Comment créer une base de données clients étape par étape avec des exemples

Il existe des stratégies comme le marketing par e-mail ou les publicités sur les réseaux sociaux qui donneront un coup de pouce essentiel à la visibilité de notre marque sur Internet. Cependant, nous devrons comprendre comment gérer toutes les informations que nous collectons, ce qui signifie apprendre à stocker toutes ces données sur nos serveurs.

Jusqu'à récemment, des législations contradictoires régissaient l'utilisation et le stockage des bases de données clients. Cependant, en 2018, avec le nouveau GDPr ou le règlement général sur la protection des données a été créé.

C'est un sujet complexe, je n'en parlerai donc pas dans cet article, mais vous devriez trouver des informations si vous souhaitez créer une liste de diffusion en Europe. Sur notre blog, nous avons plusieurs articles sur le nouveau RGPD.

Cependant, nous allons parler d'un sujet tout aussi pertinent, et je veux que vous en preniez note car nous allons vous donner des conseils sur le rôle des bases de données dans un marketing digital 360, comment elles doivent être organisées et quelles sont les meilleurs outils que vous pouvez utiliser pour créer une nouvelle base de données.

Vous souhaitez en savoir plus sur la création et la gestion des bases de données clients ?

Eh bien, commençons!

Liste de diffusion : définition

Cela peut sembler très évident, mais beaucoup de gens ne comprennent pas l'importance d'une base de données et ne pensent pas qu'ils devraient collecter des informations sur les visiteurs et les clients.

Aussi basique que cela puisse vous paraître, je pense qu'il serait intéressant de commencer cet article en abordant cette question dès le début afin que vous puissiez apprendre à gérer toutes les informations sensibles de vos clients que vous collecterez sur vos serveurs.

Commençons par les définitions les plus basiques :

► Qu'est-ce qu'une base de données clients ?

Le concept de « base de données » est souvent utilisé non seulement dans le cadre du monde des affaires, mais aussi dans le domaine de l'informatique, pour désigner des informations organisées selon des critères précis.

En ce sens, lorsque nous parlons de « système de base de gestion des données », nous nous référons expressément à un outil ou un logiciel que nous pouvons utiliser pour stocker toutes ces informations.

Chaque fois que nous collectons des données de nos clients (nom, téléphone, e-mail, numéro de contact, etc.) et, par exemple, nous les organisons selon des intérêts spécifiques afin qu'ils reçoivent nos prochaines campagnes marketing, nous créons une base de données.

Les bases de données peuvent être à usage individuel lorsqu'un seul administrateur peut accéder à ces données, ou à usage partagé, lorsqu'un groupe de personnes peut accéder à ces informations, par exemple dans un Intranet.

► Qu'est-ce qu'une base de données clients ?

Parce que les bases de données contiennent des informations organisées (pas d'informations redondantes) et sont accessibles lors de l'utilisation d'un logiciel, (facile à gérer pour tout le monde), on peut dire qu'une base de données est un fichier contenant un grand nombre de données personnelles ou d'entreprise.

C'est donc un outil parfait pour gérer de grandes quantités d'informations liées à nos clients. En utilisant le bon système, nous pouvons accéder à ces données rapidement et facilement, en recherchant des informations, telles que l'âge, le sexe ou le pays, pour filtrer les contacts et créer des campagnes ciblées.

Plus le volume de données enregistrées sur nos clients est élevé, plus cet outil devient utile et indispensable.

Aussi, avoir une base de données correctement segmentée nous permet de :

Ce ne sont que quelques exemples, vous comprenez donc l'importance de commencer à collecter des informations sur vos clients car vous pouvez utiliser ces données pour créer des actions marketing de plus en plus segmentées, par exemple uniquement pour les utilisateurs intéressés par l'un de vos produits, ou qui ont acheté dans votre magasin récemment.

· Conseils pour créer une base de données

Comme je l'expliquais précédemment, pour créer une base de données avec des informations pertinentes pour vos actions marketing, vous devrez gérer correctement les données, en définissant des critères de ciblage en fonction de vos clients. Si, par exemple, vous souhaitez leur envoyer des newsletters, vous devrez collecter leur adresse e-mail et les séparer en différents groupes.

N'oubliez pas que ces informations doivent être accessibles à tous les membres du service marketing et commercial afin qu'ils puissent utiliser ces données dans leur stratégie marketing et commerciale.

Alors avant de parler de certains des outils universellement utilisés pour la création de ces fichiers, je souhaite vous donner quelques conseils pratiques.

► Comment organiser une base de données clients ?

Avant de commencer à collecter des données auprès de vos clients, vous devez garder à l'esprit trois choses :

1 Confidentialité :

N'oubliez pas que si vous traitez des informations privées de tiers, vous devez protéger soigneusement toutes les informations collectées sur votre site, en plus de mettre régulièrement à jour le contenu de la page de politique de confidentialité.

2 Ciblage :

Tous vos clients n'ont pas les mêmes besoins ni les mêmes intérêts. De cette façon, vous devrez les trier dans différents profils afin de pouvoir organiser correctement leurs informations.

Par exemple, si un client a déjà acheté plusieurs produits sur votre boutique en ligne, il doit avoir un profil différent de celui d'un utilisateur qui a visité votre site, s'il s'est inscrit pour recevoir vos newsletters mais n'a jamais interagi avec vos messages.

3 mise à jour :

Comme dans tout autre domaine de votre entreprise, votre base de données doit être constamment mise à jour avec de nouvelles informations. Cependant, la mise à jour des données est également fondamentale, car si les informations sont obsolètes ou incorrectes, vous pourriez prendre de mauvaises décisions ou créer des campagnes pour des clients qui sont déjà à une autre étape du processus de conversion.

Pensez que si votre base de données ne respecte pas ces trois hypothèses, il ne sera pas possible de créer des campagnes marketing stratégiquement efficaces, car vous travaillerez avec des données invalides de sorte que toute stratégie produirait des résultats très médiocres, voire négatifs.

► Comment créer une base de données ciblée ?

Si vous avez déjà compris les aspects expliqués jusqu'à présent, j'aimerais vous montrer ce que vous pouvez faire pour créer une nouvelle base de données ou étendre celle que vous possédez déjà.

Ensuite, je vais vous donner quelques conseils sur la façon de créer et d'utiliser votre base de données clients. Je suis sûr que tout consultant en marketing qui s'intéresse vraiment à la durabilité de votre stratégie numérique à long terme serait d'accord avec moi sur ces aspects :

Mais surtout, n'achetez jamais de bases de données clients tierces, car en plus d'être inefficaces pour toute activité marketing, elles vous donneront beaucoup de maux de tête et de problèmes juridiques.

· Outils pour créer une base de données

Pour vous conseiller sur la meilleure option pour créer une nouvelle base de données clients, nous aurions besoin de comprendre votre entreprise et vos objectifs, car chaque stratégie sera différente et devrait être basée sur le marketing. Autrement dit, vous ne pouvez pas suivre les mêmes étapes, quel que soit votre créneau. Après avoir dit cela, je vais vous donner trois conseils :

Maintenant, nous allons parler de la façon d'utiliser chaque option.

► Modèle de création de bases de données

Bien sûr, vous savez déjà qu'en utilisant des outils comme Microsoft Excel (ou Apple Numbers), vous pouvez créer des bases de données sans aucun autre logiciel.

Beaucoup de gens pensent que créer des bases de données dans Excel n'est pas une bonne idée, car ils pensent qu'ils ne seraient pas en mesure d'organiser les informations et de les formater correctement. Mais vous n'avez pas à vous en soucier car vous pouvez trouver des feuilles de calcul prêtes à l'emploi sur Internet que vous pouvez utiliser comme modèle pour organiser les données que vous collectez, surtout si vous créez une base de données manuellement.

C'est la meilleure ressource pour les propriétaires de petites entreprises et les indépendants, car en plus d'être gratuits, dans la plupart des cas, les outils utilisés dans le marketing numérique stockeront les données dans des fichiers Excel.

► CRM (Gestion de la Relation Client)

Un CRM est un outil de gestion plus élaboré qui est souvent utilisé par de nombreuses entreprises précisément pour cette tâche ; gestion des bases de données clients.

En plus de présenter des informations unifiées en un seul endroit, les systèmes CRM ont les fonctionnalités nécessaires pour cibler les clients en fonction des besoins du projet ou de l'entreprise en question.

Le niveau de complexité lié à l'utilisation de cet outil est légèrement supérieur à celui d'un modèle de base dans Excel, mais en général, ces systèmes présentent des options intuitives, car ils sont vendus à des entreprises et des professionnels de différents secteurs.

Il existe plusieurs CRM sur le marché, avec des fonctionnalités et des usages différents, mais en général, ils ont tous les options nécessaires pour gérer les bases de données et les listes de diffusion. Certains des plus populaires sont :

► Logiciel de gestion d'entreprise

Parlons maintenant de quelque chose de plus avancé, l'utilisation de systèmes de gestion pour rationaliser des processus complets de vente interne ou de logistique.

Vous avez sans aucun doute entendu parler de noms comme SAP, Sage ou Soho, car ils font partie des outils de gestion d'entreprise les plus influents aujourd'hui. Les systèmes de gestion commerciale présentent de nombreuses fonctionnalités, notamment l'organisation et la gestion de plusieurs bases de données clients.

Conclusion

Dans cet article, nous avons vu comment créer une base de données efficace, ainsi que les aspects que nous devons considérer pour éviter les problèmes juridiques.

Parmi les avantages de la création d'une base de données, nous pouvons souligner les options d'accès à de grandes quantités d'informations et le fait que nous pouvons filtrer et extraire ces informations pour nos actions marketing, en créant des campagnes ciblées selon notre stratégie commerciale. C'est une tâche complexe, mais fondamentale pour la création de campagnes marketing, car sans segmentation, il n'est pas possible de faire la publicité de nos produits aux personnes intéressées à les acheter.

N'oubliez pas que pour créer votre propre base de données ; vous devrez travailler avec un logiciel qui vous aidera dans la gestion de toutes les informations que vous collectez, en particulier pour les grandes entreprises.

Au niveau basique (et fondamental), vous pouvez utiliser des modèles gratuits dans Excel, que vous exporterez dans des fichiers CSV, à utiliser dans le marketing par e-mail ou les publicités sur les réseaux sociaux (par exemple).

Au niveau de l'entreprise, l'utilisation d'un CRM ou d'un logiciel avancé tel que SAP devient très important, car le nombre de clients d'un freelance n'est pas (même à distance) le même qu'une grande organisation.

Comment gérez-vous votre base de données clients ? Connaissez-vous un autre outil pour ce type de tâche ?