5 kroków do skutecznego sponsorowania wydarzenia branżowego

Sawat-dee Ka, Bangkok!

Oto ja, dyrektor marketingu w Outbrain na Izrael, APAC i Japonię, w drodze do Affiliate World Bangkok, gdzie Outbrain będzie dumnym sponsorem.

To będzie 2-dniowe wydarzenie z tysiącami odwiedzających i setkami wystawców z branży marketingu afiliacyjnego i performance marketingu, którzy zgromadzą się, aby uczyć się, łączyć, nawiązywać kontakty i budować nowy biznes.

Wydarzenie to jest zwieńczeniem wielomiesięcznej pracy mojego zespołu marketingowego i początkiem pracy działu sprzedaży i zarządzania kontami.

Sponsoring wydarzenia branżowego to długi i często niełatwy proces. Przechodzę więc do sedna, przedstawiając zarys głównych punktów, których nauczyłem się po drodze, aby pomóc w łatwiejszym i skuteczniejszym sponsorowaniu kolejnego wydarzenia. Pamiętaj, aby dodać te rekomendacje do zakładek, aby móc się do nich odwoływać w dowolnym momencie i powodzenia!

1. Przeprowadź badania i upewnij się, że sponsorujesz odpowiednie wydarzenie

Najpierw musisz znaleźć odpowiednie wydarzenie do sponsorowania. Brzmi to dość oczywiste, ale jest trudniejsze niż myślisz. Jeśli jesteś już zaznajomiony z konkretnym wydarzeniem (być może wcześniej uczestniczyłeś w innym charakterze) lub masz już kontakt z organizatorem, to świetnie. Ale jeśli nie, to musisz szukać pewnych znaków, czy wydarzenie jest godne.

Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze sponsora wydarzenia:

• Sprawdź profile w mediach społecznościowych wydarzenia i organizatorów. Kim są ich wyznawcy? Czy są wśród docelowych odbiorców lub ekosystemu? Jeśli nie, może to być dla ciebie czerwona flaga.
• Najpierw skonsultuj się z zespołem ds. sprzedaży i zarządzania kontem. To oni będą śledzić wszelkie tropy, dlatego kluczowa jest współpraca z nimi w celu zidentyfikowania sponsorowania wydarzenia o wysokim potencjale.
• Analizuj dane CRM dotyczące poprzednich kampanii sponsorskich. Zapewnia to obiektywne dane o tym, które z nich odniosły prawdziwy sukces. Możesz wykorzystać te dane, aby podejmować dobre decyzje dotyczące potencjalnych możliwości sponsorowania.
• Nie zapomnij o języku! Ostatnio skontaktował się ze mną organizator imprezy, ale nie rozmawialiśmy wspólnym językiem. Fakt, że w ogóle nie mógł komunikować się w języku angielskim, był dość kluczowy – publiczność na wydarzeniu prawdopodobnie również nie byłaby w stanie porozumieć się z naszym zespołem sprzedaży. Zdecydowany ślepy zaułek.

2. Przyjrzyj się uważnie umowie

Po zidentyfikowaniu i wybraniu wydarzenia oraz otrzymaniu umowy od organizatorów należy przyjrzeć się umowie pod kątem marketingu. Oto najważniejsze rzeczy, na które należy zwrócić uwagę z perspektywy marketingowej:

• Jeśli otrzymujesz stoisko w ramach umowy, sprawdź wszystkie drobne szczegóły tego, co obejmuje (meble, ekrany, oznakowanie, lodówka, przekąski itp.), Lokalizacja i kim są Twoi „sąsiedzi”. Pamiętaj, jeśli sąsiedzi z Twojego stoiska mają dużą świadomość marki, skorzystasz na większym ruchu pieszym.
• Jeśli sponsorujesz stoisko z kawą, ogródek piwny lub inny rodzaj stoiska z napojami, sprawdź dokładnie, gdzie ono się znajduje. Czy uzyskasz duży ruch?
• Jeśli Twoja umowa przewiduje możliwość wystąpienia, wyjaśnij dokładnie, co to oznacza: na przykład, czy Twoja marka występuje jako sponsor lub czy uczestniczysz jako mówca? Jeśli mówisz, czy jest to panel, prezentacja czy sesja pytań i odpowiedzi? Sprawdź też, o której godzinie zostałeś przydzielony. (Wskazówka: rano jest zwykle lepiej niż później w ciągu dnia). Sprawdź lokalizację prezentacji. (Wskazówka: główna scena jest lepsza niż faza ucieczki.)
• Sprawdź ile biletów/karnetów otrzymasz dla swojego zespołu. Im więcej, tym oczywiście weselej!
• Przeczytaj uważnie warunki anulowania. W przypadku kryzysu, takiego jak COVID, recesja lub siła wyższa, chcesz mieć pewność, że nie wypadniesz z kieszeni.
• Poproś zespoły prawne i zaopatrzeniowe o przejrzenie umowy. W szczególności mogą oferować dobre informacje na temat używania Twojego logo przez organizatorów wydarzeń, nad czym chcesz mieć pewność, że masz kontrolę.
• Ważne jest również poznanie punktu widzenia zespołu zaopatrzeniowego w zakresie warunków płatności. Mimo to w niektórych przypadkach pełna płatność będzie wymagana na kilka tygodni lub nawet miesięcy przed wydarzeniem, aby zapewnić sobie sponsoring.

3. Stwórz ekscytujący projekt stoiska i doświadczenie

Jeśli chodzi o imprezy branżowe, to ta jest dość dobrze znana. Projekt Twojego stoiska będzie oczywiście w dużym stopniu zależny od księgi znaku i komunikatów.

Mimo to, oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę:

• Jeśli stoisko jest duże, umieść projekty na ścianach w taki sposób, aby były widoczne z daleka i nie były blokowane przez zespół goszczący stoisko. Jeśli oznacza to pozostawienie części ścian gładkich, to w porządku.
• Jeśli Twoje stoisko zawiera ekran, pamiętaj o wcześniejszym przygotowaniu filmu lub innej treści wizualnej do zaprezentowania.
• Prezenty są zawsze świetnym pomysłem dla odwiedzających stoisko – uszczęśliwiają Twoich klientów i potencjalnych klientów.
• Podczas wydarzenia Twój zespół sprzedaży będzie na miejscu, nawiązując kontakty z potencjalnymi klientami. Pamiętaj, aby zapewnić im cyfrowy formularz lub stronę docelową zintegrowaną z Twoim CRM. Zapewni to łatwy dostęp do wszystkich informacji o leadach, z których możesz wyprodukować złoto (lub dolary!) po wydarzeniu.

4. Promuj wydarzenie i swój w nim udział

Jako sponsor musisz skupić się na promowaniu wydarzenia i przyciąganiu klientów. Miejmy nadzieję, że wiele z nich zamieni się w zaplanowane spotkania z potencjalnymi klientami podczas wydarzenia.

Oto kilka sposobów promowania wydarzenia, które sponsorujesz:

• Organiczna społeczność: reklamuj wydarzenie za pośrednictwem organicznych postów na swoich stronach w mediach społecznościowych. Zacznij wcześnie, kilka miesięcy przed datą. Nie zapomnij dołączyć strony docelowej rejestracji, aby pozyskać potencjalnych klientów.
• Płatne media społecznościowe: Twórz kampanie PPC w mediach społecznościowych i sieciach natywnych. Oczywiście skup się na kanałach i docelowych odbiorcach, którzy z największym prawdopodobieństwem będą zainteresowani i wezmą udział w wydarzeniu.
• E-mail marketing: Utwórz kampanię e-mail z linkiem do rejestracji na wydarzenie. Wyślij do swojej aktualnej listy potencjalnych klientów lub do istniejących klientów, którzy mogą być zainteresowani uczestnictwem. (Wydarzenia to świetna okazja, aby zobaczyć obecnych klientów twarzą w twarz i wzmocnić z nimi relacje.)
• Współpraca marketingowa: Współpracuj z partnerem medialnym i poproś go o promowanie wydarzenia za pomocą UTM.

5. Zsynchronizuj swój zespół eventowy

Podczas wydarzenia wrażenie, jakie zrobi Twoja marka, będzie różnicą między świetnymi wynikami a przeciętnymi wynikami. Oto jak zsynchronizować się z zespołem sprzedaży:

• Zawsze przyjeżdżaj na wydarzenie dzień przed otwarciem, aby móc sprawdzić, czy stoisko i inne stoiska sponsorskie są ustawione zgodnie z planem i świetnie wyglądają.

• Przygotuj harmonogram spotkań i udostępnij go całemu zespołowi, aby wszyscy znali status w dowolnym momencie, a zespół sprzedaży mógł pracować, aby wypełnić każde miejsce.

• Stwórz harmonogram zmian dla osób obsługujących stoisko podczas wszystkich godzin otwarcia wydarzenia. W ten sposób wszyscy wiedzą, kiedy muszą pracować na stoisku, a kiedy mogą się zrelaksować i spotkać.

• Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu sprzedażowego mają dostęp do landing page do zbierania leadów oraz że wiedzą, co on zawiera i jak działa.

• Upewnij się, że synchronizujesz się z zespołami sprzedaży w zakresie ubioru. Na przykład, czy masz firmowe koszulki, które każdy powinien nosić? Upewnij się, że wszyscy są na pokładzie i mają odpowiednią garderobę, zwłaszcza jeśli wszyscy wyjeżdżacie poza miasto.

Wreszcie, baw się dobrze!

Wydarzenia branżowe są zawsze zabawne. Jeśli badania, planowanie i przygotowania zostaną wykonane prawidłowo i z wyprzedzeniem, nie ma powodu, dla którego sponsorowanie wydarzenia nie miałoby odnieść sukcesu i prowadzić do potencjalnych klientów, których szukasz. Następnym razem, gdy będziesz przygotowywać się do sponsorowania wydarzenia branżowego (lub jeśli będzie to Twój pierwszy raz!), przeczytaj powyższe wskazówki i rozpocznij ekscytującą, pełną wyzwań i satysfakcjonującą podróż.