Cómo crear una base de datos de clientes paso a paso con ejemplos

Existen estrategias como el email marketing o los social ads que darán un impulso fundamental a la visibilidad de nuestra marca en Internet. Sin embargo, tendremos que entender cómo administrar toda la información que estamos recopilando, lo que significa aprender a almacenar todos estos datos en nuestros servidores.

Hasta hace poco, las legislaciones en conflicto regulaban el uso y almacenamiento de las bases de datos de los clientes. Sin embargo, en 2018, con el nuevo GDPr o el Reglamento General de Protección de Datos se creó.

Ese es un tema complejo, por lo que no hablaré de esto en este artículo, pero debe encontrar información si desea crear una lista de correo en Europa. En nuestro blog, tenemos varios artículos sobre el nuevo RGPD.

Sin embargo, vamos a hablar de un tema igualmente relevante, y quiero que tomes nota de esto porque te vamos a dar consejos sobre el papel de las bases de datos en un marketing digital 360, cómo deben organizarse y cuáles son los las mejores herramientas que puede utilizar para crear una nueva base de datos.

¿Le gustaría saber más información sobre cómo crear y administrar bases de datos de clientes?

Bueno, ¡empecemos!

Lista de correo electrónico: Definición

Esto puede parecer muy obvio, pero muchas personas no comprenden la importancia de una base de datos y no creen que deban recopilar información sobre visitantes y clientes.

Por más básico que esto pueda parecerle, creo que sería interesante comenzar este artículo abordando este tema desde el principio para que pueda aprender a administrar toda la información sensible de sus clientes que recopilará en sus servidores.

Comencemos con las definiciones más básicas:

► ¿Qué es una base de datos de clientes?

El concepto de “base de datos” se utiliza a menudo no solo en el ámbito del mundo empresarial, sino también en el campo de la informática, para referirse a información organizada según criterios específicos.

En este sentido, cuando hablamos de “sistema básico de gestión de datos”, nos referimos expresamente a una herramienta o software que podemos utilizar para almacenar toda esta información.

Siempre que recopilamos datos de nuestros clientes (nombre, teléfono, correo electrónico, número de contacto, etc.) y, por ejemplo, los organizamos según intereses específicos para que reciban nuestras próximas campañas de marketing, estamos creando una base de datos.

Las bases de datos pueden ser de uso individual cuando solo un administrador puede acceder a estos datos, o de uso compartido, cuando un grupo de personas puede acceder a esta información, por ejemplo en una Intranet.

► ¿Qué es una base de datos de clientes?

Debido a que las bases de datos contienen información organizada (sin información redundante) y son accesibles cuando se usa un software (fácil de administrar para cualquier persona), podemos decir que una base de datos es un archivo con una gran cantidad de datos personales o corporativos.

Por lo que es una herramienta perfecta para manejar grandes cantidades de información relacionada con nuestros clientes. Utilizando el sistema correcto, podemos acceder a estos datos de forma rápida y sencilla, buscando información, como edad, sexo o país, para filtrar contactos y crear campañas dirigidas.

Cuanto mayor sea el volumen de datos registrados sobre nuestros clientes, más útil e indispensable se vuelve esta herramienta.

Además, contar con una base de datos debidamente segmentada nos permite:

Estos son solo algunos ejemplos, para que entiendas la importancia de comenzar a recopilar información sobre tus clientes porque puedes usar estos datos para crear acciones de marketing cada vez más segmentadas, por ejemplo solo para usuarios interesados ​​en uno de tus productos, o que compraron en tu tienda. recientemente.

· Consejos para crear una base de datos

Como expliqué anteriormente, para crear una base de datos con información relevante para tus acciones de marketing, tendrás que gestionar los datos correctamente, definiendo criterios de segmentación en función de tus clientes. Si, por ejemplo, desea enviarles boletines informativos, deberá recopilar su dirección de correo electrónico y separarlos en diferentes grupos.

No olvide que esta información debe ser accesible para todos los miembros del departamento de marketing y ventas para que puedan utilizar estos datos en su estrategia de marketing y ventas.

Entonces, antes de hablar sobre algunas de las herramientas que se usan universalmente para la creación de estos archivos, quiero darle algunos consejos prácticos.

► ¿Cómo organizar una base de datos de clientes?

Antes de comenzar a recopilar datos de sus clientes, debe tener en cuenta tres cosas:

1 Privacidad:

Recuerde que si trata con información privada de terceros, debe proteger cuidadosamente toda la información recopilada en su sitio, además de actualizar periódicamente el contenido de la página de política de privacidad.

2 Orientación:

No todos sus clientes tienen las mismas necesidades ni los mismos intereses. De esa forma, tendrás que ordenarlos en diferentes perfiles para que puedas organizar su información correctamente.

Por ejemplo, si un cliente ya ha comprado varios productos en su tienda en línea, debe tener un perfil diferente al de un usuario que visitó su sitio, si se registró para recibir sus boletines pero nunca interactuó con sus mensajes.

3 actualización:

Al igual que en cualquier otra área de su negocio, su base de datos debe actualizarse constantemente con nueva información. Sin embargo, la actualización de los datos también es fundamental, pues si la información está desactualizada o es incorrecta, podrías tomar decisiones equivocadas, o crear campañas para clientes que ya se encuentran en otra etapa del proceso de conversión.

Piensa que si tu base de datos no cumple con estos tres supuestos, no será posible crear campañas de marketing estratégicamente eficientes, ya que estarás trabajando con datos inválidos por lo que cualquier estrategia arrojaría resultados muy pobres o incluso negativos.

► ¿Cómo crear una base de datos específica?

Si ya entendiste los aspectos explicados hasta ahora, me gustaría mostrarte lo que puedes hacer para crear una nueva base de datos o expandir la que ya tienes.

A continuación, le daré algunos consejos sobre cómo crear y utilizar su base de datos de clientes. Estoy seguro de que cualquier consultor de marketing que esté realmente interesado en la sostenibilidad de su estrategia digital a largo plazo estaría de acuerdo conmigo en estos aspectos:

Pero sobre todo, nunca compres bases de datos de clientes de terceros, porque además de ser ineficientes para cualquier actividad de marketing, te darán muchos quebraderos de cabeza y problemas legales.

· Herramientas para crear una base de datos

Para asesorarle sobre la mejor opción para crear una nueva base de datos de clientes, necesitaríamos entender su negocio y sus objetivos, ya que cada estrategia será diferente y debe basarse en el marketing. Es decir, no puede seguir los mismos pasos sin importar su nicho. Después de decir eso, te daré tres consejos:

Ahora, hablaremos sobre cómo usar cada opción.

► Plantilla para crear bases de datos

Por supuesto, ya sabes que con herramientas como Microsoft Excel (o Apple Numbers) puedes crear bases de datos sin ningún otro software.

Mucha gente piensa que crear bases de datos en Excel no es una buena idea, ya que creen que no podrían organizar la información y formatearla correctamente. Pero no tiene que preocuparse por eso porque puede encontrar hojas de cálculo listas para usar en Internet que puede usar como plantilla para organizar los datos que está recopilando, especialmente si está creando una base de datos manualmente.

Este es el mejor recurso para los propietarios de pequeñas empresas y autónomos, ya que además de ser gratuito, en la mayoría de los casos, las herramientas utilizadas en el marketing digital almacenarán los datos en archivos de Excel.

► CRM (Gestión de relaciones con los clientes)

Un CRM es una herramienta de gestión más elaborada que suelen utilizar muchas empresas precisamente para esta tarea; gestión de bases de datos de clientes.

Además de presentar información unificada en un solo lugar, los sistemas CRM cuentan con las características necesarias para dirigirse a los clientes según las necesidades del proyecto o negocio en cuestión.

El nivel de complejidad que implica el uso de esta herramienta es algo mayor que utilizar una plantilla básica en Excel, pero en general estos sistemas presentan opciones intuitivas, ya que se venden a empresas y profesionales de diferentes sectores.

Existen varios CRM en el mercado, con diferentes características y usos, pero en general, todos tienen las opciones necesarias para administrar bases de datos y listas de correo. Algunos de los más populares son:

► Software para la gestión empresarial

Ahora hablemos de algo más avanzado, el uso de sistemas de gestión para agilizar procesos completos de ventas internas o logística.

Sin duda, ha oído hablar de nombres como SAP, Sage o Soho, ya que son algunas de las herramientas de gestión empresarial más influyentes en la actualidad. Los sistemas de gestión comercial tienen muchas características, incluida la organización y gestión de múltiples bases de datos de clientes.

Conclusión

En este artículo hemos visto cómo crear una base de datos eficiente, así como los aspectos que debemos considerar para evitar problemas legales.

Entre las ventajas de crear una base de datos, podemos destacar las opciones para acceder a grandes cantidades de información y el hecho de que podemos filtrar y extraer esta información para nuestras acciones de marketing, creando campañas dirigidas de acuerdo a nuestra estrategia comercial. Esta es una tarea compleja, pero fundamental para la creación de campañas de marketing, ya que sin segmentación no es posible publicitar nuestros productos a personas interesadas en comprarlos.

Recuerde que para crear su propia base de datos; Tendrás que trabajar con un software que te ayudará con la gestión de toda la información que estás recopilando, especialmente para empresas más grandes.

En el nivel básico (y fundamental), puedes usar plantillas gratuitas en Excel, que exportarás en archivos CSV, para usar en marketing por correo electrónico o anuncios en redes sociales (por ejemplo).

A nivel corporativo, el uso de un CRM o un software avanzado como SAP se vuelve muy importante, debido a que la cantidad de clientes de un freelancer no es (ni remotamente) lo mismo que una gran organización.

¿Cómo gestiona su base de datos de clientes? ¿Conoces otra herramienta para este tipo de tareas?