So erstellen Sie eine Kundendatenbank Schritt für Schritt mit Beispielen

Es gibt Strategien wie E-Mail-Marketing oder Social Ads, die die Sichtbarkeit unserer Marke im Internet entscheidend steigern werden. Wir müssen jedoch verstehen, wie wir alle von uns gesammelten Informationen verwalten, was bedeutet, dass wir lernen müssen, wie all diese Daten auf unseren Servern gespeichert werden.

Bis vor kurzem waren die Nutzung und Speicherung von Kundendatenbanken durch widersprüchliche Gesetze geregelt. Allerdings wurde 2018 mit der neuen DSGVO bzw. der Datenschutzgrundverordnung geschaffen.

Das ist ein komplexes Thema, daher werde ich in diesem Artikel nicht darüber sprechen, aber Sie sollten Informationen finden, wenn Sie eine Mailingliste in Europa erstellen möchten. Auf unserem Blog haben wir mehrere Artikel zur neuen DSGVO.

Wir werden jedoch über ein ebenso relevantes Thema sprechen, und ich möchte, dass Sie dies zur Kenntnis nehmen, denn wir geben Ihnen Tipps zur Rolle von Datenbanken in einer digitalen Marketing-360, wie sie organisiert werden sollten und was sie sind besten Tools, die Sie verwenden können, um eine neue Datenbank zu erstellen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Kundendatenbanken erstellen und verwalten?

Nun, lass uns beginnen!

E-Mail-Liste: Definition

Dies mag sehr offensichtlich erscheinen, aber viele Leute verstehen die Bedeutung einer Datenbank nicht und sind der Meinung, dass sie keine Informationen über Besucher und Kunden sammeln sollten.

So grundlegend Ihnen dies auch erscheinen mag, ich glaube, es wäre interessant, diesen Artikel zu beginnen, indem Sie dieses Thema von Anfang an ansprechen, damit Sie lernen können, wie Sie alle sensiblen Informationen Ihrer Kunden verwalten, die Sie auf Ihren Servern sammeln.

Beginnen wir mit den grundlegendsten Definitionen:

► Was ist eine Kundendatenbank?

Der Begriff „Datenbank“ wird häufig nicht nur in der Geschäftswelt, sondern auch in der Informatik verwendet, um sich auf Informationen zu beziehen, die nach bestimmten Kriterien geordnet sind.

In diesem Sinne beziehen wir uns, wenn wir von „grundlegendem System der Datenverwaltung“ sprechen, ausdrücklich auf ein Tool oder eine Software, mit der wir all diese Informationen speichern können.

Immer wenn wir Daten von unseren Kunden erheben (Name, Telefon, E-Mail, Kontaktnummer etc.) und diese beispielsweise nach bestimmten Interessen organisieren, damit sie unsere nächsten Marketingkampagnen erhalten, erstellen wir eine Datenbank.

Die Datenbanken können individuell genutzt werden, wenn nur ein Administrator auf diese Daten zugreifen kann, oder gemeinsam genutzt werden, wenn eine Gruppe von Personen auf diese Informationen zugreifen kann, beispielsweise in einem Intranet.

► Was ist eine Kundendatenbank?

Da die Datenbanken organisierte Informationen enthalten (keine redundanten Informationen) und bei Verwendung einer Software zugänglich sind (für jedermann einfach zu verwalten), können wir sagen, dass eine Datenbank eine Datei mit einer großen Anzahl von persönlichen oder Unternehmensdaten ist.

Es ist also ein perfektes Werkzeug, um große Mengen an Informationen zu unseren Kunden zu verarbeiten. Mit dem richtigen System können wir schnell und einfach auf diese Daten zugreifen, nach Informationen wie Alter, Geschlecht oder Land suchen, Kontakte filtern und gezielte Kampagnen erstellen.

Je höher die Menge der aufgezeichneten Daten unserer Kunden ist, desto nützlicher und unverzichtbarer wird dieses Tool.

Außerdem können wir mit einer ordnungsgemäß segmentierten Datenbank:

Dies sind nur einige Beispiele, damit Sie wissen, wie wichtig es ist, Informationen über Ihre Kunden zu sammeln, da Sie diese Daten verwenden können, um zunehmend segmentierte Marketingaktionen zu erstellen, beispielsweise nur für Benutzer, die an einem Ihrer Produkte interessiert sind oder in Ihrem Geschäft gekauft haben vor kurzem.

· Tipps zum Erstellen einer Datenbank

Um eine Datenbank mit relevanten Informationen für Ihre Marketingaktionen zu erstellen, müssen Sie, wie bereits erwähnt, die Daten richtig verwalten und Targeting-Kriterien basierend auf Ihren Kunden definieren. Wenn Sie ihnen beispielsweise Newsletter senden möchten, müssen Sie ihre E-Mail-Adresse sammeln und sie in verschiedene Gruppen einteilen.

Vergessen Sie nicht, dass diese Informationen allen Mitgliedern der Marketing- und Vertriebsabteilung zugänglich sein sollten, damit sie diese Daten in ihrer Marketing- und Vertriebsstrategie verwenden können.

Bevor wir also über einige der universell verwendeten Tools zur Erstellung dieser Dateien sprechen, möchte ich Ihnen einige praktische Ratschläge geben.

► Wie organisiert man eine Kundendatenbank?

Bevor Sie mit dem Sammeln von Daten von Ihren Kunden beginnen, sollten Sie drei Dinge beachten:

1 Datenschutz:

Denken Sie daran, dass Sie beim Umgang mit privaten Informationen von Dritten alle auf Ihrer Website gesammelten Informationen sorgfältig schützen und den Inhalt der Seite mit den Datenschutzrichtlinien regelmäßig aktualisieren sollten.

2 Ausrichtung:

Nicht alle Ihre Kunden haben dieselben Bedürfnisse oder dieselben Interessen. Auf diese Weise müssen Sie sie in verschiedene Profile einsortieren, damit Sie ihre Informationen richtig organisieren können.

Wenn ein Kunde beispielsweise bereits mehrere Produkte in Ihrem Online-Shop gekauft hat, sollte er sich in einem anderen Profil befinden als ein Benutzer, der Ihre Website besucht hat, wenn er sich für den Erhalt Ihres Newsletters registriert, aber nie mit Ihren Nachrichten interagiert hat.

3 Aktualisierung:

Wie in jedem anderen Bereich Ihres Unternehmens muss auch Ihre Datenbank ständig mit neuen Informationen aktualisiert werden. Die Aktualisierung der Daten ist jedoch auch von grundlegender Bedeutung, denn wenn die Informationen veraltet oder falsch sind, können Sie falsche Entscheidungen treffen oder Kampagnen für Kunden erstellen, die sich bereits in einer anderen Phase des Conversion-Prozesses befinden.

Denken Sie daran, dass es nicht möglich ist, strategisch effiziente Marketingkampagnen zu erstellen, wenn Ihre Datenbank diese drei Annahmen nicht erfüllt, da Sie mit ungültigen Daten arbeiten und jede Strategie sehr schlechte oder sogar negative Ergebnisse erzielen würde.

► Wie erstelle ich eine zielgerichtete Datenbank?

Wenn Sie die bisher erläuterten Aspekte bereits verstanden haben, möchte ich Ihnen zeigen, was Sie tun können, um eine neue Datenbank zu erstellen oder eine bereits vorhandene zu erweitern.

Als Nächstes gebe ich Ihnen einige Tipps zum Erstellen und Verwenden Ihrer Kundendatenbank. Ich bin sicher, jeder Marketingberater, der sich ernsthaft für die Nachhaltigkeit Ihrer langfristigen Digitalstrategie interessiert, wird mir in diesen Aspekten zustimmen:

Aber vor allem sollten Sie niemals Kundendatenbanken von Drittanbietern kaufen, denn diese sind nicht nur für Marketingaktivitäten ineffizient, sondern bereiten Ihnen auch viele Kopfschmerzen und rechtliche Probleme.

· Tools zum Erstellen einer Datenbank

Um Sie über die beste Option zum Erstellen einer neuen Kundendatenbank zu beraten, müssen wir Ihr Geschäft und Ihre Ziele verstehen, da jede Strategie anders ist und auf dem Marketing basieren sollte. Das heißt, Sie können nicht denselben Schritten folgen, egal in welcher Nische. Nachdem ich das gesagt habe, gebe ich Ihnen drei Tipps:

Jetzt werden wir darüber sprechen, wie Sie jede Option verwenden.

► Vorlage zum Erstellen von Datenbanken

Natürlich wissen Sie bereits, dass Sie mit Tools wie Microsoft Excel (oder Apple Numbers) ohne weitere Software Datenbanken erstellen können.

Viele Leute denken, dass das Erstellen von Datenbanken in Excel keine gute Idee ist, da sie glauben, dass sie die Informationen nicht organisieren und richtig formatieren können. Darüber müssen Sie sich jedoch keine Gedanken machen, denn im Internet finden Sie vorgefertigte Tabellenkalkulationen, die Sie als Vorlage verwenden können, um die gesammelten Daten zu organisieren, insbesondere wenn Sie eine Datenbank manuell erstellen.

Dies ist die beste Ressource für Kleinunternehmer und Freiberufler, da die im digitalen Marketing verwendeten Tools in den meisten Fällen nicht nur kostenlos sind, sondern auch die Daten in Excel-Dateien speichern.

► CRM (Kundenbeziehungsmanagement)

Ein CRM ist ein aufwändigeres Management-Tool, das von vielen Unternehmen oft für genau diese Aufgabe verwendet wird; Verwaltung von Kundendatenbanken.

CRM-Systeme bieten nicht nur einheitliche Informationen an einem Ort, sondern auch die notwendigen Funktionen, um Kunden entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Projekts oder Unternehmens anzusprechen.

Die Komplexität bei der Verwendung dieses Tools ist etwas höher als bei der Verwendung einer einfachen Vorlage in Excel, aber im Allgemeinen bieten diese Systeme intuitive Möglichkeiten, da sie an Unternehmen und Fachleute aus verschiedenen Branchen verkauft werden.

Es gibt mehrere CRMs auf dem Markt mit unterschiedlichen Funktionen und Verwendungsmöglichkeiten, aber im Allgemeinen verfügen sie alle über die notwendigen Optionen für die Verwaltung von Datenbanken und Mailinglisten. Einige der beliebtesten sind:

► Software für die Unternehmensführung

Lassen Sie uns nun über etwas Fortschrittlicheres sprechen, den Einsatz von Managementsystemen, um komplette Prozesse des internen Vertriebs oder der Logistik zu rationalisieren.

Sicher haben Sie schon von Namen wie SAP, Sage oder Soho gehört, da sie heute zu den einflussreichsten Business-Management-Tools gehören. Kommerzielle Verwaltungssysteme verfügen über viele Funktionen, einschließlich der Organisation und Verwaltung mehrerer Kundendatenbanken.

Abschluss

In diesem Artikel haben wir gesehen, wie man eine effiziente Datenbank erstellt und welche Aspekte wir berücksichtigen sollten, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Zu den Vorteilen der Erstellung einer Datenbank zählen die Möglichkeiten des Zugriffs auf große Informationsmengen und die Tatsache, dass wir diese Informationen für unsere Marketingaktionen filtern und extrahieren können, um gezielte Kampagnen gemäß unserer Geschäftsstrategie zu erstellen. Dies ist eine komplexe Aufgabe, aber grundlegend für die Erstellung von Marketingkampagnen, denn ohne Segmentierung ist es nicht möglich, unsere Produkte bei Kaufinteressenten zu bewerben.

Denken Sie daran, Ihre eigene Datenbank zu erstellen; Sie müssen mit einer Software arbeiten, die Ihnen bei der Verwaltung aller von Ihnen gesammelten Informationen hilft, insbesondere für größere Unternehmen.

Auf der grundlegenden (und grundlegenden) Ebene können Sie kostenlose Vorlagen in Excel verwenden, die Sie in CSV-Dateien exportieren, um sie beispielsweise im E-Mail-Marketing oder in Anzeigen in sozialen Netzwerken zu verwenden.

Auf Unternehmensebene wird der Einsatz eines CRM oder einer fortschrittlichen Software wie SAP sehr wichtig, da die Anzahl der Kunden eines Freelancers nicht (auch entfernt) mit denen einer großen Organisation übereinstimmt.

Wie verwalten Sie Ihre Kundendatenbank? Kennen Sie ein anderes Tool für diese Art von Aufgaben?