Os 11 itens mais importantes a serem incluídos ao redigir seu contrato de agência

Os seus contratos de agência são à prova de balas? Você está usando contratos?

Se sua agência usa contratos que não cobrem tudo de que precisam, ou pior, você não está usando contratos, está colocando toda a sua agência em risco.

Um contrato de agência de marketing é mais do que um documento que você envia a um cliente e depois arquiva. Cada seção é crucial para cobrir seu negócio, caso algo dê errado. E um contrato mal escrito pode deixá-lo exposto a qualquer coisa, desde trabalho extra a um processo judicial.

Vejamos por que você deve usar contratos e os detalhes de um ótimo contrato com o cliente.

Por que as agências sempre precisam de um contrato com os clientes

Não importa o quão bem você tenha apresentado um novo cliente e quão interessado ele esteja, você deve negociar um contrato que seja justo para ambas as partes antes do início do trabalho.

Deixar de ter um contrato hermético sem espaço para trabalho adicional é crucial para sua agência. Se o seu contrato tem lacunas e não é explícito com os serviços prestados, um cliente pode legalmente exigir um trabalho fora do seu escopo.

Claro, isso pode levar a uma perda de receita para sua agência. Quanto mais tempo você gasta trabalhando em um projeto, menor será o ROI.

O pior cenário é se você tiver feito um contrato ruim e acabar em um processo judicial com clientes. Eles podem se arrastar por meses e anos, e ninguém quer esse tipo de nuvem negra pairando sobre sua empresa.

O melhor conselho ao se preparar para aceitar um novo cliente? Prepare-se para o pior, espere o melhor. A maneira mais fácil de estar sempre preparado sem gastar muito tempo redigindo contratos é ter um modelo editável. Embora o esboço do modelo seja o mesmo, você pode personalizá-lo para clientes individuais:

Alterar o modelo significa que você pode personalizar os termos de escopo e duração do trabalho e ainda ter sua agência coberta.

Ao entregar o contrato ao cliente, você saberá que, ao assinar, todas as expectativas, custos, escopos e prazos foram definidos com clareza. Sem surpresas ou perda de receita e um acordo que deixa ambas as partes felizes.

11 itens para incluir em seu acordo de contrato

A maior parte do seu contrato de marketing com um cliente se concentrará nas obrigações legais e no que está incluído em seu escopo. Embora a maioria dos modelos seja perfeitamente adequada para uso, você deve sempre consultar sua equipe jurídica se quiser verificar novamente uma cláusula ou o texto do contrato.

Aqui estão 11 itens essenciais para qualquer contrato com o cliente.

1. Nomes e endereços da agência e do cliente

Esta é a primeira parte do seu contrato e deve estar no topo, pois mostra claramente quem será celebrado:

Ele deve citar os nomes comerciais legais seus e de seu cliente (sem apelidos). Abaixo dos nomes comerciais, você precisa listar o endereço onde cada empresa está legalmente registrada. Isso é importante porque, se o relacionamento desmoronar, será mais fácil contatá-los se você precisar entrar com uma ação judicial. Verifique novamente esses detalhes com seu cliente antes que alguém assine a linha pontilhada.

2. Descreva a duração do contrato

Quando seu cliente deseja que você comece a trabalhar e quando o trabalho vai terminar?

É importante não apenas ter uma data de início e término, mas também a aparência de uma conclusão do trabalho. Você precisa definir claramente que o contrato terminará quando você concluir o trabalho. Não depois. Assim que o trabalho for concluído, você deve entregar todo o trabalho em troca do pagamento final.

Anote em seu contrato que as obras finais serão liberadas quando o pagamento final for recebido. Dessa forma, não há confusão de nenhum dos lados.

3. Torne o seu escopo de trabalho à prova de balas

Seu escopo de trabalho é o único lugar que pode colocá-lo em todos os tipos de problemas se você não tomar cuidado.

Se você não especificar quantas revisões um cliente tem permissão para um projeto, ou se você não definir precisamente o que entende por gerenciamento de site (por exemplo), não se surpreenda se sua agência acabar fazendo um monte de trabalho extra para um cliente ... de graça.

O escopo deve ser destacado na primeira página e precisa ser mais detalhado do que isto:

Em vez disso, deve ser como seu próprio apêndice dentro do contrato. O objetivo principal é ser muito específico sobre quais serviços estão incluídos no preço que seu cliente paga.

No mínimo absoluto, você deseja identificar:

• O que você e seu cliente concordaram
• Os serviços que você fornecerá
• Quais são os resultados tangíveis para os serviços
• O que você precisa do cliente
• Quantas revisões você permitirá

Por exemplo, se você está projetando o site de um cliente e não limita o número de revisões, pode ficar preso por meses mudando paletas de cores e caixas de texto.

Não seja essa agência. Torne seu escopo o mais detalhado possível e ocupe quantas páginas forem necessárias. Veja o quão detalhado é este modelo:

Um escopo de trabalho com resultados em aberto pode se tornar seu inimigo assim que você começar a trabalhar. Um inimigo que sua agência não pode pagar.

4. Defina um cronograma de pagamento claro

Ninguém gosta de martelar um cliente por um pagamento atrasado ou uma fatura vencida. É frustrante e pode afetar seu relacionamento com o cliente.

A melhor maneira de evitar isso é ter um cronograma de pagamentos claro, delineado desde o momento em que você começa a trabalhar com os clientes. Esta parte do seu contrato deve definir o valor total que você receberá, como eles farão o pagamento e se o pagamento é reembolsável:

Se você está cobrando o cliente com base em retenção, pode definir suas condições de pagamento como mensais. Mas se você estiver trabalhando com base em um projeto, você pode optar por um plano de pagamento 50/50, onde você recebe metade do total do projeto adiantado (pense nisso como um depósito) e recebe a outra metade quando todo o trabalho estiver concluído .

Ou você pode cobrar de seu cliente por marcos. Se estiver construindo um site, você pode optar por cobrar de seu cliente quando uma etapa for concluída (página inicial, loja online, blog, etc.). Essa é uma ótima maneira de manter o fluxo de dinheiro se o projeto demorar alguns meses para ser concluído.

5. Não seja molenga com pagamentos em atraso

É estranho quando as pessoas lhe devem dinheiro. Mas no final do dia, negócios são negócios.

Deixe claro desde o momento em que você entrar em um acordo com um cliente que se ele pagar suas faturas com atraso, haverá uma multa. Se você enviou uma fatura para um cliente que tem uma retenção mensal e ele paga dez dias depois, isso afeta o fluxo de caixa da sua agência. Não pense duas vezes antes de incluir uma taxa de pagamento atrasado em seu contrato.

Uma taxa de pagamento atrasado pode ser um valor definido em dólares ou uma porcentagem da fatura:

É uma maneira gentil de encorajar os clientes a pagarem em dia e, se acontecerem de eles se atrasarem uma vez, você pode usá-la a seu critério e recusar a taxa, se desejar. Mas se isso se tornar uma ocorrência regular, você deve aplicar a taxa.

6. Se um cliente deseja adicionar trabalho, anote suas condições

Comumente conhecido como “aumento de escopo”, isso acontece quando um cliente pede um pequeno trabalho extra aqui e um pequeno retoque ali. Não parece muito quando acontece pela primeira vez, mas antes que você perceba, o cliente faz com que você execute um trabalho fora do seu escopo gratuitamente.

Evite isso a todo custo. Seja honesto quando um cliente vier até você solicitando um trabalho extra. Você pode concordar em assumir o trabalho, mas deve fornecer-lhes um novo orçamento ao mesmo tempo.

Mencionar solicitações de trabalho adicionais em seu contrato é obrigatório. Coloque-o logo abaixo do seu escopo e escreva que todas as solicitações de trabalho adicionais fora do escopo serão cotadas com uma taxa e acordo separados.

7. Quando você quiser terminar com seu cliente

Antes de enviar um e-mail de término ou fazer uma ligação desagradável, leia os termos e condições do seu contrato para ver quanto tempo mais vocês precisam para continuar trabalhando juntos. Ou, se você for legalmente capaz de quebrar o acordo.

Escreva uma cláusula de rescisão no contrato que funcione para ambas as partes, pois as condições para rescindir o contrato serão as mesmas para ambos:

Certifique-se de incluir:

• Quanto aviso você ou seu cliente devem dar
• O aviso deve ser feito por escrito, como um e-mail?
• Como você lidará com qualquer trabalho excelente com seu cliente?

8. Descreva o que acontecerá com uma quebra de contrato

Se você ou seu cliente não cumpriram sua parte do acordo, você está violando o contrato.

Nesta seção do seu contrato de agência, você deve ser firme e declarar que uma violação do contrato pode resultar em um rompimento imediato, sem reembolso para o seu cliente.

Pode parecer difícil, mas se você fez um acordo com um cliente e ele está procurando outra agência pelas suas costas, isso pode ser uma grande quebra de contrato. Você precisa romper rapidamente e cortar os laços imediatamente.

Para evitar que isso aconteça, coloque uma cláusula de violação de contrato em seu contrato que declara que seu cliente não pode trabalhar com outra agência que execute o mesmo trabalho que o seu enquanto o seu contrato estiver ativo. Ou, se o fizerem, terão que rescindir seu contrato primeiro. Dessa forma, sua agência não fica de fora.

9. Quem será o dono do quê? Deixe bem claro.

Você está criando o trabalho. Seu cliente paga por isso. Mas quem é o dono?

Os direitos autorais são uma cláusula importante para incluir em seus contratos de marketing, portanto, não há confusão sobre quem é o proprietário do quê.

Mas os direitos autorais podem significar muito mais do que isso. Mesmo que você entregue o trabalho final ao seu cliente, pode haver processos específicos que sua agência usa para criar o trabalho (propriedade intelectual), e você pode decidir se deseja mantê-los ou entregá-los no preço do contrato.

Muitas agências “alugam” seu trabalho para seus clientes, e se o cliente não ler seu contrato por completo, eles podem nunca saber disso. Esta seção pode exigir algumas negociações com seu cliente, mas, a longo prazo, você ficará feliz por tê-la discutido completamente.

10. Tenha uma cláusula de confidencialidade para proteger sua agência

Essa cláusula não protege apenas sua agência, mas também seu cliente. Deve declarar claramente tudo o que você não deseja que fale em público sem o seu consentimento por escrito.

Itens comuns para incluir em uma cláusula de confidencialidade são:

• Taxas da sua agência
• Os processos que você usa para criar produtos
• Qualquer troca de e-mail entre sua agência e seu cliente

Aqui está um exemplo:

Por outro lado, você não poderá discutir legalmente as operações do seu cliente, notícias ainda não divulgadas sobre a empresa ou e-mails dele. A cláusula é uma forma de ambas as partes mostrarem que se protegem.

11. Incluir uma cláusula de indenização

Aqui está o cenário. Seu cliente sofre um prejuízo financeiro que é resultado direto do trabalho realizado por sua agência. Não é ótimo, mas acontece. Mas se você não incluiu uma cláusula de indenização em seu contrato, sua agência pode estar em apuros.

É a diferença entre você ter que compensar seu cliente ou ficar fora do gancho:

Portanto, não deve ser surpresa que uma cláusula de indenização seja complicada e deva ser examinada por uma equipe jurídica para garantir que sua agência esteja totalmente coberta.

Como entregar um contrato de agência matador para o seu cliente

Com a lista acima, o próximo passo é preparar o contrato.

Primeiro, o contrato precisa parecer legítimo. Nenhum cliente entregará US $ 20.000 a uma agência de publicidade se você passar cinco minutos digitando. Ele também precisa ter o logotipo da sua agência, estar formatado corretamente e sem erros de digitação se você deseja fechar negócios.

O PandaDoc é uma ferramenta fácil e gratuita que você pode baixar uma capa de destaque para o seu contrato de agência de marketing:

Mas, além de fazer seu contrato parecer novo e brilhante, pense em seu cliente ao escrever o projeto também.

Se você for contratado para um trabalho de design de panfleto de US $ 100, provavelmente não será necessário enviar um documento de 100 páginas invencível em qualquer tribunal. Isso não só pode ser intimidante para o cliente, mas também pode atrasar o processo de início do projeto, pois será necessário revisar todas as 100 páginas na íntegra.

Por outro lado, se você for contratado para um projeto de alto valor (por exemplo, reformulação do site), deverá incluir tudo o que mencionamos acima e tornar o contrato o mais hermético possível.

Ajuda na redação do seu contrato

Como já mencionado, você deve sempre executar um modelo de contrato com um advogado antes de começar a usá-lo para assinar clientes. Mas se você não tem orçamento para criar um contrato do zero, pode usar um modelo online.

Ferramentas como o Docracy podem fornecer modelos fáceis onde você apenas preenche os espaços em branco:

O PandaDoc também fornece modelos gratuitos para agências de marketing. Além disso, os modelos estão repletos de dicas do PandaDoc para ajudá-lo a preencher o contrato corretamente se você ficar preso:

Sempre peça ajuda jurídica antes de usar um contrato

Os contratos de agência podem ser complicados. Existem muitas cláusulas a serem adicionadas para cobrir sua agência no caso de um negócio dar errado ou para impedi-lo de fazer trabalho extra por causa de uma lacuna.

Dito isso, sempre consulte um advogado antes de usá-lo em um negócio. Dessa forma, eles podem apontar se há um detalhe importante que você negligenciou e se uma cláusula não foi escrita corretamente.

O dinheiro extra gasto no jurídico pode se pagar a longo prazo.

Embora os contratos sejam uma parte importante de qualquer agência de sucesso, eles são apenas uma peça do quebra-cabeça quando se trata de conseguir novos clientes. Inscreva-se para uma demonstração do Instapage Enterprise hoje mesmo.