Cele mai importante 11 articole de inclus în redactarea contractului de agenție

Contractele dvs. de agenție sunt antiglonț? Folosiți contracte deloc?

Dacă agenția dvs. folosește contracte care nu acoperă tot ceea ce au nevoie sau, mai rău, nu utilizați deloc contracte, vă puneți întreaga agenție în pericol.

Un contract de agenție de marketing este mai mult decât un document pe care îl trimiteți unui client și apoi îl depuneți. Fiecare secțiune este crucială pentru acoperirea afacerii dvs. în cazul în care ceva nu merge bine. Și un contract prost scris vă poate lăsa expus la orice, de la muncă suplimentară la proces.

Să ne aruncăm în capul de ce ar trebui să folosiți contracte și detaliile unui contract excelent pentru clienți.

De ce agențiile au nevoie întotdeauna de un contract cu clienții

Indiferent cât de bine ați lansat un client nou și cât de interesat este, ar trebui să negociați un contract corect pentru ambele părți înainte de începerea lucrărilor.

Nerespectarea unui contract ermetic, fără spațiu pentru munca suplimentară pentru a fi ascunsă, este crucială pentru agenția dvs. În cazul în care contractul dvs. prezintă lacune și nu este explicit cu serviciile furnizate, un client poate solicita în mod legal muncă în afara domeniului dvs. de aplicare.

Desigur, acest lucru poate duce apoi la o pierdere a veniturilor pentru agenția dvs. Cu cât petreceți mai mult timp lucrând la un proiect, cu atât va fi mai mic rentabilitatea investiției.

Cel mai rău scenariu este dacă ați încheiat un contract rău și ați ajuns într-un proces cu clienții. Ele pot continua mai multe luni și ani și nimeni nu dorește ca acel nor întunecat să atârne peste compania dvs.

Cel mai bun sfat atunci când vă pregătiți să luați un nou client? Pregătește-te pentru cel mai rău, speră la cel mai bun. Cel mai simplu mod de a fi întotdeauna pregătiți fără a petrece un timp excesiv la redactarea contractelor este să aveți un șablon editabil. Deși schița șablonului va fi aceeași, o puteți personaliza pentru clienți individuali:

Schimbarea șablonului înseamnă că puteți personaliza termenii domeniului de aplicare și a duratei muncii și să vă asigurați în continuare agenția.

Când predați contractul clientului dvs., veți ști că, atunci când semnează, toate așteptările, costurile, domeniile și termenele au fost clar definite. Fără surprize sau pierderi de venituri și un acord care face pe ambele părți fericite.

11 Elemente care trebuie incluse în contractul dvs. contractual

Majoritatea acordului dvs. de marketing cu un client se va concentra asupra obligațiilor legale și a ceea ce este inclus în domeniul dvs. de aplicare. Deși majoritatea șabloanelor sunt perfect potrivite pentru utilizare, ar trebui să vă consultați întotdeauna cu echipa dvs. juridică dacă doriți să verificați din nou o clauză sau formularea contractului.

Iată 11 elemente obligatorii pentru orice contract de client.

1. Numele și adresele agenției și ale clientului

Aceasta este prima parte a contractului dvs. și ar trebui să fie în partea de sus, deoarece arată clar cine va fi încheiat în acord:

Trebuie să menționeze atât numele dvs. comerciale legale, cât și numele dvs. de client (fără porecle). Sub denumirile comerciale, trebuie să listați adresa la care fiecare companie este înregistrată legal. Acest lucru este important deoarece, dacă relația se îndreaptă spre sud, este mai ușor să le contactați în cazul în care trebuie să luați măsuri legale. Verificați din nou aceste detalii cu clientul dvs. înainte ca cineva să semneze linia punctată.

2. Descrieți durata contractului

Când dorește clientul dvs. să începeți munca și când se va termina lucrarea?

Este important să nu aveți doar o dată de început și de finalizare, ci și cum arată o concluzie de lucru. Trebuie să definiți în mod clar că contractul se va încheia când ați terminat lucrarea. Nu mai tarziu. După finalizarea lucrărilor, ar trebui să predați toate lucrările în schimbul plății finale.

Scrieți-vă în contract că lucrările finale vor fi eliberate la primirea plății finale. În acest fel, nu există confuzie de ambele părți.

3. Faceți-vă sfera de lucru antiglonț

Domeniul dvs. de lucru este singurul loc care vă poate face să vă confruntați cu tot felul de probleme dacă nu sunteți atent.

Dacă nu specificați câte revizii este permis unui client pentru un proiect sau nu reușiți să conturați cu exactitate ce înțelegeți prin gestionarea site-ului web (de exemplu), nu vă mirați dacă agenția dvs. ajunge să facă o grămadă de lucrări suplimentare pentru un client ... gratuit.

Domeniul de aplicare ar trebui evidențiat chiar în prima pagină și trebuie să fie mai detaliat decât acesta:

În schimb, ar trebui să fie ca propria sa anexă din contract. Scopul principal este de a fi foarte specific cu privire la ce servicii sunt incluse în prețul pe care îl plătește clientul dvs.

La minimul absolut, doriți să identificați:

• Ce ați convenit dvs. și clientul dvs.
• Serviciile pe care le veți furniza
• Care sunt rezultatele tangibile pentru servicii
• De ce aveți nevoie de la client
• Câte revizuiri veți permite

De exemplu, dacă proiectați site-ul web al unui client și nu limitați numărul de revizuiri, ați putea fi legat de luni de zile schimbând paletele de culori și casetele de text.

Nu fi acea agenție. Faceți-vă domeniul de aplicare cât mai detaliat posibil și luați câte pagini doriți. Uitați-vă cât de detaliat este acest șablon:

Un domeniu de lucru cu livrabile deschise poate deveni dușmanul tău odată ce începi munca. Un dușman pe care agenția ta nu și-l poate permite.

4. Setați un program clar de plată

Nimănui nu-i place să trateze un client pentru o întârziere a plății sau pentru o factură restantă. Este frustrant și vă poate afecta relația cu clientul.

Cel mai bun mod de a evita acest lucru este să aveți un program de plată clar conturat din momentul în care începeți să lucrați cu clienții. Această parte a contractului dvs. trebuie să prezinte suma totală care va fi plătită, modul în care vor efectua plata și dacă plata este rambursabilă:

Dacă facturați clientul pe bază de rețină, puteți seta condițiile de plată lunare. Dar dacă lucrați pe bază de proiect, puteți opta pentru un plan de plată 50/50 în care primiți jumătate din totalul proiectului din față (gândiți-vă la asta ca la un depozit) și veți primi cealaltă jumătate după finalizarea tuturor lucrărilor .

Sau, puteți factura clientul dvs. în repere. Dacă construiți un site web, puteți alege să vă facturați clientul atunci când a fost finalizată o etapă importantă (pagina de pornire, magazinul online, blogul etc.). Aceasta este o modalitate excelentă de a păstra fluxul de bani în cazul în care proiectul va dura câteva luni pentru a finaliza.

5. Nu fi un pushover cu plăți întârziate

Este ciudat când oamenii îți datorează bani. Dar la sfârșitul zilei, afacerea înseamnă afaceri.

Indicați clar din momentul în care încheiați un acord cu un client că, dacă acesta vă plătește facturile cu întârziere, va exista o penalizare. Dacă ați trimis o factură către un client pe care îl aveți pe o rețea lunară și acesta o plătește cu zece zile întârziere, acest lucru afectează fluxul de numerar al agenției dvs. Nu vă gândiți de două ori la includerea unei taxe de plată cu întârziere în contract.

O taxă de plată cu întârziere poate fi fie o cifră stabilită în dolari, fie un procent din factură:

Este un mod blând de a încuraja clienții să plătească la timp și, dacă se întâmplă să întârzie o dată, îl puteți folosi la discreția dvs. și puteți muta taxa dacă doriți. Dar dacă devine o situație obișnuită, ar trebui să aplicați taxa.

6. Dacă un client dorește să adauge la locul de muncă, scrieți-vă condițiile

Cunoscut în mod obișnuit sub denumirea de „sfâșiere a domeniului de aplicare”, acest lucru se întâmplă atunci când un client vă solicită un pic de lucru suplimentar aici și o mică atingere acolo. Nu pare prea mult când se întâmplă prima dată, dar înainte de a-l afla, clientul vă face să efectuați gratuit lucrări în afara scopului dvs.

Evitați acest lucru cu orice preț. Fii sincer atunci când un client vine la tine solicitând o muncă suplimentară. Puteți fi de acord să preluați lucrarea, dar ar trebui să le oferiți o nouă ofertă în același timp.

Menționarea cererilor de muncă suplimentare în contract este obligatorie. Plasați-l chiar sub domeniul dvs. de aplicare și scrieți că toate cererile de lucru suplimentare în afara domeniului de aplicare vor fi cotate la o rată și un acord separat.

7. Când doriți să vă despărțiți de clientul dvs.

Înainte de a trimite un e-mail de despărțire sau de a primi un apel telefonic incomod, consultați termenii și condițiile contractului pentru a vedea cât de mult mai aveți nevoie pentru a continua să lucrați împreună. Sau, dacă sunteți în măsură să încălcați deloc acordul.

Scrieți o clauză de reziliere în contract care va funcționa pentru ambele părți, deoarece condițiile pentru rezilierea acordului vor fi aceleași pentru amândoi:

Asigurați-vă că includeți:

• Cât de mult trebuie să acordați atenția dvs. sau clientului dvs.
• Notificarea trebuie să fie dată în formă scrisă ca un e-mail?
• Cum veți face față oricărei lucrări remarcabile cu clientul dvs.?

8. Descrieți ce se va întâmpla cu încălcarea contractului

Dacă dvs. sau clientul dvs. nu v-ați ridicat la sfârșitul târgului, încălcați contractul.

În această secțiune a contractului dvs. de agenție, trebuie să fiți ferm și să declarați că o încălcare a contractului poate duce la o despărțire imediată, fără rambursare către clientul dvs.

S-ar putea să pară dur, dar dacă ați încheiat un acord cu un client și căutați o altă agenție în spate, ar putea fi o încălcare masivă a contractului. Trebuie să vă despărțiți rapid și să tăiați imediat cravatele.

Pentru a preveni acest lucru, introduceți o clauză de încălcare a contractului în acordul dvs., potrivit căruia clientul dvs. nu poate colabora cu o altă agenție care îndeplinește aceeași muncă ca a dvs. în timp ce contractul dvs. este activ. Sau dacă o fac, trebuie să vă rezilieze mai întâi contractul. În acest fel, agenția dvs. nu este lăsată afară în frig.

9. Cine va deține ce? Fă clar.

Creezi opera. Clientul dvs. plătește pentru asta. Dar cine o deține?

Drepturile de autor sunt o clauză importantă de inclus în contractele dvs. de marketing, deci nu există confuzie cu privire la cine deține ce.

Dar drepturile de autor pot însemna mult mai mult decât atât. Chiar dacă predați lucrarea finală clientului dvs., ar putea exista procese specifice pe care agenția dvs. le folosește pentru a crea lucrarea (proprietate intelectuală) și puteți decide dacă doriți să le păstrați sau să le predați în prețul contractului.

O mulțime de agenții își „închiriază” munca către clienții lor și, dacă clientul nu își citește cu atenție contractul, este posibil să nu fie niciodată conștient de acest lucru. Această secțiune ar putea lua unele negocieri cu clientul dvs., dar pe termen lung, veți fi bucuroși că ați discutat cu atenție.

10. Aveți o clauză de confidențialitate pentru a vă proteja agenția

Această clauză nu numai că vă protejează agenția, ci și clientul. Ar trebui să se precizeze clar orice despre care nu doriți să se vorbească în public fără consimțământul dvs. scris.

Elementele obișnuite care trebuie introduse într-o clauză de confidențialitate sunt:

• Tarifele agenției dvs.
• Procesele pe care le utilizați pentru a crea produse
• Orice schimb de e-mail între agenția dvs. și clientul dvs.

Iată un exemplu:

Pe de altă parte, în mod legal nu veți putea discuta despre operațiunile clientului dvs., nici despre știri despre compania lor sau despre e-mailuri. Clauza este o modalitate prin care ambele părți pot arăta că v-ați întors reciproc.

11. Includeți o clauză de despăgubire

Iată scenariul. Clientul dvs. primește un succes financiar care este rezultatul direct al muncii depuse de agenția dvs. Nu este grozav, dar se întâmplă. Dar dacă nu ați inclus o clauză de despăgubire în contractul dvs., agenția dvs. ar putea avea mari probleme.

Este diferența dintre faptul că trebuie să-ți compensezi clientul sau să te descurci:

Așadar, nu ar trebui să fie o surpriză faptul că o clauză de despăgubire este complicată și ar trebui examinată de o echipă juridică pentru a se asigura că agenția dvs. este acoperită în totalitate.

Cum să livrați clientului un contract de agenție criminală

Cu lista de mai sus, următorul pas este pregătirea contractului.

În primul rând, contractul trebuie să pară legitim. Niciun singur client nu va preda 20.000 de dolari unei agenții de publicitate dacă ați petrecut cinci minute tastând-o. De asemenea, trebuie să aibă sigla agenției dvs., să fie corect formatat și să nu fie greșit să scrieți dacă doriți să încheiați oferte.

PandaDoc este un instrument ușor și gratuit pentru a descărca o copertă excelentă pentru contractul de agenție de marketing:

Dar dincolo de a face contractul dvs. să pară strălucitor și nou, gândiți-vă la clientul dvs. și atunci când scrieți proiectul.

Dacă sunteți angajat pentru o slujbă de proiectare a fluturașilor de 100 USD, probabil că nu este necesar să trimiteți un document de 100 de pagini care este invincibil în orice sală de judecată. Acest lucru nu numai că poate fi intimidant pentru un client, dar poate, de asemenea, să întârzie procesul de lansare a proiectului, deoarece va trebui să revizuiască toate cele 100 de pagini în întregime.

Pe de altă parte, dacă sunteți angajat pentru un proiect cu un bilet mare (de exemplu, reproiectarea site-ului), veți dori să includeți tot ceea ce am menționat mai sus și să faceți contractul cât mai ermetic.

Ajutați la formularea contractului

După cum sa menționat deja, ar trebui să rulați întotdeauna un șablon de contract înaintea unui avocat înainte de a începe să îl utilizați pentru a semna clienți. Dar dacă nu aveți bugetul pentru a crea un contract de la zero, puteți utiliza în schimb un șablon online.

Instrumente precum Docracy vă pot oferi șabloane ușoare în care trebuie doar să completați spațiile libere:

PandaDoc oferă, de asemenea, agențiilor de marketing șabloane gratuite. În plus, șabloanele sunt pline de sfaturi de la PandaDoc pentru a vă ajuta să completați corect contractul dacă vă blocați:

Solicitați întotdeauna asistență juridică înainte de a utiliza un contract

Contractele de agenție pot fi complicate. Există o mulțime de clauze de adăugat pentru a acoperi agenția dvs. în cazul în care o afacere merge spre sud sau pentru a vă împiedica să faceți lucrări suplimentare din cauza unei lacune.

Acestea fiind spuse, consultați întotdeauna un avocat înainte de a utiliza unul într-o afacere. În acest fel, pot indica dacă există un detaliu important pe care l-ați trecut cu vederea și dacă o clauză nu a fost scrisă corect.

Banii suplimentari cheltuiți pentru legalitate se pot plăti singuri pe termen lung.

În timp ce contractele sunt o parte importantă a oricărei agenții de succes, acestea sunt doar o piesă a puzzle-ului atunci când vine vorba de obținerea de noi clienți. Înscrieți-vă astăzi pentru o demonstrație Instapage Enterprise.