Wszystko, co musisz wiedzieć o wydarzeniach hybrydowych w 2022 r.

Pandemia Covid-19 przeszkodziła wielu firmom.

Firmy musiały dostosować się do dystansu społecznego, stworzyć formy pracy zdalnej i przyspieszyć Cyfrową Transformację.

Podczas gdy niektóre z tych zmian już za nami, inne będą jeszcze przez jakiś czas. Tak jest w przypadku wydarzeń hybrydowych.

Gdy dowiadujemy się, jak walczyć z Covid-19, ograniczenia nałożone przez pandemię w niektórych lokalizacjach łagodzą. Tak więc wiele wydarzeń odbywa się ponownie osobiście, podczas gdy niektórzy ludzie nadal obawiają się powrotu do „normalności”.

Z tego powodu wiele wydarzeń planowanych jest w formie hybrydowej , czyli o charakterze zarówno online, jak i face-to-face. Ale czy od teraz taka będzie rzeczywistość? Jak przygotowujemy się do tego typu imprezy?

Oto pytania, które przeanalizujemy w tym artykule. Zajmiemy się następującymi punktami:

Co to jest wydarzenie hybrydowe?

Wydarzenie hybrydowe łączy w sobie cechy wydarzeń osobistych i wirtualnych.

Może mieć różne układy, ale w praktyce główny model wydarzenia hybrydowego odbywa się osobiście, z równoczesną transmisją i interakcjami online.

Mogą to być koncerty muzyczne, spektakle teatralne, gry sportowe, ale w tym artykule odnosimy się głównie do wydarzeń biznesowych, takich jak wykłady, kursy, seminaria, kongresy, targi, konferencje.

Tradycyjnie tego typu imprezy zawsze odbywały się twarzą w twarz. W nich można uczestniczyć w wystąpieniach specjalistów, robić networking, spotykać się z partnerami i dostawcami oraz być na bieżąco z rynkiem.

Dzięki technologii kilka lat temu przekształciły się one w wydarzenia online, na przykład z wirtualnymi kursami i webinariami.

Podczas pandemii Covid-19 wiele firm przeniosło się do sfery online, aby umożliwić organizację wydarzeń biznesowych i utrzymanie ich harmonogramu w kontekście dystansu społecznego, jaki narzucił koronawirus.

Po wznowieniu działań face-to-face firmy zaczęły przyjmować hybrydowy model wydarzeń, który polegał zarówno na działaniach face-to-face, jak i wirtualnym udziale publiczności.

Po raz kolejny dzięki technologii możliwe jest dostosowanie różnych modeli do innych realiów.

Jednak konieczne jest również zrozumienie innych cech tych wydarzeń. Niektórzy mogą pomyśleć, że wystarczy udostępnić nagrane treści po wykładach lub przeprowadzić transmisję na żywo. Ale to nie do końca prawda.

Impreza hybrydowa musi być dobrze zaplanowana i opierać się na technologii i sprzęcie.

Transmisja online i doświadczenie zdalne muszą mieć taką samą jakość jak doświadczenie na żywo, aby wszyscy uczestnicy mogli uczestniczyć w wydarzeniu.

W dalszej części artykułu dowiesz się, jak stworzyć niezapomniane wydarzenie hybrydowe.

Dlaczego organizować wydarzenia hybrydowe? Zrozum 6 kluczowych korzyści

Nawet poza kontekstem pandemii, wydarzenia hybrydowe mają zalety, dając dowód, że mogą być nadal przyjmowane w nadchodzących latach.

Oto korzyści dla Twojej firmy podczas organizowania imprez hybrydowych:

1. Szerszy zasięg

Wydarzenia hybrydowe mogą przyciągnąć większą liczbę uczestników. W końcu nie mają granic, jeśli chodzi o dotarcie do ludzi.

Możesz służyć tym, którzy lubią brać udział w wydarzeniach osobiście i tym, którzy nie są w tym samym mieście , nie mogą dojeżdżać, czują się niepewnie w tłumie lub po prostu wolą uczestniczyć zdalnie.

2. Atrakcyjność dla sponsorów

Szersze grono uczestników uatrakcyjnia wydarzenie dla partnerów, sympatyków i sponsorów.

Dla nich cenne jest również wyeksponowanie swojej marki większej liczbie osób i nawiązanie kontaktu z większą liczbą potencjalnych klientów.

Ponadto wydarzenia hybrydowe mogą oferować bardziej innowacyjne i atrakcyjne formy sponsoringu i relacji między publicznością a sponsorami.

Wykracza to poza samą ekspozycję marki i integruje interakcje online w ich działaniach.

3. Lepsze wykorzystanie treści

Wydarzenia hybrydowe mogą lepiej wykorzystać zawartość niż wydarzenia twarzą w twarz.

Załóżmy, że zamierzasz na przykład nagrywać wszystkie wykłady i prezentacje. W takim przypadku możesz zaoferować pakiet dostępu do nagrania po wydarzeniu i zarabiać na tych treściach na żądanie.

Ponadto treści te mogą zamienić się w posty i materiały w mediach społecznościowych, które można udostępniać odbiorcom w kanałach cyfrowych.

Innymi słowy, staje się to wysokiej jakości treścią , która pielęgnuje potencjalnych klientów w lejku sprzedaży .

Tak więc, podczas gdy wydarzenia osobiste mają dzień i czas do zakończenia, produkcja hybryd może nadal rosnąć długo po tym.

4. Bezpieczeństwo dla publiczności

Imprezy hybrydowe zapewniają również większe bezpieczeństwo osobom, które nie czują się komfortowo dzieląc zamknięte przestrzenie z innymi uczestnikami.

W wydarzeniach twarzą w twarz ci ​​ludzie po prostu nie braliby udziału.

Wydarzenia hybrydowe pozwalają im cieszyć się całą zawartością bez narażenia na ryzyko koronawirusa i innych chorób.

5. Lepszy zwrot z inwestycji

Wydarzenia hybrydowe oferują lepszy zwrot z inwestycji (ROI), głównie ze względu na ich większy zasięg i skalowalność.

Możesz dotrzeć do większej liczby osób i zarabiać więcej od sponsorów bez większych inwestycji.

Ponadto możesz zmniejszyć koszty wydarzeń bezpośrednich , współpracując z mniejszymi obiektami, ponieważ nie musisz osobiście gościć każdego uczestnika.

6. Bezpieczeństwo w obliczu ewentualności

Nikt nie spodziewał się, że doświadczy pandemii w 2019 roku. Ale to była tylko jedna z wielu sytuacji, które mogły się wydarzyć i zagrozić Twojemu harmonogramowi.

Problemy z transportem publicznym, burze, a nawet inny wirus na skalę globalną mogą ponownie utrudnić widzom uczestnictwo.

Tak więc planowanie wydarzenia twarzą w twarz bez infrastruktury transmisji online może być ryzykowne.

Z drugiej strony, planując wydarzenie hybrydowe, masz pewność, że może się ono odbyć przez internet, jeśli wystąpi którykolwiek z tych problemów.

Dlaczego wydarzenia hybrydowe staną się rzeczywistością w 2022 roku?

W kontekście pandemii Covid-19, zwłaszcza gdy znów zaczynają się powtarzać działania twarzą w twarz, hybrydowe wydarzenia stały się rozwiązaniem angażującym publiczność.

Ponieważ wiele osób czuje się niepewnie, dzieląc zamknięte przestrzenie z innymi uczestnikami, pomysł polega na zaoferowaniu im możliwości śledzenia wydarzenia bez wychodzenia z domu.

Ale, jak widzieliśmy, ten rodzaj wydarzeń prawdopodobnie zostanie wykorzystany w przyszłości, nawet jeśli pandemia zakończy się na dobre. Dlatego rok 2022 zapowiada się na rok wydarzeń hybrydowych.

Według raportu The Future of Events w 2020 r. 3 na 4 respondentów (74%) stwierdziło, że zaplanowało wydarzenie hybrydowe na najbliższe 12 miesięcy — to wyższy odsetek niż wydarzenia typu face-to-face (70%).

Ponadto 95% zgodziło się, że podejście hybrydowe będzie powszechnie stosowane w nadchodzących latach.

Dlatego branża eventowa i firmy planujące cyfryzację w tym obszarze muszą się na to przygotować.

Jeśli ten rynek musiał już się zmienić podczas pandemii Covid-19, wydarzenia hybrydowe prawdopodobnie zmobilizują nowe strategie, aby zaoferować uczestnikom najlepsze wrażenia.

Jak organizować wydarzenia hybrydowe?

Czy to w środowisku fizycznym, czy online, ludzie poszukują wartościowych doświadczeń.

Ponieważ życie staje się coraz szybsze, chcą mieć pewność, że poświęcą swój czas na coś wartościowego.

Podejście hybrydowe musi spełniać te oczekiwania i wymagania.

Mimo to niewiele firm ma doświadczenie z wydarzeniami hybrydowymi. Dlatego wciąż jest wiele wyzwań do pokonania, aby zadowolić uczestników i osiągnąć dobre wyniki.

W kolejnej sekcji znajdziesz wskazówki, jak radzić sobie z tego typu wydarzeniami. Sprawdź je!

1. Zaplanuj wydarzenie, które od początku jest hybrydowe

Niektóre firmy wpadają w pułapkę planowania spotkania twarzą w twarz i włączają transmisję na żywo tylko w ostatnich chwilach.

Ogólnie powoduje to problemy, ponieważ zdarzenie hybrydowe wymaga planowania działań wykraczających poza transmisje na żywo i szeregu środków ostrożności, aby przebiegały płynnie.

Bez tego doświadczenie uczestników zdalnych jest zwykle zagrożone.

Dlatego od samego początku planowania wydarzenia pomyśl o podejściu hybrydowym.

W ten sposób możesz zaprojektować wydarzenie całkowicie skoncentrowane na Twojej osobie i uwzględnić wszystkie szczegóły, aby zaimponować uczestnikom.

2. Zaoferuj cenne doświadczenie

Jednym z głównych problemów w planowaniu wydarzeń hybrydowych jest zaniedbanie doświadczenia uczestników zdalnych.

Firmy nadal często koncentrują się na wydarzeniu twarzą w twarz, podczas gdy wydarzenie online sprowadza się do transmisji na żywo, często z problemami z dźwiękiem i połączeniem.

Raport o przyszłości wydarzeń pokazał, że stworzenie równie dobrego fizycznego i cyfrowego doświadczenia dla uczestników jest największym wyzwaniem dla wydarzeń hybrydowych.

Chociaż jest to znacząca bariera, sprawi, że Twoje wydarzenie będzie inne i zachwycające.

Pomyśl więc o uczestnikach w ten sam sposób, niezależnie od tego, w jaki sposób uczestniczą w Twoim wydarzeniu. Powinni czuć się dobrze zajęci, zainteresowani treścią i zaangażowani w możliwości interakcji.

W ten sposób każdy czuje się zaangażowany i doceniany.

3. Twórz doświadczenia interakcji online

Zdalni uczestnicy również powinni czuć się zintegrowani z wydarzeniem, a nie tylko jako odosobniona publiczność. Zastanów się więc, w jaki sposób publiczność online może wchodzić w interakcję z wydarzeniem.

Ale nie pomijaj uczestników osobiście. Chcą także zróżnicowanych doświadczeń, które wykraczają poza bierną publiczność.

Tak więc interakcje online mogą również integrować tych, którzy są na żywo na wydarzeniu.

Możesz na przykład zaoferować platformę wydarzeń lub aplikację, która promuje pytania, ankiety, quizy, czaty, grywalizację i inne interaktywne treści.

Ponadto, ponieważ networking jest istotnym elementem wydarzeń, zastanów się, jak zintegrować uczestników osobistych i zdalnych, aby mogli wchodzić w interakcje.

4. Oferuj nowe formy sponsoringu

Oprócz uczestników pomyśl o doświadczeniu sponsorów.

Mogą również skorzystać z nowych możliwości sponsoringu, które generują ekspozycję marki i zaangażowanie odbiorców.

Na przykład, jeśli korzystasz z aplikacji na wydarzenie, możesz oferować przestrzenie brandingowe na tych platformach.

Ponadto wydarzenia hybrydowe pozwalają sponsorom promować interakcje z uczestnikami i pielęgnować z nimi relacje po wydarzeniu.

5. Mieć dobrą infrastrukturę do transmisji

Technologia wykorzystywana do transmisji wydarzenia online musi być wydajna. Nie polegaj wyłącznie na telefonie komórkowym, aby transmitować wydarzenie Twojej firmy.

Kamery, mikrofony, mikser dźwięku, oświetlenie i stabilne połączenie internetowe są niezbędne do zapewnienia jakości obrazu, dźwięku i transmisji.

Będziesz także potrzebować platformy do przesyłania strumieniowego na żywo. W niektórych przypadkach jest to zintegrowane z platformą wydarzeń lub możesz transmitować za pośrednictwem YouTube lub sieci społecznościowych, jeśli są one zgodne z Twoją strategią.

Nie myśl też, że jedna osoba może to wszystko zrobić. Zwykle konieczne jest posiadanie profesjonalnego zespołu produkcji wideo z doświadczeniem w tego rodzaju imprezach i sprzęcie.

6. Przetestuj cały sprzęt i narzędzia

Przed zorganizowaniem wydarzenia upewnij się, że wszystko działa poprawnie. Przetestuj sprzęt dźwiękowy i wideo, sprawdź, czy połączenie jest dobrze nawiązane i czy platformy są zintegrowane.

Oczywiście mogą się zdarzyć nieprzewidziane wydarzenia. Ale dobry przegląd całego sprzętu i narzędzi zmniejsza ryzyko problemów.

W każdym razie zawsze staraj się mieć Plan B, aby przezwyciężyć te nieoczekiwane wyzwania i nie narażać doświadczenia uczestników wydarzenia.

Zakończyć

Przystosowanie się do wydarzeń hybrydowych jest dziś koniecznością dla firm.

Technologia branży eventowej i live streaming pozwala już na tworzenie wartościowych doświadczeń z tego typu wydarzeniem i spełnianie coraz bardziej wymagających oczekiwań uczestników.

Jednak w tym celu konieczne jest przyjęcie nowego podejścia do realizacji wydarzeń biznesowych.

Jeśli pandemia Covid-19 zmusiła wiele firm do przyspieszenia transformacji cyfrowej, czas wykorzystać możliwości, jakie oferuje ta nowa rzeczywistość.

Skoro wiesz już wszystko o wydarzeniach hybrydowych, co powiesz na to, jak wykorzystać wydarzenia na żywo w swojej strategii ABM ? Sprawdź nasz artykuł na ten temat!