11 najważniejszych elementów, które należy uwzględnić podczas sporządzania umowy agencyjnej

Czy twoje umowy agencyjne są kuloodporne? Czy w ogóle korzystasz z umów?

Jeśli Twoja agencja korzysta z umów, które nie obejmują wszystkiego, czego potrzebują, lub, co gorsza, w ogóle nie korzystasz z umów, narażasz całą agencję na ryzyko.

Umowa agencji marketingowej to coś więcej niż dokument, który wysyłasz klientowi, a następnie składasz. Każda sekcja ma kluczowe znaczenie dla pokrycia Twojej firmy na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. A źle napisana umowa może narazić Cię na wszystko, od dodatkowej pracy po proces sądowy.

Przyjrzyjmy się, dlaczego powinieneś korzystać z umów i szczegółów dobrej umowy z klientem.

Dlaczego agencje zawsze potrzebują umowy z klientami

Bez względu na to, jak dobrze namówiłeś nowego klienta i jak bardzo jest on zainteresowany, przed rozpoczęciem pracy powinieneś wynegocjować umowę, która jest uczciwa dla obu stron.

Niezawarcie szczelnej umowy, w której nie ma miejsca na wkradanie się dodatkowej pracy, ma kluczowe znaczenie dla Twojej agencji. Jeśli Twoja umowa zawiera luki i nie jest jednoznaczna w zakresie świadczonych usług, klient może zgodnie z prawem zażądać pracy poza Twoim zakresem.

Oczywiście może to prowadzić do utraty przychodów Twojej agencji. Im więcej czasu poświęcisz na pracę nad projektem, tym mniejszy będzie Twój zwrot z inwestycji.

Najgorszy scenariusz to sytuacja, w której zawarłeś złą umowę i skończysz w procesie sądowym z klientami. Mogą ciągnąć się miesiącami i latami, a nikt nie chce, aby nad Twoją firmą wisiała taka ciemna chmura.

Najlepsza rada podczas przygotowań do przyjęcia nowego klienta? Przygotuj się na najgorsze, miej nadzieję na najlepsze. Najłatwiejszym sposobem, aby zawsze być przygotowanym bez poświęcania zbyt wiele czasu na pisanie umów, jest posiadanie edytowalnego szablonu. Chociaż zarys szablonu będzie taki sam, możesz dostosować go do indywidualnych klientów:

Zmiana szablonu oznacza, że ​​możesz dostosować warunki zakresu i czasu pracy, a jednocześnie nadal obejmować Twoją agencję.

Kiedy przekazujesz umowę swojemu klientowi, będziesz wiedział, że w momencie podpisania wszystkie oczekiwania, koszty, zakresy i terminy zostały jasno określone. Żadnych niespodzianek i utraconych dochodów oraz umowa, która uszczęśliwia obie strony.

11 elementów, które należy uwzględnić w umowie kontraktowej

Większość Twojej umowy marketingowej z klientem będzie koncentrować się na zobowiązaniach prawnych i tym, co obejmuje Twój zakres. Chociaż większość szablonów jest w porządku w użyciu, zawsze powinieneś skonsultować się z zespołem prawnym, jeśli chcesz dokładnie sprawdzić klauzulę lub treść umowy.

Oto 11 niezbędnych elementów każdej umowy z klientem.

1. Nazwiska i adresy agencji i klienta

To jest pierwsza część Twojej umowy i powinna znajdować się na górze, ponieważ wyraźnie pokazuje, kto zostanie zawarty w umowie:

Musi cytować zarówno Twoją, jak i legalną nazwę handlową Twojego klienta (bez pseudonimów). Pod nazwami handlowymi musisz podać adres, pod którym każda firma jest legalnie zarejestrowana. Jest to ważne, ponieważ jeśli związek się pogorszy, łatwiej się z nimi skontaktować, jeśli będziesz musiał podjąć kroki prawne. Dokładnie sprawdź te szczegóły ze swoim klientem, zanim ktokolwiek podpisze wykropkowaną linię.

2. Opisz czas trwania umowy

Kiedy twój klient chce, abyś zaczął pracę, a kiedy się skończy?

Ważne jest, aby nie tylko mieć datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także to, jak wygląda zakończenie pracy. Musisz jasno określić, że umowa kończy się, gdy zakończysz pracę. Nie później. Po zakończeniu pracy powinieneś przekazać całą pracę w zamian za ostateczną opłatę.

Zapisz w umowie, że prace końcowe zostaną wydane po otrzymaniu płatności końcowej. W ten sposób nie ma zamieszania po obu stronach.

3. Spraw, aby twój zakres pracy był kuloodporny

Twój zakres pracy to jedyne miejsce, w którym możesz wpędzić się w różnego rodzaju kłopoty, jeśli nie będziesz ostrożny.

Jeśli nie określisz, ile poprawek klient może mieć w projekcie lub nie określisz dokładnie, co rozumiesz przez zarządzanie witryną (na przykład), nie zdziw się, jeśli Twoja agencja wykona mnóstwo dodatkowej pracy dla klienta… za darmo.

Zakres powinien być podkreślony na pierwszej stronie i musi być bardziej szczegółowy niż ten:

Zamiast tego powinien być jak osobny załącznik w kontrakcie. Podstawowym celem jest dokładne określenie, jakie usługi są zawarte w cenie, którą płaci Twój klient.

W absolutnym minimum chcesz zidentyfikować:

• Co uzgodniliście z klientem
• Usługi, które będziesz świadczyć
• Jakie są namacalne rezultaty dla usług
• Czego potrzebujesz od klienta
• Ile zmian pozwolisz

Na przykład, jeśli projektujesz stronę internetową klienta i nie ograniczasz liczby poprawek, możesz być związany na miesiące, zmieniając palety kolorów i pola tekstowe.

Nie bądź tą agencją. Stwórz swój zakres tak szczegółowy, jak to tylko możliwe i weź tyle stron, ile potrzebujesz. Zobacz, jak szczegółowy jest ten szablon:

Zakres prac z otwartymi rezultatami może stać się twoim wrogiem, gdy zaczniesz pracę. Wróg, na który Twoja agencja nie może sobie pozwolić.

4. Ustal przejrzysty harmonogram płatności

Nikt nie lubi drażnić klienta za spóźnioną płatność lub zaległą fakturę. To frustrujące i może wpłynąć na relacje z klientem.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest posiadanie przejrzystego harmonogramu płatności nakreślonego od momentu rozpoczęcia współpracy z klientami. Ta część umowy musi określać całkowitą kwotę, którą otrzymasz, sposób dokonania płatności i czy płatność podlega zwrotowi:

Jeśli rozliczasz klienta na zasadzie zaliczki , możesz ustawić warunki płatności na miesiąc. Ale jeśli pracujesz nad projektem, możesz zdecydować się na plan płatności 50/50, w którym otrzymasz z góry połowę całkowitej kwoty projektu (pomyśl o tym jako o wpłacie), a drugą połowę otrzymasz po zakończeniu wszystkich prac .

Możesz też rozliczać swojego klienta z kamieni milowych. Jeśli budujesz witrynę internetową, możesz zdecydować się na rozliczenie klientowi po ukończeniu kamieni milowych (strona główna, sklep internetowy, blog itp.). Jest to świetny sposób na utrzymanie napływu pieniędzy, jeśli ukończenie projektu zajmie kilka miesięcy.

5. Nie bądź natrętny z opóźnieniami w płatnościach

To niezręczne, kiedy ludzie są ci winni pieniądze. Ale w ostatecznym rozrachunku biznes to biznes.

Od momentu zawarcia umowy z klientem wyjaśnij, że jeśli zapłaci za fakturę z opóźnieniem, zostanie nałożona kara. Jeśli wysłałeś fakturę klientowi, z którym masz miesięczny zaliczkę, a on zapłaci ją z dziesięciodniowym opóźnieniem, ma to wpływ na przepływ środków pieniężnych Twojej agencji. Nie zastanawiaj się dwa razy nad włączeniem do umowy opłaty za zwłokę.

Opłata za zwłokę w płatności może być ustaloną kwotą w dolarach lub procentem faktury:

To delikatny sposób na zachęcenie klientów do terminowej zapłaty, a jeśli raz się spóźnią, możesz użyć tego według własnego uznania i pomachać opłatą, jeśli chcesz. Ale jeśli stanie się to normalne, powinieneś wyegzekwować opłatę.

6. Jeśli klient chce dołożyć pracę, zapisz swoje warunki

Powszechnie znany jako „pełzający zakres”, dzieje się tak, gdy klient prosi Cię o trochę dodatkowej pracy tutaj i trochę poprawki tam. Nie wydaje się to dużo, kiedy to się dzieje po raz pierwszy, ale zanim się zorientujesz, klient pozwala ci wykonać pracę poza twoim zakresem za darmo.

Unikaj tego za wszelką cenę. Bądź szczery, gdy przychodzi do Ciebie klient z prośbą o dodatkową pracę. Możesz zgodzić się na podjęcie pracy, ale jednocześnie powinieneś przekazać im nową wycenę.

Wzmianka o dodatkowych zleceniach pracy w umowie jest obowiązkowa. Umieść go tuż pod swoim zakresem i napisz, że wszystkie dodatkowe zlecenia pracy poza zakresem będą wyceniane według odrębnej stawki i umowy.

7. Kiedy chcesz zerwać z klientem

Zanim wyślesz wiadomość e-mail o zerwaniu lub odbierzesz niewygodną rozmowę telefoniczną, przejrzyj warunki umowy, aby zobaczyć, ile czasu potrzebujesz, aby dalej współpracować. Lub, jeśli w ogóle jesteś w stanie zerwać umowę.

Wpisz do umowy klauzulę wypowiedzenia, która będzie działać dla obu stron, ponieważ warunki rozwiązania umowy będą takie same dla obu stron:

Pamiętaj, aby uwzględnić:

• Z jakim wyprzedzeniem Ty lub Twój klient musicie dać
• Czy zawiadomienie musi mieć formę pisemną, taką jak e-mail?
• Jak poradzisz sobie z każdą wybitną pracą z klientem?

8. Opisz, co się stanie z naruszeniem umowy

Jeśli Ty lub Twój klient nie dotrwaliście do końca umowy, naruszyliście umowę.

W tej części umowy agencyjnej musisz być stanowczy i stwierdzić, że naruszenie umowy może spowodować natychmiastowe zerwanie, bez zwrotu kosztów klientowi.

Może się to wydawać trudne, ale jeśli zawarłeś umowę z klientem, a on szuka innej agencji za twoimi plecami, może to być masowe naruszenie umowy. Musisz szybko zerwać i natychmiast zerwać więzy.

Aby temu zapobiec, umieść w umowie klauzulę o złamaniu umowy, która stwierdza, że ​​Twój klient nie może współpracować z inną agencją, która wykonuje taką samą pracę jak Twoja, podczas gdy Twoja umowa jest aktywna. A jeśli tak, muszą najpierw rozwiązać umowę. W ten sposób Twoja agencja nie pozostanie na lodzie.

9. Kto będzie właścicielem czego? Wyjaśnij.

Tworzysz pracę. Twój klient za to płaci. Ale kto to jest właścicielem?

Prawa autorskie to ważna klauzula, którą należy uwzględnić w umowach marketingowych, więc nie ma wątpliwości, kto jest właścicielem czego.

Ale prawa autorskie mogą znaczyć znacznie więcej. Nawet jeśli przekażesz ostateczną pracę swojemu klientowi, mogą istnieć określone procesy, których Twoja agencja używa do tworzenia pracy (własność intelektualna), i możesz zdecydować, czy chcesz je zatrzymać, czy przekazać w cenie kontraktowej.

Wiele agencji „dzierżawi” swoją pracę swoim klientom, a jeśli klient nie przeczyta dokładnie umowy, może nigdy nie zdawać sobie z tego sprawy. Ta sekcja może wymagać pewnych negocjacji z twoim klientem, ale na dłuższą metę będziesz zadowolony, że dokładnie ją omówiłeś.

10. Miej klauzulę poufności, aby chronić swoją agencję

Ta klauzula chroni nie tylko Twoją agencję, ale także Twojego klienta. Powinna jasno określać wszystko, o czym nie chcesz rozmawiać publicznie bez Twojej pisemnej zgody.

Wspólne elementy, które należy umieścić w klauzuli poufności to:

• Stawki Twojej agencji
• Procesy, których używasz do tworzenia produktów
• Wszelkie wymiany e-maili między Twoją agencją a Twoim klientem

Oto przykład:

Z drugiej strony nie będziesz mógł legalnie omawiać działalności swojego klienta, jeszcze nieopublikowanych wiadomości o jego firmie ani wiadomości e-mail. Klauzula jest sposobem na pokazanie obu stronom, że się wspieracie.

11. Dołącz klauzulę o odszkodowaniu

Oto scenariusz. Twój klient otrzymuje uderzenie finansowe, które jest bezpośrednim wynikiem pracy wykonanej przez Twoją agencję. Nie jest super, ale się zdarza. Ale jeśli w umowie nie uwzględniłeś klauzuli o odszkodowaniu, Twoja agencja może być w poważnych tarapatach.

Jest to różnica między koniecznością zrekompensowania klientowi, a ucieczką z haczyka:

Nie powinno więc dziwić, że klauzula gwarancyjna jest skomplikowana i powinna zostać sprawdzona przez zespół prawny, aby upewnić się, że Twoja agencja jest w pełni objęta ochroną.

Jak dostarczyć zabójczą umowę agencyjną do klienta?

Z powyższą listą kolejnym krokiem jest przygotowanie umowy.

Po pierwsze, umowa musi wyglądać legalnie. Żaden klient nie przekaże 20 000 USD agencji reklamowej, jeśli spędzisz pięć minut na wpisywaniu tego. Musi również zawierać logo Twojej agencji, być prawidłowo sformatowane i wolne od literówek, jeśli chcesz zamknąć transakcje.

PandaDoc to łatwe, bezpłatne narzędzie, za pomocą którego możesz pobrać wyróżniającą się okładkę umowy z agencją marketingową:

Ale poza tym, aby Twoja umowa wyglądała na błyszczącą i nową, pomyśl o swoim kliencie również podczas pisania projektu.

Jeśli zostałeś zatrudniony do pracy za projekt ulotek o wartości 100 USD, prawdopodobnie nie ma potrzeby wysyłania 100-stronicowego dokumentu, który jest nie do pokonania na każdej sali sądowej. Może to nie tylko onieśmielać klienta, ale może również opóźnić proces rozpoczęcia projektu, ponieważ będzie musiał przejrzeć wszystkie 100 stron w całości.

Z drugiej strony, jeśli jesteś zatrudniony do dużego projektu (np. przeprojektowania strony internetowej), będziesz chciał uwzględnić wszystko, o czym wspomnieliśmy powyżej, i sprawić, by umowa była jak najbardziej szczelna.

Pomoc w sformułowaniu umowy

Jak już wspomnieliśmy, szablon umowy należy zawsze przejrzeć prawnikowi, zanim zaczniemy go używać do podpisywania klientów. Ale jeśli nie masz budżetu na stworzenie umowy od podstaw, możesz zamiast tego skorzystać z szablonu online.

Narzędzia takie jak Docracy mogą zapewnić łatwe szablony, w których wystarczy wypełnić puste miejsca:

PandaDoc udostępnia również agencjom marketingowym bezpłatne szablony. Ponadto szablony są zaśmiecone wskazówkami od PandaDoc, które pomogą Ci poprawnie wypełnić umowę, jeśli utkniesz:

Zawsze proś o pomoc prawną przed skorzystaniem z umowy

Umowy agencyjne mogą być skomplikowane. Istnieje wiele klauzul, które można dodać, aby objąć swoją agencję na wypadek, gdyby umowa nie powiodła się, lub aby powstrzymać cię od wykonywania dodatkowej pracy z powodu luki.

To powiedziawszy, zawsze skonsultuj się z prawnikiem przed użyciem go w umowie biznesowej. W ten sposób mogą wskazać, czy przeoczyłeś jakiś ważny szczegół i czy klauzula nie została napisana poprawnie.

Dodatkowe pieniądze wydane na legalność mogą się w dłuższej perspektywie zwrócić.

Chociaż kontrakty są ważną częścią każdej odnoszącej sukcesy agencji, to tylko jeden element układanki, jeśli chodzi o pozyskiwanie nowych klientów. Zarejestruj się na demo Instapage Enterprise już dziś.