Premortem pe proiecte: cum se face și de ce

S-ar putea să fi auzit de o autopsie. Este o întâlnire după încheierea proiectului, în cadrul căreia succesele și eșecurile sunt discutate cu echipa de proiect. Este o modalitate excelentă de a învăța din greșelile tale și de a repeta acele acțiuni care au funcționat conform planului.

Problema cu o autopsie este că este după fapt. Da, este foarte util în configurarea următorului tău proiect pentru a rămâne pe drumul cel bun. Dar dacă ai avea unul înainte de a iniția un nou proiect?

Managerii de proiect cunosc riscurile inerente oricărui proiect. Ei petrec timp gândindu-se ce ar putea merge prost și stabilind un plan pentru a răspunde la aceste riscuri. Managementul riscului este important, desigur, dar există un proces și mai riguros care poate fi făcut pentru a se asigura că proiectul rămâne în termen, sub buget și oferă calitate. Acest proces se numește premortem.

Ce este un premortem?

O premortem este atunci când o echipă își imaginează că proiectul lor a eșuat. Asta chiar înainte să înceapă. Sună negativ, dar este doar o strategie care permite echipei de proiect să lucreze înapoi din acel punct de eșec pentru a determina ce ar fi putut cauza eșecul.

Discuțiile care explorează potențialele eșecuri sunt menținute pozitive, scopul fiind doar identificarea problemelor care au determinat deraiarea proiectului. Managerul de proiect analizează apoi diferitele scenarii și probabilitatea acestora și ia măsuri preventive pentru a evita ca astfel de evenimente să apară pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

Observați diferența dintre o evaluare premortem și o evaluare sau o critică tipică a riscului. În cel din urmă, există presupunerea că asta sau asta ar putea merge prost. Cu toate acestea, cu un premortem, echipa operează pe presupunerea că ceva s-a întâmplat. Nu este abordat ca o abstractizare.

Beneficii și riscuri

Dacă asta sună a science-fiction, există cercetări care să-l susțină. Un articol de la Harvard Business Review a remarcat un studiu din 1989 realizat de Deborah J. Mitchell, de la Wharton School, Jay Russo, de la Cornell și Nancy Pennington, de la Universitatea din Colorado, care a constatat că atunci când o imagine s-a întâmplat deja ceva, crește șansele. de a găsi corect motivele pentru rezultatele viitoare cu 30 la sută. Asta face un premortem.

Există, desigur, pericolul ca premortem să identifice amenințări sau slăbiciuni care nu sunt reale. Apoi, măsurile preventive care decurg din această falsitate pot pune o pană în executarea corectă a proiectului.

Dar beneficiile unui premortem făcut corect sunt mari. Oferă o perspectivă care lipsește adesea dintr-o analiză de risc înainte de lansare, în sensul că nu este concepută doar pentru a identifica problemele potențiale înainte ca acestea să apară. De asemenea, îi face pe cei care sunt suprainvestiți în proiect să-și piardă puțin din atitudinea lor periculoasă de gung ho. Și, după cum am menționat mai devreme, oferă tuturor o voce și respectă contribuția lor. Toți pot învăța unul de la altul și sunt sensibili la surprinderea problemelor înainte ca acestea să se transforme în probleme.

Cum să faci un premortem asupra unui proiect

Deci, cum culegeți beneficiile unei premortem fără a suferi pericolele? Începeți prin a-l privi așa cum ați face un exercițiu de teambuilding. Într-un fel, va strânge legăturile echipei tale în timp ce explorează proiectul viitor ca și cum ar fi fost terminat și eșuat. Prin urmare, activitatea nu este doar practică în ceea ce privește o mai bună planificare, ci și solidifică echipa, făcându-i mai productive.

• Pregătiți: înainte de a începe, asigurați-vă că întreaga echipă a fost informată cu privire la planul proiectului. Apoi, un lider desemnat spune echipei că proiectul a eșuat. Acest lider nu este neapărat managerul de proiect, deși ar putea fi. Cu toate acestea, este recomandat să adăugați managerul de proiect în echipă pentru perspectiva lor unică.
• De ce a eșuat proiectul? Acordați-i echipei o oră sau mai mult pentru a sta în grupuri și a discuta orice posibilitate cu privire la motivul pentru care proiectul a eșuat sau, dacă preferați, puneți-le să facă acest lucru individual. Spune-le să fie cât mai imaginativi. Pune-i să-l noteze. Orice idee merită adunată, chiar dacă există o teamă că este nepoliticos. Nimeni nu va fi pedepsit pentru raționamentul său dacă este grav. Nu este momentul să vă simțiți amenințați sau să vă rețineți.
• Împărtășiți motivul: liderul cere fiecărui grup sau individ să împărtășească doar unul dintre motivele eșecului proiectului. Următoarea persoană îi citește motivul, dar trebuie să fie unul diferit de cei care l-au procedat. Aceste motive sunt enumerate pe un document sau o foaie de calcul.
• Revizuire și revizuire: Managerul de proiect ia această listă și analizează toate motivele diferite ale eșecului proiectului și folosește aceste informații pentru a consolida planul de proiect existent.

Cele mai bune practici premortem

Există și alte lucruri care pot îmbunătăți acești patru pași de bază ai unui premortem bine făcut. În primul rând, nu generaliza. Fiți întotdeauna cât mai specific posibil atunci când transmiteți motivele eșecului proiectului. Dar nu utilizați acest exercițiu ca pe un forum pentru a vă evacua sau a stabili scorurile. Toate punctele trebuie să fie practice și aplicabile.

De asemenea, managerii de proiect pot atribui proprietari fiecăruia dintre motivele prioritare, iar acei membri ai echipei vor conduce sarcina de a găsi soluții. Aceste răspunsuri ar trebui să ia în considerare riscurile, oportunitățile și planurile existente și modul în care acestea le vor afecta.

Premortem vs Postmortem

Este important de remarcat că o autopsie și o autopsie nu se exclud reciproc. Sunt două fețe ale aceleiași monede și ambele au un scop valoros în conducerea unui proiect câștigător.

Un management de proiect post-mortem este o modalitate de a diseca proiectul terminat și de a vedea ce a mers prost, astfel încât să se poată lua pași în următorul proiect pentru a evita aceleași rezultate. Diferența, evident, este că premortem este un eșec teoretic înainte de începerea proiectului și un postmortem este după încheierea proiectului.

Spre deosebire de medicină, o autopsie nu înseamnă neapărat că proiectul a eșuat. S-ar putea, dar o autopsie poate urma, de asemenea, un final de succes al proiectului. Asta pentru că fiecare proiect are partea lui de întorsături greșite și nenorociri, pe care o autopsie le examinează pentru a-și da seama cum să nu faci aceleași greșeli de două ori.

Împreună, un premortem și un postmortem sunt instrumente utile pentru înțelegerea curenților care stau la baza unui proiect și modul în care îl poartă într-un fel sau altul. Cu cât aveți mai multe cunoștințe despre ceea ce vă face proiectul să funcționeze, cu atât este mai probabil să îl puteți rula ca un ceas.

Managerul de proiect poate implementa lecții premortem

Când aveți de-a face cu atât de multe informații, este întotdeauna util să aveți un instrument care să vă ajute la organizarea datelor. ProjectManager poate crea un proiect în care rezultatele premortem sunt colectate într-o diagramă Gantt online care poate fi partajată cu membrii echipei.

Diagrame Gantt pentru planificare

Diagrama Gantt online a ProjectManager este de asemenea utilă, deoarece managerii de proiect pot atribui sarcini anumitor membri ai echipei, care pot comunica apoi la nivel de sarcină, precum și să atașeze fișiere și imagini relevante. Pe măsură ce planurile se schimbă, acel proces poate fi urmărit și monitorizat.

Liste de sarcini pentru productivitate

Un alt instrument de gestionare a sarcinilor pe care ProjectManager îl prezintă este o listă de sarcini care îmbunătățește productivitatea și permite membrilor echipei să rămână pe drumul cel bun. Poate fi vizualizat ca o listă de sarcini personală sau în întregul proiect. Aceste liste de activități pot filtra și după dată, proprietar, proiect și multe altele.

Panouri Kanban pentru execuție și colaborare

Sarcinile pot fi vizualizate și pe ProjectManager ca panouri kanban, care oferă o vizualizare a fluxului de lucru. Plăcile sunt împărțite în coloane, definind de obicei ce trebuie făcut, ce se face și ce se face. Sub fiecare dintre aceste coloane-capete sunt cărți, care sunt sarcini individuale. Cardul poate colecta și modurile în care echipa de proiect a venit pentru a rezolva eșecul proiectului în premortem.

Fiecare card are o cronologie pentru a nota progresul și poate fi marcat după proiect, tip, prioritate, termen limită etc. Există loc pentru o descriere, precum și un loc pentru a încărca documente, foi de calcul sau imagini. Cardurile pot fi, de asemenea, atribuite unuia sau mai multor membri ai echipei, cu o casetă de dialog pentru a capta orice întrebări sau conversații în curs din echipă.

Premortem este un alt instrument pentru a vă menține proiectul pe drumul cel bun. ProjectManager, un software de management al proiectelor bazat pe cloud, este ca un cuțit elvețian de instrumente cu toate caracteristicile de care aveți nevoie pentru a conduce un proiect la o închidere cu succes. De la planificarea cu diagrama Gantt online până la gestionarea și monitorizarea fluxului de lucru cu panouri kanban și raportarea cu un tablou de bord în timp real, fiecare fază a proiectului este acoperită. Vedeți ce poate face luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.