Die 11 wichtigsten Punkte, die Sie bei der Gestaltung Ihres Agenturvertrags berücksichtigen sollten

Sind Ihre Agenturverträge kugelsicher? Verwenden Sie überhaupt Verträge?

Wenn Ihre Agentur Verträge verwendet, die nicht alles abdecken, was sie brauchen, oder, schlimmer noch, Sie überhaupt keine Verträge verwenden, setzen Sie Ihre gesamte Agentur in Gefahr.

Ein Marketingagenturvertrag ist mehr als ein Dokument, das Sie an einen Kunden senden und dann ablegen. Jeder Abschnitt ist entscheidend, um Ihr Unternehmen abzudecken, falls etwas schief geht. Und ein schlecht geschriebener Vertrag kann dazu führen, dass Sie von zusätzlicher Arbeit bis hin zu einem Rechtsstreit alles Mögliche ausgesetzt sind.

Sehen wir uns an, warum Sie Verträge und die Details eines großartigen Kundenvertrags verwenden sollten.

Warum Agenturen immer einen Vertrag mit Kunden brauchen

Unabhängig davon, wie gut Sie einen neuen Kunden geworben haben und wie interessiert er ist, sollten Sie vor Arbeitsbeginn einen für beide Seiten fairen Vertrag aushandeln.

Es ist für Ihre Agentur von entscheidender Bedeutung, keinen luftdichten Vertrag ohne Raum für zusätzliche Arbeit zu haben. Wenn Ihr Vertrag Lücken aufweist und sich nicht explizit auf die bereitgestellten Dienstleistungen bezieht, kann ein Kunde von Rechts wegen Arbeiten außerhalb Ihres Geltungsbereichs verlangen.

Dies kann dann natürlich zu Umsatzeinbußen für Ihre Agentur führen. Je mehr Zeit Sie mit der Arbeit an einem Projekt verbringen, desto geringer ist Ihr ROI.

Das schlimmste Szenario ist, wenn Sie einen schlechten Vertrag abgeschlossen haben und in einem Rechtsstreit mit Kunden landen. Sie können sich über Monate und Jahre hinziehen, und niemand möchte, dass diese dunkle Wolke über Ihrem Unternehmen hängt.

Der beste Rat bei der Vorbereitung auf die Übernahme eines neuen Kunden? Bereiten Sie sich auf das Schlimmste vor, hoffen Sie auf das Beste. Der einfachste Weg, immer vorbereitet zu sein, ohne viel Zeit mit dem Verfassen von Verträgen zu verbringen, ist eine bearbeitbare Vorlage. Obwohl die Vorlagengliederung dieselbe ist, können Sie sie für einzelne Kunden anpassen:

Wenn Sie die Vorlage ändern, können Sie die Bedingungen für den Umfang und die Dauer der Arbeit anpassen und Ihre Agentur trotzdem abdecken.

Wenn Sie den Vertrag an Ihren Kunden übergeben, wissen Sie, dass bei der Unterzeichnung alle Erwartungen, Kosten, Umfang und Fristen klar definiert wurden. Keine Überraschungen oder Umsatzeinbußen und eine Vereinbarung, die beide Seiten glücklich macht.

11 Punkte, die Sie in Ihre Vertragsvereinbarung aufnehmen sollten

Der Großteil Ihrer Marketingvereinbarung mit einem Kunden konzentriert sich auf rechtliche Verpflichtungen und darauf, was in Ihrem Geltungsbereich enthalten ist. Obwohl die meisten Vorlagen völlig in Ordnung sind, sollten Sie sich immer an Ihre Rechtsabteilung wenden, wenn Sie eine Klausel oder den Wortlaut des Vertrags überprüfen möchten.

Hier sind 11 Must-Haves für jeden Kundenvertrag.

1. Namen und Anschriften der Agentur und des Kunden

Dies ist der erste Teil Ihres Vertrages und sollte ganz oben stehen, da er deutlich zeigt, wer in den Vertrag eingeht:

Es muss sowohl Ihren legalen Handelsnamen als auch den Ihres Kunden enthalten (keine Spitznamen). Unter den Handelsnamen müssen Sie die Adresse angeben, an der jedes Unternehmen legal registriert ist. Dies ist wichtig, da es einfacher ist, sie zu kontaktieren, wenn Sie rechtliche Schritte einleiten müssen, wenn die Beziehung in den Hintergrund gerät. Überprüfen Sie diese Details noch einmal mit Ihrem Kunden, bevor jemand die gepunktete Linie unterschreibt.

2. Beschreiben Sie die Vertragsdauer

Wann möchte Ihr Kunde, dass Sie mit der Arbeit beginnen und wann wird die Arbeit beendet?

Es ist wichtig, nicht nur ein Start- und Enddatum zu haben, sondern auch, wie ein Abschluss der Arbeit aussieht. Sie müssen klar definieren, dass der Vertrag endet, wenn Sie den Auftrag erledigt haben. Nicht später. Nach Abschluss der Arbeiten sollten Sie alle Arbeiten gegen Zahlung des Restbetrags übergeben.

Schreiben Sie in Ihren Vertrag, dass die endgültigen Arbeiten freigegeben werden, wenn die Abschlusszahlung eingegangen ist. So gibt es auf beiden Seiten keine Verwirrung.

3. Machen Sie Ihren Arbeitsumfang kugelsicher

Ihr Arbeitsbereich ist der einzige Ort, der Sie in alle möglichen Schwierigkeiten bringen kann, wenn Sie nicht aufpassen.

Wenn Sie nicht angeben, wie viele Überarbeitungen ein Kunde bei einem Projekt zulässig ist, oder Sie nicht genau beschreiben, was Sie beispielsweise mit Website-Management meinen, wundern Sie sich nicht, wenn Ihre Agentur am Ende eine Menge zusätzlicher Arbeit leistet für einen Kunden… kostenlos.

Der Umfang sollte auf der allerersten Seite hervorgehoben werden und muss detaillierter sein:

Stattdessen sollte es wie ein eigener Anhang im Vertrag sein. Das primäre Ziel besteht darin, genau anzugeben, welche Dienstleistungen im Preis enthalten sind, den Ihr Kunde zahlt.

Als absolutes Minimum möchten Sie Folgendes identifizieren:

• Worauf Sie und Ihr Kunde sich geeinigt haben
• Die Dienstleistungen, die Sie erbringen werden
• Was sind die konkreten Ergebnisse für die Dienstleistungen?
• Was Sie vom Kunden brauchen
• Wie viele Überarbeitungen Sie zulassen

Wenn Sie beispielsweise die Website eines Kunden entwerfen und die Anzahl der Überarbeitungen nicht begrenzen, können Sie monatelang damit beschäftigt sein, Farbpaletten und Textfelder zu ändern.

Sei nicht diese Agentur. Gestalten Sie Ihren Umfang so detailliert wie möglich und nehmen Sie so viele Seiten auf, wie Sie benötigen. Sehen Sie, wie detailliert diese Vorlage ist:

Ein Arbeitsumfang mit unbefristeten Ergebnissen kann zu Ihrem Feind werden, sobald Sie mit der Arbeit beginnen. Ein Feind, den sich Ihre Agentur nicht leisten kann.

4. Legen Sie einen klaren Zahlungsplan fest

Niemand hämmert gerne einen Kunden für eine verspätete Zahlung oder eine überfällige Rechnung. Es ist frustrierend und kann Ihre Kundenbeziehung beeinträchtigen.

Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, einen klaren Zahlungsplan zu erstellen, sobald Sie mit der Zusammenarbeit mit Kunden beginnen. Dieser Teil Ihres Vertrages muss den Gesamtbetrag, den Sie zahlen werden, angeben, wie die Zahlung erfolgt und ob die Zahlung erstattungsfähig ist:

Wenn Sie dem Kunden eine Rechnung auf Retainerbasis stellen, können Sie Ihre Zahlungsbedingungen auf monatlich festlegen . Wenn Sie jedoch auf Projektbasis arbeiten, können Sie sich für einen 50/50-Zahlungsplan entscheiden, bei dem Sie die Hälfte der Projektsumme im Voraus erhalten (denken Sie an eine Anzahlung) und die andere Hälfte erhalten, sobald alle Arbeiten abgeschlossen sind .

Oder Sie können Ihrem Kunden in Meilensteinen Rechnungen stellen. Wenn Sie eine Website erstellen, können Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen, wenn ein Meilenstein abgeschlossen ist (Homepage, Online-Shop, Blog usw.). Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Geldfluss aufrechtzuerhalten, wenn das Projekt einige Monate in Anspruch nehmen wird.

5. Seien Sie kein Schwächling mit verspäteten Zahlungen

Es ist peinlich, wenn Leute dir Geld schulden. Aber am Ende des Tages ist Geschäft Geschäft.

Machen Sie von dem Moment an, in dem Sie einen Vertrag mit einem Kunden abschließen, deutlich, dass bei verspäteter Zahlung Ihrer Rechnungen eine Strafe anfällt. Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden mit einem monatlichen Vorschuss gesendet haben und dieser diese zehn Tage zu spät bezahlt, wirkt sich dies auf den Cashflow Ihrer Agentur aus. Denken Sie nicht zweimal darüber nach, eine Gebühr für verspätete Zahlungen in Ihren Vertrag aufzunehmen.

Eine Gebühr für verspätete Zahlung kann entweder eine festgelegte Dollarzahl oder ein Prozentsatz der Rechnung sein:

Es ist eine sanfte Methode, um Kunden zu ermutigen, pünktlich zu zahlen, und wenn sie einmal zu spät kommen, können Sie es nach eigenem Ermessen verwenden und die Gebühr winken, wenn Sie möchten. Wenn es jedoch regelmäßig vorkommt, sollten Sie die Gebühr durchsetzen.

6. Wenn ein Kunde zusätzliche Arbeit leisten möchte, schreiben Sie Ihre Bedingungen auf

Dies wird allgemein als „Scope Creep“ bezeichnet und geschieht, wenn ein Kunde Sie hier um ein wenig zusätzliche Arbeit und dort um ein wenig Nachbesserung bittet. Es scheint nicht viel zu sein, wenn es zum ersten Mal passiert, aber bevor Sie es wissen, lässt Sie der Kunde kostenlos Arbeiten außerhalb Ihres Umfangs ausführen .

Vermeiden Sie dies um jeden Preis. Seien Sie ehrlich, wenn ein Kunde zu Ihnen kommt und zusätzliche Arbeit anfordert. Sie können der Übernahme der Arbeit zustimmen, sollten ihnen aber gleichzeitig ein neues Angebot unterbreiten.

Die Erwähnung zusätzlicher Arbeitswünsche in Ihrem Vertrag ist obligatorisch. Platzieren Sie es direkt unter Ihrem Umfang und schreiben Sie, dass alle zusätzlichen Arbeitsanforderungen außerhalb des Umfangs zu einem separaten Preis und einer separaten Vereinbarung angeboten werden.

7. Wenn Sie mit Ihrem Kunden Schluss machen wollen

Bevor Sie eine Trennungs-E-Mail senden oder einen unangenehmen Telefonanruf führen, sehen Sie sich die Vertragsbedingungen an, um zu sehen, wie lange Sie noch zusammen arbeiten müssen. Oder wenn Sie rechtlich überhaupt in der Lage sind, die Vereinbarung zu brechen.

Schreiben Sie eine Kündigungsklausel in den Vertrag, die für beide Parteien gilt, da die Bedingungen für die Kündigung der Vereinbarung für Sie beide gleich sind:

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes enthalten:

• Wie viel Kündigungsfrist Sie oder Ihr Kunde geben müssen
• Muss die Kündigung in schriftlicher Form wie per E-Mail erfolgen?
• Wie werden Sie eine herausragende Arbeit mit Ihrem Kunden handhaben?

8. Skizzieren Sie, was bei einem Vertragsbruch passieren wird

Wenn entweder Sie oder Ihr Kunde Ihre Abmachung nicht erfüllt haben, verstoßen Sie gegen den Vertrag.

In diesem Abschnitt Ihres Agenturvertrags müssen Sie standhaft sein und angeben, dass eine Vertragsverletzung zu einer sofortigen Trennung ohne Rückerstattung an Ihren Kunden führen kann.

Es mag hart erscheinen, aber wenn Sie einen Vertrag mit einem Kunden abgeschlossen haben und dieser hinter Ihrem Rücken nach einer anderen Agentur sucht, kann dies ein massiver Vertragsbruch sein. Sie müssen schnell aufbrechen und Krawatten sofort abschneiden.

Um dies zu verhindern, fügen Sie eine Vertragsbruchklausel in Ihren Vertrag ein, die besagt, dass Ihr Kunde nicht mit einer anderen Agentur zusammenarbeiten kann, die während der Laufzeit Ihres Vertrages die gleiche Arbeit wie Sie ausführt. Oder wenn sie es tun, müssen sie zuerst Ihren Vertrag kündigen. So bleibt Ihre Agentur nicht im Regen stehen.

9. Wem gehört was? Mach es klar.

Sie erstellen die Arbeit. Ihr Kunde zahlt dafür. Aber wem gehört es?

Urheberrechte sind eine wichtige Klausel, die Sie in Ihre Marketingverträge aufnehmen müssen, damit es keine Verwirrung darüber gibt, wem was gehört.

Aber Urheberrechte können noch viel mehr bedeuten. Selbst wenn Sie die endgültige Arbeit an Ihren Kunden übergeben, kann es bestimmte Prozesse geben, die Ihre Agentur zur Erstellung der Arbeit verwendet (geistiges Eigentum), und Sie können entscheiden, ob Sie sie behalten oder in Ihrem Vertragspreis übergeben möchten.

Viele Agenturen „verleasen“ ihre Arbeit an ihre Kunden, und wenn der Kunde seinen Vertrag nicht gründlich liest, wird ihm dies möglicherweise nie bewusst. Dieser Abschnitt kann einige Verhandlungen mit Ihrem Kunden erfordern, aber auf lange Sicht werden Sie froh sein, dass Sie ihn gründlich besprochen haben.

10. Haben Sie eine Vertraulichkeitsklausel zum Schutz Ihrer Agentur

Diese Klausel schützt nicht nur Ihre Agentur, sondern auch Ihren Kunden. Es sollte deutlich alles enthalten, worüber Sie nicht ohne Ihre schriftliche Zustimmung in der Öffentlichkeit sprechen möchten.

Häufige Punkte, die in eine Vertraulichkeitsklausel aufgenommen werden müssen, sind:

• Preise Ihrer Agentur
• Die Prozesse, die Sie verwenden, um Produkte zu erstellen
• Jeglicher E-Mail-Austausch zwischen Ihrer Agentur und Ihrem Kunden

Hier ist ein Beispiel:

Auf der anderen Seite können Sie die Geschäftstätigkeiten Ihrer Kunden, noch nicht veröffentlichte Nachrichten über ihr Unternehmen oder E-Mails rechtlich nicht besprechen. Die Klausel ist eine Möglichkeit für beide Parteien, zu zeigen, dass Sie sich gegenseitig im Rücken haben.

11. Fügen Sie eine Freistellungsklausel ein

Hier ist das Szenario. Ihr Kunde erleidet einen finanziellen Schaden, der ein direktes Ergebnis der Arbeit Ihrer Agentur ist. Es ist nicht großartig, aber es passiert. Wenn Sie jedoch keine Freistellungsklausel in Ihren Vertrag aufgenommen haben, könnte Ihre Agentur in große Schwierigkeiten geraten.

Es ist der Unterschied, ob Sie Ihren Kunden entschädigen müssen oder aus dem Schneider kommen:

Es sollte daher nicht überraschen, dass eine Freistellungsklausel kompliziert ist und von einem Rechtsteam geprüft werden sollte, um sicherzustellen, dass Ihre Agentur vollständig abgesichert ist.

So liefern Sie Ihrem Kunden einen Killer-Agenturvertrag

Mit der obigen Liste ist der nächste Schritt die Vorbereitung des Vertrages.

Zunächst muss der Vertrag echt aussehen. Kein einziger Kunde wird 20.000 US-Dollar an eine Werbeagentur überweisen, wenn Sie fünf Minuten damit verbracht haben, sie einzutippen. Es muss auch das Logo Ihrer Agentur haben, korrekt formatiert und fehlerfrei sein, wenn Sie Geschäfte abschließen möchten.

PandaDoc ist ein einfaches, kostenloses Tool, mit dem Sie ein herausragendes Cover für Ihren Marketingagenturvertrag herunterladen können:

Aber abgesehen davon, dass Ihr Vertrag glänzend und neu aussieht, denken Sie beim Schreiben des Projekts auch an Ihren Kunden.

Wenn Sie für einen 100-Dollar-Flyerdesign-Job eingestellt werden, ist es wahrscheinlich unnötig, ein 100-seitiges Dokument zu senden, das in jedem Gerichtssaal unanfechtbar ist. Dies kann nicht nur für einen Kunden einschüchternd sein, sondern kann auch den Prozess des Projektstarts verzögern, da alle 100 Seiten vollständig überprüft werden müssen.

Auf der anderen Seite, wenn Sie für ein Großprojekt (zB Website-Redesign) eingestellt werden, möchten Sie alles, was wir oben erwähnt haben, einschließen und den Vertrag so dicht wie möglich machen.

Hilfe bei der Vertragsgestaltung

Wie bereits erwähnt, sollten Sie immer eine Vertragsvorlage an einem Anwalt vorbeiführen, bevor Sie damit beginnen, Mandanten zu unterzeichnen. Wenn Sie jedoch nicht über das Budget verfügen, um einen Vertrag von Grund auf neu zu erstellen, können Sie stattdessen eine Online-Vorlage verwenden.

Tools wie Docracy können Ihnen einfache Vorlagen zur Verfügung stellen, bei denen Sie nur die Lücken ausfüllen:

PandaDoc stellt Marketingagenturen auch kostenlose Vorlagen zur Verfügung. Außerdem sind die Vorlagen mit Tipps von PandaDoc übersät, die Ihnen helfen, den Vertrag richtig auszufüllen, wenn Sie nicht weiterkommen:

Bitten Sie immer um Rechtshilfe, bevor Sie einen Vertrag in Anspruch nehmen

Agenturverträge können kompliziert sein. Es gibt viele Klauseln, die Sie hinzufügen müssen, um Ihre Agentur abzusichern, falls ein Geschäft scheitert, oder um Sie daran zu hindern, aufgrund einer Lücke zusätzliche Arbeit zu leisten.

Konsultieren Sie jedoch immer einen Anwalt, bevor Sie ihn für ein Geschäft einsetzen. Auf diese Weise können sie darauf hinweisen, wenn Sie ein wichtiges Detail übersehen haben und wenn eine Klausel nicht richtig geschrieben wurde.

Das zusätzliche Geld, das für die Rechtsabteilung ausgegeben wird, kann sich auf lange Sicht amortisieren.

Verträge sind zwar ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Agentur, aber nur ein Teil des Puzzles, wenn es darum geht, neue Kunden zu gewinnen. Melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.