Come creare un database clienti passo dopo passo con esempi

Esistono strategie come l'email marketing o gli annunci social che daranno una spinta essenziale alla visibilità del nostro marchio su Internet. Tuttavia, dovremo capire come gestire tutte le informazioni che stiamo raccogliendo, il che significa imparare a memorizzare tutti questi dati sui nostri server.

Fino a poco tempo, legislazioni contrastanti disciplinavano l'uso e l'archiviazione dei database dei clienti. Tuttavia, nel 2018, con il nuovo GDPR o il regolamento generale sulla protezione dei dati è stato creato.

Questo è un argomento complesso, quindi non ne parlerò in questo articolo, ma dovresti trovare informazioni se vuoi creare una mailing list in Europa. Sul nostro blog abbiamo diversi articoli sul nuovo GDPR.

Tuttavia, parleremo di un argomento altrettanto rilevante e voglio che tu ne prenda nota perché ti daremo suggerimenti sul ruolo dei database in un marketing digitale 360, come dovrebbero essere organizzati e quali sono le i migliori strumenti che puoi utilizzare per creare un nuovo database.

Vuoi avere maggiori informazioni su come creare e gestire i database dei clienti?

Bene, cominciamo!

Elenco e-mail: definizione

Questo può sembrare molto ovvio, ma molte persone non comprendono l'importanza di un database e non pensano di dover raccogliere informazioni su visitatori e clienti.

Per quanto elementare possa sembrarti, credo che sarebbe interessante iniziare questo articolo affrontando questo problema dall'inizio in modo che tu possa imparare a gestire tutte le informazioni sensibili dei tuoi clienti che raccoglierai sui tuoi server.

Cominciamo con le definizioni più basilari:

► Che cos'è un database clienti?

Il concetto di “database” è spesso utilizzato non solo nell'ambito del mondo degli affari, ma anche nel campo dell'informatica, per riferirsi a informazioni organizzate secondo criteri specifici.

In questo senso, quando parliamo di “sistema base di gestione dei dati”, ci riferiamo espressamente a uno strumento o software che possiamo utilizzare per memorizzare tutte queste informazioni.

Ogni volta che raccogliamo dati dai nostri clienti (nome, telefono, e-mail, numero di contatto, ecc.) e, ad esempio, li organizziamo in base a interessi specifici in modo che ricevano le nostre prossime campagne di marketing, creiamo un database.

I database possono essere di uso individuale quando un solo amministratore può accedere a questi dati, o di uso condiviso, quando un gruppo di persone può accedere a queste informazioni, ad esempio in una Intranet.

► Che cos'è un database clienti?

Poiché i database contengono informazioni organizzate (nessuna informazione ridondante) e sono accessibili quando si utilizza un software (facile da gestire per chiunque), possiamo dire che un database è un file con un gran numero di dati personali o aziendali.

Quindi è uno strumento perfetto per gestire grandi quantità di informazioni relative ai nostri clienti. Utilizzando il sistema corretto, possiamo accedere a questi dati in modo rapido e semplice, cercando informazioni, come età, sesso o paese, per filtrare i contatti e creare campagne mirate.

Maggiore è il volume dei dati registrati sui nostri clienti, più utile e indispensabile diventa questo strumento.

Inoltre, avere un database adeguatamente segmentato ci permette di:

Questi sono solo alcuni esempi, quindi capisci l'importanza di iniziare a raccogliere informazioni sui tuoi clienti perché puoi utilizzare questi dati per creare azioni di marketing sempre più segmentate, ad esempio solo per gli utenti interessati ad uno dei tuoi prodotti, o che hanno acquistato dal tuo negozio recentemente.

· Suggerimenti per la creazione di un database

Come ti ho spiegato prima, per creare un database con le informazioni rilevanti per le tue azioni di marketing, dovrai gestire correttamente i dati, definendo criteri di targeting in base ai tuoi clienti. Se, ad esempio, desideri inviare loro delle newsletter, dovresti raccogliere il loro indirizzo e-mail e separarli in gruppi diversi.

Non dimenticare che queste informazioni dovrebbero essere accessibili a tutti i membri del reparto marketing e vendite in modo che possano utilizzare questi dati nella loro strategia di marketing e vendita.

Quindi, prima di parlare di alcuni degli strumenti universalmente utilizzati per la creazione di questi file, voglio darvi qualche consiglio pratico.

► Come organizzare un database clienti?

Prima di iniziare a raccogliere dati dai tuoi clienti, dovresti tenere a mente tre cose:

1 Privacy:

Ricorda che se hai a che fare con informazioni private di terze parti, dovresti proteggere attentamente tutte le informazioni raccolte sul tuo sito, oltre ad aggiornare regolarmente il contenuto della pagina della privacy policy.

2 Targeting:

Non tutti i tuoi clienti hanno le stesse esigenze o gli stessi interessi. In questo modo, dovrai ordinarli in diversi profili in modo da poter organizzare correttamente le loro informazioni.

Ad esempio, se un cliente ha già acquistato più prodotti dal tuo negozio online, dovrebbe trovarsi in un profilo diverso da quello di un utente che ha visitato il tuo sito, se si è registrato per ricevere le tue newsletter ma non ha mai interagito con i tuoi messaggi.

3 Aggiornamento:

Proprio come in qualsiasi altra area della tua attività, il tuo database deve essere costantemente aggiornato con nuove informazioni. Tuttavia, anche l'aggiornamento dei dati è fondamentale, perché se le informazioni sono obsolete o errate, potresti prendere decisioni sbagliate, o creare campagne per clienti che sono già in un'altra fase del processo di conversione.

Pensa che se il tuo database non rispetta questi tre presupposti, non sarà possibile creare campagne di marketing strategicamente efficienti, poiché lavorerai con dati non validi in modo che qualsiasi strategia produrrebbe risultati molto scarsi o addirittura negativi.

► Come creare un database mirato?

Se hai già compreso gli aspetti fin qui spiegati, vorrei mostrarti cosa puoi fare per creare un nuovo database o ampliare quello che già possiedi.

Successivamente, ti darò alcuni suggerimenti su come creare e utilizzare il tuo database clienti. Sono sicuro che qualsiasi consulente di marketing sinceramente interessato alla sostenibilità della tua strategia digitale a lungo termine sarebbe d'accordo con me su questi aspetti:

Ma soprattutto, non acquistare mai database di clienti di terze parti, perché oltre ad essere inefficienti per qualsiasi attività di marketing, ti daranno molti grattacapi e problemi legali.

· Strumenti per la creazione di un database

Per darti consigli sull'opzione migliore per creare un nuovo database di clienti, avremmo bisogno di capire la tua attività e i tuoi obiettivi, poiché ogni strategia sarà diversa e dovrebbe essere basata sul marketing. Cioè, non puoi seguire gli stessi passaggi, indipendentemente dalla tua nicchia. Detto questo, ti darò tre consigli:

Ora parleremo di come utilizzare ciascuna opzione.

► Modello per la creazione di database

Ovviamente sai già che utilizzando strumenti come Microsoft Excel (o Apple Numbers) puoi creare database senza nessun altro software.

Molte persone pensano che creare database in Excel non sia una buona idea, poiché credono che non sarebbero in grado di organizzare le informazioni e formattarle correttamente. Ma non devi preoccuparti di questo perché puoi trovare fogli di calcolo già pronti su Internet che puoi utilizzare come modello per organizzare i dati che stai raccogliendo, specialmente se stai creando un database manualmente.

Questa è la migliore risorsa per i proprietari di piccole imprese e i liberi professionisti, poiché oltre ad essere gratuiti, nella maggior parte dei casi, gli strumenti utilizzati nel marketing digitale memorizzeranno i dati in file Excel.

► CRM (Gestione dei rapporti con i clienti)

Un CRM è uno strumento di gestione più elaborato che viene spesso utilizzato da molte aziende proprio per questo compito; gestione anagrafiche clienti.

Oltre a presentare informazioni unificate in un unico luogo, i sistemi CRM hanno le funzionalità necessarie per indirizzare i clienti in base alle esigenze del progetto o dell'attività in questione.

Il livello di complessità coinvolto nell'utilizzo di questo strumento è leggermente maggiore rispetto all'utilizzo di un modello base in Excel, ma in generale questi sistemi presentano opzioni intuitive, poiché vengono venduti ad aziende e professionisti di diversi settori.

Esistono diversi CRM sul mercato, con caratteristiche e utilizzi differenti, ma in generale tutti hanno le opzioni necessarie per la gestione di database e mailing list. Alcuni dei più popolari sono:

► Software per la gestione aziendale

Parliamo ora di qualcosa di più avanzato, l'utilizzo di sistemi gestionali per snellire processi completi di vendita interna o logistica.

Hai senza dubbio sentito parlare di nomi come SAP, Sage o Soho, in quanto sono alcuni degli strumenti di gestione aziendale più influenti oggi. I sistemi di gestione commerciale hanno molte funzionalità, tra cui l'organizzazione e la gestione di più database di clienti.

Conclusione

In questo articolo abbiamo visto come creare un database efficiente, nonché gli aspetti che dovremmo considerare per evitare problemi legali.

Tra i vantaggi della creazione di un database, possiamo evidenziare le opzioni per accedere a grandi quantità di informazioni e il fatto che possiamo filtrare ed estrarre queste informazioni per le nostre azioni di marketing, creando campagne mirate secondo la nostra strategia aziendale. Questo è un compito complesso, ma fondamentale per la creazione di campagne di marketing, perché senza segmentazione non è possibile pubblicizzare i nostri prodotti a persone interessate all'acquisto.

Ricorda che per creare il tuo database; dovrai lavorare con un software che ti aiuterà nella gestione di tutte le informazioni che stai raccogliendo, soprattutto per le aziende più grandi.

A livello base (e fondamentale), puoi utilizzare modelli gratuiti in Excel, che esporterai in file CSV, da utilizzare nell'email marketing o negli annunci sui social network (ad esempio).

A livello aziendale, l'utilizzo di un CRM o di un software evoluto come SAP diventa molto importante, perché il numero di clienti di un libero professionista non è (neanche a distanza) lo stesso di una grande organizzazione.

Come stai gestendo il tuo database clienti? Conosci un altro strumento per questo tipo di attività?