5 etapas para patrocinar com sucesso um evento do setor

Sawat-dee Ka, Bangkok!

Aqui estou eu, o Diretor de Marketing para Israel, APAC e Japão da Outbrain, a caminho do Affiliate World Bangkok, onde a Outbrain será um orgulhoso patrocinador.

Este será um evento de 2 dias, com milhares de visitantes e centenas de expositores das indústrias de afiliados e marketing de desempenho, todos se reunindo para aprender, se misturar, fazer networking e construir novos negócios.

O evento marca o culminar de meses de trabalho da minha equipa de marketing e o início do trabalho da equipa de vendas e gestão de contas.

Patrocinar um evento do setor é um processo longo e muitas vezes não direto. Portanto, estou indo direto ao ponto com um esboço dos principais pontos que aprendi ao longo do caminho, para ajudar a tornar o patrocínio do seu próximo evento mais fácil e eficaz. Certifique-se de marcar essas recomendações para consultá-las sempre que precisar e boa sorte!

1. Faça sua pesquisa e certifique-se de patrocinar o evento certo

Primeiro, você precisa encontrar o evento certo para patrocinar. Isso parece bastante óbvio, mas é mais difícil do que você imagina. Se você já está familiarizado com um determinado evento (talvez já tenha participado em outra capacidade antes) ou já tem uma conexão com o organizador, ótimo. Mas, se não, você precisa procurar certos sinais para saber se o evento é digno.

Aqui estão algumas das coisas a considerar ao escolher um patrocínio de evento:

• Confira os perfis nas redes sociais do evento e dos organizadores. Quem são seus seguidores? Eles estão entre seu público-alvo ou ecossistema? Se não, isso pode ser uma bandeira vermelha para você.
• Consulte primeiro sua equipe de vendas e gerenciamento de contas. Eles são os únicos que irão acompanhar todas as pistas, portanto, a cooperação com eles para identificar um patrocínio de evento de alto potencial é fundamental.
• Analise seus dados de CRM para campanhas de patrocínio anteriores. Isso fornece dados objetivos sobre quais foram realmente bem-sucedidos. Você pode usar esses dados para tomar boas decisões sobre possíveis oportunidades de patrocínio.
• Não se esqueça do idioma! Recentemente, um organizador de eventos entrou em contato comigo, mas não falávamos nenhuma língua em comum. O fato de ele não conseguir se comunicar em inglês foi muito importante – o público do evento provavelmente também não conseguiria se comunicar com nossa equipe de vendas. Um beco sem saída definitivo.

2. Observe atentamente o contrato

Depois de identificar e selecionar um evento e receber o contrato dos organizadores, você precisa colocar um olhar de marketing no contrato. Aqui estão as principais coisas de uma perspectiva de marketing a serem observadas:

• Se você está adquirindo um estande como parte do contrato, examine todos os detalhes do que está incluído (móveis, telas, sinalização, geladeira, lanches etc.), a localização e quem são seus “vizinhos”. Lembre-se, se os vizinhos de seu estande tiverem grande reconhecimento de marca, você se beneficiará com mais tráfego de pedestres.
• Se você está patrocinando uma barraca de café, cervejaria ao ar livre ou outro tipo de barraca de bebidas, verifique exatamente onde ela está localizada. Você vai ter muito tráfego?
• Se o seu contrato inclui uma oportunidade de palestra, seja claro sobre exatamente o que isso implica: por exemplo, sua marca é apresentada como patrocinadora ou você está participando como palestrante? Se você estiver falando, é um painel, apresentação ou sessão de perguntas e respostas? Além disso, verifique o tempo que lhe foi atribuído. (Dica: geralmente é melhor de manhã do que no final do dia.) Verifique o local de sua apresentação. (Dica: o palco principal é preferível a um estágio de fuga.)
• Verifique quantos tickets/passes você receberá para sua equipe. Quanto mais melhor, claro!
• Leia atentamente os termos de cancelamento. No caso de uma crise, como COVID, recessão ou força maior, você quer ter certeza de que não perderá dinheiro.
• Faça com que suas equipes jurídica e de compras revisem o contrato. Em particular, eles podem oferecer boas informações sobre o uso de seu logotipo pelos organizadores do evento, algo sobre o qual você deseja ter certeza de ter controle.
• Também é importante obter a perspectiva da equipe de compras sobre as condições de pagamento. Mesmo assim, em alguns casos, o pagamento integral será exigido algumas semanas ou até meses antes do evento para garantir seu patrocínio.

3. Crie um design e uma experiência de estande empolgantes

Quando se trata de eventos do setor, este é bastante conhecido. É claro que o design do seu estande será amplamente influenciado pelo livro da marca e pelas mensagens.

Mesmo assim, aqui estão alguns itens obrigatórios a serem considerados:

• Se o seu estande for grande, certifique-se de posicionar os desenhos nas paredes de forma que possam ser vistos à distância e não sejam bloqueados pela equipe que está hospedando o estande. Se isso significa deixar partes das paredes lisas, tudo bem.
• Se o seu estande incluir uma tela, certifique-se de preparar um vídeo ou outro conteúdo visual para mostrar com antecedência.
• Brindes são sempre uma ótima ideia para os visitantes do estande – eles deixam seus clientes e leads de vendas felizes.
• Durante o evento, sua equipe de vendas estará no local, fazendo networking com leads. Certifique-se de fornecer a eles um formulário digital ou uma página de destino integrada ao seu CRM. Isso garantirá que você tenha acesso fácil a todas as informações de chumbo, a partir das quais poderá produzir ouro (ou dólares!), após o evento.

4. Promova o evento e sua participação nele

Como patrocinador, você precisa se concentrar em promover o evento e trazer o tráfego pelas portas. Esperamos que muitos deles se transformem em reuniões agendadas com clientes em potencial durante o evento.

Aqui estão algumas maneiras de promover o evento que você está patrocinando:

• Social orgânico: anuncie o evento por meio de postagens orgânicas em suas páginas de mídia social. Comece cedo, alguns meses antes da data. Não se esqueça de incluir uma página inicial de registro para capturar leads.
• Social pago: Crie campanhas de PPC em mídias sociais e redes nativas. Claro, concentre-se nos canais e no público-alvo com maior probabilidade de se interessar e comparecer ao evento.
• E-mail marketing: Crie uma campanha de e-mail com um link para se inscrever no evento. Envie para sua lista de leads atual ou para clientes existentes que possam estar interessados ​​em participar. (Os eventos são uma ótima oportunidade para ver os clientes atuais cara a cara e fortalecer seu relacionamento com eles.)
• Colaboração de marketing: Coopere com um parceiro de mídia e peça a ele para promover seu evento usando seu UTM.

5. Sincronize sua equipe de eventos

Durante o evento, a impressão que sua marca causa será a diferença entre resultados excelentes e resultados medíocres. Veja como sincronizar com sua equipe de vendas:

• Sempre chegue ao evento um dia antes da abertura para verificar se o estande e outros estandes de patrocínio estão montados conforme planejado e com ótima aparência.

• Prepare um cronograma de reuniões e compartilhe-o com toda a equipe, para que todos saibam o status a qualquer momento e a equipe de vendas possa trabalhar para preencher todos os espaços.

• Crie um cronograma de turnos para quem está atendendo o estande durante todo o horário de funcionamento do evento. Dessa forma, todos sabem quando precisam trabalhar no estande e quando podem relaxar e se misturar.

• Certifique-se de que todos os membros da equipe de vendas tenham acesso à página de destino para coletar leads e que saibam o que ela contém e como funciona.

• Certifique-se de sincronizar com suas equipes de vendas no código de vestimenta. Por exemplo, você tem camisetas da empresa que todos deveriam usar? Certifique-se de que todos estejam a bordo e tragam o guarda-roupa certo, especialmente se vocês estiverem viajando para fora da cidade.

Por último, divirta-se!

Os eventos da indústria são sempre muito divertidos. Se a pesquisa, o planejamento e a preparação forem feitos de maneira adequada e com antecedência, não há razão para que o patrocínio do evento não seja bem-sucedido e gere os leads que você está procurando. Da próxima vez que você estiver se preparando para patrocinar um evento do setor (ou se for a primeira vez!), leia as dicas acima e comece a jornada emocionante, desafiadora e recompensadora.