5 шагов к успешному спонсорству отраслевого мероприятия

Сават-ди Ка, Бангкок!

Вот я, директор по маркетингу в Израиле, Азиатско-Тихоокеанском регионе и Японии в Outbrain, на пути в Affiliate World Bangkok, где Outbrain будет гордым спонсором.

Это будет двухдневное мероприятие с тысячами посетителей и сотнями экспонентов из индустрии аффилированного маркетинга и перфоманс-маркетинга, которые соберутся вместе, чтобы учиться, общаться, общаться и строить новый бизнес.

Мероприятие знаменует собой кульминацию многомесячной работы моей маркетинговой команды и начало работы отдела продаж и управления клиентами.

Спонсорство отраслевого мероприятия — длительный и зачастую не простой процесс. Итак, я перехожу к делу с изложением основных моментов, которые я узнал в процессе, чтобы помочь вам сделать ваше следующее спонсорство мероприятия проще и эффективнее. Не забудьте добавить эти рекомендации в закладки, чтобы вы могли обращаться к ним в любое время, и удачи!

1. Проведите исследование и убедитесь, что спонсируете подходящее мероприятие

Во-первых, вам нужно найти подходящее мероприятие для спонсорства. Это звучит довольно очевидно, но это сложнее, чем вы думаете. Если вы уже знакомы с тем или иным мероприятием (возможно, уже посещали его в другом качестве) или у вас уже есть связь с организатором, то это прекрасно. Но если нет, то нужно искать определенные признаки того, достойно ли мероприятие.

Вот некоторые моменты, на которые стоит обратить внимание при выборе спонсора мероприятия:

• Ознакомьтесь с профилями мероприятия и организаторов в социальных сетях. Кто их последователи? Они входят в вашу целевую аудиторию или экосистему? Если нет, это может быть красным флагом для вас.
• Сначала проконсультируйтесь со своей командой по продажам и работе с клиентами. Именно они будут следить за любыми зацепками, поэтому ключевое значение имеет сотрудничество с ними для определения потенциального спонсорства мероприятия.
• Проанализируйте данные CRM для прошлых спонсорских кампаний. Это дает вам объективные данные о том, какие из них были действительно успешными. Вы можете использовать эти данные для принятия правильных решений о потенциальных возможностях спонсорства.
• Не забывайте о языке! Недавно со мной связался организатор мероприятия, однако мы не говорили на одном языке. Тот факт, что он вообще не мог общаться по-английски, был очень важен — зрители на мероприятии, вероятно, также не смогли бы общаться с нашим отделом продаж. Определенный тупик.

2. Посмотрите внимательно контракт

После того, как вы определили и выбрали мероприятие и получили контракт от организаторов, вам нужно приложить маркетинговые усилия к контракту. Вот основные вещи с точки зрения маркетинга, на которые следует обратить внимание:

• Если вы получаете стенд в рамках соглашения, изучите все мелкие детали того, что включено (мебель, экраны, вывески, холодильник, закуски и т. д.), местонахождение и кто ваши «соседи». Помните, если ваши соседи по стенду хорошо знают бренд, вы выиграете от увеличения посещаемости.
• Если вы спонсируете кофейный киоск, пивной сад или другой тип киоска с закусками, проверьте, где именно он расположен. Будете ли вы получать много трафика?
• Если ваш контракт предусматривает возможность выступления, четко определите, что именно это влечет за собой: например, ваш бренд представлен в качестве спонсора или вы участвуете в качестве спикера? Если вы выступаете, это панель, презентация или сессия вопросов и ответов? Также проверьте, какое время вам отведено. (Совет: утро обычно лучше, чем конец дня.) Проверьте место проведения презентации. (Подсказка: основная сцена предпочтительнее, чем стадия прорыва.)
• Проверьте, сколько билетов/пропусков вы получите для своей команды. Чем больше, тем веселее, конечно!
• Внимательно прочитайте условия отмены. В случае кризиса, такого как COVID, рецессия или форс-мажор, вы хотите быть уверены, что не останетесь без денег.
• Попросите ваших юристов и специалистов по закупкам рассмотреть контракт. В частности, они могут дать хорошую информацию об использовании вашего логотипа организаторами мероприятий, что вы хотите контролировать.
• Также важно получить точку зрения отдела закупок на условия оплаты. Тем не менее, в некоторых случаях потребуется полная оплата за несколько недель или даже месяцев до мероприятия, чтобы гарантировать ваше спонсорство.

3. Создайте захватывающий дизайн стенда и опыт

Когда дело доходит до отраслевых мероприятий, это довольно хорошо известно. Дизайн вашего стенда, конечно же, во многом будет зависеть от вашего брендбука и обмена сообщениями.

Тем не менее, вот несколько вещей, которые необходимо учитывать:

• Если ваш стенд большой, позаботьтесь о том, чтобы разместить рисунки на стенах таким образом, чтобы их было видно на расстоянии и они не были заблокированы командой, которая размещает стенд. Если это означает, что часть стен останется гладкой, это нормально.
• Если на вашем стенде есть экран, заранее подготовьте видео или другой визуальный контент для демонстрации.
• Розыгрыши — это всегда отличная идея для посетителей стенда — они делают ваших клиентов и потенциальных клиентов счастливыми.
• Во время мероприятия ваша команда по продажам будет находиться на месте, общаясь с потенциальными клиентами. Обязательно предоставьте им цифровую форму или целевую страницу, интегрированную в вашу CRM. Это обеспечит вам легкий доступ ко всей информации о лидах, из которой вы сможете получить золото (или доллары!) после события.

4. Рекламируйте мероприятие и свое участие в нем

Как спонсор, вы должны сосредоточиться на продвижении мероприятия и привлечении трафика через двери. Надеемся, что многие из них превратятся в запланированные встречи с потенциальными клиентами во время мероприятия.

Вот несколько способов продвижения мероприятия, которое вы спонсируете:

• Органические социальные сети: рекламируйте мероприятие с помощью органических сообщений на своих страницах в социальных сетях. Начните пораньше, за пару месяцев до даты. Не забудьте включить целевую страницу регистрации для привлечения потенциальных клиентов.
• Платные социальные сети: создавайте кампании PPC в социальных сетях и нативных сетях. Конечно, ориентируйтесь на каналы и таргетинг на аудиторию, которая с наибольшей вероятностью заинтересуется и посетит мероприятие.
• Маркетинг по электронной почте: создайте кампанию по электронной почте со ссылкой для регистрации на мероприятие. Отправьте в ваш текущий список потенциальных клиентов или существующим клиентам, которые могут быть заинтересованы в посещении. (Мероприятия — это отличная возможность увидеть текущих клиентов лицом к лицу и укрепить с ними отношения.)
• Сотрудничество в области маркетинга: сотрудничайте с медиа-партнером и попросите его продвигать ваше мероприятие с помощью вашего UTM.

5. Синхронизируйте команду мероприятия

Во время мероприятия впечатление, которое производит ваш бренд, будет определять разницу между отличными результатами и посредственными результатами. Вот как синхронизироваться с вашим отделом продаж:

• Всегда приезжайте на мероприятие за день до открытия, чтобы убедиться, что стенд и другие спонсорские стенды установлены в соответствии с планом и отлично выглядят.

• Подготовьте расписание встреч и поделитесь им со всей командой, чтобы вы все знали статус в любой момент времени, а отдел продаж мог работать над заполнением каждого слота.

• Создайте график смен для тех, кто работает на стенде в течение всех часов работы мероприятия. Таким образом, каждый знает, когда ему нужно поработать в кабине, а когда можно расслабиться и пообщаться.

• Убедитесь, что все члены отдела продаж имеют доступ к целевой странице для сбора потенциальных клиентов и что они знают, что она содержит и как она работает.

• Убедитесь, что вы синхронизируете с вашими отделами продаж дресс-код. Например, есть ли у вас фирменные футболки, которые должен носить каждый? Убедитесь, что все находятся на борту и взяли с собой правильный гардероб, особенно если вы путешествуете за город.

Наконец, получайте удовольствие!

Отраслевые мероприятия всегда такие веселые. Если исследование, планирование и подготовка проведены должным образом и заблаговременно, то нет никаких причин, по которым спонсорство вашего мероприятия не должно быть успешным и привести потенциальных клиентов, которых вы ищете. В следующий раз, когда вы будете готовиться спонсировать отраслевое мероприятие (или если это ваш первый раз!), прочтите приведенные выше советы и начните увлекательное, сложное и полезное путешествие.