, pensa all'esperienza degli sponsor.

Possono anche trarre vantaggio da nuove possibilità di sponsorizzazione che generano visibilità del marchio e coinvolgimento del pubblico.

Ad esempio, se utilizzi un'app per l'evento, puoi offrire spazi di branding su queste piattaforme.

Inoltre, gli eventi ibridi consentono agli sponsor di promuovere le interazioni con i partecipanti e di coltivare una relazione con loro dopo l'evento.

5. Avere una buona infrastruttura per la trasmissione

La tecnologia utilizzata per trasmettere l'evento online deve essere efficiente. Non fare affidamento esclusivamente sul tuo cellulare per trasmettere l'evento della tua azienda.

Telecamere, microfoni, un mixer audio, illuminazione e una connessione Internet stabile sono essenziali per garantire la qualità dell'immagine, del suono e della trasmissione.

Avrai anche bisogno di una piattaforma di live streaming . In alcuni casi, questo è integrato con una piattaforma di eventi, oppure puoi trasmettere tramite YouTube o i social network se sono pertinenti alla tua strategia.

Inoltre, non pensare che una sola persona possa fare tutto questo. Di solito è necessario disporre di un team di produzione video professionale con esperienza con questo tipo di eventi e l'attrezzatura.

6. Testare tutte le attrezzature e gli strumenti

Prima di organizzare l'evento, assicurati che tutto funzioni correttamente. Testare le apparecchiature audio e video, verificare se la connessione è ben stabilita e se le piattaforme sono integrate.

Certo, possono succedere imprevisti. Ma una buona revisione di tutte le attrezzature e gli strumenti riduce le possibilità di problemi.

In ogni caso, cerca sempre di avere un Piano B per superare queste sfide inaspettate e non compromettere l'esperienza dei partecipanti all'evento.

Incartare

L'adattamento agli eventi ibridi è oggi una necessità per le aziende.

La tecnologia del settore degli eventi e del live streaming consente già di creare esperienze preziose con questo tipo di eventi e soddisfare le aspettative sempre più esigenti dei partecipanti.

Ma per fare ciò, è necessario adottare nuovi approcci nella consegna degli eventi aziendali.

Se la pandemia di Covid-19 ha costretto molte aziende ad accelerare la propria Digital Transformation, è tempo di cogliere le opportunità che questa nuova realtà offre.

Ora che sai tutto sugli eventi ibridi, che ne dici di scoprire come utilizzare gli eventi live nella tua strategia ABM ? Dai un'occhiata al nostro articolo su questo argomento!