Los 11 elementos más importantes que debe incluir al redactar su contrato de agencia

¿Son sus contratos de agencia a prueba de balas? ¿Está utilizando contratos?

Si su agencia usa contratos que no cubren todo lo que necesitan, o peor aún, no está usando contratos en absoluto, está poniendo en riesgo a toda su agencia.

Un contrato de agencia de marketing es más que un documento que se envía a un cliente y luego se archiva. Cada sección es crucial para cubrir su negocio en caso de que algo salga mal. Y un contrato mal escrito puede dejarlo expuesto a cualquier cosa, desde trabajo adicional hasta una demanda.

Analicemos por qué debería utilizar contratos y los detalles de un gran contrato de cliente.

Por qué las agencias siempre necesitan un contrato con los clientes

No importa lo bien que haya presentado a un nuevo cliente y lo interesado que esté, debe negociar un contrato que sea justo para ambas partes antes de que comience el trabajo.

No tener un contrato hermético sin espacio para trabajo adicional es crucial para su agencia. Si su contrato tiene lagunas y no es explícito con los servicios prestados, un cliente puede exigir legalmente trabajo fuera de su alcance.

Por supuesto, esto puede generar una pérdida de ingresos para su agencia. Cuanto más tiempo dedique a trabajar en un proyecto, menor será su ROI.

El peor de los casos es si ha celebrado un mal contrato y termina en una demanda con los clientes. Pueden prolongarse durante meses y años, y nadie quiere ese tipo de nube oscura que se cierne sobre su empresa.

¿El mejor consejo a la hora de prepararse para aceptar un nuevo cliente? Prepárate para lo peor, espera lo mejor. La forma más fácil de estar siempre preparado sin perder demasiado tiempo redactando contratos es tener una plantilla editable. Aunque el esquema de la plantilla será el mismo, puede personalizarlo para clientes individuales:

Cambiar la plantilla significa que puede personalizar los términos del alcance y la duración del trabajo, y aún así tener su agencia cubierta.

Cuando entregue el contrato a su cliente, sabrá que cuando lo firme, todas las expectativas, costos, alcances y plazos se han explicado claramente. Sin sorpresas ni pérdidas de ingresos y un acuerdo que hace felices a ambas partes.

11 elementos para incluir en su acuerdo de contrato

La mayor parte de su acuerdo de marketing con un cliente se centrará en las obligaciones legales y lo que se incluye en su alcance. Si bien la mayoría de las plantillas son perfectamente adecuadas para usar, siempre debe consultar con su equipo legal si desea verificar una cláusula o la redacción del contrato.

Aquí hay 11 elementos imprescindibles para cualquier contrato de cliente.

1. Nombres y direcciones de la agencia y el cliente

Esta es la primera parte de su contrato y debe estar en la parte superior, ya que muestra claramente quién entrará en el acuerdo:

Debe citar tanto el nombre comercial legal suyo como el de su cliente (sin apodos). Debajo de los nombres comerciales, debe incluir la dirección en la que cada empresa está registrada legalmente. Esto es importante porque, si la relación fracasa, es más fácil contactarlos en caso de que necesite emprender acciones legales. Verifique estos detalles con su cliente antes de que alguien firme la línea punteada.

2. Describe la duración del contrato.

¿Cuándo quiere tu cliente que comiences a trabajar y cuándo terminará el trabajo?

Es importante no solo tener una fecha de inicio y finalización, sino también cómo se ve la conclusión del trabajo. Debe definir claramente que el contrato terminará cuando haya completado el trabajo. No más tarde. Una vez que se completa el trabajo, debe entregar todo el trabajo a cambio del pago final.

Escriba en su contrato que los trabajos finales se entregarán cuando se haya recibido el pago final. De esa manera, no hay confusión en ninguno de los lados.

3.Haga que su ámbito de trabajo sea a prueba de balas

Su ámbito de trabajo es el único lugar que puede llevarlo a todo tipo de problemas si no tiene cuidado.

Si no especifica cuántas revisiones se le permiten a un cliente en un proyecto, o no describe con precisión lo que quiere decir con administración de sitios web (por ejemplo), no se sorprenda si su agencia termina haciendo un montón de trabajo adicional para un cliente ... gratis.

El alcance debe resaltarse en la primera página y debe ser más detallado que esto:

En cambio, debería ser como su propio apéndice dentro del contrato. El objetivo principal es ser muy específico sobre qué servicios están incluidos en el precio que paga su cliente.

Como mínimo absoluto, desea identificar:

• Lo que usted y su cliente acordaron
• Los servicios que brindará
• Cuáles son los entregables tangibles para los servicios
• Que necesitas del cliente
• Cuántas revisiones permitirás

Por ejemplo, si está diseñando el sitio web de un cliente y no limita el número de revisiones, podría estar atrapado durante meses cambiando las paletas de colores y los cuadros de texto.

No seas esa agencia. Haga su alcance lo más detallado posible y tome tantas páginas como necesite. Mira lo detallada que es esta plantilla:

Un ámbito de trabajo con entregables abiertos puede convertirse en su enemigo una vez que comience a trabajar. Un enemigo que su agencia no puede permitirse.

4. Establezca un calendario de pagos claro

A nadie le gusta golpear a un cliente por un pago atrasado o una factura vencida. Es frustrante y puede afectar su relación con el cliente.

La mejor manera de evitar esto es tener un calendario de pagos claro desde el momento en que comienza a trabajar con los clientes. Esta parte de su contrato debe describir el monto total que se le pagará, cómo realizarán el pago y si el pago es reembolsable:

Si le está facturando al cliente como anticipo, puede establecer sus condiciones de pago en mensual. Pero si está trabajando en un proyecto, puede optar por un plan de pago 50/50 en el que se le paga la mitad del total del proyecto por adelantado (piense en ello como un depósito) y recibe la otra mitad una vez que se completa todo el trabajo. .

O puede facturar a su cliente en hitos. Si está creando un sitio web, puede optar por facturar a su cliente cuando se haya completado un hito (página de inicio, tienda en línea, blog, etc.). Esta es una excelente manera de mantener el flujo de dinero si el proyecto demora un par de meses en completarse.

5. No seas fácil con los pagos atrasados

Es incómodo cuando la gente te debe dinero. Pero al final del día, los negocios son los negocios.

Deje en claro desde el momento en que celebre un acuerdo con un cliente que si paga sus facturas con retraso, habrá una multa. Si ha enviado una factura a un cliente que tiene un anticipo mensual y lo paga con diez días de retraso, esto afecta el flujo de caja de su agencia. No lo piense dos veces antes de incluir un cargo por pago atrasado en su contrato.

Un cargo por pago atrasado puede ser una cifra fija en dólares o un porcentaje de la factura:

Es una forma suave de alentar a los clientes a pagar a tiempo, y si llegan tarde una vez, puede usarlo a su discreción y agitar la tarifa si lo desea. Pero si se convierte en algo habitual, debe hacer cumplir la tarifa.

6. Si un cliente quiere agregar trabajo, anote sus condiciones

Comúnmente conocido como "avance lento del alcance", esto sucede cuando un cliente le pide un poco de trabajo adicional aquí y un pequeño retoque allá. No parece mucho cuando sucede por primera vez, pero antes de que te des cuenta, el cliente te obliga a realizar un trabajo fuera de tu alcance de forma gratuita.

Evite esto a toda costa. Sea honesto cuando un cliente se acerque a usted para solicitarle trabajo adicional. Puede aceptar aceptar el trabajo, pero debe proporcionarles una nueva cotización al mismo tiempo.

Es obligatorio mencionar solicitudes de trabajo adicionales en su contrato. Colóquelo justo debajo de su alcance y escriba que todas las solicitudes de trabajo adicionales fuera del alcance se cotizarán a una tarifa y acuerdo separados.

7. Cuando quieres romper con tu cliente

Antes de enviar un correo electrónico de ruptura o tener una llamada telefónica incómoda, revise los términos y condiciones de su contrato para ver cuánto tiempo más necesitan para seguir trabajando juntos. O, si es legalmente capaz de romper el acuerdo.

Escriba una cláusula de rescisión en el contrato que funcione para ambas partes, ya que las condiciones para rescindir el acuerdo serán las mismas para ambos:

Asegúrese de incluir:

• Cuánto aviso deben dar usted o su cliente
• ¿El aviso debe entregarse por escrito, como un correo electrónico?
• ¿Cómo manejará cualquier trabajo destacado con su cliente?

8. Describa lo que sucederá con un incumplimiento de contrato.

Si usted o su cliente no han cumplido con su parte del trato, están incumpliendo el contrato.

En esta sección de su contrato de agencia, debe ser firme y declarar que un incumplimiento del contrato puede resultar en una ruptura inmediata, sin reembolso a su cliente.

Puede parecer duro, pero si ha llegado a un acuerdo con un cliente y este está buscando otra agencia a sus espaldas, podría ser un incumplimiento masivo del contrato. Debes romper rápido y cortar los lazos de inmediato.

Para evitar que esto suceda, incluya una cláusula de incumplimiento de contrato en su acuerdo que establezca que su cliente no puede trabajar con otra agencia que realice el mismo trabajo que el suyo mientras su contrato esté activo. O si lo hacen, primero tienen que rescindir su contrato. De esa manera, su agencia no se quedará atrás.

9. ¿Quién será dueño de qué? Acláralo.

Estás creando el trabajo. Su cliente lo paga. Pero, ¿a quién pertenece?

Los derechos de autor son una cláusula importante que debe incluir en sus contratos de marketing, por lo que no hay confusión sobre quién es el propietario de qué.

Pero los derechos de autor pueden significar mucho más que eso. Incluso si entrega el trabajo final a su cliente, puede haber procesos específicos que su agencia utilice para crear el trabajo (propiedad intelectual), y usted puede decidir si desea conservarlos o entregarlos en el precio de su contrato.

Muchas agencias “alquilan” su trabajo a sus clientes, y si el cliente no lee su contrato a fondo, es posible que nunca se dé cuenta. Esta sección puede requerir algunas negociaciones con su cliente, pero a la larga, se alegrará de haberla discutido a fondo.

10. Tenga una cláusula de confidencialidad para proteger su agencia.

Esta cláusula no solo protege a su agencia, sino también a su cliente. Debe indicar claramente cualquier cosa de la que no desee que se hable en público sin su consentimiento por escrito.

Los elementos comunes para incluir una cláusula de confidencialidad son:

• Las tarifas de su agencia
• Los procesos que utiliza para crear productos.
• Cualquier intercambio de correo electrónico entre su agencia y su cliente.

Aquí hay un ejemplo:

Por otro lado, legalmente no podrá discutir las operaciones de su cliente, noticias aún por publicar sobre su compañía o correos electrónicos tampoco. La cláusula es una forma de que ambas partes demuestren que se apoyan mutuamente.

11. Incluir una cláusula de indemnización.

Este es el escenario. Su cliente sufre un impacto financiero que es un resultado directo del trabajo realizado por su agencia. No es genial, pero sucede. Pero si no ha incluido una cláusula de indemnización en su contrato, su agencia podría tener un gran problema.

Es la diferencia entre tener que compensar a su cliente o salir del apuro:

Por lo tanto, no debería sorprendernos que una cláusula de indemnización sea complicada y deba ser revisada por un equipo legal para asegurarse de que su agencia esté completamente cubierta.

Cómo entregar un contrato de agencia asesina a su cliente

Con la lista anterior, el siguiente paso es preparar el contrato.

Primero, el contrato debe parecer legítimo. Ni un solo cliente entregará $ 20,000 a una agencia de publicidad si ha pasado cinco minutos escribiéndolo. También debe tener el logotipo de su agencia, tener el formato correcto y no tener errores tipográficos si desea cerrar tratos.

PandaDoc es una herramienta fácil y gratuita que puede descargar una portada destacada para su contrato de agencia de marketing:

Pero más allá de hacer que su contrato se vea brillante y nuevo, piense también en su cliente al escribir el proyecto.

Si lo contratan para un trabajo de diseño de folletos de $ 100, probablemente no sea necesario enviar un documento de 100 páginas que sea invencible en cualquier sala de audiencias. Esto no solo puede ser intimidante para un cliente, sino que también podría retrasar el proceso de inicio del proyecto, ya que deberá revisar las 100 páginas en su totalidad.

Por otro lado, si lo contratan para un proyecto costoso (por ejemplo, el rediseño del sitio web), querrá incluir todo lo que mencionamos anteriormente y hacer que el contrato sea lo más hermético posible.

Ayuda con la redacción de su contrato

Como ya se mencionó, siempre debe ejecutar una plantilla de contrato con un abogado antes de comenzar a usarla para contratar clientes. Pero si no tiene el presupuesto para crear un contrato desde cero, puede usar una plantilla en línea.

Herramientas como Docracy pueden proporcionarle plantillas sencillas en las que solo debe completar los espacios en blanco:

PandaDoc también proporciona a las agencias de marketing plantillas gratuitas. Además, las plantillas están repletas de consejos de PandaDoc para ayudarte a completar el contrato correctamente si te quedas atascado:

Solicite siempre ayuda legal antes de utilizar un contrato

Los contratos de agencia pueden ser complicados. Hay muchas cláusulas para agregar para cubrir su agencia en caso de que un trato se arruine, o para evitar que haga un trabajo adicional debido a una laguna.

Dicho esto, siempre consulte a un abogado antes de utilizar uno en un trato comercial. De esta manera, pueden señalar si hay un detalle importante que ha pasado por alto y si una cláusula no se ha escrito correctamente.

El dinero extra gastado en legal puede amortizarse a largo plazo.

Si bien los contratos son una parte importante de cualquier agencia exitosa, son solo una pieza del rompecabezas cuando se trata de conseguir nuevos clientes. Regístrese hoy para una demostración de Instapage Enterprise.