5 pasos para patrocinar con éxito un evento de la industria

Sawat-dee Ka, Bangkok!

Aquí estoy, el director de marketing para Israel, APAC y Japón en Outbrain, de camino a Affiliate World Bangkok, donde Outbrain será un orgulloso patrocinador.

Este será un evento de 2 días, con miles de visitantes y cientos de expositores de las industrias de afiliados y marketing de desempeño, todos reunidos para aprender, relacionarse, establecer contactos y construir nuevos negocios.

El evento marca la culminación de meses de trabajo para mi equipo de marketing y el comienzo del trabajo para el equipo de ventas y administración de cuentas.

Patrocinar un evento de la industria es un proceso largo y, a menudo, no sencillo. Así que voy al grano con un resumen de los puntos principales que aprendí en el camino, para ayudar a que el patrocinio de su próximo evento sea más fácil y efectivo. Asegúrese de marcar estas recomendaciones para que pueda consultarlas cuando las necesite, ¡y buena suerte!

1. Investigue y asegúrese de patrocinar el evento correcto

En primer lugar, debe encontrar el evento adecuado para patrocinar. Eso suena bastante obvio, pero es más difícil de lo que piensas. Si ya está familiarizado con un evento en particular (quizás haya asistido anteriormente en otro puesto) o si ya tiene una conexión con el organizador, entonces eso es genial. Pero si no, entonces debe buscar ciertas señales sobre si el evento es digno.

Estas son algunas de las cosas a considerar al elegir el patrocinio de un evento:

• Consulta los perfiles en redes sociales del evento y de los organizadores. ¿Quiénes son sus seguidores? ¿Están entre su público objetivo o ecosistema? Si no, esto puede ser una bandera roja para usted.
• Consulte primero con su equipo de ventas y administración de cuentas. Ellos son los que darán seguimiento a cualquier pista, por lo que la cooperación con ellos para identificar un patrocinio de eventos de alto potencial es clave.
• Analice sus datos de CRM para campañas de patrocinio anteriores. Esto le proporciona datos objetivos sobre cuáles fueron realmente exitosos. Puede utilizar estos datos para tomar buenas decisiones sobre posibles oportunidades de patrocinio.
• ¡No te olvides del idioma! Recientemente, un organizador de eventos se puso en contacto conmigo, sin embargo, no hablábamos ningún idioma común. El hecho de que no pudiera comunicarse en absoluto en inglés fue clave: la audiencia en el evento probablemente tampoco podría comunicarse con nuestro equipo de ventas. Un callejón sin salida definitivo.

2. Mira bien el contrato

Una vez que haya identificado y seleccionado un evento, y recibido el contrato de los organizadores, debe ponerle un ojo de marketing al contrato. Estas son las cosas principales desde una perspectiva de marketing a tener en cuenta:

• Si obtiene un stand como parte del acuerdo, examine todos los detalles finos de lo que está incluido (muebles, pantallas, letreros, refrigerador, refrigerios, etc.), la ubicación y quiénes son sus "vecinos". Recuerde, si los vecinos de su stand tienen un gran reconocimiento de marca, se beneficiará de un mayor tráfico peatonal.
• Si está patrocinando un puesto de café, una cervecería al aire libre u otro tipo de puesto de refrigerios, verifique exactamente dónde se encuentra. ¿Recibirás mucho tráfico?
• Si su contrato incluye una oportunidad de hablar, sea claro acerca de lo que esto implica exactamente: por ejemplo, ¿su marca aparece como patrocinadora o participa como orador? Si está hablando, ¿es un panel, una presentación o una sesión de preguntas y respuestas? Además, verifique qué tiempo se le ha asignado. (Consejo: por lo general, la mañana es mejor que al final del día). Verifique la ubicación de su presentación. (Sugerencia: el escenario principal es preferible a un escenario secundario).
• Comprueba cuántas entradas/pases recibirás para tu equipo. ¡Cuantos más, mejor, por supuesto!
• Lea atentamente las condiciones de cancelación. En caso de una crisis, como COVID, recesión o fuerza mayor, querrá asegurarse de que no se quedará sin dinero.
• Haga que sus equipos legales y de adquisiciones revisen el contrato. En particular, pueden ofrecer buenos conocimientos sobre el uso de su logotipo por parte de los organizadores de eventos, algo sobre lo que desea asegurarse de tener control.
• También es importante conocer la perspectiva del equipo de adquisiciones sobre las condiciones de pago. Aun así, en algunos casos, se requerirá el pago completo unas semanas o incluso meses antes del evento para asegurar su patrocinio.

3. Cree un diseño y una experiencia de stand emocionantes

Cuando se trata de eventos de la industria, este es bastante conocido. Por supuesto, el diseño de su stand se verá influenciado en gran medida por su libro de marca y sus mensajes.

Aun así, aquí hay algunos puntos a tener en cuenta:

• Si su stand es grande, asegúrese de colocar los diseños en las paredes de tal manera que se puedan ver a distancia y que el equipo que organiza el stand no los bloquee. Si eso significa dejar partes de las paredes lisas, está bien.
• Si su stand incluye una pantalla, asegúrese de preparar un video u otro contenido visual para exhibir con anticipación.
• Los obsequios son siempre una gran idea para los visitantes del stand: hacen felices a sus clientes y oportunidades de ventas.
• Durante el evento, su equipo de ventas estará en el terreno, estableciendo contactos con clientes potenciales. Asegúrese de proporcionarles un formulario digital o una página de destino que esté integrada a su CRM. Esto asegurará que tenga fácil acceso a toda la información de los clientes potenciales, a partir de la cual puede producir oro (¡o dólares!), después del evento.

4. Promociona el evento y tu parte en él

Como patrocinador, debe concentrarse en promocionar el evento y atraer tráfico a través de las puertas. Con suerte, muchos de estos se convertirán en reuniones programadas con clientes potenciales durante el evento.

Aquí hay algunas formas de promocionar el evento que está patrocinando:

• Social orgánico: Anuncie el evento a través de publicaciones orgánicas en sus páginas de redes sociales. Comience temprano, un par de meses antes de la fecha. No olvide incluir una página de inicio de registro para capturar clientes potenciales.
• Social de pago: Cree campañas de PPC en redes sociales y redes nativas. Por supuesto, concéntrese en los canales y la orientación de las audiencias que probablemente estén interesadas y asistan al evento.
• Email marketing: cree una campaña de correo electrónico con un enlace para registrarse en el evento. Envíelo a su lista actual de clientes potenciales o a clientes existentes que puedan estar interesados ​​en asistir. (Los eventos son una gran oportunidad para ver a los clientes actuales cara a cara y fortalecer sus relaciones con ellos).
• Colaboración de marketing: coopere con un socio de medios y pídale que promocione su evento utilizando su UTM.

5. Sincroniza tu equipo de eventos

Durante el evento, la impresión que cause su marca será la diferencia entre grandes resultados y resultados mediocres. Aquí le mostramos cómo sincronizarse con su equipo de ventas:

• Llegue siempre al evento el día antes de la apertura para que pueda verificar que el stand y otros stands de patrocinio estén configurados según lo planeado y se vean bien.

• Prepare un cronograma de reuniones y compártalo con todo el equipo, para que todos conozcan el estado en un momento dado, y el equipo de ventas pueda trabajar para llenar cada espacio.

• Cree un cronograma de turnos para quién está a cargo del stand durante todas las horas abiertas del evento. De esa manera, todos saben cuándo necesitan trabajar en la cabina y cuándo pueden relajarse y relacionarse.

• Asegúrese de que todos los miembros del equipo de ventas tengan acceso a la página de destino para recopilar clientes potenciales y que sepan qué contiene y cómo funciona.

• Asegúrese de sincronizar con sus equipos de ventas el código de vestimenta. Por ejemplo, ¿tiene camisetas de la empresa que todos deberían usar? Asegúrese de que todos estén a bordo y traigan el vestuario adecuado, especialmente si todos viajan fuera de la ciudad.

Por último, ¡diviértete!

Los eventos de la industria siempre son muy divertidos. Si la investigación, la planificación y la preparación se realizan correctamente y con anticipación, entonces no hay razón por la que el patrocinio de su evento no tenga éxito y genere los clientes potenciales que está buscando. La próxima vez que se esté preparando para patrocinar un evento de la industria (¡o si es su primera vez!), lea los consejos anteriores y comience el viaje emocionante, desafiante y gratificante.