成功赞助行业活动的 5 个步骤

已发表: 2022-11-27

Sawat-dee Ka，曼谷！

我是 Outbrain 以色列、亚太地区和日本的营销总监，正在前往 Affiliate World Bangkok 的路上，Outbrain 将成为那里的赞助商。

这将是一个为期 2 天的活动，来自联盟和效果营销行业的数千名参观者和数百家参展商齐聚一堂，学习、交流、建立网络和建立新业务。

该事件标志着我的营销团队数月工作的高潮，以及销售和客户管理团队工作的开始。

赞助行业活动是一个漫长的过程，而且往往不是一个简单的过程。 因此，我开门见山地概述了我在此过程中学到的要点，以帮助您更轻松、更有效地进行下一次活动赞助。 请确保为这些建议添加书签，以便您可以在需要时参考它们，祝您好运！

1. 做好调查并确保赞助正确的活动

首先，您需要找到合适的活动来赞助。 这听起来很明显，但比您想象的要难。 如果您已经熟悉某个特定的活动（也许您之前以其他身份参加过），或者您已经与组织者建立了联系，那就太好了。 但如果不是，那么您需要寻找某些迹象来判断该事件是否值得。

以下是选择活动赞助时需要考虑的一些事项：

  • 查看活动和组织者的社交媒体资料。 谁是他们的追随者？ 他们在您的目标受众或生态系统中吗？ 如果不是，这对您来说可能是一个危险信号。
  • 首先咨询您的销售和客户管理团队。 他们将跟进任何线索，因此与他们合作以确定高潜力的活动赞助是关键。
  • 分析过去赞助活动的 CRM 数据。 这为您提供了关于哪些是真正成功的客观数据。 您可以使用此数据就潜在的赞助机会做出正确的决定。
  • 不要忘记语言！ 最近，一位活动组织者联系了我，但我们没有任何共同语言。 他根本无法用英语交流这一事实非常关键——活动中的观众可能也无法与我们的销售团队交流。 一个明确的死胡同。

2.仔细看合同

一旦你确定并选择了一个活动，并从组织者那里收到了合同，你就需要对合同进行营销。 从营销的角度来看，以下是需要注意的主要事项：

  • 如果您作为协议的一部分获得一个展位，请检查所有细节（家具、屏幕、标牌、冰箱、零食等）、位置以及您的“邻居”是谁。 请记住，如果您的展位邻居具有很高的品牌知名度，您将受益于更多的客流量。
  • 如果您赞助的是咖啡摊、啤酒花园或其他类型的茶点摊，请检查其具体位置。 你会得到很多流量吗？
  • 如果您的合同包括演讲机会，请明确说明这意味着什么：例如，您的品牌是赞助商，还是您作为演讲者参与？ 如果您正在发言，是小组讨论、演示还是问答环节？ 另外，请检查分配给您的时间。 （提示：早上通常比当天晚些时候好。）检查演示文稿的位置。 （提示：主要阶段比突破阶段更可取。）
  • 检查您将为您的团队收到多少张门票/通行证。 当然是越多越好！
  • 仔细阅读取消条款。 如果发生危机，例如 COVID、经济衰退或不可抗力，您需要确保自己不会赔钱。
  • 让您的法律和采购团队审查合同。 特别是，他们可能会就活动组织者使用您的徽标提供很好的见解，您希望确保自己可以控制这些事情。
  • 了解采购团队对付款条件的看法也很重要。 即便如此，在某些情况下，仍需要在活动开始前几周甚至几个月全额付款以确保您的赞助。

3. 创造令人兴奋的展台设计和体验

说到行业活动，这个是众所周知的。 您的展位设计当然会在很大程度上受到您的品牌宣传册和信息的影响。

即便如此，这里有一些必须考虑的事项：

  • 如果您的展位很大，请确保将设计放在墙上，以便在远处可以看到它们，并且不会被展位的主办团队挡住。 如果这意味着让部分墙壁保持平整，那没关系。
  • 如果您的展位有屏幕，请确保提前准备好要展示的视频或其他视觉内容。
  • 对于展位参观者来说，赠品总是一个好主意——它们会让您的客户和销售线索感到高兴。
  • 在活动期间，您的销售团队将在现场与潜在客户建立联系。 确保为他们提供集成到您的 CRM 中的数字表格或登录页面。 这将确保您可以轻松访问所有潜在客户信息，您可以在活动结束后从中生产黄金（或美元！）。

4.宣传活动和你在其中的作用

作为赞助商，您需要专注于推广活动并带来流量。 希望其中许多将在活动期间变成与潜在客户的预定会议。

以下是宣传您赞助的活动的一些方法：

  • 有机社交：通过社交媒体页面上的有机帖子为活动做广告。 尽早开始，比约会早几个月。 不要忘记包含一个注册登录页面以捕获潜在客户。
  • 付费社交：在社交媒体和本地网络上创建 PPC 活动。 当然，要关注最有可能感兴趣并参加活动的观众的渠道和目标。
  • 电子邮件营销：创建电子邮件活动，其中包含用于注册活动的链接。 发送到您当前的潜在客户列表，或发送给可能有兴趣参加的现有客户。 （活动是与现有客户面对面交流并加强与他们的关系的绝佳机会。）
  • 营销合作：与媒体合作伙伴合作，请他们使用您的 UTM 宣传您的活动。

5. 同步您的活动团队

在活动期间，您的品牌给人留下的印象将是伟大结果与平庸结果之间的区别。 以下是与您的销售团队同步的方法：

  • 务必在开幕前一天到达活动现场，这样您就可以检查展位和其他赞助展台是否按计划布置且看起来很棒。
  • 准备一个会议日程表并与整个团队共享，这样大家就可以随时了解状态，销售团队可以努力填补每个空档。
  • 为在活动的所有开放时间内负责展位的人员制定轮班时间表。 这样，每个人都知道什么时候需要在展位工作，什么时候可以放松和交流。
  • 确保所有销售团队成员都可以访问用于收集潜在客户的登录页面，并且他们知道它包含什么以及它是如何工作的。
  • 确保您在着装要求上与您的销售团队同步。 例如，您是否有每个人都应该穿的公司 T 恤？ 确保每个人都在船上并带上合适的衣橱，尤其是当你们都出城旅行时。

最后，玩得开心！

行业活动总是那么有趣。 如果研究、计划和准备工作提前适当地完成，那么您的活动赞助就没有理由不成功并吸引您正在寻找的潜在客户。 下次您准备赞助行业活动时（或者如果这是您第一次参加！），请仔细阅读上面的提示，开始激动人心、充满挑战且收获颇丰的旅程。