5 Langkah Sukses Mensponsori Acara Industri

Sawat-dee Ka, Bangkok!

Inilah saya, Direktur Pemasaran untuk Israel, APAC, dan Jepang di Outbrain, dalam perjalanan ke Affiliate World Bangkok, di mana Outbrain akan menjadi sponsor yang membanggakan.

Ini akan menjadi acara 2 hari, dengan ribuan pengunjung, dan ratusan peserta pameran dari industri pemasaran afiliasi dan kinerja, semuanya berkumpul bersama untuk belajar, berbaur, berjejaring, dan membangun bisnis baru.

Acara ini menandai puncak dari kerja selama berbulan-bulan untuk tim pemasaran saya, dan awal kerja untuk tim penjualan dan manajemen akun.

Mensponsori acara industri adalah proses yang panjang, dan seringkali bukan proses yang mudah. Jadi saya akan langsung membahas garis besar poin-poin utama yang saya pelajari selama ini, untuk membantu menjadikan sponsor acara Anda berikutnya lebih mudah dan lebih efektif. Pastikan untuk mem-bookmark rekomendasi ini sehingga Anda dapat merujuknya kapan pun Anda membutuhkannya, dan semoga berhasil!

1. Lakukan riset dan pastikan untuk mensponsori acara yang tepat

Pertama, Anda perlu menemukan acara yang tepat untuk disponsori. Kedengarannya cukup jelas, tetapi lebih sulit dari yang Anda kira. Jika Anda sudah terbiasa dengan acara tertentu (mungkin Anda pernah hadir dalam kapasitas lain sebelumnya), atau Anda sudah memiliki koneksi dengan penyelenggara, itu bagus. Namun jika tidak, maka Anda perlu mencari tanda-tanda tertentu apakah acara tersebut layak.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih sponsor acara:

• Lihat profil media sosial acara dan penyelenggara. Siapa pengikut mereka? Apakah mereka termasuk audiens atau ekosistem target Anda? Jika tidak, ini mungkin bendera merah untuk Anda.
• Konsultasikan dengan tim penjualan dan manajemen akun Anda terlebih dahulu. Merekalah yang akan menindaklanjuti petunjuk apa pun, jadi kerja sama dengan mereka untuk mengidentifikasi sponsor acara yang berpotensi tinggi adalah kuncinya.
• Analisis data CRM Anda untuk kampanye sponsor sebelumnya. Ini memberi Anda data objektif tentang mana yang benar-benar sukses. Anda dapat menggunakan data ini untuk membuat keputusan yang baik tentang peluang sponsor yang potensial.
• Jangan lupakan bahasa! Baru-baru ini, seorang penyelenggara acara menghubungi saya, namun kami tidak berbicara bahasa yang sama. Fakta bahwa dia tidak dapat berkomunikasi sama sekali dalam bahasa Inggris adalah kuncinya – penonton di acara tersebut mungkin juga tidak dapat berkomunikasi dengan tim penjualan kami. Jalan buntu yang pasti.

2. Perhatikan baik-baik kontraknya

Setelah Anda mengidentifikasi dan memilih sebuah acara, dan menerima kontrak dari penyelenggara, Anda perlu menaruh perhatian pemasaran pada kontrak tersebut. Berikut adalah hal-hal utama dari perspektif pemasaran yang harus diperhatikan:

• Jika Anda mendapatkan stan sebagai bagian dari perjanjian, periksa semua detail halus dari apa yang disertakan (furnitur, layar, papan nama, lemari es, makanan ringan, dll), lokasi, dan siapa “tetangga” Anda. Ingat, jika tetangga stan Anda memiliki kesadaran merek yang besar, Anda akan mendapat manfaat dari lebih banyak lalu lintas pejalan kaki.
• Jika Anda mensponsori stan kopi, taman bir, atau jenis stan penyegar lainnya, periksa persis di mana lokasinya. Apakah Anda akan mendapatkan banyak lalu lintas?
• Jika kontrak Anda menyertakan kesempatan berbicara, perjelas tentang apa yang sebenarnya diperlukan: misalnya, apakah merek Anda ditampilkan sebagai sponsor, atau apakah Anda berpartisipasi sebagai pembicara? Jika Anda berbicara, apakah itu sesi panel, presentasi, atau tanya jawab? Juga, periksa jam berapa Anda telah diberikan. (Kiat: Pagi biasanya lebih baik daripada sore hari.) Periksa lokasi presentasi Anda. (Petunjuk: Tahap utama lebih disukai daripada tahap breakout.)
• Periksa berapa banyak tiket/pass yang akan Anda terima untuk tim Anda. Semakin banyak semakin meriah, tentunya!
• Baca persyaratan pembatalan dengan hati-hati. Jika terjadi krisis, seperti COVID, resesi, atau force majeure, Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak akan kehabisan uang.
• Mintalah tim hukum dan pengadaan Anda meninjau kontrak. Secara khusus, mereka mungkin menawarkan wawasan yang baik tentang penggunaan logo Anda oleh penyelenggara acara, sesuatu yang Anda ingin pastikan bahwa Anda memiliki kendali atasnya.
• Penting untuk mendapatkan perspektif tim pengadaan tentang persyaratan pembayaran juga. Meski begitu, dalam beberapa kasus, pembayaran penuh akan diminta beberapa minggu atau bahkan beberapa bulan sebelum acara untuk mengamankan sponsor Anda.

3. Ciptakan desain dan pengalaman stan yang menarik

Ketika datang ke acara industri, yang satu ini cukup terkenal. Desain stan Anda tentu saja akan sangat dipengaruhi oleh buku merek dan pesan Anda.

Meski begitu, inilah beberapa keharusan untuk dipertimbangkan:

• Jika stan Anda berukuran besar, pastikan untuk memposisikan desain di dinding sedemikian rupa sehingga terlihat dari kejauhan dan tidak terhalang oleh tim yang menyelenggarakan stan. Jika itu berarti membiarkan sebagian dinding tetap polos, tidak apa-apa.
• Jika stan Anda menyertakan layar, pastikan untuk menyiapkan video atau konten visual lainnya untuk ditampilkan terlebih dahulu.
• Hadiah selalu merupakan ide bagus bagi pengunjung stan – mereka membuat klien dan prospek penjualan Anda senang.
• Selama acara, tim penjualan Anda akan berada di lapangan, berjejaring dengan prospek. Pastikan untuk memberi mereka formulir digital atau halaman arahan yang terintegrasi ke CRM Anda. Ini akan memastikan Anda memiliki akses mudah ke semua informasi prospek, yang darinya Anda dapat menghasilkan emas (atau dolar!), setelah acara.

4. Promosikan acara dan peran Anda di dalamnya

Sebagai sponsor, Anda harus fokus untuk mempromosikan acara dan membawa lalu lintas melalui pintu. Mudah-mudahan, banyak dari ini akan berubah menjadi pertemuan terjadwal dengan klien potensial selama acara berlangsung.

Berikut adalah beberapa cara untuk mempromosikan acara yang Anda sponsori:

• Sosial organik: Iklankan acara melalui postingan organik di halaman media sosial Anda. Mulailah lebih awal, beberapa bulan sebelum tanggal. Jangan lupa sertakan halaman arahan pendaftaran untuk menangkap prospek.
• Berbayar sosial: Buat kampanye PPC di media sosial dan jaringan asli. Tentu saja, fokuslah pada saluran dan penargetan audiens yang paling mungkin tertarik dan menghadiri acara tersebut.
• Pemasaran email: Buat kampanye email dengan tautan untuk mendaftar ke acara tersebut. Kirim ke daftar prospek Anda saat ini, atau ke pelanggan lama yang mungkin tertarik untuk hadir. (Acara adalah peluang besar untuk melihat klien saat ini secara langsung dan memperkuat hubungan Anda dengan mereka.)
• Kolaborasi pemasaran: Bekerja sama dengan mitra media dan minta mereka untuk mempromosikan acara Anda menggunakan UTM Anda.

5. Sinkronkan tim acara Anda

Selama acara berlangsung, kesan yang dibuat merek Anda akan menjadi perbedaan antara hasil yang bagus dan hasil yang biasa-biasa saja. Berikut cara melakukan sinkronisasi dengan tim penjualan Anda:

• Datanglah selalu ke acara sehari sebelum pembukaan sehingga Anda dapat memeriksa apakah stan dan stan sponsor lainnya sudah diatur sesuai rencana dan terlihat bagus.

• Persiapkan jadwal rapat dan bagikan dengan seluruh tim, sehingga Anda semua mengetahui statusnya pada waktu tertentu, dan tim penjualan dapat bekerja untuk mengisi setiap slot.

• Buat jadwal shift untuk siapa yang menjaga stan selama jam buka acara. Dengan begitu, semua orang tahu kapan mereka harus bekerja di stan dan kapan mereka bisa bersantai dan berbaur.

• Pastikan bahwa semua anggota tim penjualan memiliki akses ke halaman arahan untuk mengumpulkan prospek, dan bahwa mereka mengetahui isinya dan cara kerjanya.

• Pastikan Anda menyinkronkan dengan tim penjualan Anda tentang kode berpakaian. Misalnya, apakah Anda memiliki kaos perusahaan yang harus dikenakan semua orang? Pastikan semua orang ada di pesawat dan membawa lemari pakaian yang tepat, terutama jika Anda semua bepergian ke luar kota.

Terakhir, bersenang-senanglah!

Acara industri selalu menyenangkan. Jika penelitian, perencanaan, dan persiapan dilakukan dengan benar dan sebelumnya, maka tidak ada alasan mengapa sponsor acara Anda tidak berhasil dan mengarahkan prospek yang Anda cari. Lain kali Anda bersiap untuk mensponsori acara industri (atau jika ini pertama kalinya bagi Anda!), baca tips di atas dan mulailah perjalanan yang mengasyikkan, menantang, dan bermanfaat.