11 Item Paling Penting untuk Disertakan Saat Menyusun Kontrak Agensi Anda

Apakah kontrak agensi Anda antipeluru? Apakah Anda menggunakan kontrak sama sekali?

Jika agensi Anda menggunakan kontrak yang tidak mencakup semua yang mereka butuhkan, atau lebih buruk lagi, Anda tidak menggunakan kontrak sama sekali, Anda membahayakan seluruh agensi Anda.

Kontrak agen pemasaran lebih dari sekadar dokumen yang Anda kirim ke klien dan kemudian disimpan. Setiap bagian sangat penting untuk menutupi bisnis Anda jika terjadi kesalahan. Dan kontrak yang ditulis dengan buruk dapat membuat Anda terkena apa saja, mulai dari pekerjaan ekstra hingga tuntutan hukum.

Mari selami mengapa Anda harus menggunakan kontrak dan detail kontrak klien yang hebat.

Mengapa agensi selalu membutuhkan kontrak dengan klien

Tidak peduli seberapa baik Anda mengajukan klien baru dan seberapa tertariknya mereka, Anda harus menegosiasikan kontrak yang adil bagi kedua belah pihak sebelum pekerjaan dimulai.

Gagal memiliki kontrak kedap udara tanpa ruang untuk pekerjaan tambahan yang akan diselundupkan sangat penting bagi agensi Anda. Jika kontrak Anda memiliki celah dan tidak eksplisit dengan layanan yang diberikan, klien dapat secara legal meminta pekerjaan di luar cakupan Anda.

Tentu saja, ini kemudian dapat menyebabkan hilangnya pendapatan bagi agensi Anda. Semakin banyak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan suatu proyek, semakin kecil ROI Anda.

Skenario terburuknya adalah jika Anda membuat kontrak yang buruk dan berakhir dengan tuntutan hukum dengan klien. Mereka dapat berlarut-larut selama berbulan-bulan dan bertahun-tahun, dan tidak ada yang menginginkan awan gelap semacam itu menggantung di perusahaan Anda.

Saran terbaik saat bersiap menerima klien baru? Bersiaplah untuk yang terburuk, berharap yang terbaik. Cara termudah untuk selalu siap tanpa menghabiskan waktu berlebihan untuk menulis kontrak adalah dengan memiliki template yang dapat diedit. Meskipun kerangka template akan sama, Anda dapat menyesuaikannya untuk masing-masing klien:

Mengubah template berarti Anda dapat menyesuaikan persyaratan cakupan dan lama kerja, dan agensi Anda tetap tercakup.

Ketika Anda menyerahkan kontrak kepada klien Anda, Anda akan tahu bahwa ketika mereka menandatangani, semua harapan, biaya, cakupan, dan jadwal telah dijabarkan dengan jelas. Tidak ada kejutan atau kehilangan pendapatan dan kesepakatan yang membuat kedua belah pihak bahagia.

11 Item yang harus disertakan dalam perjanjian kontrak Anda

Sebagian besar perjanjian pemasaran Anda dengan klien akan berfokus pada kewajiban hukum dan apa yang termasuk dalam cakupan Anda. Meskipun sebagian besar template baik-baik saja untuk digunakan, Anda harus selalu berkonsultasi dengan tim hukum Anda jika Anda ingin memeriksa ulang klausa atau kata-kata kontrak.

Berikut adalah 11 yang harus dimiliki untuk setiap kontrak klien.

1. Nama dan alamat agensi dan klien

Ini adalah bagian pertama dari kontrak Anda dan harus berada di atas karena dengan jelas menunjukkan siapa yang akan menandatangani perjanjian:

Itu harus mengutip nama dagang resmi Anda dan klien Anda (tanpa nama panggilan). Di bawah nama dagang, Anda perlu mencantumkan alamat tempat setiap bisnis terdaftar secara legal. Ini penting karena, jika hubungan berlanjut, lebih mudah untuk menghubungi mereka jika Anda perlu mengambil tindakan hukum. Periksa kembali detail ini dengan klien Anda sebelum ada yang menandatangani garis putus-putus.

2. Uraikan durasi kontrak

Kapan klien Anda ingin Anda mulai bekerja, dan kapan pekerjaan akan berakhir?

Penting untuk tidak hanya memiliki tanggal mulai dan selesai tetapi seperti apa kesimpulan pekerjaan itu. Anda perlu mendefinisikan dengan jelas bahwa kontrak akan berakhir setelah Anda menyelesaikan pekerjaan. Tidak nanti. Setelah pekerjaan selesai, Anda harus menyerahkan semua pekerjaan dengan imbalan pembayaran akhir.

Tuliskan dalam kontrak Anda bahwa pekerjaan akhir akan dirilis ketika pembayaran akhir telah diterima. Dengan begitu, tidak ada kebingungan di kedua sisi.

3. Jadikan ruang lingkup pekerjaan Anda antipeluru

Lingkup pekerjaan Anda adalah satu-satunya tempat yang dapat membuat Anda dalam segala macam masalah jika Anda tidak hati-hati.

Jika Anda tidak menentukan berapa banyak revisi yang diizinkan oleh klien pada suatu proyek, atau Anda gagal menguraikan dengan tepat apa yang Anda maksud dengan manajemen situs web (misalnya), jangan heran jika agensi Anda akhirnya melakukan banyak pekerjaan ekstra untuk klien… gratis.

Ruang lingkup harus disorot di halaman pertama dan perlu lebih detail dari ini:

Sebaliknya, itu harus seperti lampirannya sendiri dalam kontrak. Tujuan utamanya adalah menjadi sangat spesifik tentang layanan apa yang termasuk dalam harga yang dibayar klien Anda.

Minimal, Anda ingin mengidentifikasi:

• Apa yang Anda dan klien Anda telah sepakati
• Layanan yang akan Anda berikan
• Apa hasil nyata untuk layanan?
• Apa yang Anda butuhkan dari klien
• Berapa banyak revisi yang Anda izinkan?

Misalnya, jika Anda mendesain situs web klien dan tidak membatasi jumlah revisi, Anda bisa terikat selama berbulan-bulan untuk mengubah palet warna dan kotak teks.

Jangan menjadi agensi itu. Buat ruang lingkup Anda sedetail mungkin, dan ambil halaman sebanyak yang Anda butuhkan. Lihat betapa detail template ini:

Lingkup pekerjaan dengan kiriman terbuka dapat menjadi musuh Anda begitu Anda mulai bekerja. Musuh yang tidak mampu ditanggung oleh agensi Anda.

4. Tetapkan jadwal pembayaran yang jelas

Tidak ada yang suka memalu klien untuk pembayaran yang terlambat atau faktur yang terlambat. Ini membuat frustrasi dan dapat memengaruhi hubungan klien Anda.

Cara terbaik untuk menghindari ini adalah memiliki jadwal pembayaran yang jelas yang digariskan sejak Anda mulai bekerja dengan klien. Bagian dari kontrak Anda ini harus menguraikan jumlah total yang akan Anda bayarkan, bagaimana mereka akan melakukan pembayaran, dan jika pembayaran dapat dikembalikan:

Jika Anda menagih klien dengan basis pengikut, Anda dapat menyetel persyaratan pembayaran ke bulanan. Tetapi jika Anda bekerja berdasarkan proyek, Anda dapat memilih paket pembayaran 50/50 di mana Anda dibayar setengah dari total proyek di muka (anggap saja sebagai deposit) dan menerima setengah lainnya setelah semua pekerjaan selesai .

Atau, Anda dapat menagih klien Anda dalam tonggak sejarah. Jika Anda sedang membangun sebuah situs web, Anda dapat memilih untuk menagih klien Anda ketika tonggak pencapaian telah diselesaikan (beranda, toko online, blog, dll.). Ini adalah cara yang bagus untuk menjaga agar uang tetap mengalir jika proyek akan memakan waktu beberapa bulan untuk diselesaikan.

5. Jangan menjadi penurut dengan pembayaran yang terlambat

Ini canggung ketika orang berutang uang kepada Anda. Tetapi pada akhirnya, bisnis adalah bisnis.

Jelaskan sejak Anda membuat perjanjian dengan klien bahwa jika mereka terlambat membayar tagihan Anda, akan ada penalti. Jika Anda telah mengirimkan faktur ke klien yang Anda miliki di punggawa bulanan dan mereka membayarnya terlambat sepuluh hari, ini memengaruhi arus kas biro iklan Anda. Jangan berpikir dua kali untuk memasukkan biaya keterlambatan pembayaran dalam kontrak Anda.

Biaya keterlambatan pembayaran dapat berupa angka dolar yang ditetapkan atau persentase dari faktur:

Ini adalah cara yang lembut untuk mendorong klien untuk membayar tepat waktu, dan jika mereka terlambat sekali, Anda dapat menggunakannya untuk kebijaksanaan Anda dan melambaikan biaya jika Anda mau. Tetapi jika itu menjadi kejadian biasa, Anda harus memberlakukan biayanya.

6. Jika klien ingin menambah pekerjaan, tuliskan persyaratan Anda

Umumnya dikenal sebagai "scope creep", ini terjadi ketika klien meminta Anda untuk sedikit tambahan pekerjaan di sini, dan sedikit sentuhan di sana. Sepertinya tidak banyak ketika pertama kali terjadi, tetapi sebelum Anda menyadarinya, klien membuat Anda melakukan pekerjaan di luar lingkup Anda secara gratis.

Hindari ini di semua biaya. Jujurlah ketika klien datang kepada Anda meminta pekerjaan tambahan. Anda dapat setuju untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, tetapi Anda harus memberi mereka penawaran harga baru pada saat yang bersamaan.

Menyebutkan permintaan kerja tambahan dalam kontrak Anda adalah wajib. Tempatkan tepat di bawah ruang lingkup Anda dan tulis bahwa semua permintaan kerja tambahan di luar ruang lingkup akan dikutip dengan tarif dan kesepakatan terpisah.

7. Ketika Anda ingin putus dengan klien Anda

Sebelum Anda mengirim email perpisahan atau melakukan panggilan telepon yang tidak nyaman, lihat syarat dan ketentuan kontrak Anda untuk melihat berapa lama lagi Anda harus tetap bekerja sama. Atau, jika Anda secara hukum dapat melanggar perjanjian sama sekali.

Tulis klausul penghentian ke dalam kontrak yang akan bekerja untuk kedua belah pihak, karena kondisi untuk mengakhiri perjanjian akan sama untuk Anda berdua:

Pastikan untuk menyertakan:

• Berapa banyak pemberitahuan yang harus Anda atau klien Anda berikan
• Apakah pemberitahuan harus diberikan dalam bentuk tertulis seperti email?
• Bagaimana Anda akan menangani pekerjaan luar biasa dengan klien Anda?

8. Garis besar apa yang akan terjadi dengan pelanggaran kontrak

Jika Anda atau klien Anda tidak memenuhi kesepakatan Anda, Anda melanggar kontrak.

Di bagian kontrak agensi Anda ini, Anda harus tegas dan menyatakan bahwa pelanggaran kontrak dapat mengakibatkan perpisahan langsung, tanpa pengembalian uang kepada klien Anda.

Ini mungkin tampak kasar, tetapi jika Anda telah membuat perjanjian dengan klien, dan mereka mencari agensi lain di belakang Anda, itu bisa menjadi pelanggaran kontrak besar-besaran. Anda harus cepat putus dan segera memutuskan hubungan.

Untuk mencegah hal ini terjadi, masukkan klausul pelanggaran kontrak ke dalam perjanjian Anda yang menyatakan bahwa klien Anda tidak dapat bekerja dengan agensi lain yang melakukan pekerjaan yang sama dengan Anda selama kontrak Anda aktif. Atau jika mereka melakukannya, mereka harus memutuskan kontrak Anda terlebih dahulu. Dengan begitu, agensi Anda tidak ketinggalan.

9. Siapa yang akan memiliki apa? Jelaskan.

Anda sedang membuat karya. Klien Anda membayarnya. Tapi siapa yang memilikinya?

Hak cipta adalah klausul penting untuk disertakan dalam kontrak pemasaran Anda, jadi tidak ada kebingungan tentang siapa yang memiliki apa.

Tapi hak cipta bisa berarti lebih dari itu. Bahkan jika Anda menyerahkan karya akhir kepada klien Anda, mungkin ada proses khusus yang digunakan agensi Anda untuk membuat karya tersebut (kekayaan intelektual), dan Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin menyimpannya atau menyerahkannya dengan harga kontrak Anda.

Banyak agensi "menyewakan" pekerjaan mereka kepada klien mereka, dan jika klien tidak membaca kontrak mereka secara menyeluruh, mereka mungkin tidak akan pernah menyadarinya. Bagian ini mungkin memerlukan beberapa negosiasi dengan klien Anda, tetapi dalam jangka panjang, Anda akan senang telah mendiskusikannya secara menyeluruh.

10. Miliki klausul kerahasiaan untuk melindungi agensi Anda

Klausul ini tidak hanya melindungi agensi Anda, tetapi juga klien Anda. Itu harus dengan jelas menyatakan apa pun yang Anda tidak ingin bicarakan di depan umum tanpa persetujuan tertulis Anda.

Item umum untuk dimasukkan ke dalam klausa kerahasiaan adalah:

• Tarif agensi Anda
• Proses yang Anda gunakan untuk membuat produk
• Pertukaran email apa pun antara agensi Anda dan klien Anda

Berikut ini contohnya:

Di sisi lain, Anda tidak akan secara hukum dapat mendiskusikan operasi klien Anda, berita yang belum dirilis tentang perusahaan atau email mereka. Klausa adalah cara bagi kedua belah pihak untuk menunjukkan bahwa Anda saling mendukung.

11. Sertakan klausul ganti rugi

Berikut skenarionya. Klien Anda menerima pukulan finansial yang merupakan akibat langsung dari pekerjaan yang dilakukan oleh agensi Anda. Ini tidak hebat, tapi itu terjadi. Tetapi jika Anda belum memasukkan klausul ganti rugi dalam kontrak Anda, agensi Anda bisa berada dalam masalah besar.

Inilah perbedaan antara Anda harus memberi kompensasi kepada klien Anda, atau lolos:

Jadi, tidak mengherankan jika klausul ganti rugi rumit dan harus diperiksa oleh tim hukum untuk memastikan agensi Anda sepenuhnya tercakup.

Cara mengirimkan kontrak agen pembunuh ke klien Anda

Dengan daftar di atas, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan kontrak.

Pertama, kontrak harus terlihat sah. Tidak ada satu klien pun yang akan menyerahkan $20.000 kepada biro iklan jika Anda telah menghabiskan waktu lima menit untuk mengetiknya. Itu juga harus memiliki logo biro iklan Anda, diformat dengan benar, dan bebas kesalahan ketik jika Anda ingin menutup transaksi.

PandaDoc adalah alat gratis yang mudah untuk mengunduh sampul luar biasa untuk kontrak agen pemasaran Anda:

Tetapi selain membuat kontrak Anda terlihat mengkilap dan baru, pikirkan juga klien Anda saat menulis proyek.

Jika Anda dipekerjakan untuk pekerjaan desain selebaran senilai $100, mungkin tidak perlu mengirim dokumen 100 halaman yang tidak dapat dikalahkan di ruang sidang mana pun. Hal ini tidak hanya dapat mengintimidasi klien, tetapi juga dapat menunda proses memulai proyek karena mereka perlu meninjau 100 halaman secara penuh.

Di sisi lain, jika Anda dipekerjakan untuk proyek tiket besar (misalnya, desain ulang situs web), Anda pasti ingin memasukkan semua yang kami sebutkan di atas dan membuat kontrak seketat mungkin.

Bantuan dengan kata-kata kontrak Anda

Seperti yang telah disebutkan, Anda harus selalu menjalankan templat kontrak melewati pengacara sebelum Anda mulai menggunakannya untuk menandatangani klien. Tetapi jika Anda tidak memiliki anggaran untuk membuat kontrak dari awal, Anda dapat menggunakan template online sebagai gantinya.

Alat seperti Docracy dapat memberi Anda templat yang mudah di mana Anda cukup mengisi bagian yang kosong:

PandaDoc juga menyediakan template gratis untuk agen pemasaran. Plus, template dipenuhi dengan tips dari PandaDoc untuk membantu Anda mengisi kontrak dengan benar jika Anda buntu:

Selalu minta bantuan hukum sebelum menggunakan kontrak

Kontrak agensi bisa rumit. Ada banyak klausa yang harus ditambahkan untuk melindungi agensi Anda jika ada kesepakatan yang gagal, atau untuk menghentikan Anda melakukan pekerjaan ekstra karena ada celah.

Yang mengatakan, selalu berkonsultasi dengan pengacara sebelum menggunakannya dalam kesepakatan bisnis. Dengan cara ini, mereka dapat menunjukkan jika ada detail penting yang Anda abaikan, dan jika klausa belum ditulis dengan benar.

Uang ekstra yang dihabiskan untuk legal dapat membayar sendiri dalam jangka panjang.

Meskipun kontrak merupakan bagian penting dari setiap agensi yang sukses, kontrak hanyalah salah satu bagian dari teka-teki dalam hal mendapatkan klien baru. Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.