Les 11 éléments les plus importants à inclure lors de la rédaction de votre contrat d'agence

Vos contrats d'agence sont-ils à l'épreuve des balles ? Utilisez-vous des contrats du tout ?

Si votre agence utilise des contrats qui ne couvrent pas tout ce dont elle a besoin, ou pire, si vous n'utilisez pas de contrats du tout, vous mettez toute votre agence en danger.

Un contrat d'agence de marketing est plus qu'un document que vous envoyez à un client et que vous classez ensuite. Chaque section est cruciale pour couvrir votre entreprise au cas où quelque chose tournerait mal. Et un contrat mal rédigé peut vous exposer à tout, du travail supplémentaire à un procès.

Voyons pourquoi vous devriez utiliser des contrats et les détails d'un excellent contrat client.

Pourquoi les agences ont toujours besoin d'un contrat avec les clients

Peu importe à quel point vous avez bien présenté un nouveau client et à quel point il est intéressé, vous devez négocier un contrat équitable pour les deux parties avant le début des travaux.

Ne pas avoir un contrat hermétique sans possibilité de travail supplémentaire est crucial pour votre agence. Si votre contrat comporte des lacunes et n'est pas explicite avec les services fournis, un client peut légalement exiger des travaux en dehors de votre champ d'application.

Bien entendu, cela peut alors entraîner une perte de revenus pour votre agence. Plus vous passez de temps à travailler sur un projet, plus votre retour sur investissement sera faible.

Le pire des cas est que vous ayez conclu un mauvais contrat et que vous vous retrouviez dans un procès avec des clients. Ils peuvent durer des mois et des années, et personne ne veut que ce genre de nuage sombre plane au-dessus de votre entreprise.

Le meilleur conseil pour se préparer à embaucher un nouveau client ? Préparez-vous au pire, espérez le meilleur. Le moyen le plus simple de toujours être préparé sans passer trop de temps à rédiger des contrats est d'avoir un modèle modifiable. Bien que le contour du modèle soit le même, vous pouvez le personnaliser pour des clients individuels :

Changer le modèle signifie que vous pouvez personnaliser les termes de la portée et de la durée du travail, tout en ayant la couverture de votre agence.

Lorsque vous remettrez le contrat à votre client, vous saurez que lors de sa signature, toutes les attentes, les coûts, les étendues et les délais ont été clairement définis. Pas de surprises ni de pertes de revenus et un accord qui fait le bonheur des deux parties.

11 éléments à inclure dans votre contrat

La majorité de votre accord marketing avec un client se concentrera sur les obligations légales et ce qui est inclus dans votre champ d'application. Bien que la plupart des modèles soient parfaitement utilisables, vous devriez toujours consulter votre équipe juridique si vous souhaitez vérifier une clause ou le libellé du contrat.

Voici 11 incontournables pour tout contrat client.

1. Noms et adresses de l'agence et du client

Il s'agit de la première partie de votre contrat et devrait figurer en haut, car elle indique clairement qui sera partie à l'accord :

Il doit citer à la fois votre nom commercial légal et celui de votre client (pas de surnom). Sous les noms commerciaux, vous devez indiquer l'adresse où chaque entreprise est légalement enregistrée. Ceci est important car, si la relation tourne mal, il est plus facile de les contacter si vous devez engager une action en justice. Vérifiez ces détails avec votre client avant que quiconque signe la ligne pointillée.

2. Décrire la durée du contrat

Quand votre client souhaite-t-il que vous commenciez à travailler et quand le travail va-t-il se terminer ?

Il est important non seulement d'avoir une date de début et de fin, mais à quoi ressemble une fin de travail. Vous devez définir clairement que le contrat prendra fin lorsque vous aurez terminé le travail. Au plus tard. Une fois les travaux terminés, vous devez remettre tous les travaux en échange du paiement final.

Écrivez dans votre contrat que les travaux finaux seront libérés lorsque le paiement final aura été reçu. De cette façon, il n'y a pas de confusion de part et d'autre.

3. Rendez votre champ de travail à l'épreuve des balles

Votre champ de travail est le seul endroit qui peut vous poser toutes sortes de problèmes si vous ne faites pas attention.

Si vous ne spécifiez pas combien de révisions un client est autorisé sur un projet, ou si vous ne décrivez pas précisément ce que vous entendez par gestion de site Web (par exemple), ne soyez pas surpris si votre agence finit par faire un tas de travail supplémentaire pour un client… gratuitement.

La portée doit être mise en évidence dans la toute première page et doit être plus détaillée que ceci :

Au lieu de cela, il devrait être comme sa propre annexe dans le contrat. L'objectif principal est d'être très précis sur les services inclus dans le prix que votre client paie.

Au strict minimum, vous souhaitez identifier :

• Ce dont vous et votre client avez convenu
• Les services que vous fournirez
• Quels sont les livrables tangibles pour les services
• Ce dont vous avez besoin du client
• Combien de révisions vous autoriserez

Par exemple, si vous concevez le site Web d'un client et ne limitez pas le nombre de révisions, vous pourriez être bloqué pendant des mois à modifier les palettes de couleurs et les zones de texte.

Ne soyez pas cette agence. Rendez votre champ d'application aussi détaillé que possible et prenez autant de pages que vous le souhaitez. Regardez à quel point ce modèle est détaillé :

Une portée de travail avec des livrables ouverts peut devenir votre ennemi une fois que vous commencez à travailler. Un ennemi que votre agence ne peut pas se permettre.

4. Établissez un calendrier de paiement clair

Personne n'aime marteler un client pour un paiement en retard ou une facture en retard. C'est frustrant et cela peut affecter votre relation client.

La meilleure façon d'éviter cela est d'avoir un calendrier de paiement clair défini dès le moment où vous commencez à travailler avec les clients. Cette partie de votre contrat doit décrire le montant total qui vous sera payé, comment ils effectueront le paiement et si le paiement est remboursable :

Si vous facturez le client sur une base d' acompte , vous pouvez définir vos conditions de paiement sur une base mensuelle. Mais si vous travaillez sur une base de projet, vous pouvez opter pour un plan de paiement 50/50 où vous êtes payé la moitié du total du projet à l'avance (considérez-le comme un acompte) et recevez l'autre moitié une fois tous les travaux terminés. .

Ou, vous pouvez facturer votre client en étapes. Si vous créez un site Web, vous pouvez choisir de facturer votre client lorsqu'une étape est franchie (page d'accueil, boutique en ligne, blog, etc.). C'est un excellent moyen de faire couler de l'argent si le projet prend quelques mois à se terminer.

5. Ne soyez pas un jeu d'enfant avec les retards de paiement

C'est gênant quand les gens vous doivent de l'argent. Mais en fin de compte, les affaires sont les affaires.

Indiquez clairement dès le moment où vous concluez un accord avec un client que s'il paie vos factures en retard, il y aura une pénalité. Si vous avez envoyé une facture à un client pour lequel vous avez une provision mensuelle et qu'il la paie avec dix jours de retard, cela affecte les flux de trésorerie de votre agence. N'hésitez pas à inclure des frais de retard dans votre contrat.

Les frais de retard de paiement peuvent être soit un montant fixe en dollars, soit un pourcentage de la facture :

C'est une manière douce d'encourager les clients à payer à temps, et s'ils sont en retard une fois, vous pouvez l'utiliser à votre discrétion et annuler les frais si vous le souhaitez. Mais si cela devient un événement régulier, vous devez appliquer les frais.

6. Si un client souhaite ajouter du travail, écrivez vos conditions

Communément appelé « fluage de la portée », cela se produit lorsqu'un client vous demande un petit travail supplémentaire ici et une petite retouche là-bas. Cela ne semble pas beaucoup quand cela se produit pour la première fois, mais avant que vous ne vous en rendiez compte, le client vous oblige à effectuer gratuitement un travail en dehors de votre champ d' application .

Evitez ça à tout prix. Soyez honnête lorsqu'un client vient vous demander du travail supplémentaire. Vous pouvez accepter de reprendre les travaux, mais vous devez leur fournir un nouveau devis en même temps.

La mention des demandes de travaux supplémentaires dans votre contrat est obligatoire. Placez-le juste en dessous de votre champ d'application et écrivez que toutes les demandes de travail supplémentaires en dehors du champ d'application feront l'objet d'un devis et d'un accord distincts.

7. Quand vous voulez rompre avec votre client

Avant d'envoyer un e-mail de rupture ou d'avoir un appel téléphonique inconfortable, consultez les termes et conditions de votre contrat pour voir combien de temps vous devez continuer à travailler ensemble. Ou, si vous êtes légalement en mesure de rompre l'accord du tout.

Écrivez une clause de résiliation dans le contrat qui fonctionnera pour les deux parties, car les conditions de résiliation du contrat seront les mêmes pour vous deux :

Assurez-vous d'inclure :

• Combien de préavis vous ou votre client devez donner
• L'avis doit-il être donné par écrit, comme un e-mail ?
• Comment gérerez-vous tout travail exceptionnel avec votre client ?

8. Décrivez ce qui se passera en cas de rupture de contrat

Si vous ou votre client n'avez pas respecté votre part du marché, vous êtes en rupture de contrat.

Dans cette section de votre contrat d'agence, vous devez être ferme et indiquer qu'une rupture de contrat peut entraîner une rupture immédiate, sans remboursement pour votre client.

Cela peut sembler dur, mais si vous avez conclu un accord avec un client et qu'il cherche une autre agence dans votre dos, cela pourrait être une rupture de contrat massive. Vous devez rompre rapidement et couper les liens immédiatement.

Pour éviter que cela ne se produise, mettez une clause de rupture de contrat dans votre accord qui stipule que votre client ne peut pas travailler avec une autre agence qui effectue le même travail que le vôtre pendant que votre contrat est actif. Ou s'ils le font, ils doivent d'abord résilier votre contrat. Ainsi, votre agence n'est pas en reste.

9. Qui possédera quoi ? Préciser.

Vous créez l'œuvre. Votre client paie. Mais à qui appartient-il ?

Les droits d'auteur sont une clause importante à inclure dans vos contrats de marketing, il n'y a donc aucune confusion sur qui possède quoi.

Mais les droits d'auteur peuvent signifier bien plus que cela. Même si vous remettez l'œuvre finale à votre client, il peut y avoir des processus spécifiques que votre agence utilise pour créer l'œuvre (propriété intellectuelle), et vous pouvez décider si vous souhaitez les conserver ou les remettre dans le prix de votre contrat.

Beaucoup d'agences « louent » leur travail à leurs clients, et si le client ne lit pas attentivement son contrat, il se peut qu'il ne s'en rende jamais compte. Cette section peut nécessiter quelques négociations avec votre client, mais à long terme, vous serez heureux d'en avoir discuté en profondeur.

10. Ayez une clause de confidentialité pour protéger votre agence

Non seulement cette clause protège votre agence, mais aussi votre client. Il doit indiquer clairement tout ce dont vous ne voulez pas parler en public sans votre consentement écrit.

Les éléments communs à mettre dans une clause de confidentialité sont :

• Les tarifs de votre agence
• Les processus que vous utilisez pour créer des produits
• Tout échange d'emails entre votre agence et votre client

Voici un exemple:

D'un autre côté, vous ne serez pas légalement en mesure de discuter des opérations de votre client, des nouvelles non encore publiées sur leur entreprise ou des e-mails non plus. La clause est un moyen pour les deux parties de montrer que vous vous soutenez.

11. Inclure une clause d'indemnisation

Voici le scénario. Votre client subit un coup financier qui est le résultat direct du travail effectué par votre agence. Ce n'est pas génial, mais ça arrive. Mais si vous n'avez pas inclus de clause d'indemnisation dans votre contrat, votre agence pourrait être en grande difficulté.

C'est la différence entre devoir indemniser son client ou s'en tirer :

Il n'est donc pas surprenant qu'une clause d'indemnisation soit compliquée et doive être examinée par une équipe juridique pour s'assurer que votre agence est entièrement couverte.

Comment livrer un contrat d'agence de tueur à votre client

Avec la liste ci-dessus, la prochaine étape consiste à préparer le contrat.

Premièrement, le contrat doit avoir l'air légitime. Pas un seul client ne remettra 20 000 $ à une agence de publicité si vous avez passé cinq minutes à le taper. Il doit également avoir le logo de votre agence, être correctement formaté et sans faute de frappe si vous souhaitez conclure des transactions.

PandaDoc est un outil simple et gratuit qui vous permet de télécharger une couverture exceptionnelle pour votre contrat d'agence marketing :

Mais au-delà de donner à votre contrat un aspect brillant et nouveau, pensez également à votre client lors de la rédaction du projet.

Si vous êtes embauché pour un travail de conception de flyer de 100 $, il est probablement inutile d'envoyer un document de 100 pages qui est imbattable dans n'importe quelle salle d'audience. Non seulement cela peut être intimidant pour un client, mais cela pourrait également retarder le processus de démarrage du projet, car il devra examiner les 100 pages dans leur intégralité.

D'un autre côté, si vous êtes embauché pour un projet coûteux (par exemple, la refonte d'un site Web), vous voudrez inclure tout ce que nous avons mentionné ci-dessus et rendre le contrat aussi hermétique que possible.

Aide à la rédaction de votre contrat

Comme déjà mentionné, vous devez toujours exécuter un modèle de contrat devant un avocat avant de commencer à l'utiliser pour signer des clients. Mais si vous n'avez pas le budget pour créer un contrat à partir de zéro, vous pouvez utiliser un modèle en ligne à la place.

Des outils comme Docracy peuvent vous fournir des modèles faciles où vous remplissez simplement les blancs :

PandaDoc fournit également aux agences de marketing des modèles gratuits. De plus, les modèles regorgent de conseils de PandaDoc pour vous aider à remplir correctement le contrat si vous êtes bloqué :

Toujours demander de l'aide juridique avant d'utiliser un contrat

Les contrats d'agence peuvent être compliqués. Il y a beaucoup de clauses à ajouter pour couvrir votre agence au cas où un accord échouerait, ou pour vous empêcher de faire du travail supplémentaire en raison d'une échappatoire.

Cela dit, consultez toujours un avocat avant d'en utiliser un dans une transaction commerciale. De cette façon, ils peuvent signaler s'il y a un détail important que vous avez omis et si une clause n'a pas été rédigée correctement.

L'argent supplémentaire dépensé pour les services juridiques peut se rentabiliser à long terme.

Bien que les contrats soient une partie importante de toute agence réussie, ils ne sont qu'une pièce du puzzle lorsqu'il s'agit d'obtenir de nouveaux clients. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour une démo Instapage Enterprise.