Como criar um banco de dados de clientes passo a passo com exemplos

Existem estratégias como o email marketing ou social ads que darão um impulso fundamental à visibilidade da nossa marca na internet. No entanto, teremos que entender como gerenciar todas as informações que estamos coletando, o que significa aprender a armazenar todos esses dados em nossos servidores.

Até recentemente, legislações conflitantes governavam o uso e armazenamento de bancos de dados de clientes. Porém, em 2018, com o novo GDPr ou o Regulamento Geral de Proteção de Dados foi criado.

Esse é um assunto complexo, então não vou falar sobre isso neste artigo, mas você deve encontrar informações se quiser criar uma lista de mala direta na Europa. Em nosso blog, temos vários artigos sobre o novo GDPR.

No entanto, vamos falar de um assunto igualmente relevante, e quero que vocês observem porque vamos dar dicas sobre o papel dos bancos de dados em um marketing digital 360, como devem ser organizados e quais são os melhores ferramentas que você pode usar para criar um novo banco de dados.

Gostaria de saber mais informações sobre como criar e gerenciar bancos de dados de clientes?

Bem, vamos começar!

Lista de e-mail: Definição

Isso pode parecer muito óbvio, mas muitas pessoas não entendem a importância de um banco de dados e não acham que deveriam coletar informações sobre visitantes e clientes.

Por mais básico que isso possa parecer para você, acredito que seria interessante começar este artigo abordando esse problema desde o início, para que possa aprender como gerenciar todas as informações confidenciais de seus clientes que você coletará em seus servidores.

Vamos começar com as definições mais básicas:

► O que é um banco de dados de clientes?

O conceito de “banco de dados” é frequentemente utilizado não só no âmbito do mundo dos negócios, mas também no campo da informática, para se referir a informações organizadas de acordo com critérios específicos.

Nesse sentido, quando falamos em “sistema básico de gestão de dados”, referimo-nos expressamente a uma ferramenta ou software que podemos utilizar para armazenar todas essas informações.

Sempre que recolhemos dados dos nossos clientes (nome, telefone, email, número de contacto, etc.) e, por exemplo, os organizamos de acordo com interesses específicos para que recebam as nossas próximas campanhas de marketing, estamos a criar uma base de dados.

As bases de dados podem ser de uso individual, quando apenas um administrador pode acessar esses dados, ou de uso compartilhado, quando um grupo de pessoas pode acessar essas informações, por exemplo, em uma intranet.

► O que é um banco de dados de clientes?

Como os bancos de dados contêm informações organizadas (sem informações redundantes) e são acessíveis por meio de um software (fácil de gerenciar por qualquer pessoa), podemos dizer que um banco de dados é um arquivo com um grande número de dados pessoais ou corporativos.

Portanto, é uma ferramenta perfeita para lidar com grandes quantidades de informações relacionadas aos nossos clientes. Utilizando o sistema correto, podemos acessar esses dados de forma rápida e fácil, buscando informações, como idade, sexo ou país, para filtrar contatos e criar campanhas direcionadas.

Quanto maior o volume de dados registrados sobre nossos clientes, mais útil e indispensável se torna esta ferramenta.

Além disso, ter um banco de dados devidamente segmentado nos permite:

Esses são apenas alguns exemplos, para que você entenda a importância de começar a coletar informações sobre seus clientes, porque você pode usar esses dados para criar ações de marketing cada vez mais segmentadas, por exemplo, apenas para usuários interessados ​​em um de seus produtos, ou que compraram de sua loja recentemente.

· Dicas para criar um banco de dados

Conforme expliquei anteriormente, para criar um banco de dados com informações relevantes para suas ações de marketing, você terá que gerenciar os dados corretamente, definindo critérios de segmentação com base em seus clientes. Se, por exemplo, você quiser enviar boletins informativos, terá que coletar seus endereços de e-mail e separá-los em grupos diferentes.

Não se esqueça de que essas informações devem ser acessíveis a todos os membros do departamento de marketing e vendas, para que eles possam usar esses dados em sua estratégia de marketing e vendas.

Portanto, antes de falarmos sobre algumas das ferramentas universalmente usadas para a criação desses arquivos, gostaria de dar alguns conselhos práticos.

► Como organizar um banco de dados de clientes?

Antes de começar a coletar dados de seus clientes, você deve ter em mente três coisas:

1 Privacidade:

Lembre-se de que se você lida com informações privadas de terceiros, deve proteger cuidadosamente todas as informações coletadas em seu site, além de atualizar regularmente o conteúdo da página da política de privacidade.

2 Segmentação:

Todos os seus clientes não têm as mesmas necessidades ou os mesmos interesses. Dessa forma, você terá que classificá-los em diferentes perfis para poder organizar suas informações corretamente.

Por exemplo, se um cliente já comprou vários produtos de sua loja online, ele deve estar em um perfil diferente de um usuário que visitou seu site, se ele se registrou para receber seus boletins informativos, mas nunca interagiu com suas mensagens.

3 atualização:

Como em qualquer outra área do seu negócio, seu banco de dados precisa ser constantemente atualizado com novas informações. Porém, atualizar os dados também é fundamental, pois se as informações estiverem desatualizadas ou incorretas, você pode tomar decisões erradas, ou mesmo criar campanhas para clientes que já estão em outra fase do processo de conversão.

Pense que se o seu banco de dados não obedecer a essas três premissas, não será possível criar campanhas de marketing estrategicamente eficientes, pois você estará trabalhando com dados inválidos de forma que qualquer estratégia renderia resultados muito ruins ou mesmo negativos.

► Como criar um banco de dados direcionado?

Se você já entendeu os aspectos explicados até agora, gostaria de mostrar o que você pode fazer para criar um novo banco de dados ou expandir o que já possui.

A seguir, darei algumas dicas sobre como criar e usar seu banco de dados de clientes. Tenho certeza de que qualquer consultor de marketing que esteja genuinamente interessado na sustentabilidade de sua estratégia digital de longo prazo concordaria comigo nestes aspectos:

Mas acima de tudo, nunca compre bases de dados de clientes de terceiros, porque além de serem ineficazes para qualquer atividade de marketing, vão dar-lhe muitas dores de cabeça e problemas jurídicos.

· Ferramentas para a criação de um banco de dados

Para aconselhá-lo sobre a melhor opção de criação de uma nova base de dados de clientes, precisaríamos entender o seu negócio e seus objetivos, pois cada estratégia será diferente e deverá ser baseada no marketing. Ou seja, você não pode seguir os mesmos passos, independentemente do seu nicho. Depois de dizer isso, darei três dicas:

Agora, vamos falar sobre como usar cada opção.

► Template para criação de bancos de dados

Claro, você já sabe que usando ferramentas como o Microsoft Excel (ou Apple Numbers), você pode criar bancos de dados sem qualquer outro software.

Muitas pessoas acham que criar bancos de dados no Excel não é uma boa ideia, pois acreditam que não conseguiriam organizar as informações e formatá-las corretamente. Mas você não precisa se preocupar com isso porque você pode encontrar planilhas prontas na internet que você pode usar como modelo para organizar os dados que você está coletando, especialmente se estiver criando um banco de dados manualmente.

Este é o melhor recurso para pequenos empresários e autônomos, pois além de serem gratuitas, na maioria das vezes, as ferramentas utilizadas no marketing digital armazenam os dados em arquivos Excel.

► CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente)

Um CRM é uma ferramenta de gerenciamento mais elaborada, frequentemente usada por muitas empresas precisamente para essa tarefa; gerenciamento de bancos de dados de clientes.

Além de apresentar informações unificadas em um único local, os sistemas de CRM possuem as funcionalidades necessárias para direcionar os clientes de acordo com as necessidades do projeto ou negócio em questão.

O nível de complexidade envolvido na utilização desta ferramenta é um pouco maior do que a utilização de um template básico no Excel, mas em geral, esses sistemas apresentam opções intuitivas, uma vez que são vendidos para empresas e profissionais de diversos setores.

Existem vários CRMs no mercado, com diferentes funcionalidades e utilizações, mas em geral, todos possuem as opções necessárias para a gestão de bases de dados e mailing lists. Alguns dos mais populares são:

► Software para gestão empresarial

Agora vamos falar sobre algo mais avançado, o uso de sistemas de gestão para agilizar processos completos de vendas internas ou logística.

Sem dúvida você já ouviu falar de nomes como SAP, Sage ou Soho, pois são algumas das ferramentas de gestão de negócios mais influentes da atualidade. Os sistemas de gerenciamento comercial têm muitos recursos, incluindo a organização e o gerenciamento de vários bancos de dados de clientes.

Conclusão

Neste artigo, vimos como criar uma base de dados eficiente, bem como os aspectos que devemos considerar para evitar problemas jurídicos.

Dentre as vantagens de se criar um banco de dados, podemos destacar as opções de acesso a grandes quantidades de informações e o fato de podermos filtrar e extrair essas informações para nossas ações de marketing, criando campanhas direcionadas de acordo com nossa estratégia de negócios. Esta é uma tarefa complexa, mas fundamental para a criação de campanhas de marketing, pois sem segmentação não é possível anunciar nossos produtos a interessados ​​em comprá-los.

Lembre-se disso para criar seu próprio banco de dados; você terá que trabalhar com um software que o ajudará no gerenciamento de todas as informações que você está coletando, principalmente para empresas maiores.

No nível básico (e fundamental), você pode usar modelos gratuitos em Excel, que você exportará em arquivos CSV, para usar em email marketing ou anúncios em redes sociais (por exemplo).

No nível corporativo, a utilização de um CRM ou de um software avançado como o SAP torna-se muito importante, pois o número de clientes de um freelancer não é (nem remotamente) igual a uma grande organização.

Como você está gerenciando seu banco de dados de clientes? Você conhece outra ferramenta para este tipo de tarefa?