Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Acara Hibrida di 2022

Pandemi Covid-19 membuat banyak bisnis terhambat.

Perusahaan harus beradaptasi dengan jarak sosial, menciptakan bentuk kerja jarak jauh, dan mempercepat Transformasi Digital mereka.

Sementara beberapa dari perubahan itu sudah ada di belakang kita, yang lain akan ada untuk beberapa waktu. Ini adalah kasus dengan acara hybrid.

Saat kita mempelajari cara memerangi Covid-19, pembatasan yang diberlakukan oleh pandemi, di beberapa lokasi, dilonggarkan. Jadi, banyak acara yang diadakan kembali secara langsung, sementara beberapa orang masih waspada untuk kembali ke "normal".

Untuk itu, banyak acara yang direncanakan dalam bentuk hybrid , yaitu dengan karakteristik acara baik online maupun tatap muka. Tapi apakah ini akan menjadi kenyataan mulai sekarang? Bagaimana persiapan kita untuk acara seperti ini?

Ini adalah pertanyaan yang akan kami analisis dalam artikel ini. Kami akan membahas poin-poin berikut:

Apa itu Acara Hibrida?

Acara hibrid menggabungkan karakteristik acara langsung dan virtual.

Ini dapat memiliki pengaturan yang berbeda, tetapi, dalam praktiknya, model acara hibrida utama diadakan secara langsung dengan siaran simultan dan interaksi online.

Acara ini dapat berupa konser musik, pertunjukan teater, permainan olahraga, tetapi, dalam artikel ini, kami sebagian besar merujuk pada acara bisnis, seperti kuliah, kursus, seminar, kongres, pameran, dan konferensi.

Secara tradisional, jenis acara ini selalu tatap muka. Di dalamnya, dimungkinkan untuk menghadiri pidato para spesialis, melakukan jaringan, bertemu mitra dan pemasok, dan mendapatkan informasi terkini tentang pasar.

Berkat teknologi, beberapa tahun yang lalu, mereka diubah menjadi acara online, dengan kursus virtual dan webinar, misalnya.

Di masa pandemi Covid-19, banyak perusahaan yang migrasi ke ranah online untuk memungkinkan mengadakan acara bisnis dan menjaga jadwal mereka dalam konteks jarak sosial yang diberlakukan virus corona.

Ketika aktivitas tatap muka dilanjutkan, perusahaan mulai mengadopsi model acara gabungan, yang memperhitungkan aktivitas tatap muka dan partisipasi virtual publik.

Sekali lagi, berkat teknologi, dimungkinkan untuk mengadopsi model yang berbeda untuk beradaptasi dengan realitas lain.

Namun, perlu juga memahami karakteristik lain dari peristiwa tersebut. Beberapa orang mungkin berpikir bahwa cukup dengan menyediakan konten rekaman setelah ceramah atau melakukan siaran langsung. Tapi ini tidak sepenuhnya benar.

Acara hybrid perlu direncanakan dengan baik dan mengandalkan teknologi dan peralatan.

Transmisi online dan pengalaman jarak jauh harus memiliki kualitas yang sama dengan pengalaman langsung sehingga semua peserta dapat terlibat dengan acara tersebut.

Anda akan melihat tips untuk membuat acara hybrid yang tak terlupakan nanti di artikel ini.

Mengapa Mengadakan Acara Hybrid? Pahami 6 Manfaat Utama

Bahkan di luar konteks pandemi, acara hybrid memiliki kelebihan, memberikan bukti bahwa mereka dapat terus diadopsi di tahun-tahun mendatang.

Berikut adalah keuntungan bagi perusahaan Anda ketika mengadakan acara hybrid:

1. Jangkauan lebih luas

Acara hibrida memiliki potensi untuk menarik lebih banyak peserta. Lagi pula, mereka tidak memiliki batasan dalam hal menjangkau orang.

Anda dapat melayani mereka yang suka menghadiri acara secara langsung dan mereka yang tidak berada di kota yang sama , tidak dapat bepergian, merasa tidak aman tentang keramaian, atau hanya lebih suka berpartisipasi dari jarak jauh.

2. Daya tarik bagi sponsor

Jangkauan peserta yang lebih luas membuat acara lebih menarik bagi mitra, pendukung, dan sponsor.

Bagi mereka, juga berharga untuk mengekspos merek mereka kepada lebih banyak orang dan terhubung dengan lebih banyak calon pelanggan.

Selain itu, acara hibrida dapat menawarkan bentuk sponsor dan hubungan yang lebih inovatif dan menarik antara publik dan sponsor.

Ini melampaui sekadar paparan merek dan mengintegrasikan interaksi online dalam tindakan mereka.

3. Penggunaan konten yang lebih baik

Acara hibrida dapat memanfaatkan konten dengan lebih baik daripada acara tatap muka.

Misalkan Anda akan merekam semua kuliah dan presentasi, misalnya. Dalam hal ini, Anda dapat menawarkan paket akses ke rekaman setelah acara dan memonetisasi konten ini sesuai permintaan.

Selain itu, konten tersebut dapat berubah menjadi postingan dan materi media sosial untuk dibagikan kepada audiens Anda di saluran digital.

Dengan kata lain, itu menjadi konten berkualitas untuk memelihara prospek di saluran penjualan Anda .

Jadi, sementara acara tatap muka memiliki hari dan waktu untuk berakhir, output hibrida masih dapat berkembang lama setelahnya.

4. Keamanan untuk penonton

Acara hybrid juga menawarkan keamanan lebih bagi mereka yang tidak nyaman berbagi ruang tertutup dengan peserta lain.

Dalam acara tatap muka, orang-orang ini tidak akan berpartisipasi.

Acara hibrida memungkinkan mereka untuk menikmati semua konten tanpa terkena risiko virus corona dan penyakit lainnya.

5. Pengembalian investasi yang lebih baik

Acara hybrid menawarkan laba atas investasi (ROI) yang lebih baik, terutama karena jangkauan dan skalabilitasnya yang lebih besar.

Anda dapat menjangkau lebih banyak orang dan mendapatkan lebih banyak dari sponsor tanpa berinvestasi lebih banyak.

Selain itu, Anda dapat mengurangi biaya acara tatap muka dengan bekerja di tempat yang lebih kecil karena Anda tidak perlu menjadi tuan rumah setiap peserta secara langsung.

6. Keamanan dalam menghadapi kemungkinan

Tidak ada yang menyangka akan mengalami pandemi di tahun 2019. Namun ini hanyalah salah satu dari banyak kemungkinan yang bisa terjadi dan membahayakan jadwal Anda.

Masalah dengan transportasi umum, badai, atau bahkan virus skala global lainnya dapat mempersulit hadirin Anda lagi.

Jadi, merencanakan acara tatap muka tanpa infrastruktur siaran online bisa berisiko.

Di sisi lain, ketika Anda merencanakan acara hibrida, Anda memiliki jaminan bahwa itu dapat terjadi melalui internet jika salah satu dari masalah ini terjadi.

Mengapa Acara Hibrida Akan Menjadi Kenyataan di 2022?

Dalam konteks pandemi Covid-19, apalagi kegiatan tatap muka mulai kembali terjadi, hybrid event menjadi solusi untuk mendekatkan diri pada penonton.

Karena banyak orang merasa tidak aman untuk berbagi ruang tertutup dengan peserta lain, idenya adalah menawarkan mereka pilihan untuk mengikuti acara tanpa meninggalkan rumah.

Namun, seperti yang telah kita lihat, acara semacam ini kemungkinan akan digunakan di masa depan meskipun pandemi telah berakhir untuk selamanya. Oleh karena itu, 2022 menjanjikan sebagai tahun peristiwa hibrida.

Menurut The Future of Events Report pada tahun 2020, 3 dari 4 responden (74%) mengatakan bahwa mereka memiliki acara hybrid yang direncanakan untuk 12 bulan ke depan — persentase yang lebih tinggi daripada acara tatap muka saja (70%).

Selanjutnya, 95% setuju bahwa pendekatan hybrid akan digunakan secara luas di tahun-tahun mendatang.

Jadi, industri acara dan perusahaan yang berencana go digital di bidang ini perlu bersiap-siap.

Jika pasar ini sudah harus menemukan kembali dirinya selama pandemi Covid-19, acara hibrida kemungkinan akan memobilisasi strategi baru untuk menawarkan pengalaman terbaik kepada peserta.

Bagaimana Mengadakan Acara Hybrid?

Baik dalam lingkungan fisik atau online, orang mencari pengalaman berharga.

Dengan kehidupan yang semakin cepat, mereka ingin memastikan bahwa mereka memfokuskan waktu mereka pada sesuatu yang berharga.

Pendekatan hibrida harus memenuhi harapan dan persyaratan ini.

Meskipun demikian, beberapa perusahaan memiliki pengalaman dengan acara hybrid. Oleh karena itu, masih banyak tantangan yang harus diatasi untuk menyenangkan peserta dan mencapai hasil yang baik.

Di bagian berikutnya, Anda akan menemukan kiat-kiat untuk menangani jenis acara ini. Periksa mereka!

1. Rencanakan acara yang hybrid dari awal

Beberapa perusahaan terjebak dalam perencanaan acara tatap muka dan hanya menyertakan siaran langsung di saat-saat terakhir.

Secara umum, ini menyebabkan masalah karena acara hybrid memerlukan tindakan perencanaan di luar transmisi langsung dan serangkaian tindakan pencegahan agar dapat berjalan dengan lancar.

Tanpa ini, pengalaman peserta jarak jauh cenderung terancam.

Oleh karena itu, pikirkan pendekatan hybrid sejak awal perencanaan acara.

Dengan cara ini, Anda dapat merancang acara yang sepenuhnya berfokus pada kepribadian Anda dan mempertimbangkan semua detail untuk mengesankan para peserta.

2. Menawarkan pengalaman yang berharga

Salah satu masalah utama dalam merencanakan acara hibrida adalah mengabaikan pengalaman peserta jarak jauh.

Perusahaan masih sering fokus pada acara tatap muka, sementara acara online bermuara pada siaran langsung, seringkali dengan masalah audio dan koneksi.

The Future of Events Report menunjukkan bahwa menciptakan pengalaman fisik dan digital yang sama baiknya bagi peserta adalah tantangan terbesar untuk acara hybrid.

Meskipun ini adalah penghalang yang signifikan, itu akan membuat acara Anda berbeda dan menyenangkan.

Jadi, pikirkan peserta dengan cara yang sama terlepas dari bagaimana mereka menghadiri acara Anda. Mereka harus merasa diperhatikan dengan baik, tertarik pada konten, dan terlibat dengan kemungkinan interaksi.

Dengan cara ini, semua orang merasa terlibat dan dihargai.

3. Ciptakan pengalaman interaksi online

Peserta jarak jauh juga harus merasa terintegrasi ke dalam acara, bukan hanya sebagai penonton yang terisolasi. Jadi, pikirkan cara agar audiens online dapat berinteraksi dengan acara tersebut.

Tapi jangan tinggalkan peserta secara langsung. Mereka juga menginginkan pengalaman berbeda yang melampaui audiens pasif.

Jadi interaksi online juga bisa mengintegrasikan mereka yang sedang live di acara tersebut.

Anda dapat menawarkan, misalnya, platform acara atau aplikasi yang mempromosikan pertanyaan, jajak pendapat, kuis, obrolan, gamifikasi, dan konten interaktif lainnya.

Selain itu, karena berjejaring adalah elemen penting dari acara, pikirkan tentang cara mengintegrasikan peserta secara langsung dan jarak jauh sehingga mereka dapat berinteraksi.

4. Tawarkan bentuk sponsor baru

Selain peserta, pikirkan tentang pengalaman sponsor.

Mereka juga dapat memanfaatkan kemungkinan sponsorship baru yang menghasilkan eksposur merek dan keterlibatan audiens.

Misalnya, jika Anda menggunakan aplikasi untuk acara tersebut, Anda dapat menawarkan ruang pencitraan merek di platform ini.

Selain itu, acara hibrida memungkinkan sponsor untuk mempromosikan interaksi dengan peserta dan memelihara hubungan dengan mereka setelah acara.

5. Memiliki infrastruktur yang baik untuk transmisi

Teknologi yang digunakan untuk mentransmisikan acara secara online harus efisien. Jangan hanya mengandalkan ponsel Anda untuk menyiarkan acara perusahaan Anda.

Kamera, mikrofon, mixer suara, pencahayaan, dan koneksi internet yang stabil sangat penting untuk memastikan kualitas gambar, suara, dan transmisi.

Anda juga akan membutuhkan platform streaming langsung . Dalam beberapa kasus, ini terintegrasi dengan platform acara, atau Anda dapat menyiarkan melalui YouTube atau jejaring sosial jika relevan dengan strategi Anda.

Juga, jangan berpikir bahwa satu orang dapat melakukan semua ini. Biasanya diperlukan tim produksi video profesional yang berpengalaman dengan acara dan peralatan semacam ini.

6. Uji semua peralatan dan peralatan

Sebelum mengadakan acara, pastikan semuanya berfungsi dengan baik. Uji peralatan suara dan video, lihat apakah koneksi terjalin dengan baik dan apakah platform terintegrasi.

Tentu saja, kejadian tak terduga bisa terjadi. Tetapi tinjauan yang baik dari semua peralatan dan alat mengurangi kemungkinan masalah.

Bagaimanapun, selalu berusaha untuk memiliki Rencana B untuk mengatasi tantangan tak terduga ini dan tidak membahayakan pengalaman peserta acara.

Bungkus

Beradaptasi dengan acara hybrid adalah kebutuhan untuk bisnis saat ini.

Teknologi acara dan industri streaming langsung telah memungkinkan Anda untuk menciptakan pengalaman berharga dengan jenis acara ini dan memenuhi harapan peserta yang semakin menuntut.

Tetapi untuk melakukan ini, pendekatan baru perlu diadopsi dalam penyampaian acara bisnis.

Jika pandemi Covid-19 telah memaksa banyak perusahaan untuk mempercepat Transformasi Digital mereka, inilah saatnya untuk menangkap peluang yang ditawarkan realitas baru ini.

Sekarang setelah Anda mengetahui semua tentang acara hibrida, bagaimana dengan mengetahui cara menggunakan acara langsung dalam strategi ABM Anda ? Lihat artikel kami tentang topik ini!