5 bloqueadores de produtividade da equipe e como superá-los

A produtividade da equipe é um dos ingredientes mais importantes nos negócios, e é responsabilidade de todos manter-se no caminho certo. Sem produtividade, os projetos podem atrasar os prazos, deixando as equipes lutando para lidar com as consequências. Esses problemas podem se tornar ainda mais exacerbados pela falta de um escritório de gerenciamento de projetos para garantir que as coisas funcionem sem problemas.

Um local de trabalho perturbador pode custar muito mais do que a produtividade da equipe – pode custar bilhões às empresas em perda de receita. De acordo com uma pesquisa da Salary.com e da America Online, os funcionários gastam uma média de 1,86 horas por dia de trabalho de oito horas em algo além de seus empregos, custando aos empregadores americanos cerca de US$ 544 bilhões em perda de produtividade a cada ano.

Se a produtividade é um problema em sua equipe, considere os muitos bloqueadores em potencial e como você pode corrigi-los.

1. Questões de Tecnologia

A tecnologia deve ajudar os funcionários a serem mais eficientes e eficazes em seus trabalhos, não torná-los mais difíceis. Um novo estudo, no entanto, descobriu que a tecnologia está realmente fazendo o último. De acordo com o Relatório de Distração no Local de Trabalho de 2018 da Udemy, 33% dos funcionários pesquisados ​​disseram que problemas de tecnologia e conectividade eram as distrações e problemas de produtividade mais comuns no local de trabalho.

Certifique-se de que os membros de sua equipe tenham ferramentas eficazes para gerenciamento e colaboração de projetos que possam realmente ajudá-los a fazer bem seu trabalho, juntamente com os recursos para aprender e aproveitar essas ferramentas. Uma maneira fácil de determinar se a tecnologia é um bloqueador de produtividade para sua equipe é perguntar.

Envie uma pesquisa verificando o que está ajudando e o que está prejudicando e, em seguida, faça ajustes com base nas informações recebidas. Pode ser fácil se distrair com problemas de alto nível e esquecer esses sugadores de tempo diários que podem custar sua produtividade.

2. Colaboração fraca

Quando a produtividade da equipe sofre, você pode ter que assumir a maior parte do trabalho ou pegar a folga para os outros. Embora isso possa parecer parte do seu trabalho, não precisa ser.

Ao trabalhar em equipe, é importante que a carga de trabalho seja equilibrada entre os membros da equipe, para que os projetos possam progredir sem problemas. Bogdan Carstoiu, CEO da Hubgets, diz: “O gerenciamento de projetos exige muito esforço dos líderes de equipe envolvidos. Lidar com tudo sozinho pode rapidamente se tornar esmagador, especialmente quando o projeto atinge um ponto difícil. Quando você o torna colaborativo envolvendo outras pessoas no processo, as responsabilidades podem ser compartilhadas e a quantidade de trabalho pode ser dividida.”

A colaboração alivia suas lutas de produtividade, permitindo que você seja um líder melhor. Ao incutir isso na cultura de sua equipe, você pode garantir que os projetos permaneçam no caminho certo, evitando excessos orçamentários e lideranças de nível superior irritadas.

Carstoiu continua: “Os líderes de equipe envolvidos na colaboração em equipe têm maior probabilidade de entregar no prazo e com melhores resultados. Ao unir suas forças, os gerentes de projeto podem enfrentar os desafios com muito mais facilidade, além de garantir que eles tenham a melhor força de trabalho trabalhando no projeto.”

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3. Reuniões desnecessárias

As reuniões são benéficas para a comunicação, mas também se tornaram grandes bloqueadores de produtividade para empresas em todos os lugares. Em uma pesquisa com 182 gerentes seniores em uma variedade de indústrias:

• 65% disseram que as reuniões os impedem de concluir o trabalho
• 71% acreditam que as reuniões são improdutivas e ineficientes
• 64% dizem que as reuniões interrompem seus pensamentos profundos
• 62% acreditam que as reuniões não aproximam a equipe

Encontrar um equilíbrio entre reuniões improdutivas e garantir que a equipe colabore e se conecte pode ser um desafio. Use estas dicas simples para obter o melhor de ambos:

• Invista em software de colaboração que permita que os membros da equipe relatem seu progresso em relação a prazos e metas sem precisar se reunir em um determinado horário e local.
• Incentive os membros da equipe a agendar momentos de foco “fora dos limites” em seus calendários para que possam dedicar momentos livres de distrações ao longo do dia para realizar tarefas importantes. O bloqueio de tempo pode ajudar a manter esses horários.
• Defina um limite de tempo para cada reunião. Se a reunião terminar, os participantes poderão sair. Isso mantém todos no caminho certo.

4. Falta de Organização

Não há nada mais frustrante e demorado do que pesquisar documentos importantes em e-mails antigos ou unidades de computador. Sua equipe deve ser capaz de acessar de forma rápida e fácil pastas e documentos comumente usados.

Sistemas de arquivamento baseados em nuvem, como Box ou Google Drive, são essenciais para manter os documentos organizados. Dê um passo adiante, certificando-se de que sua convenção de nomenclatura para documentos e pastas seja simples e direta. Ser capaz de encontrar uma pasta é ótimo, mas se você não pode dizer o que é, você perde o valor de poder encontrá-la.

Capacite sua equipe para desenvolver um processo que funcione para eles e, em seguida, implemente-o em conjunto. Isso os incentiva a se apropriar da organização, pois provavelmente são eles que mais adicionam pastas e acessam documentos. Como líder, isso tira uma coisa extra do seu prato, para que você também possa se concentrar em ser o mais produtivo possível.

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5. Treinamento insuficiente

O treinamento provou ser uma maneira eficaz de aumentar a produtividade no local de trabalho. De acordo com o estudo mencionado anteriormente da Udemy, 70% dos entrevistados concordam que o treinamento pode ajudar as pessoas a melhorar o bloqueio de distrações e alcançar o foco.

O treinamento adequado não apenas fornece a seus funcionários as ferramentas necessárias para realizar seus trabalhos, mas também ajuda a criar confiança, o que os torna mais produtivos. Ao investir em treinamento para sua equipe, considere o estilo de aprendizado misto, que inclui uma mistura de aprendizado online e offline. Lisa Burke, especialista em aquisição de talentos, explica em um artigo para Develop Intelligence:

“A metodologia foi usada pela primeira vez em ambientes de sala de aula para fornecer aprendizado diferenciado, mas vem ganhando muito espaço no setor empresarial nos últimos anos, uma vez que os princípios são amplamente aplicáveis ​​às necessidades de treinamento corporativo. Está definido para se tornar o método de treinamento de escolha em todos os setores.”

Esse tipo de treinamento permite que os colaboradores aprendam no formato que for melhor para eles, seja presencial ou individual, com cursos online. Com o componente online, os funcionários também podem ser mais produtivos, realizando seus módulos de aprendizado conforme o tempo permite, em vez de ocupar muito tempo com o aprendizado presencial.

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Para ser mais eficaz, descubra onde os funcionários podem usar mais treinamento em relação à produtividade e, em seguida, desenvolva o curso para essas necessidades. Você pode fazer isso sozinho ou contratar um consultor para fazer isso por você. No final, se você puder vincular o ROI dos projetos concluídos ao valor gasto no aprimoramento de sua equipe, o valor será óbvio.

Supere seus bloqueadores de produtividade

No gerenciamento de projetos, a produtividade é fundamental. Use essas ideias para descobrir o que está atrasando sua equipe e como você pode melhorar para ficar dentro do orçamento e cumprir os prazos. Você pode estar lidando com vários problemas, mas uma vez identificados, você pode trabalhar para corrigi-los e se tornar uma equipe mais produtiva.

Lembre-se, é fundamental liderar pelo exemplo. Não faça apenas uma reunião e descreva todas as maneiras pelas quais sua equipe está errando o alvo. Implemente essas práticas no seu dia-a-dia. Deixe que todos vejam como você é produtivo e procure imitá-lo. Praticar o que você prega é o primeiro passo para se tornar um líder transformacional, que talvez seja o estilo de liderança mais eficaz para a produtividade da equipe.

Existe uma ferramenta que pode implementar a maioria dessas dicas de produtividade? Sim. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que promove a colaboração por meio de listas de tarefas online, quadros kanban e gráficos de Gantt. Os membros da equipe podem dialogar por meio de bate-papo e outros canais e armazenar arquivos de projeto na nuvem em um local acessível. Veja como nosso software pode ajudar na produtividade da sua equipe fazendo este teste gratuito de 30 dias.