5 étapes pour parrainer avec succès un événement de l'industrie

Sawat-dee Ka, Bangkok !

Me voici, le directeur du marketing pour Israël, l'APAC et le Japon chez Outbrain, en route pour Affiliate World Bangkok, où Outbrain sera un fier sponsor.

Il s'agira d'un événement de 2 jours, avec des milliers de visiteurs et des centaines d'exposants des secteurs de l'affiliation et du marketing à la performance, tous réunis pour apprendre, se mêler, réseauter et créer de nouvelles affaires.

L'événement marque l'aboutissement de mois de travail pour mon équipe marketing et le début du travail pour l'équipe des ventes et de la gestion des comptes.

Parrainer un événement de l'industrie est un processus long et souvent pas simple. Je vais donc droit au but avec un aperçu des principaux points que j'ai appris en cours de route, pour vous aider à rendre votre prochain parrainage d'événement plus facile et plus efficace. Assurez-vous de mettre ces recommandations en signet afin de pouvoir vous y référer chaque fois que vous en avez besoin, et bonne chance !

1. Faites vos recherches et assurez-vous de parrainer le bon événement

Tout d'abord, vous devez trouver le bon événement à parrainer. Cela semble assez évident, mais c'est plus difficile que vous ne le pensez. Si vous connaissez déjà un événement particulier (peut-être avez-vous déjà participé à un autre titre auparavant) ou si vous avez déjà un lien avec l'organisateur, alors c'est parfait. Mais si ce n'est pas le cas, vous devez rechercher certains signes pour savoir si l'événement en vaut la peine.

Voici quelques-uns des éléments à prendre en compte lors du choix d'un parrainage d'événement :

• Consultez les profils de médias sociaux de l'événement et des organisateurs. Qui sont leurs followers ? Font-ils partie de votre public cible ou de votre écosystème ? Sinon, cela peut être un drapeau rouge pour vous.
• Consultez d'abord votre équipe de vente et de gestion de compte. Ce sont eux qui suivront toutes les pistes, donc la coopération avec eux pour identifier un parrainage d'événement à fort potentiel est essentielle.
• Analysez vos données CRM des campagnes de sponsoring passées. Cela vous fournit des données objectives sur ceux qui ont vraiment réussi. Vous pouvez utiliser ces données pour prendre de bonnes décisions concernant les opportunités de parrainage potentielles.
• N'oubliez pas la langue ! Récemment, un organisateur d'événements m'a contacté, mais nous ne parlions aucune langue commune. Le fait qu'il ne puisse pas du tout communiquer en anglais était assez important - le public de l'événement ne serait probablement pas non plus en mesure de communiquer avec notre équipe de vente. Une impasse certaine.

2. Regardez attentivement le contrat

Une fois que vous avez identifié et sélectionné un événement et reçu le contrat des organisateurs, vous devez mettre un œil marketing sur le contrat. D'un point de vue marketing, voici les principaux éléments à surveiller :

• Si vous obtenez un stand dans le cadre de l'accord, examinez tous les petits détails de ce qui est inclus (meubles, écrans, signalisation, réfrigérateur, collations, etc.), l'emplacement et qui sont vos « voisins ». N'oubliez pas que si vos voisins de stand ont une grande notoriété, vous bénéficierez d'une plus grande circulation piétonnière.
• Si vous parrainez un stand de café, un café en plein air ou un autre type de stand de rafraîchissements, vérifiez exactement où il se trouve. Aurez-vous beaucoup de trafic?
• Si votre contrat inclut une opportunité de parler, soyez clair sur ce que cela implique : par exemple, votre marque est-elle présentée en tant que sponsor ou participez-vous en tant que conférencier ? Si vous parlez, s'agit-il d'un panel, d'une présentation ou d'une session de questions-réponses ? Vérifiez également le temps qui vous a été attribué. (Astuce : le matin est généralement préférable à la fin de la journée.) Vérifiez l'emplacement de votre présentation. (Astuce : l'étape principale est préférable à une étape d'évasion.)
• Vérifiez combien de billets/passes vous recevrez pour votre équipe. Plus on est de fous, mieux c'est, bien sûr !
• Lisez attentivement les conditions d'annulation. En cas de crise, comme le COVID, la récession ou la force majeure, vous voulez vous assurer que vous ne serez pas à court de ressources.
• Demandez à vos équipes juridiques et d'approvisionnement d'examiner le contrat. En particulier, ils peuvent offrir de bonnes informations sur l'utilisation de votre logo par les organisateurs d'événements, un élément sur lequel vous souhaitez vous assurer d'avoir le contrôle.
• Il est également important d'avoir le point de vue de l'équipe d'approvisionnement sur les conditions de paiement. Néanmoins, dans certains cas, le paiement intégral sera exigé quelques semaines voire des mois avant l'événement pour garantir votre parrainage.

3. Créez une conception et une expérience de stand passionnantes

En ce qui concerne les événements de l'industrie, celui-ci est assez bien connu. La conception de votre stand sera bien sûr largement influencée par votre livre de marque et votre message.

Néanmoins, voici quelques incontournables à prendre en compte :

• Si votre stand est grand, assurez-vous de positionner les dessins sur les murs de manière à ce qu'ils soient visibles à distance et ne soient pas bloqués par l'équipe qui anime le stand. Si cela signifie laisser des parties des murs lisses, ce n'est pas grave.
• Si votre stand comprend un écran, assurez-vous de préparer une vidéo ou un autre contenu visuel à présenter à l'avance.
• Les cadeaux sont toujours une excellente idée pour les visiteurs du stand - ils rendent vos clients et prospects heureux.
• Pendant l'événement, votre équipe de vente sera sur le terrain, réseautant avec des prospects. Assurez-vous de leur fournir un formulaire numérique ou une page de destination intégrée à votre CRM. Cela vous garantira un accès facile à toutes les informations sur les prospects, à partir desquelles vous pourrez produire de l'or (ou des dollars !), après l'événement.

4. Faites la promotion de l'événement et de votre rôle dans celui-ci

En tant que sponsor, vous devez vous concentrer sur la promotion de l'événement et amener le trafic à travers les portes. Espérons que beaucoup d'entre eux se transformeront en réunions planifiées avec des clients potentiels pendant l'événement.

Voici quelques façons de promouvoir l'événement que vous parrainez :

• Social organique : Annoncez l'événement via des publications organiques sur vos pages de médias sociaux. Commencez tôt, quelques mois avant la date. N'oubliez pas d'inclure une page de destination d'inscription pour capturer des prospects.
• Réseaux sociaux payants : créez des campagnes PPC sur les réseaux sociaux et les réseaux natifs. Bien sûr, concentrez-vous sur les canaux et le ciblage des publics les plus susceptibles d'être intéressés et d'assister à l'événement.
• Marketing par e-mail : créez une campagne par e-mail avec un lien pour vous inscrire à l'événement. Envoyez à votre liste de prospects actuelle ou à des clients existants qui pourraient être intéressés à participer. (Les événements sont une excellente occasion de voir les clients actuels face à face et de renforcer vos relations avec eux.)
• Collaboration marketing : Coopérez avec un partenaire média et demandez-lui de promouvoir votre événement en utilisant votre UTM.

5. Synchronisez votre équipe événementielle

Pendant l'événement, l'impression que votre marque fera fera la différence entre d'excellents résultats et des résultats médiocres. Voici comment vous synchroniser avec votre équipe commerciale :

• Arrivez toujours à l'événement la veille de l'ouverture afin de pouvoir vérifier que le stand et les autres stands de parrainage sont installés comme prévu et ont fière allure.

• Préparez un calendrier de réunion et partagez-le avec toute l'équipe, afin que vous sachiez tous le statut à tout moment, et que l'équipe commerciale puisse travailler pour remplir chaque créneau.

• Créez un horaire des quarts de travail pour qui tient le stand pendant toutes les heures d'ouverture de l'événement. De cette façon, tout le monde sait quand il doit travailler sur le stand et quand il peut se détendre et se mêler.

• Assurez-vous que tous les membres de l'équipe de vente ont accès à la page de destination pour collecter des prospects, et qu'ils savent ce qu'elle contient et comment elle fonctionne.

• Assurez-vous de vous synchroniser avec vos équipes de vente sur le code vestimentaire. Par exemple, avez-vous des t-shirts d'entreprise que tout le monde devrait porter ? Assurez-vous que tout le monde est à bord et apporte la bonne garde-robe, surtout si vous voyagez tous hors de la ville.

Enfin, amusez-vous !

Les événements de l'industrie sont toujours aussi amusants. Si la recherche, la planification et la préparation sont effectuées correctement et à l'avance, il n'y a aucune raison pour que votre parrainage d'événement ne réussisse pas et ne génère pas les prospects que vous recherchez. La prochaine fois que vous vous préparez à parrainer un événement de l'industrie (ou si c'est votre première fois !), lisez les conseils ci-dessus et lancez-vous dans une aventure passionnante, stimulante et enrichissante.