5 tehnici de management de proiect pe care fiecare PM ar trebui să le cunoască

Lumea managementului de proiect este vastă. Acesta acoperă multe industrii și necesită o serie de abilități. Dar firul comun care leagă această disciplină diversă sunt tehnicile pe care managerii de proiect le folosesc pentru a face treaba.

Tehnicile de management de proiect fac planificarea și gestionarea proiectelor mai ușoare și mai eficiente. Ele pot fi aplicate oricărui proiect, indiferent de domeniu sau industrie. Și utilizate în tandem cu software-ul de management de proiect, ajută la economisirea de timp și la reducerea costurilor.

Există multe tehnici de management de proiect din care puteți alege. Iată cinci dintre cele mai bune pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le cunoască pentru a-și controla proiectele și a le direcționa către scopuri de succes.

1. Structura de defalcare a muncii (WBS)

Proiectele mari și mici pot fi copleșitoare la prima vedere. Sunt atât de multe de făcut. Ideea de a sări și de a învăța să înoți este modul în care proiectele se îneacă în timpul și costurile pierdute. După cum știe orice manager de proiect cu experiență, totul trebuie mai întâi planificat înainte de a-l pune în acțiune.

O structură de defalcare a muncii (WBS) este o modalitate de a organiza munca în bucăți mai mici, mai ușor de gestionat. Potrivit Project Management Body of Knowledge (PMBOK), WBS este o „descompunere ierarhică orientată spre livrare a lucrării care urmează să fie executată de echipă”.

Ceea ce înseamnă că WBS este reprezentarea grafică a fiecărei sarcini din proiect. În partea de sus se află produsul final cu o linie care coboară pe pagină până la o casetă (sau casete) care reprezintă sarcinile mai mari care duc la acel proiect finalizat. Fiecare dintre aceste cutii este apoi atașată cu linii care merg sub ea la sarcini mai mici.

Diviza și cuceri

Utilizarea unei structuri de defalcare a lucrărilor vă permite să împărțiți domeniul de aplicare al proiectului în părți mai mici la care poate fi lucrată de echipa de proiect. Pe măsură ce nivelurile coboară mai mult pe WBS, există mai multe definiții și detalii. Aceasta oferă un fel de hartă a sarcinilor pentru proiect.

WBS este creat de întreaga echipă care identifică livrabilele majore și apoi le subîmparte în sub-livrabile din ce în ce mai mici. Acest proces continuă până când echipa ajunge la un punct în care sarcina poate fi îndeplinită, care va primi acea sarcină.

Un WBS definește și organizează un proiect, dar poate fi folosit și pentru a defalca mai mult decât sarcini. Bugetele pot fi calculate pe baza programului de defalcare și chiar a riscurilor atunci când o sucursală nu este bine definită. Începeți cu un șablon WBS gratuit.

2. Diagrama Gantt

O diagramă Gantt este o altă tehnică vizuală de management de proiect, dar aceasta are și mai multe aplicații pentru un manager de proiect. Realizarea unei diagrame Gantt este o tehnică, dar poate fi combinată cu un instrument diagramă Gantt pentru a face acea tehnică mult mai ușor de executat.

Diagramele Gantt pot ajuta mai mult decât planificarea și programarea sarcinilor pentru unul sau mai multe proiecte. De asemenea, puteți să planificați și să programați proiecte întregi, să planificați în sprinturi și etape, să programați munca echipelor și să comparați termenele planificate cu cele reale în proiectul dvs.

Dacă utilizați diagrama Gantt online din ProjectManager, aveți libertatea de a ajusta programele după cum este necesar și chiar de a lega sarcinile dependente, doar făcând clic și trageți. Dependențe de sarcini sunt utilizate atunci când există sarcini care nu pot începe până când alta nu este finalizată. Acestea pot fi conectate pe ProjectManager, astfel încât să nu existe timpi de nefuncționare sau blocare a membrilor echipei.

Fiecare sarcină poate fi acum atribuită membrilor individuali ai echipei, iar managerii de proiect pot automatiza notificările privind termenele limită viitoare pentru a menține proiectul pe drumul cel bun. Când echipa își actualizează starea, informațiile sunt reflectate instantaneu în ProjectManager, astfel încât toată lumea să fie mereu pe aceeași pagină.

3. PERT

PERT este un acronim care înseamnă tehnica de evaluare și revizuire a programelor. Este o tehnică de management de proiect care ajută la estimarea timpului. Programarea este esențială pentru a finaliza un proiect la timp, evident, dar și în bugetul stabilit. Cu cât lucrezi mai mult, cu atât plătești mai mult.

Deci, cum funcționează PERT? Gestionează probabilitățile folosind multe metode statistice simple. PERT descompune sarcinile în activități detaliate, folosind WBS discutat mai sus, apoi le adaugă la o diagramă Gantt pentru a identifica acele activități care sunt interdependente. Din aceste date, creați o hartă ilustrativă a rețelei de activități și a interdependențelor acestora.

Înrudit : Diagrama Gantt vs. Diagrama PERT vs. Diagrama de rețea

Pe hartă, un nod reprezintă un eveniment, iar activitățile sunt reprezentate de săgeți trase de la un eveniment la altul în funcție de ordinea acestuia. Din aceasta, se determină timpul cel mai devreme (TE) și cel mai recent timp (TL) pentru fiecare activitate, precum și timpul de slack pentru fiecare activitate.

4. Metoda căii critice (CPM)

Metoda căii critice (CPM) este o piatră de temelie a tehnicilor de management de proiect. CPM necesită să construiți un model de proiect care să includă o listă a tuturor sarcinilor sau un WBS, durata de finalizare a fiecăreia dintre aceste sarcini, ce dependențe, dacă există, leagă sarcinile și punctele finale, cum ar fi etapele și livrabilele, pentru proiect.

Cu aceste informații, puteți calcula calea cea mai lungă de la sarcinile planificate până la finalizarea lor, inclusiv cea mai devreme și cea mai recentă dată în care aceste sarcini pot începe și se vor termina fără a afecta programarea proiectului. Acum știți ce sarcini sunt esențiale pentru proiect și care sunt disponibile sau care pot fi amânate fără a prelungi cronologia proiectului.

Prin urmare, ca tehnică de management de proiect, CPM este o secvență de sarcini care se adună la cea mai lungă durată totală, indiferent dacă există float (fie free float, care este o sarcină dependentă sau total float, cu este proiectul general) sau nu. Cu aceste informații, vă puteți da seama de cel mai scurt timp necesar pentru finalizarea proiectului.

Nu toate instrumentele de management de proiect pot filtra automat calea critică. Trebuie să faci singur calculele. Dar ProjectManager găsește calea critică cu un clic pe vizualizarea noastră Gantt, economisind timp prețios. Odată ce programul dvs. este planificat, setați linia de bază pe Gantt. Acest lucru vă permite să comparați progresul real cu efortul planificat, ceea ce vă ajută să rămâneți pe drumul cel bun.

Calea critică îmbunătățește prioritizarea și luarea deciziilor

CPM este într-adevăr un algoritm folosit pentru a ajuta la luarea deciziilor. Prin preluarea unor date specifice (ora de începere, durata, ora de încheiere), se determină care activități sunt cele mai importante sau critice pentru succesul proiectului.

În ceea ce privește gestionarea situațiilor neprevăzute, care sunt întotdeauna la colț în orice proiect, CPM are ceva numit fast tracking. Acesta este un proces de rulare a mai multor sarcini pe calea critică în paralel. Acest lucru face este să reducă timpul total al proiectului. Acest lucru funcționează numai dacă sarcina nu este dependentă. Dar necesită resurse suplimentare și poate afecta calitatea.

În general, CPM ajută la reducerea întârzierilor prin optimizarea muncii de-a lungul căii critice. De asemenea, poate vizualiza dependențele, ceea ce permite ca sarcinile să fie prioritizate. CPM îmbunătățește organizarea prin împărțirea livrabilelor în secvențe. Mărește eficiența și ajută la calcularea float pentru a distribui mai bine resursele.

5. Kanban

Kanban este folosit în lean manufacturing și arată ca o serie de carduri pe o placă, care este folosită pentru a vizualiza fluxul de lucru.

Kanban poate fi folosit ca tehnică de management de proiect pentru a ajuta la monitorizarea și gestionarea proiectelor punând accent pe livrarea continuă, fără a pune o povară prea mare asupra echipei. Kanban ajută echipa de proiect să lucreze mai eficient împreună.

Software-ul de management de proiect duce kanban la nivelul următor. ProjectManager are o vizualizare de bord care se sincronizează cu toate celelalte vizualizări ale proiectului, permițând echipelor să lucreze cum doresc. Toate actualizările sunt reflectate în întregul instrument. Echipele adoră cum își pot gestiona întârzierile și își pot planifica sprinturile. Managerii obțin transparența pe care doresc să vadă potențialele blocuri și să realoceze resursele rapid pentru ca producția să continue fără probleme.

Consiliul de proiect îi ajută pe membrii echipei să vizualizeze ceea ce trebuie să facă astăzi, văzând sarcina lor în contextul mai larg al celorlalți. Acest lucru limitează cantitatea de lucru în curs (WIP) și echilibrează fluxul de lucru pentru a evita suprasolicitarea echipei. Deoarece cardurile de pe tablă pot fi prioritizate, fluxul de lucru este îmbunătățit. Odată ce o sarcină este încheiată, cardul este mutat în următoarea coloană, iar membrul echipei începe pe cardul de deasupra coloanei cu sarcini de făcut.

Această tehnică de management de proiect promovează un mediu de colaborare continuă și permite echipei să modifice și să îmbunătățească fluxul de lucru. Kanban este potrivit în special pentru proiecte agile, dar poate fi aplicat oricărui proiect și este acceptat de mai mulți gânditori vizuali.

ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, care are caracteristici care îmbunătățesc tehnicile de management de proiect și le integrează cu un tablou de bord în timp real pentru a monitoriza și raporta progresul. Diagramele Gantt online pot încărca WBS și alte MS Project sau foi de calcul pentru a vă oferi un control mai mare. În timp ce panourile noastre Kanban vizualizează fluxul de lucru și ajută echipele să colaboreze și să lucreze mai eficient împreună. Încercați-l gratuit luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.