5 passaggi per sponsorizzare con successo un evento di settore

Sawat-dee Ka, Bangkok!

Eccomi qui, direttore del marketing per Israele, APAC e Giappone di Outbrain, in viaggio verso Affiliate World Bangkok, dove Outbrain sarà un orgoglioso sponsor.

Questo sarà un evento di 2 giorni, con migliaia di visitatori e centinaia di espositori dei settori del marketing di affiliazione e delle prestazioni, tutti riuniti per imparare, socializzare, fare rete e costruire nuovi affari.

L'evento segna il culmine di mesi di lavoro per il mio team di marketing e l'inizio del lavoro per il team di vendita e gestione account.

La sponsorizzazione di un evento di settore è un processo lungo e spesso non semplice. Quindi vado al sodo con una descrizione dei punti principali che ho imparato lungo il percorso, per aiutarti a rendere la sponsorizzazione del tuo prossimo evento più semplice ed efficace. Assicurati di aggiungere questi consigli ai segnalibri in modo da poterli consultare ogni volta che ne hai bisogno e buona fortuna!

1. Fai le tue ricerche e assicurati di sponsorizzare l'evento giusto

Innanzitutto, devi trovare l'evento giusto da sponsorizzare. Sembra abbastanza ovvio, ma è più difficile di quanto si possa pensare. Se hai già familiarità con un particolare evento (forse hai già partecipato in un'altra veste) o hai già una connessione con l'organizzatore, allora è fantastico. Ma in caso contrario, è necessario cercare alcuni segni sul fatto che l'evento sia degno.

Ecco alcune delle cose da considerare quando si sceglie una sponsorizzazione di un evento:

• Dai un'occhiata ai profili social dell'evento e degli organizzatori. Chi sono i loro seguaci? Fanno parte del tuo pubblico di destinazione o del tuo ecosistema? In caso contrario, questa potrebbe essere una bandiera rossa per te.
• Consulta prima il tuo team di vendita e di gestione dell'account. Sono quelli che seguiranno qualsiasi pista, quindi la collaborazione con loro per identificare una sponsorizzazione di eventi ad alto potenziale è fondamentale.
• Analizza i tuoi dati CRM per le passate campagne di sponsorizzazione. Questo ti fornisce dati oggettivi su quali hanno avuto veramente successo. Puoi utilizzare questi dati per prendere buone decisioni sulle potenziali opportunità di sponsorizzazione.
• Non dimenticare la lingua! Di recente, un organizzatore di eventi mi ha contattato, tuttavia non parlavamo una lingua comune. Il fatto che non fosse in grado di comunicare in inglese è stato piuttosto importante: probabilmente anche il pubblico dell'evento non sarebbe stato in grado di comunicare con il nostro team di vendita. Un vero e proprio vicolo cieco.

2. Guarda attentamente il contratto

Dopo aver identificato e selezionato un evento e aver ricevuto il contratto dagli organizzatori, devi dedicare un occhio di marketing al contratto. Ecco le cose principali da una prospettiva di marketing a cui prestare attenzione:

• Se stai ricevendo uno stand come parte dell'accordo, esamina tutti i minimi dettagli di ciò che è incluso (mobili, schermi, segnaletica, frigorifero, snack, ecc.), l'ubicazione e chi sono i tuoi "vicini". Ricorda, se i tuoi vicini di stand hanno una grande consapevolezza del marchio, beneficerai di più traffico pedonale.
• Se stai sponsorizzando un chiosco, una birreria all'aperto o un altro tipo di chiosco, controlla esattamente dove si trova. Avrai molto traffico?
• Se il tuo contratto include un'opportunità di parlare, sii chiaro su cosa ciò comporta esattamente: ad esempio, il tuo marchio è presentato come sponsor o stai partecipando come relatore? Se stai parlando, è un panel, una presentazione o una sessione di domande e risposte? Inoltre, controlla a che ora ti è stato assegnato. (Suggerimento: di solito la mattina è meglio che nel corso della giornata.) Controlla la posizione della presentazione. (Suggerimento: la fase principale è preferibile a una fase di breakout.)
• Controlla quanti biglietti/pass riceverai per la tua squadra. Più siamo meglio è, ovviamente!
• Leggi attentamente i termini di cancellazione. In caso di crisi, come COVID, recessione o forza maggiore, vuoi assicurarti di non essere di tasca tua.
• Chiedi ai tuoi team legali e di approvvigionamento di rivedere il contratto. In particolare, potrebbero offrire buoni spunti sull'uso del tuo logo da parte degli organizzatori di eventi, qualcosa su cui vuoi assicurarti di avere il controllo.
• È importante avere il punto di vista del team di approvvigionamento anche sui termini di pagamento. Anche così, in alcuni casi, sarà richiesto il pagamento completo alcune settimane o addirittura mesi prima dell'evento per garantire la tua sponsorizzazione.

3. Crea un design e un'esperienza entusiasmanti per lo stand

Quando si tratta di eventi del settore, questo è piuttosto noto. Il design del tuo stand sarà ovviamente ampiamente influenzato dal tuo brand book e dai tuoi messaggi.

Anche così, ecco alcuni must da considerare:

• Se il tuo stand è grande, assicurati di posizionare i disegni sulle pareti in modo tale che possano essere visti a distanza e non vengano bloccati dal team che ospita lo stand. Se questo significa lasciare parti delle pareti in ordine, va bene.
• Se il tuo stand include uno schermo, assicurati di preparare in anticipo un video o altri contenuti visivi da mostrare.
• Gli omaggi sono sempre un'ottima idea per i visitatori dello stand: rendono felici i tuoi clienti e i lead di vendita.
• Durante l'evento, il tuo team di vendita sarà sul campo, in rete con i lead. Assicurati di fornire loro un modulo digitale o una pagina di destinazione integrata nel tuo CRM. Ciò ti garantirà un facile accesso a tutte le informazioni sui lead, dalle quali potrai produrre oro (o dollari!), dopo l'evento.

4. Promuovi l'evento e la tua parte in esso

In qualità di sponsor, devi concentrarti sulla promozione dell'evento e portare il traffico attraverso le porte. Si spera che molti di questi si trasformino in incontri programmati con potenziali clienti durante l'evento.

Ecco alcuni modi per promuovere l'evento che stai sponsorizzando:

• Social organico: pubblicizza l'evento tramite post organici sulle tue pagine dei social media. Inizia presto, un paio di mesi prima della data. Non dimenticare di includere una pagina di destinazione della registrazione per acquisire lead.
• Social a pagamento: crea campagne PPC su social media e reti native. Naturalmente, concentrati sui canali e sul targeting del pubblico che ha maggiori probabilità di essere interessato e partecipare all'evento.
• Email marketing: crea una campagna email con un link per registrarti all'evento. Invia al tuo attuale elenco di lead o ai clienti esistenti che potrebbero essere interessati a partecipare. (Gli eventi sono una grande opportunità per vedere faccia a faccia i clienti attuali e rafforzare le tue relazioni con loro.)
• Collaborazione di marketing: collabora con un media partner e chiedigli di promuovere il tuo evento utilizzando il tuo UTM.

5. Sincronizza il team dell'evento

Durante l'evento, l'impressione che fa il tuo marchio farà la differenza tra grandi risultati e risultati mediocri. Ecco come sincronizzarti con il tuo team di vendita:

• Arriva sempre all'evento il giorno prima dell'apertura in modo da poter verificare che lo stand e gli altri stand delle sponsorizzazioni siano allestiti come previsto e abbiano un bell'aspetto.

• Prepara un programma della riunione e condividilo con l'intero team, in modo che tutti sappiano lo stato in qualsiasi momento e il team di vendita possa lavorare per riempire ogni slot.

• Crea un programma di turni per chi presidia lo stand durante tutte le ore di apertura dell'evento. In questo modo, tutti sanno quando devono lavorare allo stand e quando possono rilassarsi e socializzare.

• Assicurati che tutti i membri del team di vendita abbiano accesso alla pagina di destinazione per raccogliere lead e che sappiano cosa contiene e come funziona.

• Assicurati di sincronizzarti con i tuoi team di vendita sul codice di abbigliamento. Ad esempio, hai magliette aziendali che tutti dovrebbero indossare? Assicurati che tutti siano a bordo e portino il guardaroba giusto, soprattutto se viaggi fuori città.

Infine, divertiti!

Gli eventi del settore sono sempre così divertenti. Se la ricerca, la pianificazione e la preparazione vengono eseguite correttamente e in anticipo, non c'è motivo per cui la sponsorizzazione dell'evento non debba avere successo e guidare i contatti che stai cercando. La prossima volta che ti prepari a sponsorizzare un evento del settore (o se è la tua prima volta!), leggi i suggerimenti di cui sopra e inizia il viaggio entusiasmante, stimolante e gratificante.