Jak stworzyć bazę klientów krok po kroku z przykładami

Istnieją strategie, takie jak marketing e-mailowy lub reklamy społecznościowe, które znacznie zwiększają widoczność naszej marki w Internecie. Będziemy jednak musieli zrozumieć, jak zarządzać wszystkimi gromadzonymi przez nas informacjami, co oznacza nauczenie się przechowywania wszystkich tych danych na naszych serwerach.

Do niedawna używanie i przechowywanie baz danych klientów podlegało sprzecznym przepisom. Jednak w 2018 roku, wraz z nowym RODO, powstało Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych.

To złożony temat, więc nie będę o tym mówił w tym artykule, ale powinieneś znaleźć informacje, jeśli chcesz stworzyć listę mailingową w Europie. Na naszym blogu mamy kilka artykułów na temat nowego RODO.

Porozmawiamy jednak na równie istotny temat i chcę, abyście to zapamiętali, ponieważ udzielimy wskazówek na temat roli baz danych w digital marketingu 360, jak powinny być zorganizowane i jakie są najlepsze narzędzia, których możesz użyć do stworzenia nowej bazy danych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu i zarządzaniu bazami klientów?

Cóż, zaczynajmy!

Lista e-mailowa: definicja

Może się to wydawać bardzo oczywiste, ale wiele osób nie rozumie znaczenia bazy danych i uważa, że ​​nie powinni zbierać informacji o odwiedzających i klientach.

Choć może się to wydawać podstawowe, uważam, że warto rozpocząć ten artykuł od rozwiązania tego problemu od początku, aby dowiedzieć się, jak zarządzać wszystkimi poufnymi informacjami od klientów, które zbierasz na swoich serwerach.

Zacznijmy od najbardziej podstawowych definicji:

► Co to jest baza klientów?

Pojęcie „bazy danych” jest często używane nie tylko w świecie biznesu, ale także w dziedzinie informatyki, w odniesieniu do informacji uporządkowanych według określonych kryteriów.

W tym sensie, kiedy mówimy o „podstawowym systemie zarządzania danymi”, odnosimy się wyraźnie do narzędzia lub oprogramowania, którego możemy użyć do przechowywania wszystkich tych informacji.

Ilekroć zbieramy dane od naszych klientów (imię i nazwisko, telefon, e-mail, numer kontaktowy itp.) i np. organizujemy ich według konkretnych zainteresowań, tak aby otrzymywali nasze kolejne kampanie marketingowe, tworzymy bazę danych.

Bazy danych mogą być do użytku indywidualnego, gdy tylko jeden administrator ma dostęp do tych danych, lub do wspólnego użytku, gdy grupa osób może uzyskać dostęp do tych informacji, na przykład w intranecie.

► Co to jest baza klientów?

Ponieważ bazy danych zawierają uporządkowane informacje (brak zbędnych informacji) i są dostępne podczas korzystania z oprogramowania (łatwe w zarządzaniu dla każdego), możemy powiedzieć, że baza danych to plik z dużą liczbą danych osobowych lub firmowych.

Jest to więc doskonałe narzędzie do obsługi dużej ilości informacji związanych z naszymi klientami. Korzystając z odpowiedniego systemu, możemy szybko i łatwo uzyskać dostęp do tych danych, wyszukując informacje, takie jak wiek, płeć czy kraj, w celu filtrowania kontaktów i tworzenia ukierunkowanych kampanii.

Im większy jest wolumen rejestrowanych danych o naszych klientach, tym narzędziem najbardziej użytecznym i niezbędnym staje się to narzędzie.

Ponadto posiadanie odpowiednio posegmentowanej bazy danych pozwala nam:

To tylko kilka przykładów, więc rozumiesz, jak ważne jest rozpoczęcie zbierania informacji o swoich klientach, ponieważ możesz wykorzystać te dane do tworzenia coraz bardziej segmentowanych działań marketingowych, na przykład tylko dla użytkowników zainteresowanych jednym z Twoich produktów lub tych, którzy kupili w Twoim sklepie ostatnio.

· Wskazówki dotyczące tworzenia bazy danych

Jak wyjaśniłem wcześniej, aby stworzyć bazę danych z informacjami istotnymi dla Twoich działań marketingowych, będziesz musiał odpowiednio zarządzać danymi, definiując kryteria targetowania na podstawie Twoich klientów. Jeśli na przykład chcesz wysyłać im biuletyny, musisz zebrać ich adresy e-mail i podzielić je na różne grupy.

Nie zapominaj, że te informacje powinny być dostępne dla wszystkich członków działu marketingu i sprzedaży, aby mogli wykorzystać te dane w swojej strategii marketingu i sprzedaży.

Zanim więc porozmawiamy o niektórych narzędziach powszechnie używanych do tworzenia tych plików, chcę dać ci kilka praktycznych rad.

► Jak zorganizować bazę klientów?

Zanim zaczniesz zbierać dane od swoich klientów, pamiętaj o trzech rzeczach:

1 Prywatność:

Pamiętaj, że jeśli masz do czynienia z prywatnymi informacjami pochodzącymi od osób trzecich, oprócz regularnego aktualizowania zawartości strony z polityką prywatności, powinieneś starannie chronić wszystkie informacje zebrane w Twojej witrynie.

2 Kierowanie:

Wszyscy Twoi klienci nie mają takich samych potrzeb lub zainteresowań. W ten sposób będziesz musiał posortować je w różnych profilach, aby poprawnie uporządkować ich informacje.

Na przykład, jeśli klient kupił już wiele produktów w Twoim sklepie internetowym, powinien znajdować się w innym profilu niż użytkownik, który odwiedził Twoją witrynę, jeśli zarejestrował się, aby otrzymywać biuletyny, ale nigdy nie wchodził w interakcję z Twoimi wiadomościami.

3 Aktualizacja:

Tak jak w każdym innym obszarze Twojej firmy, Twoja baza danych musi być stale aktualizowana o nowe informacje. Jednak aktualizacja danych ma również fundamentalne znaczenie, ponieważ jeśli informacje są nieaktualne lub błędne, możesz podjąć błędne decyzje lub stworzyć kampanie dla klientów, którzy są już na innym etapie procesu konwersji.

Pomyśl, że jeśli Twoja baza danych nie jest zgodna z tymi trzema założeniami, nie będzie możliwe tworzenie strategicznie skutecznych kampanii marketingowych, ponieważ będziesz pracować z nieprawidłowymi danymi, tak aby każda strategia przyniosła bardzo słabe lub nawet negatywne wyniki.

► Jak stworzyć docelową bazę danych?

Jeśli zrozumiałeś już wyjaśnione do tej pory aspekty, chciałbym pokazać, co możesz zrobić, aby stworzyć nową bazę danych lub rozbudować już posiadaną.

Następnie podam kilka wskazówek, jak tworzyć i wykorzystywać bazę danych klientów. Jestem pewien, że każdy konsultant marketingowy, który jest naprawdę zainteresowany trwałością Twojej długoterminowej strategii cyfrowej, zgodziłby się ze mną w następujących aspektach:

Przede wszystkim jednak nigdy nie kupuj baz danych klientów firm trzecich, ponieważ oprócz tego, że są nieefektywne w działaniach marketingowych, przysporzą Ci wiele bólu głowy i problemów prawnych.

· Narzędzia do tworzenia bazy danych

Aby udzielić Ci porady na temat najlepszej opcji tworzenia nowej bazy danych klientów, musielibyśmy zrozumieć Twój biznes i Twoje cele, ponieważ każda strategia będzie inna i powinna opierać się na marketingu. Oznacza to, że nie możesz wykonać tych samych kroków bez względu na swoją niszę. Powiedziawszy to, dam ci trzy wskazówki:

Teraz porozmawiamy o tym, jak korzystać z każdej opcji.

► Szablon do tworzenia baz danych

Oczywiście już wiesz, że za pomocą narzędzi takich jak Microsoft Excel (lub Apple Numbers) możesz tworzyć bazy danych bez żadnego innego oprogramowania.

Wiele osób uważa, że ​​tworzenie baz danych w Excelu nie jest dobrym pomysłem, ponieważ uważają, że nie byliby w stanie uporządkować informacji i poprawnie sformatować. Ale nie musisz się o to martwić, ponieważ możesz znaleźć w Internecie gotowe arkusze kalkulacyjne, których możesz użyć jako szablonu do uporządkowania gromadzonych danych, zwłaszcza jeśli tworzysz bazę danych ręcznie.

To najlepsze źródło dla właścicieli małych firm i freelancerów, ponieważ oprócz tego, że są bezpłatne, w większości przypadków narzędzia wykorzystywane w marketingu cyfrowym będą przechowywać dane w plikach Excel.

► CRM (zarządzanie relacjami z klientem)

CRM to bardziej rozbudowane narzędzie do zarządzania, które jest często używane przez wiele firm właśnie do tego zadania; zarządzanie bazami danych klientów.

Oprócz prezentowania ujednoliconych informacji w jednym miejscu, systemy CRM posiadają niezbędne funkcje do targetowania klientów zgodnie z potrzebami danego projektu lub biznesu.

Poziom złożoności związany z korzystaniem z tego narzędzia jest nieco większy niż przy użyciu podstawowego szablonu w Excelu, ale ogólnie te systemy oferują intuicyjne opcje, ponieważ są sprzedawane firmom i profesjonalistom z różnych sektorów.

Na rynku dostępnych jest kilka CRM o różnych funkcjach i zastosowaniach, ale ogólnie wszystkie mają niezbędne opcje do zarządzania bazami danych i listami mailingowymi. Niektóre z najpopularniejszych to:

► Oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem

Porozmawiajmy teraz o czymś bardziej zaawansowanym, wykorzystaniu systemów zarządzania do usprawnienia kompletnych procesów sprzedaży wewnętrznej czy logistyki.

Bez wątpienia słyszałeś o nazwach takich jak SAP, Sage czy Soho, ponieważ są to obecnie jedne z najbardziej wpływowych narzędzi do zarządzania biznesem. Komercyjne systemy zarządzania mają wiele funkcji, w tym organizację i zarządzanie wieloma bazami danych klientów.

Wniosek

W tym artykule zobaczyliśmy, jak stworzyć wydajną bazę danych, a także aspekty, które powinniśmy wziąć pod uwagę, aby uniknąć problemów prawnych.

Wśród zalet tworzenia bazy danych możemy wyróżnić opcje dostępu do dużej ilości informacji oraz fakt, że możemy filtrować i wyodrębniać te informacje dla naszych działań marketingowych, tworząc ukierunkowane kampanie zgodnie z naszą strategią biznesową. Jest to zadanie złożone, ale fundamentalne przy tworzeniu kampanii marketingowych, ponieważ bez segmentacji nie ma możliwości reklamowania naszych produktów osobom zainteresowanym ich zakupem.

Pamiętaj, aby stworzyć własną bazę danych; będziesz musiał pracować z oprogramowaniem, które pomoże Ci zarządzać wszystkimi gromadzonymi informacjami, szczególnie dla większych firm.

Na poziomie podstawowym (i podstawowym) możesz korzystać z bezpłatnych szablonów w Excelu, które wyeksportujesz w plikach CSV, na przykład do wykorzystania w e-mail marketingu lub reklamach w sieciach społecznościowych.

Na poziomie korporacyjnym bardzo ważne staje się wykorzystanie CRM czy zaawansowanego oprogramowania, jakim jest SAP, ponieważ liczba klientów freelancera nie jest (nawet zdalnie) taka jak duża organizacja.

Jak zarządzasz swoją bazą klientów? Znasz inne narzędzie do tego typu zadań?