11 наиболее важных элементов, которые следует учитывать при составлении агентского контракта

Являются ли контракты вашего агентства пуленепробиваемыми? Вы вообще пользуетесь контрактами?

Если ваше агентство использует контракты, которые не покрывают все необходимое, или, что еще хуже, вы вообще не используете контракты, вы подвергаете риску все свое агентство.

Контракт с маркетинговым агентством - это больше, чем просто документ, который вы отправляете клиенту, а затем отправляете в архив. Каждый раздел имеет решающее значение для освещения вашего бизнеса на случай, если что-то пойдет не так. А из-за плохо составленного контракта вы можете столкнуться с чем угодно - от дополнительной работы до судебного процесса.

Давайте углубимся в то, почему вам следует использовать контракты, и в детали хорошего клиентского контракта.

Почему агентствам всегда нужен контракт с клиентами

Независимо от того, насколько хорошо вы представили нового клиента и насколько он заинтересован, вам следует заключить договор, справедливый для обеих сторон, до начала работы.

Отсутствие герметичного контракта, в котором нет места для дополнительной работы, имеет решающее значение для вашего агентства. Если в вашем контракте есть лазейки и явно не указаны предоставляемые услуги, клиент может на законных основаниях потребовать работу, выходящую за рамки вашей компетенции.

Конечно, это может привести к потере доходов вашего агентства. Чем больше времени вы потратите на работу над проектом, тем меньше будет ваш ROI.

Худший сценарий - это если вы заключили плохой контракт и в конечном итоге подали иск с клиентами. Они могут тянуться месяцами и годами, и никто не хочет, чтобы над вашей компанией нависла такая темная туча.

Лучший совет при подготовке к работе с новым клиентом? Готовьтесь к худшему, надейтесь на лучшее. Самый простой способ всегда быть готовым, не тратя много времени на написание контрактов, - это иметь редактируемый шаблон. Хотя структура шаблона будет такой же, вы можете настроить ее для отдельных клиентов:

Изменение шаблона означает, что вы можете настроить условия объема и продолжительности работы, и при этом ваше агентство по-прежнему будет охвачено.

Когда вы передаете контракт своему клиенту, вы будете знать, что когда он подписывает, все ожидания, затраты, объемы и сроки были четко прописаны. Никаких сюрпризов или упущенной выгоды, и соглашение, которое делает счастливыми обе стороны.

11 пунктов, которые необходимо включить в контрактное соглашение

Большая часть вашего маркетингового соглашения с клиентом будет сосредоточена на юридических обязательствах и на том, что входит в вашу сферу. Хотя большинство шаблонов идеально подходят для использования, вам всегда следует проконсультироваться со своим юридическим отделом, если вы хотите дважды проверить положение или формулировку контракта.

Вот 11 обязательных вещей для любого клиентского контракта.

1. Названия и адреса агентства и клиента.

Это первая часть вашего контракта, и она должна быть вверху, поскольку она ясно показывает, кто будет заключать соглашение:

В нем должны быть указаны как ваше имя, так и официальные торговые имена вашего клиента (без псевдонимов). Под торговыми названиями вам необходимо указать адрес, по которому каждый бизнес зарегистрирован на законных основаниях. Это важно, потому что, если отношения ухудшатся, с ними будет легче связаться, если вам понадобится обратиться в суд. Дважды проверьте эти данные со своим клиентом, прежде чем кто-либо подпишет пунктирную линию.

2. Обозначьте срок действия контракта.

Когда ваш клиент хочет, чтобы вы начали работу, а когда она закончится?

Важно иметь не только дату начала и окончания, но и то, как выглядит завершение работы. Вы должны четко определить, что контракт истечет, когда вы завершите работу. Не позднее. После завершения работы вы должны передать всю работу в обмен на окончательную оплату.

Напишите в своем контракте, что окончательные работы будут выпущены после получения окончательной оплаты. Таким образом, ни с одной стороны не будет путаницы.

3. Сделайте свою работу непробиваемой.

Ваш объем работы - это единственное место, где вы можете попасть в самые разные неприятности, если вы не будете осторожны.

Если вы не указываете, сколько изменений разрешено клиенту в проекте, или вы не можете точно описать, что вы имеете в виду под управлением веб-сайтом (например), не удивляйтесь, если ваше агентство в конечном итоге выполнит кучу дополнительной работы. для клиента… бесплатно.

Объем должен быть выделен на самой первой странице и должен быть более подробным, чем это:

Вместо этого он должен быть отдельным приложением к контракту. Основная цель - четко указать, какие услуги включены в цену, которую платит ваш клиент.

Как минимум, вы хотите идентифицировать:

• О чем договорились вы и ваш клиент
• Услуги, которые вы будете предоставлять
• Каковы материальные результаты для услуг
• Что нужно от клиента
• Сколько ревизий вы позволите

Например, если вы разрабатываете веб-сайт клиента и не ограничиваете количество редакций, вы можете быть связаны месяцами, меняя цветовые палитры и текстовые поля.

Не будь этим агентством. Сделайте свой объем как можно более подробным и возьмите столько страниц, сколько вам нужно. Посмотрите, насколько детализирован этот шаблон:

Объем работ с открытыми результатами может стать вашим врагом, когда вы начнете работать. Враг, которого ваше агентство не может себе позволить.

4. Установите четкий график платежей.

Никто не любит бить клиента за просрочку платежа или просроченный счет. Это расстраивает и может повлиять на ваши отношения с клиентом.

Лучший способ избежать этого - составить четкий график платежей с того момента, как вы начнете работать с клиентами. В этой части вашего контракта должна быть указана общая сумма, которую вам заплатят, как они будут производить оплату и подлежит ли платеж возмещению:

Если вы выставляете счет клиенту на фиксированной основе, вы можете установить ежемесячные условия оплаты. Но если вы работаете на проектной основе, вы можете выбрать план выплат 50/50, при котором вы получаете половину суммы проекта авансом (воспринимайте это как депозит), а вторую половину получаете после завершения всей работы. .

Или вы можете выставлять счет своему клиенту за этапы. Если вы создаете веб-сайт, вы можете выставить счет своему клиенту по завершении определенного этапа (домашняя страница, интернет-магазин, блог и т. Д.). Это отличный способ сохранить приток денег, если проект займет пару месяцев.

5. Не пренебрегайте просроченными платежами.

Неловко, когда люди должны тебе деньги. Но, в конце концов, бизнес есть бизнес.

С того момента, как вы заключите соглашение с клиентом, дайте понять, что, если он оплатит ваши счета поздно, будет наложен штраф. Если вы отправили счет клиенту, у которого есть ежемесячный аванс, и он оплатит его с десятидневным опозданием, это повлияет на денежный поток вашего агентства. Не думайте дважды о включении в контракт комиссии за просрочку платежа.

Плата за просрочку платежа может представлять собой установленную сумму в долларах или процент от суммы счета:

Это мягкий способ побудить клиентов платить вовремя, и если они однажды опоздали, вы можете использовать его по своему усмотрению и при желании изменить размер комиссии. Но если это станет обычным явлением, вы должны взыскать плату.

6. Если клиент хочет прибавить к работе, запишите свои условия.

Обычно известное как «смещение объема», это происходит, когда клиент просит вас немного поработать здесь и немного подправить там. Когда это происходит впервые, кажется, что это не так уж и много, но прежде чем вы это узнаете, клиент заставляет вас бесплатно выполнять работу, выходящую за рамки вашей компетенции .

Избегайте этого любой ценой. Будьте честны, когда к вам приходит клиент с просьбой о дополнительной работе. Вы можете согласиться взяться за работу, но при этом вам следует предоставить им новое ценовое предложение.

Упоминание дополнительных запросов на работу в вашем контракте обязательно. Поместите его чуть ниже вашего объема и напишите, что все дополнительные запросы на работу, выходящие за рамки объема, будут указаны по отдельной ставке и по отдельному соглашению.

7. Когда вы хотите расстаться со своим клиентом

Прежде чем отправить электронное письмо о разрыве или неудобно позвонить по телефону, ознакомьтесь с условиями вашего контракта, чтобы узнать, сколько еще вам нужно продолжать работать вместе. Или, если вы вообще имеете законную возможность разорвать договор.

Напишите в контракте пункт о расторжении, который будет работать для обеих сторон, поскольку условия расторжения соглашения будут одинаковыми для вас обоих:

Не забудьте включить:

• Сколько уведомлений вы или ваш клиент должны предоставить
• Должно ли быть отправлено уведомление в письменной форме, например по электронной почте?
• Как вы справитесь с любой выдающейся работой со своим клиентом?

8. Опишите, что произойдет в случае нарушения контракта.

Если вы или ваш клиент не выполнили свою часть сделки, вы нарушаете договор.

В этом разделе вашего агентского контракта вы должны быть твердыми и указать, что нарушение контракта может привести к немедленному расторжению контракта без возврата денег вашему клиенту.

Это может показаться суровым, но если вы заключили соглашение с клиентом, а он за вашей спиной ищет другое агентство, это может быть серьезным нарушением контракта. Вам нужно быстро разорвать отношения и немедленно разорвать связи.

Чтобы этого не произошло, включите в свое соглашение пункт о нарушении контракта, в котором говорится, что ваш клиент не может работать с другим агентством, которое выполняет ту же работу, что и ваше, пока ваш контракт активен. Или, если они это сделают, они должны сначала расторгнуть ваш контракт. Таким образом, ваше агентство не останется в стороне.

9. Кому что будет принадлежать? Уточни.

Вы создаете работу. Ваш клиент платит за это. Но кому это принадлежит?

Авторские права - важный пункт, который следует включать в ваши маркетинговые контракты, поэтому не возникает путаницы в отношении того, кому что принадлежит.

Но авторские права могут означать гораздо больше. Даже если вы передадите окончательную работу своему клиенту, могут существовать определенные процессы, которые ваше агентство использует для создания работы (интеллектуальная собственность), и вы можете решить, хотите ли вы сохранить их или передать их по цене контракта.

Многие агентства «сдают» свою работу своим клиентам, и если клиент не прочитает свой контракт досконально, они могут никогда не узнать об этом. Этот раздел может потребовать некоторых переговоров с вашим клиентом, но в конечном итоге вы будете рады, что обсудили его тщательно.

10. Сделайте оговорку о конфиденциальности, чтобы защитить свое агентство.

Этот пункт защищает не только ваше агентство, но и вашего клиента. В нем должно быть четко указано все, о чем вы не хотите говорить публично без вашего письменного согласия.

Обычно в положение о конфиденциальности следует включать:

• Расценки вашего агентства
• Процессы, которые вы используете для создания продуктов
• Любой обмен электронной почтой между вашим агентством и вашим клиентом

Вот пример:

С другой стороны, вы не сможете по закону обсуждать операции своего клиента, а также новости об их компании или электронные письма, которые еще не были опубликованы. Пункт - это способ для обеих сторон показать, что вы поддерживаете друг друга.

11. Включите положение о возмещении убытков.

Вот сценарий. Ваш клиент получает финансовый удар, который является прямым результатом работы, проделанной вашим агентством. Это не здорово, но бывает. Но если вы не включили в свой контракт пункт о возмещении убытков, ваше агентство может столкнуться с большими проблемами.

В этом разница между тем, чтобы вы платили клиенту компенсацию или слезли с крючка:

Поэтому неудивительно, что положение о возмещении убытков является сложным и должно быть рассмотрено командой юристов, чтобы гарантировать полное покрытие вашего агентства.

Как доставить заказчику убийственный агентский контракт

Следующим шагом со списком выше является подготовка контракта.

Во-первых, контракт должен выглядеть законным. Ни один клиент не отдаст рекламному агентству более 20 000 долларов, если вы потратили пять минут на его набор. Если вы хотите заключать сделки, на нем также должен быть логотип вашего агентства, он должен быть правильно отформатирован и не содержать опечаток.

PandaDoc - это простой и бесплатный инструмент, с помощью которого вы можете загрузить отличную обложку для контракта с маркетинговым агентством:

Но помимо того, что ваш контракт будет выглядеть блестящим и новым, подумайте и о своем клиенте при написании проекта.

Если вас наняли для работы по дизайну флаеров за 100 долларов, вероятно, нет необходимости отправлять 100-страничный документ, который нельзя будет победить в любом зале суда. Это не только может напугать клиента, но также может задержать процесс запуска проекта, поскольку ему нужно будет просмотреть все 100 страниц полностью.

С другой стороны, если вас наняли для крупномасштабного проекта (например, редизайна веб-сайта), вы захотите включить все, что мы упомянули выше, и сделать контракт максимально герметичным.

Помогите с формулировкой вашего контракта

Как уже упоминалось, вы всегда должны пропустить шаблон контракта мимо юриста, прежде чем вы начнете использовать его для подписи клиентов. Но если у вас нет бюджета для создания контракта с нуля, вы можете вместо этого использовать онлайн-шаблон.

Такие инструменты, как Docracy, могут предоставить вам простые шаблоны, в которых вы просто заполняете пробелы:

PandaDoc также предоставляет маркетинговым агентствам бесплатные шаблоны. Кроме того, шаблоны изобилуют советами от PandaDoc, которые помогут вам правильно заполнить контракт, если вы застряли:

Всегда обращайтесь за юридической помощью перед заключением договора

Агентские контракты могут быть сложными. Есть много пунктов, которые нужно добавить, чтобы прикрыть ваше агентство на случай, если сделка пойдет не так, или чтобы вы не выполняли дополнительную работу из-за лазейки.

Тем не менее, всегда консультируйтесь с юристом, прежде чем использовать его в коммерческой сделке. Таким образом, они могут указать, есть ли какая-то важная деталь, которую вы упустили из виду, и если предложение не было написано должным образом.

Дополнительные деньги, потраченные на юридические услуги, в конечном итоге окупятся.

Хотя контракты являются важной частью любого успешного агентства, они всего лишь одна часть головоломки, когда дело доходит до привлечения новых клиентов. Подпишитесь на демонстрацию Instapage Enterprise сегодня.