5 خطوات لرعاية حدث صناعي بنجاح

سوات دي كا ، بانكوك!

أنا هنا ، مدير التسويق لإسرائيل وآسيا والمحيط الهادئ واليابان في Outbrain ، في طريقي إلى Affiliate World Bangkok ، حيث ستكون Outbrain راعياً فخوراً.

سيكون هذا حدثًا لمدة يومين ، مع آلاف الزوار ومئات العارضين من صناعات التسويق بالعمولة والأداء ، يجتمعون جميعًا معًا للتعلم والاختلاط والتواصل وبناء أعمال جديدة.

يمثل هذا الحدث تتويجًا لأشهر من العمل لفريق التسويق الخاص بي ، وبداية العمل لفريق إدارة المبيعات والحساب.

تعتبر رعاية حدث صناعي عملية طويلة ، وغالبًا ما لا تكون عملية مباشرة. لذا فإنني أقوم بالمطاردة مع الخطوط العريضة للنقاط الرئيسية التي تعلمتها على طول الطريق ، للمساعدة في جعل رعاية الحدث التالي أسهل وأكثر فاعلية. تأكد من وضع إشارة مرجعية على هذه التوصيات حتى تتمكن من الرجوع إليها وقتما تشاء ، ونتمنى لك التوفيق!

1. قم بأبحاثك وتأكد من رعاية الحدث الصحيح

أولاً ، عليك أن تجد الحدث المناسب لرعايته. هذا يبدو واضحًا جدًا ، لكنه أصعب مما تعتقد. إذا كنت بالفعل على دراية بحدث معين (ربما تكون قد حضرت بصفة أخرى من قبل) ، أو لديك بالفعل اتصال بالمنظم ، فهذا رائع. ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى البحث عن علامات معينة لمعرفة ما إذا كان الحدث يستحق.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند اختيار رعاية الحدث:

• تحقق من ملفات تعريف وسائل التواصل الاجتماعي للحدث والمنظمين. من هم أتباعهم؟ هل هم من بين الجمهور المستهدف أو النظام البيئي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يكون هذا بمثابة علامة حمراء بالنسبة لك.
• استشر فريق إدارة المبيعات والحساب أولاً. إنهم الأشخاص الذين سيتابعون أي عملاء متوقعين ، لذا فإن التعاون معهم لتحديد رعاية الحدث المحتملة عالية أمر أساسي.
• تحليل بيانات إدارة علاقات العملاء الخاصة بك لحملات الرعاية السابقة. يوفر لك هذا بيانات موضوعية حول أي منها كان ناجحًا حقًا. يمكنك استخدام هذه البيانات لاتخاذ قرارات جيدة بشأن فرص الرعاية المحتملة.
• لا تنسى اللغة! في الآونة الأخيرة ، تواصل معي منظم الحدث ، لكننا لم نتحدث أي لغة مشتركة. كانت حقيقة عدم قدرته على التواصل باللغة الإنجليزية على الإطلاق أمرًا أساسيًا - ربما لن يتمكن الجمهور في الحدث أيضًا من التواصل مع فريق المبيعات لدينا. طريق مسدود واضح.

2. انظر بعناية في العقد

بمجرد تحديد الحدث واختياره ، واستلام العقد من المنظمين ، تحتاج إلى وضع عين تسويقية على العقد. فيما يلي أهم الأشياء التي يجب الانتباه لها من منظور التسويق:

• إذا كنت ستحصل على كشك كجزء من الاتفاقية ، فافحص جميع التفاصيل الدقيقة لما يتضمنه (الأثاث ، الشاشات ، اللافتات ، الثلاجة ، الوجبات الخفيفة ، إلخ) ، والموقع ، ومن هم "جيرانك". تذكر ، إذا كان جيرانك في الكشك لديهم وعي كبير بالعلامة التجارية ، فستستفيد من المزيد من حركة المرور على الأقدام.
• إذا كنت ترعى كشك قهوة أو حديقة بيرة أو أي نوع آخر من حامل المرطبات ، فتحقق بالضبط من مكانه. هل ستحصل على الكثير من حركة المرور؟
• إذا كان عقدك يتضمن فرصة للتحدث ، فكن واضحًا بشأن ما يستتبعه ذلك بالضبط: على سبيل المثال ، هل علامتك التجارية مميزة كراعٍ ، أم أنك تشارك كمتحدث؟ إذا كنت تتحدث ، فهل هي جلسة مناقشة أم عرض تقديمي أم جلسة أسئلة وأجوبة؟ تحقق أيضًا من الوقت الذي تم تخصيصه لك. (نصيحة: عادة ما يكون الصباح أفضل من وقت لاحق في اليوم.) تحقق من موقع عرضك التقديمي. (تلميح: المسرح الرئيسي أفضل من مرحلة الاختراق.)
• تحقق من عدد التذاكر / التصاريح التي ستحصل عليها لفريقك. كلما زاد عدد المرحا ، بالطبع!
• اقرأ شروط الإلغاء بعناية. في حالة حدوث أزمة ، مثل COVID أو الركود أو القوة القاهرة ، فأنت تريد التأكد من أنك لن تنفد من جيبك.
• اطلب من فرقك القانونية والمشتريات مراجعة العقد. على وجه الخصوص ، قد يقدمون رؤى جيدة حول استخدام منظمي الحدث لشعارك ، وهو شيء تريد التأكد من أنك تتحكم فيه.
• من المهم الحصول على وجهة نظر فريق المشتريات بشأن شروط الدفع أيضًا. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، ستكون هناك حاجة للدفع الكامل لبضعة أسابيع أو حتى أشهر قبل الحدث لتأمين رعايتك.

3. إنشاء تجربة تصميم كشك مثير

عندما يتعلق الأمر بأحداث الصناعة ، فإن هذا الحدث معروف جيدًا. بالطبع سيتأثر تصميم الكابينة الخاص بك إلى حد كبير بكتاب علامتك التجارية ورسائلها.

ومع ذلك ، إليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:

• إذا كان الكابينة الخاصة بك كبيرة ، فتأكد من وضع التصميمات على الجدران بطريقة يمكن رؤيتها من مسافة بعيدة ولن يتم حظرها من قبل الفريق الذي يستضيف الكشك. إذا كان هذا يعني ترك أجزاء من الجدران بسيطة ، فلا بأس بذلك.
• إذا كان الكشك الخاص بك يحتوي على شاشة ، فتأكد من إعداد مقطع فيديو أو محتوى مرئي آخر لعرضه مسبقًا.
• الهبات دائمًا فكرة رائعة لزوار الكشك - فهي تجعل عملائك وعملائك المحتملين سعداء.
• خلال الحدث ، سيكون فريق المبيعات الخاص بك على الأرض ، للتواصل مع العملاء المتوقعين. تأكد من تزويدهم بنموذج رقمي أو صفحة مقصودة مدمجة في CRM الخاص بك. سيضمن لك ذلك سهولة الوصول إلى جميع المعلومات الرئيسية التي يمكنك من خلالها إنتاج الذهب (أو الدولارات!) ، بعد الحدث.

4. روّج للحدث ودورك فيه

بصفتك راعياً ، عليك التركيز على الترويج للحدث وجلب حركة المرور عبر الأبواب. نأمل أن يتحول العديد منها إلى اجتماعات مجدولة مع العملاء المحتملين أثناء الحدث.

فيما يلي بعض الطرق للترويج للحدث الذي ترعاه:

• مواقع اجتماعية عضوية: أعلن عن الحدث عبر منشورات عضوية على صفحاتك على مواقع التواصل الاجتماعي. ابدأ مبكرًا ، قبل شهرين من التاريخ. لا تنس تضمين صفحة تسجيل هبوط لجذب العملاء المحتملين.
• شبكات اجتماعية مدفوعة: قم بإنشاء حملات PPC على وسائل التواصل الاجتماعي والشبكات المحلية. بالطبع ، ركز على القنوات واستهداف الجماهير التي من المرجح أن تكون مهتمة وتحضر الحدث.
• التسويق عبر البريد الإلكتروني: قم بإنشاء حملة بريد إلكتروني مع ارتباط للتسجيل في الحدث. أرسل إلى قائمة العملاء المحتملين الحالية ، أو إلى العملاء الحاليين الذين قد يكونون مهتمين بالحضور. (تعد الأحداث فرصة رائعة لرؤية العملاء الحاليين وجهاً لوجه وتقوية علاقاتك معهم.)
• التعاون التسويقي: تعاون مع شريك إعلامي واطلب منه الترويج لحدثك باستخدام UTM الخاص بك.

5. مزامنة فريق الحدث الخاص بك

خلال الحدث ، سيكون الانطباع الذي تتركه علامتك التجارية هو الفرق بين النتائج الرائعة والنتائج المتواضعة. إليك كيفية المزامنة مع فريق المبيعات الخاص بك:

• احرص دائمًا على الوصول إلى الحدث في اليوم السابق للافتتاح حتى تتمكن من التحقق من أن الكشك وأكشاك الرعاية الأخرى قد تم إعدادها كما هو مخطط لها وتبدو رائعة.

• قم بإعداد جدول اجتماع ومشاركته مع الفريق بأكمله ، حتى تعرف جميعًا الحالة في أي وقت ، ويمكن لفريق المبيعات العمل لملء كل مكان.

• قم بإنشاء جدول زمني للورديات لمن يدير الكشك خلال جميع ساعات العمل المفتوحة للحدث. بهذه الطريقة ، يعرف الجميع متى يحتاجون إلى العمل في الكشك ومتى يمكنهم الاسترخاء والاختلاط.

• تأكد من أن جميع أعضاء فريق المبيعات لديهم حق الوصول إلى الصفحة المقصودة لجمع العملاء المتوقعين ، وأنهم يعرفون ما تحتويه وكيف تعمل.

• تأكد من المزامنة مع فرق المبيعات الخاصة بك على قواعد اللباس. على سبيل المثال ، هل لديك قمصان الشركة التي يجب على الجميع ارتداؤها؟ تأكد من وجود الجميع على متن الطائرة وإحضار خزانة الملابس المناسبة ، خاصة إذا كنتم تسافرون جميعًا خارج المدينة.

أخيرًا ، استمتع!

أحداث الصناعة دائمًا ما تكون ممتعة. إذا تم إجراء البحث والتخطيط والإعداد بشكل صحيح وفي وقت مبكر ، فلا يوجد سبب لعدم نجاح رعايتك للحدث ودفع العملاء المتوقعين الذين تبحث عنهم. في المرة القادمة التي تستعد فيها لرعاية حدث صناعي (أو إذا كانت هذه هي المرة الأولى لك!) ، اقرأ النصائح أعلاه وابدأ في رحلة مثيرة وصعبة ومجزية.