Gli 11 elementi più importanti da includere nella stesura del contratto di agenzia

I vostri contratti di agenzia sono a prova di bomba? Stai usando i contratti?

Se la tua agenzia utilizza contratti che non coprono tutto ciò di cui ha bisogno o, peggio, non stai utilizzando affatto contratti, stai mettendo a rischio l'intera agenzia.

Un contratto di agenzia di marketing è più di un documento che invii a un cliente e poi archivi. Ogni sezione è fondamentale per coprire la tua attività nel caso qualcosa vada storto. E un contratto scritto male può lasciarti esposto a qualsiasi cosa, dal lavoro extra a una causa.

Analizziamo il motivo per cui dovresti utilizzare i contratti e i dettagli di un ottimo contratto con un cliente.

Perché le agenzie hanno sempre bisogno di un contratto con i clienti

Non importa quanto bene hai presentato un nuovo cliente e quanto siano interessati, dovresti negoziare un contratto che sia equo per entrambe le parti prima che inizi il lavoro.

Non avere un contratto ermetico senza spazio per ulteriori lavori da infiltrare è fondamentale per la tua agenzia. Se il tuo contratto presenta scappatoie e non è esplicito con i servizi forniti, un cliente può legalmente richiedere un lavoro al di fuori del tuo ambito.

Naturalmente, questo può comportare una perdita di entrate per la tua agenzia. Più tempo dedichi a lavorare su un progetto, minore sarà il tuo ROI.

Lo scenario peggiore è se hai stipulato un cattivo contratto e finisci in una causa con i clienti. Possono trascinarsi per mesi e anni, e nessuno vuole quel tipo di nuvola oscura che incombe sulla tua azienda.

Il miglior consiglio quando ci si prepara ad assumere un nuovo cliente? Preparati al peggio, spera per il meglio. Il modo più semplice per essere sempre preparati senza spendere troppo tempo per scrivere contratti è avere un modello modificabile. Anche se lo schema del modello sarà lo stesso, puoi personalizzarlo per i singoli clienti:

La modifica del modello significa che puoi personalizzare i termini dell'ambito e la durata del lavoro, e avere comunque la tua agenzia coperta.

Quando consegnerai il contratto al tuo cliente, saprai che quando firmerà, tutte le aspettative, i costi, gli ambiti e le tempistiche sono state spiegate chiaramente. Nessuna sorpresa o mancato guadagno e un accordo che rende felici entrambe le parti.

11 elementi da includere nel contratto contrattuale

La maggior parte del tuo contratto di marketing con un cliente si concentrerà sugli obblighi legali e su ciò che è incluso nel tuo ambito. Sebbene la maggior parte dei modelli sia perfettamente utilizzabile, dovresti sempre consultare il tuo team legale se desideri ricontrollare una clausola o la formulazione del contratto.

Ecco 11 elementi indispensabili per qualsiasi contratto con un cliente.

1. Nomi e indirizzi dell'agenzia e del cliente

Questa è la prima parte del tuo contratto e dovrebbe essere in alto in quanto mostra chiaramente chi sarà il contratto:

Deve citare sia il tuo nome commerciale legale che quello del tuo cliente (senza soprannomi). Sotto i nomi commerciali, è necessario elencare l'indirizzo in cui ogni azienda è legalmente registrata. Questo è importante perché, se la relazione va a rotoli, è più facile contattarli se è necessario intraprendere un'azione legale. Ricontrolla questi dettagli con il tuo cliente prima che qualcuno firmi la linea tratteggiata.

2. Descrivi la durata del contratto

Quando il tuo cliente vuole che inizi a lavorare e quando finirà il lavoro?

È importante non solo avere una data di inizio e di fine, ma anche l'aspetto della conclusione del lavoro. Devi definire chiaramente che il contratto terminerà quando avrai completato il lavoro. Non più tardi. Una volta completato il lavoro, dovresti consegnare tutto il lavoro in cambio del pagamento finale.

Scrivi nel tuo contratto che i lavori finali verranno rilasciati quando il pagamento finale sarà stato ricevuto. In questo modo, non c'è confusione da nessuna parte.

3. Rendi il tuo ambito di lavoro a prova di proiettile

Il tuo ambito di lavoro è l'unico posto che può farti finire in tutti i tipi di problemi se non stai attento.

Se non specifichi quante revisioni sono consentite a un cliente su un progetto, o non riesci a delineare esattamente cosa intendi per gestione del sito web (ad esempio), non sorprenderti se la tua agenzia finisce per fare un sacco di lavoro extra per un cliente... gratis.

L'ambito dovrebbe essere evidenziato nella primissima pagina e deve essere più dettagliato di questo:

Invece, dovrebbe essere come una propria appendice all'interno del contratto. L'obiettivo principale è essere molto specifici su quali servizi sono inclusi nel prezzo pagato dal cliente.

Come minimo assoluto, vuoi identificare:

• Quello che tu e il tuo cliente avete concordato
• I servizi che fornirai
• Quali sono i risultati tangibili per i servizi
• Cosa ti serve dal cliente
• Quante revisioni permetterai

Ad esempio, se stai progettando il sito Web di un cliente e non limiti il ​​numero di revisioni, potresti essere impegnato per mesi a modificare le tavolozze dei colori e le caselle di testo.

Non essere quell'agenzia. Rendi il tuo ambito il più dettagliato possibile e prendi tutte le pagine di cui hai bisogno. Guarda quanto è dettagliato questo modello:

Un ambito di lavoro con risultati aperti può diventare il tuo nemico una volta che inizi a lavorare. Un nemico che la tua agenzia non può permettersi.

4. Imposta un programma di pagamento chiaro

A nessuno piace martellare un cliente per un pagamento in ritardo o una fattura scaduta. È frustrante e può influenzare la relazione con il cliente.

Il modo migliore per evitare ciò è avere un programma di pagamento chiaro delineato dal momento in cui inizi a lavorare con i clienti. Questa parte del contratto deve delineare l'importo totale che ti verrà pagato, come effettueranno il pagamento e se il pagamento è rimborsabile:

Se stai addebitando al cliente un acconto , puoi impostare i termini di pagamento su mensili. Ma se stai lavorando su una base di progetto, puoi optare per un piano di pagamento 50/50 in cui ricevi metà del totale del progetto in anticipo (pensalo come un deposito) e ricevi l'altra metà una volta completato tutto il lavoro .

Oppure puoi fatturare al tuo cliente in milestone. Se stai costruendo un sito web, puoi scegliere di fatturare al tuo cliente quando una pietra miliare è stata completata (home page, negozio online, blog, ecc.). Questo è un ottimo modo per mantenere il flusso di denaro se il progetto richiederà un paio di mesi per essere completato.

5. Non essere facile con i pagamenti in ritardo

È imbarazzante quando le persone ti devono dei soldi. Ma alla fine della giornata, gli affari sono affari.

Metti in chiaro fin dal momento in cui stipuli un accordo con un cliente che se paga le tue fatture in ritardo, ci sarà una penale. Se hai inviato una fattura a un cliente che hai un acconto mensile e la pagano con dieci giorni di ritardo, ciò influisce sul flusso di cassa della tua agenzia. Non pensarci due volte a includere una penale per ritardato pagamento nel tuo contratto.

Una commissione per ritardato pagamento può essere una cifra fissa in dollari o una percentuale della fattura:

È un modo gentile per incoraggiare i clienti a pagare in tempo, e se capita di essere in ritardo una volta, puoi usarlo a tua discrezione e ondeggiare la commissione se lo desideri. Ma se diventa un evento normale, dovresti applicare la tassa.

6. Se un cliente vuole aggiungere lavoro, scrivi le tue condizioni

Comunemente noto come "scope creep", questo accade quando un cliente ti chiede un piccolo lavoro extra qui e un piccolo tocco lassù. Non sembra molto quando accade per la prima volta, ma prima che tu te ne accorga, il cliente ti fa eseguire gratuitamente il lavoro al di fuori del tuo ambito .

Evita questo a tutti i costi. Sii onesto quando un cliente viene da te chiedendo lavoro extra. Puoi accettare di accettare il lavoro, ma dovresti fornire loro un nuovo preventivo allo stesso tempo.

La menzione delle richieste di lavoro aggiuntive nel contratto è obbligatoria. Posizionalo appena sotto il tuo ambito e scrivi che tutte le richieste di lavoro aggiuntive al di fuori dell'ambito saranno quotate a una tariffa e a un accordo separati.

7. Quando vuoi rompere con il tuo cliente

Prima di inviare un'e-mail di rottura o di ricevere una telefonata scomoda, consulta i termini e le condizioni del tuo contratto per vedere quanto tempo hai bisogno per continuare a lavorare insieme. Oppure, se sei legalmente in grado di rompere del tutto l'accordo.

Scrivi una clausola di risoluzione nel contratto che funzionerà per entrambe le parti, poiché le condizioni per rescindere l'accordo saranno le stesse per entrambi:

Assicurati di includere:

• Quanto preavviso dovete dare voi o il vostro cliente
• L'avviso deve essere dato in forma scritta come un'e-mail?
• Come gestirai qualsiasi lavoro eccezionale con il tuo cliente?

8. Descrivi cosa accadrà in caso di violazione del contratto

Se tu o il tuo cliente non siete stati all'altezza dell'accordo, state violando il contratto.

In questa sezione del tuo contratto di agenzia, devi essere fermo e dichiarare che una violazione del contratto può comportare una rottura immediata, senza alcun rimborso per il tuo cliente.

Potrebbe sembrare duro, ma se hai stipulato un accordo con un cliente e stanno cercando un'altra agenzia alle tue spalle, potrebbe essere una grave violazione del contratto. Devi rompere in fretta e tagliare i legami immediatamente.

Per evitare che ciò accada, inserisci una clausola di violazione del contratto nel tuo contratto che affermi che il tuo cliente non può lavorare con un'altra agenzia che svolge il tuo stesso lavoro mentre il tuo contratto è attivo. O se lo fanno, devono prima rescindere il contratto. In questo modo, la tua agenzia non sarà esclusa.

9. Chi possiederà cosa? Chiariscilo.

Stai creando il lavoro. Il tuo cliente paga per questo. Ma chi lo possiede?

I diritti d'autore sono una clausola importante da includere nei contratti di marketing, quindi non c'è confusione su chi possiede cosa.

Ma i diritti d'autore possono significare molto di più. Anche se consegni il lavoro finale al tuo cliente, potrebbero esserci processi specifici che la tua agenzia utilizza per creare il lavoro (proprietà intellettuale) e puoi decidere se vuoi tenerli o consegnarli nel prezzo del contratto.

Molte agenzie "affittano" il loro lavoro ai loro clienti, e se il cliente non legge a fondo il contratto, potrebbe non esserne mai a conoscenza. Questa sezione potrebbe richiedere qualche negoziazione con il tuo cliente, ma a lungo termine sarai felice di averne discusso a fondo.

10. Avere una clausola di riservatezza per proteggere la tua agenzia

Questa clausola non protegge solo la tua agenzia, ma anche il tuo cliente. Dovrebbe indicare chiaramente tutto ciò di cui non vuoi parlare in pubblico senza il tuo consenso scritto.

Gli elementi comuni da inserire in una clausola di riservatezza sono:

• Le tariffe della tua agenzia
• I processi che utilizzi per creare i prodotti
• Qualsiasi scambio di email tra la tua agenzia e il tuo cliente

Ecco un esempio:

D'altro canto, non sarai legalmente in grado di discutere delle operazioni del tuo cliente, delle notizie ancora da rilasciare sulla loro azienda o delle e-mail. La clausola è un modo per entrambe le parti di dimostrare che ci si protegge l'un l'altro.

11. Includere una clausola di indennizzo

Ecco lo scenario. Il tuo cliente subisce un colpo finanziario che è il risultato diretto del lavoro svolto dalla tua agenzia. Non è fantastico, ma succede. Ma se non hai incluso una clausola di indennità nel tuo contratto, la tua agenzia potrebbe essere in grossi guai.

È la differenza tra il dover risarcire il cliente o il cavarsela:

Quindi non dovrebbe sorprendere che una clausola di indennizzo sia complicata e debba essere controllata da un team legale per garantire che la tua agenzia sia completamente coperta.

Come consegnare un contratto di agenzia killer al tuo cliente

Con l'elenco di cui sopra, il passo successivo è la preparazione del contratto.

Innanzitutto, il contratto deve sembrare legittimo. Non un singolo cliente consegnerà $ 20.000 a un'agenzia pubblicitaria se hai trascorso cinque minuti a scriverlo. Deve anche avere il logo della tua agenzia, essere formattato correttamente e privo di errori di battitura se vuoi chiudere le trattative.

PandaDoc è uno strumento facile e gratuito per scaricare una copertina eccezionale per il tuo contratto di agenzia di marketing:

Ma oltre a rendere il tuo contratto brillante e nuovo, pensa anche al tuo cliente quando scrivi il progetto.

Se vieni assunto per un lavoro di progettazione di volantini da $ 100, probabilmente non è necessario inviare un documento di 100 pagine che è imbattibile in qualsiasi aula di tribunale. Questo non solo può intimidire un cliente, ma potrebbe anche ritardare il processo di avvio del progetto poiché dovrà rivedere tutte le 100 pagine per intero.

D'altra parte, se vieni assunto per un progetto di grandi dimensioni (ad esempio, riprogettazione del sito Web), ti consigliamo di includere tutto ciò che abbiamo menzionato sopra e rendere il contratto il più ermetico possibile.

Aiuto con la formulazione del contratto

Come già accennato, dovresti sempre eseguire un modello di contratto davanti a un avvocato prima di iniziare a usarlo per firmare i clienti. Ma se non hai il budget per creare un contratto da zero, puoi invece utilizzare un modello online.

Strumenti come Docracy possono fornirti modelli semplici in cui devi semplicemente riempire gli spazi vuoti:

PandaDoc fornisce anche alle agenzie di marketing modelli gratuiti. Inoltre, i modelli sono pieni di suggerimenti di PandaDoc per aiutarti a compilare correttamente il contratto se rimani bloccato:

Chiedi sempre assistenza legale prima di utilizzare un contratto

I contratti di agenzia possono essere complicati. Ci sono molte clausole da aggiungere per coprire la tua agenzia nel caso in cui un affare vada a rotoli o per impedirti di fare lavoro extra a causa di una scappatoia.

Detto questo, consulta sempre un avvocato prima di utilizzarne uno in un affare. In questo modo, possono indicare se c'è un dettaglio importante che hai trascurato e se una clausola non è stata scritta correttamente.

I soldi extra spesi per il legale possono ripagarsi da soli nel lungo periodo.

Sebbene i contratti siano una parte importante di qualsiasi agenzia di successo, sono solo un pezzo del puzzle quando si tratta di acquisire nuovi clienti. Iscriviti oggi stesso per una demo di Instapage Enterprise.