Cum se creează o bază de date de clienți pas cu pas, cu exemple

Există strategii precum marketingul prin e-mail sau reclamele sociale care vor da un impuls esențial vizibilității brandului nostru pe internet. Cu toate acestea, va trebui să înțelegem cum să gestionăm toate informațiile pe care le colectăm, ceea ce înseamnă să învățăm cum să stocăm toate aceste date pe serverele noastre.

Până de curând, legislațiile contradictorii guvernau utilizarea și stocarea bazelor de date cu clienții. Cu toate acestea, în 2018, odată cu noul GDPr sau Regulamentul general privind protecția datelor a fost creat.

Acesta este un subiect complex, așa că nu voi vorbi despre asta în acest articol, dar ar trebui să găsiți informații dacă doriți să creați o listă de corespondență în Europa. Pe blogul nostru, avem mai multe articole despre noul GDPR.

Totuși, vom vorbi despre un subiect la fel de relevant și vreau să țineți cont de acest lucru pentru că vă vom oferi sfaturi despre rolul bazelor de date într-un marketing digital 360, cum ar trebui să fie organizate și care sunt cele mai bune instrumente pe care le puteți utiliza pentru a crea o nouă bază de date.

Doriți să aflați mai multe informații despre cum să creați și să gestionați baze de date pentru clienți?

Ei bine, să începem!

Lista de e-mail: Definiție

Acest lucru poate părea foarte evident, dar mulți oameni nu înțeleg importanța unei baze de date și nu cred că ar trebui să culeagă informații despre vizitatori și clienți.

Oricât de elementar vi s-ar părea, cred că ar fi interesant să începeți acest articol abordând această problemă de la început, astfel încât să puteți învăța cum să gestionați toate informațiile sensibile de la clienții dvs. pe care le veți colecta pe serverele dvs.

Să începem cu cele mai simple definiții:

► Ce este o bază de date de clienți?

Conceptul de „bază de date” este adesea folosit nu numai în sfera lumii afacerilor, ci și în domeniul informaticii, pentru a se referi la informații organizate după criterii specifice.

În acest sens, atunci când vorbim de „sistem de bază de gestionare a datelor”, ne referim în mod expres la un instrument sau software pe care îl putem folosi pentru a stoca toate aceste informații.

Ori de câte ori colectăm date de la clienții noștri (nume, telefon, e-mail, număr de contact etc.) și, de exemplu, le organizăm în funcție de interese specifice, astfel încât să primească următoarele campanii de marketing, creăm o bază de date.

Bazele de date pot fi de uz individual atunci când un singur administrator poate accesa aceste date, sau de utilizare partajată, atunci când un grup de persoane poate accesa aceste informații, de exemplu într-un Intranet.

► Ce este o bază de date de clienți?

Deoarece bazele de date conțin informații organizate (fără informații redundante) și sunt accesibile atunci când se folosește un software, (ușor de gestionat pentru oricine), putem spune că o bază de date este un fișier cu un număr mare de date personale sau corporative.

Deci, este un instrument perfect pentru a gestiona cantități mari de informații legate de clienții noștri. Folosind sistemul corect, putem accesa aceste date rapid și ușor, căutând informații, precum vârsta, sexul sau țara, pentru a filtra contactele și a crea campanii direcționate.

Cu cât este mai mare volumul de date înregistrate despre clienții noștri, cu atât mai util și indispensabil devine acest instrument.

De asemenea, a avea o bază de date segmentată corespunzător ne permite să:

Acestea sunt doar câteva exemple, așa că înțelegeți importanța de a începe să culegeți informații despre clienții dvs. deoarece puteți utiliza aceste date pentru a crea acțiuni de marketing din ce în ce mai segmentate, de exemplu numai pentru utilizatorii interesați de unul dintre produsele dvs. sau care au cumpărat din magazinul dvs. recent.

· Sfaturi pentru crearea unei baze de date

După cum am explicat mai devreme, pentru a crea o bază de date cu informații relevante pentru acțiunile tale de marketing, va trebui să gestionezi corect datele, definind criterii de direcționare în funcție de clienții tăi. Dacă, de exemplu, doriți să le trimiteți buletine informative, va trebui să colectați adresa lor de e-mail și să le separați în grupuri diferite.

Nu uitați că aceste informații ar trebui să fie accesibile tuturor membrilor departamentului de marketing și vânzări, astfel încât aceștia să poată utiliza aceste date în strategia lor de marketing și vânzări.

Așadar, înainte de a vorbi despre unele dintre instrumentele utilizate universal pentru crearea acestor fișiere, vreau să vă dau câteva sfaturi practice.

► Cum se organizează o bază de date de clienți?

Înainte de a începe să colectați date de la clienții dvs., ar trebui să aveți în vedere trei lucruri:

1 Confidențialitate:

Rețineți că, dacă aveți de-a face cu informații private de la terți, ar trebui să protejați cu atenție toate informațiile colectate pe site-ul dvs., pe lângă actualizarea regulată a conținutului paginii cu politica de confidențialitate.

2 Direcționare:

Toți clienții tăi nu au aceleași nevoi sau aceleași interese. Astfel, va trebui să le sortați în diferite profiluri pentru a le putea organiza corect informațiile.

De exemplu, dacă un client a achiziționat deja mai multe produse din magazinul dvs. online, ar trebui să fie într-un alt profil decât un utilizator care a vizitat site-ul dvs., dacă s-a înregistrat pentru a primi buletinele dvs. informative, dar nu a interacționat niciodată cu mesajele dvs.

3 Actualizare:

La fel ca în orice alt domeniu al afacerii dvs., baza de date trebuie să fie actualizată în mod constant cu informații noi. Totuși, actualizarea datelor este și ea fundamentală, deoarece dacă informațiile sunt depășite sau incorecte, ați putea lua decizii greșite, sau puteți crea campanii pentru clienții care se află deja într-o altă etapă a procesului de conversie.

Gândiți-vă că, dacă baza dvs. de date nu respectă aceste trei ipoteze, nu va fi posibil să creați campanii de marketing eficiente din punct de vedere strategic, deoarece veți lucra cu date nevalide, astfel încât orice strategie ar avea rezultate foarte slabe sau chiar negative.

► Cum se creează o bază de date vizată?

Dacă ați înțeles deja aspectele explicate până acum, aș vrea să vă arăt ce puteți face pentru a crea o nouă bază de date sau a extinde cea pe care o aveți deja.

În continuare, vă voi oferi câteva sfaturi despre cum să creați și să utilizați baza de date cu clienți. Sunt sigur că orice consultant de marketing care este cu adevărat interesat de sustenabilitatea strategiei tale digitale pe termen lung ar fi de acord cu mine cu privire la aceste aspecte:

Dar, mai presus de toate, nu cumpărați niciodată baze de date de clienți terți, pentru că, pe lângă faptul că sunt ineficiente pentru orice activitate de marketing, vă vor da foarte multe bătăi de cap și probleme legale.

· Instrumente pentru crearea unei baze de date

Pentru a vă sfătui cu privire la cea mai bună opțiune pentru crearea unei noi baze de date de clienți, ar trebui să vă înțelegem afacerea și obiectivele dvs., deoarece fiecare strategie va fi diferită și ar trebui să se bazeze pe marketing. Adică nu poți urma aceiași pași indiferent de nișa ta. După ce spun asta, îți voi oferi trei sfaturi:

Acum, vom vorbi despre cum să folosiți fiecare opțiune.

► Șablon pentru crearea bazelor de date

Desigur, știți deja că folosind instrumente precum Microsoft Excel (sau Apple Numbers) puteți crea baze de date fără niciun alt software.

Mulți oameni cred că crearea de baze de date în Excel nu este o idee bună, deoarece cred că nu ar putea organiza informațiile și formata corect. Dar nu trebuie să vă faceți griji pentru asta, deoarece puteți găsi foi de calcul gata făcute pe internet pe care le puteți folosi ca șablon pentru a organiza datele pe care le colectați, mai ales dacă creați o bază de date manual.

Aceasta este cea mai bună resursă pentru proprietarii de afaceri mici și freelanceri, deoarece pe lângă faptul că sunt gratuite, în majoritatea cazurilor, instrumentele folosite în marketingul digital vor stoca datele în fișiere Excel.

► CRM (gestionarea relațiilor cu clienții)

Un CRM este un instrument de management mai elaborat, care este adesea folosit de multe companii tocmai pentru această sarcină; gestionarea bazelor de date cu clienții.

Pe lângă prezentarea informațiilor unificate într-un singur loc, sistemele CRM au caracteristicile necesare pentru a viza clienții în funcție de nevoile proiectului sau afacerii în cauză.

Nivelul de complexitate implicat în utilizarea acestui instrument este puțin mai mare decât utilizarea unui șablon de bază în Excel, dar, în general, aceste sisteme prezintă opțiuni intuitive, deoarece sunt vândute companiilor și profesioniștilor din diferite sectoare.

Există mai multe CRM-uri pe piață, cu caracteristici și utilizări diferite, dar, în general, toate au opțiunile necesare pentru gestionarea bazelor de date și a listelor de corespondență. Unele dintre cele mai populare sunt:

► Software pentru managementul afacerilor

Acum să vorbim despre ceva mai avansat, utilizarea sistemelor de management pentru eficientizarea proceselor complete de vânzări interne sau logistică.

Fără îndoială, ați auzit de nume precum SAP, Sage sau Soho, deoarece acestea sunt unele dintre cele mai influente instrumente de management al afacerii în prezent. Sistemele de management comercial au multe caracteristici, inclusiv organizarea și gestionarea mai multor baze de date cu clienți.

Concluzie

În acest articol, am văzut cum să creăm o bază de date eficientă, precum și aspectele pe care ar trebui să le luăm în considerare pentru a evita problemele legale.

Printre avantajele realizării unei baze de date, putem evidenția opțiunile de accesare a unor cantități mari de informații și faptul că putem filtra și extrage aceste informații pentru acțiunile noastre de marketing, creând campanii direcționate conform strategiei noastre de afaceri. Aceasta este o sarcină complexă, dar fundamentală pentru realizarea campaniilor de marketing, deoarece fără segmentare, nu este posibil să facem publicitate produselor noastre persoanelor interesate să le cumpere.

Amintiți-vă că pentru a vă crea propria bază de date; va trebui să lucrați cu un software care vă va ajuta cu gestionarea tuturor informațiilor pe care le colectați, în special pentru companiile mai mari.

La nivel de bază (și fundamental), poți folosi șabloane gratuite în Excel, pe care le vei exporta în fișiere CSV, pentru a le folosi în marketing prin e-mail sau reclame pe rețelele sociale (de exemplu).

La nivel corporativ, utilizarea unui CRM sau a unui software avansat precum SAP devine foarte importantă, din cauza numărului de clienți ai unui freelancer nu sunt (nici măcar de departe) la fel ca o organizație mare.

Cum vă gestionați baza de date cu clienții? Cunoașteți un alt instrument pentru acest tip de sarcină?