Bir Endüstri Etkinliğine Başarılı Bir Şekilde Sponsor Olmanın 5 Adımı

Sawat-dee Ka, Bangkok!

Outbrain'in İsrail, APAC ve Japonya Pazarlama Direktörü olarak buradayım, Outbrain'in gururla sponsor olacağı Affiliate World Bangkok'a gidiyorum.

Bu, bağlı kuruluş ve performans pazarlama endüstrilerinden binlerce ziyaretçi ve yüzlerce katılımcının öğrenmek, kaynaşmak, ağ kurmak ve yeni işler kurmak için bir araya geldiği 2 günlük bir etkinlik olacak.

Etkinlik, pazarlama ekibim için aylarca süren çalışmanın doruk noktasını ve satış ve hesap yönetimi ekibi için çalışmanın başlangıcını işaret ediyor.

Bir sektör etkinliğine sponsorluk yapmak uzun bir süreçtir ve genellikle basit bir süreç değildir. Bu yüzden, bir sonraki etkinlik sponsorluğunuzu daha kolay ve daha etkili hale getirmeye yardımcı olmak için, yol boyunca öğrendiğim ana noktaların bir taslağını vererek konuya giriyorum. İhtiyacınız olduğunda başvurabilmeniz için bu önerileri yer imlerine eklediğinizden emin olun ve iyi şanslar!

1. Araştırmanızı yapın ve doğru etkinliğe sponsor olduğunuzdan emin olun

Öncelikle, sponsor olmak için doğru etkinliği bulmanız gerekir. Kulağa oldukça açık geliyor, ancak düşündüğünüzden daha zor. Belirli bir etkinliğe zaten aşinaysanız (belki daha önce başka bir sıfatla katıldınız) veya organizatörle zaten bir bağlantınız varsa, bu harika. Ancak değilse, olayın değerli olup olmadığına dair belirli işaretler aramanız gerekir.

Bir etkinlik sponsorluğu seçerken dikkate alınması gereken bazı noktalar şunlardır:

• Etkinliğin ve organizatörlerin sosyal medya profillerine göz atın. Takipçileri kimler? Hedef kitleniz veya ekosisteminiz arasında mı? Değilse, bu sizin için kırmızı bir bayrak olabilir.
• Önce satış ve hesap yönetimi ekibinize danışın. Herhangi bir ipucunu takip edecek olanlar onlardır, bu nedenle yüksek potansiyelli bir etkinlik sponsorluğu belirlemek için onlarla işbirliği yapmak çok önemlidir.
• Geçmiş sponsorluk kampanyaları için CRM verilerinizi analiz edin. Bu size hangilerinin gerçekten başarılı olduğuna dair nesnel veriler sağlar. Potansiyel sponsorluk fırsatları hakkında iyi kararlar almak için bu verileri kullanabilirsiniz.
• Dil hakkında unutma! Geçenlerde bir etkinlik organizatörü bana ulaştı, ancak ortak bir dil konuşmadık. Hiç İngilizce iletişim kuramıyor olması oldukça önemliydi – etkinlikteki seyirciler muhtemelen satış ekibimizle de iletişim kuramayacaktı. Kesin bir çıkmaz sokak.

2. Sözleşmeye dikkatlice bakın

Bir etkinlik belirleyip seçtikten ve organizatörlerden sözleşmeyi aldıktan sonra, sözleşmeye bir pazarlama gözü koymanız gerekir. Pazarlama açısından dikkat edilmesi gereken başlıca şeyler şunlardır:

• Anlaşmanın bir parçası olarak bir stant alıyorsanız, dahil edilenler (mobilyalar, paravanlar, tabelalar, buzdolabı, atıştırmalıklar vb.), konum ve “komşularınızın” kimler olduğu gibi tüm ince ayrıntıları inceleyin. Unutmayın, stant komşularınız büyük bir marka bilinirliğine sahipse, daha fazla yaya trafiğinden faydalanırsınız.
• Bir kahve standına, bira bahçesine veya başka bir içecek standına sponsor oluyorsanız, tam olarak nerede olduğunu kontrol edin. Çok fazla trafik alacak mısınız?
• Sözleşmeniz bir konuşma fırsatı içeriyorsa, bunun tam olarak ne anlama geldiği konusunda net olun: örneğin, markanız sponsor olarak mı yer alıyor yoksa konuşmacı olarak mı katılıyorsunuz? Konuşuyorsanız, bu bir panel mi, sunum mu yoksa Soru-Cevap oturumu mu? Ayrıca, size ne zaman tahsis edildiğini kontrol edin. (İpucu: Sabah genellikle günün ilerleyen saatlerinden daha iyidir.) Sunumunuzun yerini kontrol edin. (İpucu: Ana aşama, ara aşamaya tercih edilir.)
• Ekibiniz için kaç bilet/paso alacağınızı kontrol edin. Tabii ki ne kadar çok o kadar iyi!
• İptal şartlarını dikkatlice okuyun. COVID, durgunluk veya mücbir sebep gibi bir kriz durumunda, cebinizden çıkmayacağınızdan emin olmak istersiniz.
• Hukuk ve tedarik ekiplerinizin sözleşmeyi incelemesini sağlayın. Özellikle, logonuzun etkinlik organizatörleri tarafından kullanımı hakkında iyi bilgiler sunabilirler, bu da üzerinde kontrol sahibi olduğunuzdan emin olmak istediğiniz bir şeydir.
• Ödeme koşulları konusunda da satın alma ekibinin bakış açısını almak önemlidir. Buna rağmen, bazı durumlarda, sponsorluğunuzu güvence altına almak için etkinlikten birkaç hafta, hatta aylar önce tam ödeme yapılması gerekebilir.

3. Heyecan verici bir stant tasarımı ve deneyimi yaratın

Endüstri etkinlikleri söz konusu olduğunda, bu oldukça iyi bilinir. Stand tasarımınız elbette büyük ölçüde marka kitabınızdan ve mesajlarınızdan etkilenecektir.

Buna rağmen, dikkate alınması gereken birkaç zorunluluk:

• Standınız büyükse, duvarlardaki tasarımları, uzaktan görülebilecek ve standa ev sahipliği yapan ekip tarafından engellenmeyecek şekilde yerleştirdiğinizden emin olun. Bu, duvarların bazı kısımlarını düz bırakmak anlamına geliyorsa, sorun değil.
• Standınızda bir ekran varsa, önceden sergilemek için bir video veya başka bir görsel içerik hazırladığınızdan emin olun.
• Eşantiyonlar stant ziyaretçileri için her zaman harika bir fikirdir - müşterilerinizi ve satış adaylarınızı mutlu ederler.
• Etkinlik sırasında, satış ekibiniz potansiyel müşterilerle ağ kurarak sahada olacak. Onlara CRM'nize entegre edilmiş bir dijital form veya açılış sayfası sağladığınızdan emin olun. Bu, etkinlikten sonra altın (veya dolar!) üretebileceğiniz tüm öncü bilgilere kolayca erişmenizi sağlayacaktır.

4. Etkinliği ve içindeki rolünüzü tanıtın

Bir sponsor olarak, etkinliği tanıtmaya ve kapılardan trafik çekmeye odaklanmanız gerekir. Umuyoruz ki bunların çoğu, etkinlik sırasında potansiyel müşterilerle planlanmış toplantılara dönüşecektir.

Sponsoru olduğunuz etkinliği tanıtmanın bazı yolları şunlardır:

• Organik sosyal: Etkinliği, sosyal medya sayfalarınızdaki organik gönderilerle tanıtın. Erken başlayın, tarihten birkaç ay önce. Müşteri adaylarını yakalamak için bir kayıt açılış sayfası eklemeyi unutmayın.
• Ücretli sosyal: Sosyal medyada ve yerel ağlarda PPC kampanyaları oluşturun. Tabii ki, kanallara ve etkinliğe ilgi duyması ve etkinliğe katılması en muhtemel kitleleri hedeflemeye odaklanın.
• E-posta ile pazarlama: Etkinliğe kaydolmak için bağlantı içeren bir e-posta kampanyası oluşturun. Mevcut müşteri listenize veya katılmak isteyebilecek mevcut müşterilere gönderin. (Etkinlikler, mevcut müşterilerle yüz yüze görüşmek ve onlarla ilişkilerinizi güçlendirmek için harika bir fırsattır.)
• Pazarlama işbirliği: Bir medya ortağıyla işbirliği yapın ve onlardan UTM'nizi kullanarak etkinliğinizi tanıtmalarını isteyin.

5. Etkinlik ekibinizi senkronize edin

Etkinlik sırasında markanızın yarattığı izlenim, harika sonuçlar ile vasat sonuçlar arasındaki fark olacaktır. Satış ekibinizle nasıl senkronize olacağınız aşağıda açıklanmıştır:

• Standın ve diğer sponsorluk standlarının planlandığı gibi kurulduğunu ve harika göründüğünü kontrol etmek için her zaman etkinliğe açılıştan bir gün önce gelin.

• Bir toplantı programı hazırlayın ve bunu tüm ekiple paylaşın, böylece siz herhangi bir zamanda durumu bilirsiniz ve satış ekibi her boşluğu doldurmak için çalışabilir.

• Etkinliğin tüm açık saatlerinde standı kimin yöneteceği için bir vardiya programı oluşturun. Bu şekilde, herkes ne zaman kabinde çalışması gerektiğini ve ne zaman rahatlayıp kaynaşabileceğini bilir.

• Tüm satış ekibi üyelerinin potansiyel müşterileri toplamak için açılış sayfasına erişebildiğinden ve ne içerdiğini ve nasıl çalıştığını bildiklerinden emin olun.

• Kıyafet kuralları konusunda satış ekiplerinizle senkronize olduğunuzdan emin olun. Örneğin herkesin giymesi gereken şirket tişörtleriniz var mı? Özellikle hepiniz şehir dışına seyahat ediyorsanız, herkesin gemide olduğundan ve doğru gardırobunu getirdiğinden emin olun.

Son olarak, iyi eğlenceler!

Endüstri etkinlikleri her zaman çok eğlencelidir. Araştırma, planlama ve hazırlık düzgün ve vaktinden önce yapılırsa, etkinlik sponsorluğunuzun başarılı olmaması ve aradığınız müşteri adaylarını yönlendirmemesi için hiçbir neden yoktur. Bir dahaki sefere bir endüstri etkinliğine sponsor olmaya hazırlanırken (veya bu ilk kez oluyorsa!), yukarıdaki ipuçlarını okuyun ve heyecan verici, zorlu ve ödüllendirici yolculuğa başlayın.