5 Schritte zum erfolgreichen Sponsoring einer Branchenveranstaltung

Sawat-dee Ka, Bangkok!

Hier bin ich, der Marketingdirektor für Israel, APAC und Japan bei Outbrain, auf meinem Weg zur Affiliate World Bangkok, wo Outbrain ein stolzer Sponsor sein wird.

Dies wird eine zweitägige Veranstaltung mit Tausenden von Besuchern und Hunderten von Ausstellern aus der Affiliate- und Performance-Marketing-Branche, die sich alle versammeln, um zu lernen, sich auszutauschen, zu vernetzen und neue Geschäfte aufzubauen.

Die Veranstaltung markiert den Höhepunkt der monatelangen Arbeit meines Marketingteams und den Beginn der Arbeit des Vertriebs- und Account-Management-Teams.

Das Sponsoring einer Branchenveranstaltung ist ein langer und oft kein einfacher Prozess. Deshalb komme ich mit einem Überblick über die wichtigsten Punkte, die ich dabei gelernt habe, auf den Punkt, um Ihr nächstes Event-Sponsoring einfacher und effektiver zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Empfehlungen mit einem Lesezeichen versehen, damit Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können, und viel Glück!

1. Recherchieren Sie und stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Veranstaltung sponsern

Zuerst müssen Sie die richtige Veranstaltung finden, die Sie sponsern möchten. Das klingt ziemlich offensichtlich, aber es ist schwieriger als Sie vielleicht denken. Wenn Sie bereits mit einer bestimmten Veranstaltung vertraut sind (vielleicht haben Sie schon einmal in einer anderen Funktion teilgenommen) oder bereits eine Verbindung zum Veranstalter haben, dann ist das großartig. Aber wenn nicht, dann müssen Sie nach bestimmten Anzeichen suchen, ob die Veranstaltung würdig ist.

Hier sind einige der Dinge, die Sie bei der Auswahl eines Event-Sponsorings beachten sollten:

• Schauen Sie sich die Social-Media-Profile der Veranstaltung und der Organisatoren an. Wer sind ihre Anhänger? Gehören sie zu Ihrer Zielgruppe oder Ihrem Ökosystem? Wenn nicht, könnte dies ein Warnsignal für Sie sein.
• Wenden Sie sich zuerst an Ihr Vertriebs- und Account-Management-Team. Sie sind diejenigen, die allen Hinweisen nachgehen, daher ist die Zusammenarbeit mit ihnen bei der Identifizierung eines Event-Sponsorings mit hohem Potenzial von entscheidender Bedeutung.
• Analysieren Sie Ihre CRM-Daten für vergangene Sponsoring-Kampagnen. So erhalten Sie objektive Daten darüber, welche wirklich erfolgreich waren. Sie können diese Daten verwenden, um gute Entscheidungen über potenzielle Sponsoring-Möglichkeiten zu treffen.
• Sprache nicht vergessen! Kürzlich hat mich ein Veranstalter kontaktiert, wir sprachen jedoch keine gemeinsame Sprache. Die Tatsache, dass er sich überhaupt nicht auf Englisch verständigen konnte, war ziemlich entscheidend – das Publikum auf der Veranstaltung würde sich wahrscheinlich auch nicht mit unserem Verkaufsteam verständigen können. Eine eindeutige Sackgasse.

2. Sehen Sie sich den Vertrag genau an

Sobald Sie eine Veranstaltung identifiziert und ausgewählt und den Vertrag von den Organisatoren erhalten haben, müssen Sie den Vertrag im Auge behalten. Hier sind die wichtigsten Dinge, auf die Sie aus Marketingsicht achten sollten:

• Wenn Sie im Rahmen der Vereinbarung einen Stand bekommen, überprüfen Sie alle feinen Details dessen, was enthalten ist (Möbel, Bildschirme, Beschilderung, Kühlschrank, Snacks usw.), den Standort und wer Ihre „Nachbarn“ sind. Denken Sie daran, wenn Ihre Standnachbarn eine große Markenbekanntheit haben, profitieren Sie von mehr Laufkundschaft.
• Wenn Sie einen Kaffeestand, einen Biergarten oder eine andere Art von Imbissstand sponsern, prüfen Sie genau, wo sich dieser befindet. Werden Sie viel Verkehr bekommen?
• Wenn Ihr Vertrag eine Gelegenheit zum Reden beinhaltet, machen Sie sich klar, was dies beinhaltet: Wird Ihre Marke beispielsweise als Sponsor vorgestellt oder nehmen Sie als Redner teil? Wenn Sie sprechen, handelt es sich um ein Panel, eine Präsentation oder eine Q&A-Sitzung? Überprüfen Sie auch, welche Zeit Ihnen zugeteilt wurde. (Tipp: Morgens ist normalerweise besser als später am Tag.) Überprüfen Sie den Ort Ihrer Präsentation. (Hinweis: Die Hauptbühne ist einer Breakout-Bühne vorzuziehen.)
• Überprüfen Sie, wie viele Tickets/Pässe Sie für Ihr Team erhalten. Je mehr desto besser natürlich!
• Lesen Sie die Stornierungsbedingungen sorgfältig durch. Im Falle einer Krise, wie COVID, Rezession oder höherer Gewalt, möchten Sie sicherstellen, dass Sie nicht überfordert sind.
• Lassen Sie Ihre Rechts- und Beschaffungsteams den Vertrag überprüfen. Insbesondere bieten sie möglicherweise gute Einblicke in die Verwendung Ihres Logos durch Veranstaltungsorganisatoren, etwas, über das Sie sicherstellen möchten, dass Sie die Kontrolle haben.
• Es ist wichtig, auch die Perspektive des Beschaffungsteams zu den Zahlungsbedingungen einzuholen. Trotzdem wird in einigen Fällen einige Wochen oder sogar Monate vor der Veranstaltung eine vollständige Zahlung erforderlich sein, um Ihr Sponsoring zu sichern.

3. Erstellen Sie ein aufregendes Standdesign und -erlebnis

Wenn es um Branchenveranstaltungen geht, ist diese ziemlich bekannt. Ihr Standdesign wird natürlich weitgehend von Ihrem Markenbuch und Ihrer Botschaft beeinflusst.

Trotzdem sind hier ein paar Dinge zu beachten:

• Wenn Ihr Stand groß ist, achten Sie darauf, die Designs so an den Wänden zu positionieren, dass sie aus der Ferne gesehen werden können und nicht vom Team, das den Stand hostet, blockiert werden. Wenn das bedeutet, Teile der Wände glatt zu lassen, ist das in Ordnung.
• Wenn Ihr Stand über einen Bildschirm verfügt, stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus ein Video oder andere visuelle Inhalte vorbereiten, die Sie präsentieren können.
• Giveaways sind für Standbesucher immer eine tolle Idee – sie machen Ihre Kunden und Leads glücklich.
• Während der Veranstaltung wird Ihr Vertriebsteam vor Ort sein und sich mit Leads vernetzen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen ein digitales Formular oder eine Zielseite zur Verfügung stellen, die in Ihr CRM integriert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nach der Veranstaltung einfachen Zugriff auf alle Lead-Informationen haben, aus denen Sie Gold (oder Dollar!) Produzieren können.

4. Werben Sie für die Veranstaltung und Ihren Anteil daran

Als Sponsor müssen Sie sich darauf konzentrieren, für die Veranstaltung zu werben und Besucher durch die Türen zu bringen. Hoffentlich werden viele davon während der Veranstaltung zu geplanten Treffen mit potenziellen Kunden.

Hier sind einige Möglichkeiten, um für die von Ihnen gesponserte Veranstaltung zu werben:

• Organisch sozial: Bewerben Sie die Veranstaltung über organische Posts auf Ihren Social-Media-Seiten. Beginnen Sie früh, ein paar Monate vor dem Datum. Vergessen Sie nicht, eine Registrierungs-Landingpage einzufügen, um Leads zu erfassen.
• Paid Social: Erstellen Sie PPC-Kampagnen in sozialen Medien und nativen Netzwerken. Konzentrieren Sie sich natürlich auf die Kanäle und die Ausrichtung auf Zielgruppen, die am wahrscheinlichsten interessiert sind und an der Veranstaltung teilnehmen.
• E-Mail-Marketing: Erstellen Sie eine E-Mail-Kampagne mit einem Link zur Registrierung für die Veranstaltung. Senden Sie an Ihre aktuelle Interessentenliste oder an bestehende Kunden, die an einer Teilnahme interessiert sein könnten. (Veranstaltungen sind eine großartige Gelegenheit, aktuelle Kunden von Angesicht zu Angesicht zu sehen und Ihre Beziehungen zu ihnen zu stärken.)
• Marketingkooperation: Arbeiten Sie mit einem Medienpartner zusammen und bitten Sie ihn, Ihre Veranstaltung mit Ihrer UTM zu bewerben.

5. Synchronisieren Sie Ihr Event-Team

Während der Veranstaltung wird der Eindruck, den Ihre Marke hinterlässt, den Unterschied zwischen großartigen Ergebnissen und mittelmäßigen Ergebnissen ausmachen. So lassen Sie sich mit Ihrem Vertriebsteam synchronisieren:

• Kommen Sie immer am Tag vor der Eröffnung zur Veranstaltung, damit Sie überprüfen können, ob der Stand und andere Sponsorenstände wie geplant aufgebaut sind und gut aussehen.

• Bereiten Sie einen Besprechungsplan vor und teilen Sie ihn mit dem gesamten Team, damit Sie alle jederzeit über den Status informiert sind und das Vertriebsteam daran arbeiten kann, jeden Slot zu besetzen.

• Erstellen Sie einen Schichtplan für die Besetzung des Standes während der gesamten Öffnungszeiten der Veranstaltung. Auf diese Weise weiß jeder, wann er am Stand arbeiten muss und wann er sich entspannen und unterhalten kann.

• Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder des Vertriebsteams Zugriff auf die Zielseite zum Sammeln von Leads haben und dass sie wissen, was sie enthält und wie sie funktioniert.

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Kleiderordnung mit Ihren Verkaufsteams synchronisieren. Haben Sie zum Beispiel Firmen-T-Shirts, die jeder tragen sollte? Stellen Sie sicher, dass alle an Bord sind und die richtige Garderobe mitbringen, besonders wenn Sie alle außerhalb der Stadt reisen.

Endlich viel Spaß!

Branchenevents machen immer so viel Spaß. Wenn die Recherche, Planung und Vorbereitung richtig und im Voraus durchgeführt werden, gibt es keinen Grund, warum Ihr Event-Sponsoring nicht erfolgreich sein und die gewünschten Leads generieren sollte. Wenn Sie sich das nächste Mal darauf vorbereiten, eine Branchenveranstaltung zu sponsern (oder wenn es Ihr erstes Mal ist!), lesen Sie die obigen Tipps und beginnen Sie mit der aufregenden, herausfordernden und lohnenden Reise.