Tudo o que você precisa saber sobre eventos híbridos em 2022

A pandemia de Covid-19 está atrapalhando muitas empresas.

As empresas tiveram que se adaptar ao distanciamento social, criar formas de trabalho remoto e acelerar sua transformação digital.

Enquanto algumas dessas mudanças já estão para trás, outras permanecerão por algum tempo. Este é o caso dos eventos híbridos.

À medida que aprendemos a combater o Covid-19, as restrições impostas pela pandemia, em alguns locais, estão diminuindo. Assim, muitos eventos estão sendo realizados presencialmente novamente, enquanto algumas pessoas ainda estão receosas de voltar à “normalidade”.

Por isso, muitos eventos são planejados de forma híbrida , ou seja, com características tanto de eventos online quanto presenciais. Mas será esta a realidade a partir de agora? Como nos preparamos para esse tipo de evento?

Estas são as questões que analisaremos neste artigo. Abordaremos os seguintes pontos:

O que é um evento híbrido?

Um evento híbrido combina características de eventos presenciais e virtuais.

Pode ter diferentes arranjos, mas, na prática, o principal modelo de evento híbrido é realizado presencialmente com transmissão simultânea e interações online.

Esses eventos podem ser concertos musicais, apresentações de teatro, jogos esportivos, mas, neste artigo, nos referimos principalmente a eventos empresariais, como palestras, cursos, seminários, congressos, feiras e congressos.

Tradicionalmente, esse tipo de evento sempre foi presencial. Neles é possível assistir a palestras de especialistas, fazer networking, conhecer parceiros e fornecedores e se atualizar sobre o mercado.

Graças à tecnologia, há alguns anos, eles foram transformados em eventos online, com cursos virtuais e webinars, por exemplo.

Durante a pandemia de Covid-19, muitas empresas migraram para a esfera online para possibilitar a realização de eventos empresariais e manter sua programação no contexto do distanciamento social que o coronavírus impôs.

Com a retomada das atividades presenciais, as empresas passaram a adotar um modelo híbrido de eventos, que contava tanto com atividades presenciais quanto com a participação virtual do público.

Mais uma vez, graças à tecnologia, é possível adotar diferentes modelos para se adaptar a outras realidades.

No entanto, também é necessário compreender outras características desses eventos. Algumas pessoas podem achar que basta disponibilizar o conteúdo gravado após as palestras ou fazer uma transmissão ao vivo. Mas isso não é inteiramente verdade.

Um evento híbrido precisa ser bem planejado e contar com tecnologia e equipamentos.

A transmissão online e a experiência remota devem ter a mesma qualidade da experiência ao vivo para que todos os participantes possam se envolver com o evento.

Você verá dicas para criar um evento híbrido inesquecível mais adiante neste artigo.

Por que realizar eventos híbridos? Entenda 6 Principais Benefícios

Mesmo fora do contexto pandêmico, os eventos híbridos apresentam vantagens, comprovando que podem continuar sendo adotados nos próximos anos.

Veja os benefícios para sua empresa ao realizar eventos híbridos:

1. Alcance mais amplo

Eventos híbridos têm o potencial de atrair um número maior de participantes. Afinal, eles não têm limites quando se trata de alcançar as pessoas.

Você pode atender quem gosta de participar de eventos pessoalmente e quem não está na mesma cidade , não pode se deslocar, se sente inseguro com multidões, ou simplesmente prefere participar remotamente.

2. Atratividade para patrocinadores

A ampla gama de participantes torna o evento mais atraente para parceiros, apoiadores e patrocinadores.

Para eles, também é valioso expor sua marca para mais pessoas e se conectar com um número maior de clientes em potencial.

Além disso, os eventos híbridos podem oferecer formas mais inovadoras e atrativas de patrocínio e relacionamento entre público e patrocinadores.

Isso vai além da mera exposição da marca e integra interações online em suas ações.

3. Melhor uso do conteúdo

Eventos híbridos podem fazer melhor uso do conteúdo do que eventos presenciais.

Suponha que você vá gravar todas as palestras e apresentações, por exemplo. Nesse caso, você pode oferecer um pacote de acesso à gravação após o evento e monetizar esse conteúdo sob demanda.

Além disso, esse conteúdo pode se transformar em posts e materiais de mídia social para compartilhar com seu público nos canais digitais.

Em outras palavras, torna-se conteúdo de qualidade para nutrir leads em seu funil de vendas .

Assim, enquanto os eventos presenciais têm dia e hora para terminar, a produção de híbridos ainda pode se expandir muito tempo depois.

4. Segurança para o público

Eventos híbridos também oferecem mais segurança para aqueles que não se sentem à vontade para compartilhar espaços fechados com outros participantes.

Em eventos presenciais, essas pessoas simplesmente não participavam.

Os eventos híbridos permitem que eles aproveitem todo o conteúdo sem serem expostos aos riscos do coronavírus e outras doenças.

5. Melhor retorno do investimento

Os eventos híbridos oferecem um melhor retorno sobre o investimento (ROI), principalmente devido ao seu maior alcance e escalabilidade.

Você pode alcançar mais pessoas e ganhar mais com patrocinadores sem investir mais.

Além disso, você pode reduzir os custos do evento presencial trabalhando com locais menores, pois não precisará hospedar todos os participantes pessoalmente.

6. Segurança diante de eventualidades

Ninguém esperava passar por uma pandemia em 2019. Mas essa foi apenas uma das muitas eventualidades que poderiam acontecer e comprometer sua agenda.

Problemas com transporte público, tempestades ou até mesmo outro vírus de escala global podem dificultar novamente a participação do seu público.

Portanto, planejar um evento presencial sem a infraestrutura de uma transmissão online pode ser arriscado.

Por outro lado, ao planejar um evento híbrido, você tem a garantia de que ele poderá ser realizado pela internet caso ocorra algum desses problemas.

Por que os eventos híbridos serão uma realidade em 2022?

No contexto da pandemia de Covid-19, principalmente com a retomada das atividades presenciais, os eventos híbridos se tornaram a solução para engajar o público.

Como muitas pessoas se sentem inseguras em compartilhar espaços fechados com outros participantes, a ideia é oferecer a opção de acompanhar o evento sem sair de casa.

Mas, como vimos, é provável que esse tipo de evento seja usado no futuro mesmo que a pandemia termine de vez. Por isso, 2022 promete ser o ano dos eventos híbridos.

De acordo com o The Future of Events Report em 2020, 3 em cada 4 entrevistados (74%) disseram que tinham um evento híbrido planejado para os próximos 12 meses – uma porcentagem maior do que eventos presenciais (70%).

Além disso, 95% concordaram que a abordagem híbrida será amplamente utilizada nos próximos anos.

Por isso, a indústria de eventos e as empresas que planejam se digitalizar nessa área precisam se preparar.

Se esse mercado já precisou se reinventar durante a pandemia de Covid-19, os eventos híbridos provavelmente mobilizarão novas estratégias para oferecer a melhor experiência aos participantes.

Como realizar eventos híbridos?

Seja em ambientes físicos ou online, as pessoas buscam experiências valiosas.

Com a vida cada vez mais rápida, eles querem ter certeza de que concentram seu tempo em algo digno.

A abordagem híbrida deve atender a essas expectativas e requisitos.

Apesar disso, poucas empresas têm experiência com eventos híbridos. Portanto, ainda há muitos desafios a serem superados para agradar os participantes e alcançar bons resultados.

Na próxima seção, você encontrará dicas para lidar com esse tipo de evento. Confira-os!

1. Planeje um evento híbrido desde o início

Algumas empresas caem na armadilha de planejar um evento presencial e só incluir uma transmissão ao vivo nos últimos momentos.

Em geral, isso causa problemas porque um evento híbrido exige ações de planejamento além das transmissões ao vivo e uma série de cuidados para que ocorra sem problemas.

Sem isso, a experiência dos participantes remotos tende a ser prejudicada.

Portanto, pense na abordagem híbrida desde o início do planejamento do evento.

Dessa forma, você pode projetar um evento totalmente focado em sua persona e considerar todos os detalhes para impressionar os participantes.

2. Ofereça uma experiência valiosa

Um dos principais problemas no planejamento de eventos híbridos é negligenciar a experiência do participante remoto.

As empresas ainda costumam se concentrar no evento presencial, enquanto o evento online se resume a uma transmissão ao vivo, muitas vezes com problemas de áudio e conexão.

O Relatório Futuro dos Eventos mostrou que criar uma experiência física e digital igualmente boa para os participantes é o maior desafio para eventos híbridos.

Embora essa seja uma barreira significativa, ela tornará seu evento diferente e agradável.

Portanto, pense nos participantes da mesma maneira, independentemente de como eles participam do seu evento. Eles devem se sentir bem cuidados, interessados ​​no conteúdo e envolvidos com as possibilidades de interação.

Assim, todos se sentem engajados e valorizados.

3. Crie experiências de interação online

Os participantes remotos também devem se sentir integrados ao evento, não apenas como um público isolado. Então, pense em maneiras de o público online interagir com o evento.

Mas não deixe de fora os participantes presenciais. Eles também querem experiências diferenciadas que vão além de um público passivo.

Assim, as interações online também podem integrar quem está ao vivo no evento.

Você pode oferecer, por exemplo, uma plataforma ou aplicativo de eventos que promova perguntas, enquetes, quizzes, chats, gamificação e outros conteúdos interativos.

Além disso, como o networking é um elemento essencial dos eventos, pense em como integrar participantes presenciais e remotos para que eles possam interagir.

4. Ofereça novas formas de patrocínio

Além dos participantes, pense na experiência dos patrocinadores.

Eles também podem aproveitar novas possibilidades de patrocínio que geram exposição da marca e engajamento do público.

Por exemplo, se você usar um aplicativo para o evento, poderá oferecer espaços de branding nessas plataformas.

Além disso, os eventos híbridos permitem que os patrocinadores promovam interações com os participantes e cultivem um relacionamento com eles após o evento.

5. Ter uma boa infraestrutura de transmissão

A tecnologia utilizada para transmitir o evento online deve ser eficiente. Não conte apenas com o celular para transmitir o evento da sua empresa.

Câmeras, microfones, mixer de som, iluminação e uma conexão de internet estável são essenciais para garantir a qualidade da imagem, do som e da transmissão.

Você também precisará de uma plataforma de transmissão ao vivo . Em alguns casos, isso é integrado a uma plataforma de eventos, ou você pode transmitir via YouTube ou redes sociais caso sejam relevantes para sua estratégia.

Além disso, não pense que uma pessoa pode fazer tudo isso. Geralmente é necessário ter uma equipe de produção de vídeo profissional com experiência neste tipo de evento e nos equipamentos.

6. Teste todos os equipamentos e ferramentas

Antes de realizar o evento, certifique-se de que tudo está funcionando corretamente. Teste os equipamentos de som e vídeo, veja se a conexão está bem estabelecida e se as plataformas estão integradas.

Claro que imprevistos podem acontecer. Mas uma boa revisão de todos os equipamentos e ferramentas reduz as chances de problemas.

De qualquer forma, procure sempre ter um Plano B para superar esses desafios inesperados e não comprometer a experiência dos participantes do evento.

Embrulhar

Adaptar-se a eventos híbridos é uma necessidade para as empresas hoje.

A tecnologia do setor de eventos e transmissão ao vivo já permite criar experiências valiosas com esse tipo de evento e atender às expectativas cada vez mais exigentes dos participantes.

Mas para isso, novas abordagens precisam ser adotadas na entrega de eventos de negócios.

Se a pandemia de Covid-19 obrigou muitas empresas a acelerarem a sua Transformação Digital, está na hora de aproveitar as oportunidades que esta nova realidade oferece.

Agora que você já sabe tudo sobre eventos híbridos, que tal descobrir como usar eventos ao vivo em sua estratégia de ABM ? Confira nosso artigo sobre esse assunto!