كيفية إنشاء قاعدة بيانات العملاء خطوة بخطوة مع الأمثلة

هناك استراتيجيات مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني أو الإعلانات الاجتماعية التي ستعطي دفعة أساسية لإبراز علامتنا التجارية على الإنترنت. ومع ذلك ، سيتعين علينا فهم كيفية إدارة جميع المعلومات التي نجمعها ، مما يعني تعلم كيفية تخزين كل هذه البيانات على خوادمنا.

حتى وقت قريب ، كانت التشريعات المتضاربة تحكم استخدام قواعد بيانات العملاء وتخزينها. ومع ذلك ، في عام 2018 ، تم إنشاء GDPr أو اللائحة العامة لحماية البيانات.

هذا موضوع معقد ، لذا لن أتحدث عنه في هذه المقالة ، لكن يجب أن تجد معلومات إذا كنت تريد إنشاء قائمة بريدية في أوروبا. على مدونتنا ، لدينا العديد من المقالات حول اللائحة العامة لحماية البيانات الجديدة.

ومع ذلك ، سوف نتحدث عن موضوع ذي صلة بنفس القدر ، وأريد منك أن تحيط علما بهذا لأننا سنقدم لك نصائح حول دور قواعد البيانات في التسويق الرقمي 360 ، وكيف ينبغي تنظيمها وما هي أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها لإنشاء قاعدة بيانات جديدة.

هل ترغب في معرفة المزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء وإدارة قواعد بيانات العملاء؟

حسنًا ، لنبدأ!

قائمة البريد الإلكتروني: التعريف

قد يبدو هذا واضحًا جدًا ، لكن العديد من الأشخاص لا يفهمون أهمية قاعدة البيانات ولا يعتقدون أنه يجب عليهم جمع معلومات حول الزوار والعملاء.

بقدر ما قد يبدو لك هذا أمرًا أساسيًا ، أعتقد أنه سيكون من المثير للاهتمام بدء هذه المقالة من خلال معالجة هذه المشكلة من البداية حتى تتمكن من معرفة كيفية إدارة جميع المعلومات الحساسة من عملائك التي ستجمعها على خوادمك.

لنبدأ بالتعريفات الأساسية:

► ما هي قاعدة بيانات العملاء؟

غالبًا ما يستخدم مفهوم "قاعدة البيانات" ليس فقط في نطاق عالم الأعمال ، ولكن أيضًا في مجال الحوسبة ، للإشارة إلى المعلومات المنظمة وفقًا لمعايير محددة.

بهذا المعنى ، عندما نتحدث عن "النظام الأساسي لإدارة البيانات" ، فإننا نشير صراحة إلى أداة أو برنامج يمكننا استخدامه لتخزين كل هذه المعلومات.

عندما نقوم بجمع البيانات من عملائنا (الاسم ، الهاتف ، البريد الإلكتروني ، رقم الاتصال ، إلخ) ، على سبيل المثال ، نقوم بتنظيمها وفقًا لاهتمامات محددة حتى يتلقوا حملاتنا التسويقية التالية ، فإننا نقوم بإنشاء قاعدة بيانات.

يمكن أن تكون قواعد البيانات ذات استخدام فردي عندما يمكن لمسؤول واحد فقط الوصول إلى هذه البيانات ، أو الاستخدام المشترك ، عندما يكون بإمكان مجموعة من الأشخاص الوصول إلى هذه المعلومات ، على سبيل المثال في الإنترانت.

► ما هي قاعدة بيانات العملاء؟

نظرًا لأن قواعد البيانات تحتوي على معلومات منظمة (لا توجد معلومات زائدة عن الحاجة) ويمكن الوصول إليها عند استخدام برنامج ، (من السهل إدارتها لأي شخص) ، يمكننا القول أن قاعدة البيانات عبارة عن ملف به عدد كبير من البيانات الشخصية أو بيانات الشركة.

لذلك فهي أداة مثالية للتعامل مع كميات كبيرة من المعلومات المتعلقة بعملائنا. باستخدام النظام الصحيح ، يمكننا الوصول إلى هذه البيانات بسرعة وسهولة ، والبحث عن المعلومات ، مثل العمر أو الجنس أو البلد ، لتصفية جهات الاتصال وإنشاء حملات مستهدفة.

كلما زاد حجم البيانات المسجلة على عملائنا ، أصبحت هذه الأداة مفيدة ولا غنى عنها.

أيضًا ، يتيح لنا امتلاك قاعدة بيانات مجزأة بشكل صحيح:

هذه مجرد أمثلة قليلة ، لذا فأنت تدرك أهمية البدء في جمع المعلومات عن عملائك لأنه يمكنك استخدام هذه البيانات لإنشاء إجراءات تسويقية مقسمة بشكل متزايد ، على سبيل المثال فقط للمستخدمين المهتمين بأحد منتجاتك ، أو الذين اشتروا من متجرك حديثا.

· نصائح لإنشاء قاعدة بيانات

كما أوضحت سابقًا ، لإنشاء قاعدة بيانات بالمعلومات ذات الصلة بإجراءاتك التسويقية ، سيتعين عليك إدارة البيانات بشكل صحيح ، وتحديد معايير الاستهداف بناءً على عملائك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إرسال رسائل إخبارية إليهم ، فسيتعين عليك جمع عناوين بريدهم الإلكتروني وفصلهم إلى مجموعات مختلفة.

لا تنس أن هذه المعلومات يجب أن تكون في متناول جميع أعضاء قسم التسويق والمبيعات حتى يتمكنوا من استخدام هذه البيانات في استراتيجية التسويق والمبيعات الخاصة بهم.

لذا قبل أن نتحدث عن بعض الأدوات المستخدمة عالميًا لإنشاء هذه الملفات ، أود أن أقدم لكم بعض النصائح العملية.

► كيف ​​تنظم قاعدة بيانات العملاء؟

قبل أن تبدأ في جمع البيانات من عملائك ، يجب أن تضع في اعتبارك ثلاثة أشياء:

1 الخصوصية:

تذكر أنه إذا كنت تتعامل مع معلومات خاصة من أطراف ثالثة ، فيجب عليك حماية جميع المعلومات التي تم جمعها على موقعك بعناية ، بالإضافة إلى تحديث محتوى صفحة سياسة الخصوصية بانتظام.

2 الاستهداف:

كل عملائك ليس لديهم نفس الاحتياجات أو نفس الاهتمامات. بهذه الطريقة ، سيكون عليك فرزها في ملفات تعريف مختلفة حتى تتمكن من تنظيم معلوماتهم بشكل صحيح.

على سبيل المثال ، إذا كان العميل قد اشترى بالفعل عدة منتجات من متجرك عبر الإنترنت ، فيجب أن يكون في ملف تعريف مختلف عن المستخدم الذي زار موقعك ، إذا قام بالتسجيل لتلقي الرسائل الإخبارية الخاصة بك ولكن لم يتفاعل مع رسائلك مطلقًا.

3 تحديث:

تمامًا كما هو الحال في أي مجال آخر من عملك ، تحتاج قاعدة بياناتك إلى التحديث باستمرار بمعلومات جديدة. ومع ذلك ، يعد تحديث البيانات أمرًا أساسيًا أيضًا ، لأنه إذا كانت المعلومات قديمة أو غير صحيحة ، فيمكنك اتخاذ قرارات خاطئة أو إنشاء حملات للعملاء الذين هم بالفعل في مرحلة أخرى من عملية التحويل.

اعتقد أنه إذا كانت قاعدة البيانات الخاصة بك لا تمتثل لهذه الافتراضات الثلاثة ، فلن يكون من الممكن إنشاء حملات تسويقية فعالة من الناحية الاستراتيجية ، لأنك ستعمل مع بيانات غير صالحة بحيث تسفر أي استراتيجية عن نتائج سيئة للغاية أو حتى سلبية.

► كيف ​​يتم إنشاء قاعدة بيانات مستهدفة؟

إذا كنت قد فهمت بالفعل الجوانب الموضحة حتى الآن ، أود أن أوضح لك ما يمكنك فعله لإنشاء قاعدة بيانات جديدة أو توسيع القاعدة التي لديك بالفعل.

بعد ذلك ، سأقدم لك بعض النصائح حول كيفية إنشاء قاعدة بيانات العملاء واستخدامها. أنا متأكد من أن أي مستشار تسويق مهتم حقًا باستدامة استراتيجيتك الرقمية طويلة المدى سيتفق معي في هذه الجوانب:

ولكن قبل كل شيء ، لا تشترِ أبدًا قواعد بيانات العملاء من جهات خارجية ، لأنها بالإضافة إلى كونها غير فعالة في أي أنشطة تسويقية ، فإنها ستسبب لك الكثير من المتاعب والمشكلات القانونية.

أدوات لإنشاء قاعدة بيانات

لإعطائك المشورة بشأن أفضل خيار لإنشاء قاعدة بيانات جديدة للعملاء ، سنحتاج إلى فهم عملك وأهدافك ، حيث ستكون كل استراتيجية مختلفة ويجب أن تستند إلى التسويق. هذا يعني أنه لا يمكنك اتباع نفس الخطوات بغض النظر عن مكانتك. بعد قول ذلك سأقدم لك ثلاث نصائح:

الآن ، سنتحدث عن كيفية استخدام كل خيار.

► نموذج لإنشاء قواعد البيانات

بالطبع ، أنت تعلم بالفعل أنه باستخدام أدوات مثل Microsoft Excel (أو Apple Numbers) ، يمكنك إنشاء قواعد بيانات بدون أي برامج أخرى.

يعتقد الكثير من الناس أن إنشاء قواعد بيانات في Excel ليس فكرة جيدة ، لأنهم يعتقدون أنهم لن يكونوا قادرين على تنظيم المعلومات وتنسيقها بشكل صحيح. لكن لا داعي للقلق بشأن ذلك لأنه يمكنك العثور على جداول بيانات جاهزة على الإنترنت يمكنك استخدامها كقالب لتنظيم البيانات التي تجمعها ، خاصة إذا كنت تقوم بإنشاء قاعدة بيانات يدويًا.

هذا هو أفضل مورد لأصحاب الأعمال الصغيرة وأصحاب الأعمال الحرة ، فبالإضافة إلى كونه مجانيًا ، في معظم الحالات ، ستقوم الأدوات المستخدمة في التسويق الرقمي بتخزين البيانات في ملفات Excel.

► CRM (إدارة علاقات العملاء)

إدارة علاقات العملاء هي أداة إدارة أكثر تفصيلاً تستخدمها العديد من الشركات لهذه المهمة على وجه التحديد ؛ إدارة قواعد بيانات العملاء.

بالإضافة إلى تقديم معلومات موحدة في مكان واحد ، تتمتع أنظمة CRM بالميزات الضرورية لاستهداف العملاء وفقًا لاحتياجات المشروع أو العمل المعني.

مستوى التعقيد الذي ينطوي عليه استخدام هذه الأداة أكبر قليلاً من استخدام قالب أساسي في Excel ، ولكن بشكل عام ، تقدم هذه الأنظمة خيارات بديهية ، حيث يتم بيعها للشركات والمهنيين من مختلف القطاعات.

هناك العديد من CRMs في السوق ، مع ميزات واستخدامات مختلفة ، ولكن بشكل عام ، لديهم جميعًا الخيارات اللازمة لإدارة قواعد البيانات والقوائم البريدية. ومن أشهرها:

► برنامج لإدارة الأعمال

الآن دعنا نتحدث عن شيء أكثر تقدمًا ، وهو استخدام أنظمة الإدارة لتبسيط العمليات الكاملة للمبيعات الداخلية أو الخدمات اللوجستية.

لقد سمعت بلا شك عن أسماء مثل SAP أو Sage أو Soho ، لأنها من أكثر أدوات إدارة الأعمال تأثيرًا اليوم. تتمتع أنظمة الإدارة التجارية بالعديد من الميزات ، بما في ذلك تنظيم وإدارة قواعد بيانات متعددة للعملاء.

استنتاج

في هذه المقالة ، رأينا كيفية إنشاء قاعدة بيانات فعالة ، بالإضافة إلى الجوانب التي يجب أن نأخذها في الاعتبار لتجنب المشاكل القانونية.

من بين مزايا إنشاء قاعدة بيانات ، يمكننا تسليط الضوء على خيارات الوصول إلى كميات كبيرة من المعلومات وحقيقة أنه يمكننا تصفية واستخراج هذه المعلومات من أجل إجراءاتنا التسويقية ، وإنشاء حملات مستهدفة وفقًا لاستراتيجية أعمالنا. هذه مهمة معقدة ، لكنها أساسية لإنشاء الحملات التسويقية ، لأنه بدون التجزئة ، لا يمكن الإعلان عن منتجاتنا للأشخاص المهتمين بشرائها.

تذكر أنه لإنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك ؛ سيتعين عليك العمل مع برنامج يساعدك في إدارة جميع المعلومات التي تجمعها ، خاصة للشركات الكبيرة.

على المستوى الأساسي (والأساسي) ، يمكنك استخدام القوالب المجانية في Excel ، والتي ستصدرها في ملفات CSV ، لاستخدامها في التسويق عبر البريد الإلكتروني أو الإعلانات على الشبكات الاجتماعية (على سبيل المثال).

على مستوى الشركة ، يصبح استخدام CRM أو برنامج متقدم مثل SAP أمرًا مهمًا للغاية ، نظرًا لأن عدد عملاء المستقلين ليسوا (حتى عن بُعد) مثل مؤسسة كبيرة.

كيف تدير قاعدة بيانات العملاء الخاصة بك؟ هل تعرف أداة أخرى لهذا النوع من المهام؟