CRM: Transferências de dados em massa

Como já dissemos, há muitos dados envolvidos em um CRM. Quando você está se sentindo sem noção, essa quantidade de dados às vezes pode parecer opressora. Então, neste episódio, falamos sobre como gerenciar tudo isso.

00:21 Andy Shore: Ei, todos, bem-vindos de volta. Vamos encerrar nossa conversa falando sobre os dados em seu CRM e falamos sobre todos os diferentes tipos individuais de dados e a maneira como você pode analisá-los e classificá-los e como eles podem ajudá-lo. Mas a quantidade de dados também é um fator que entra no CRM, e às vezes você tem muitos que precisa tirar de um lugar ou de outro ou ordenar tudo. Então, eu sei que você disse que deveríamos falar sobre as transferências de dados em massa e esse lado quando é como os projetos de grande escala com suas informações.

00:55 Paul Rijnders: Sim. Então, idealmente, você tem tempo para trabalhar com um registro de cada vez. E quando digo um registro, do que estamos falando? Estamos falando de uma pessoa? Bem, isso é um registro de contato, certo? Ou um registro principal. Estamos falando sobre um negócio que você está tentando fechar? Bem, esse é um registro de oportunidade. Estamos falando de uma tarefa que você precisa realizar? Bem, isso é um registro de atividade. Então, idealmente, você tem todo o tempo do mundo e está sentado em sua mesa e dizendo: “Ok, deixe-me abrir esta atividade. Ok, o que eu preciso mudar aqui? Ok, vamos marcar este como concluído. Tudo bem, o que vem a seguir? Tudo bem, atividade número dois, acho que fiz essa, vamos fechar essa. ” [risos] Bem, você pode imaginar se você tivesse 100 atividades, você gastaria uma ou duas horas apenas fazendo isso se isso mudasse uma a uma.

01:36 PR: Bem, e se você pudesse apenas olhar para todas as atividades ali, acenar com a cabeça, ou talvez criar uma visualização que permite ver atividades que só existem sob certas condições, e então você pode marcá-las como concluídas porque você já fez todos eles. Então você pode pegar 10, 20, talvez você possa clicar com uma interface de toque como você faz em nosso CRM. Você pode ver uma lista de 100 e apenas clicar naqueles em que deseja clicar, ou clicar em um e selecionar todos, e então atualizar em massa o status da atividade para fechado, ou atualizar em massa a oportunidade para o próximo estágio ou atualizar em massa o de alguém Estado. Fizemos muito isso na semana passada porque tínhamos algumas informações que vinham de uma fonte, e o nome do país era um pouco diferente do que havia entrado antes. Antes, tudo vinha como Estados Unidos. Agora, de repente, algumas novas informações chegaram, tornando todos os países os Estados Unidos da América. Bem, isso é legal. Tecnicamente, eles são a mesma coisa, mas queremos que nossas visões sejam muito, muito rígidas e queremos que as pessoas esperem ver a mesma coisa.

02:36 PR: Então, uma vez que consertamos as informações da API e tudo que chega nos Estados Unidos, bem, vamos lá e selecionar em massa tudo o que é Estados Unidos da América e mudar para Estados Unidos. Se tivéssemos que fazer isso um por um para alguns milhares de registros, isso teria levado o dia todo. Mas do jeito que está, com esse recurso de atualização em massa, demorou menos de alguns minutos para fazer isso.

02:57 AS: Quanto mais falamos sobre dados e as diferentes coisas que poderíamos fazer, é como se o CRM realmente fosse o cérebro da aberração do seu negócio. É o que lembra tudo para você, é o que armazena ou você, e está lá para ser lembrado quando você precisar.

03:13 PR: Sim , e é ótimo se você puder ... A chave é, como posso obter as informações na minha frente que quero ver? E se você quiser mudar tudo, é claro, você pode mudar um de cada vez e isso é uma atenção individual. Mas vamos apenas dizer que há um caso em que você diz: “Tudo bem, quer saber, Gina é ...” Usei Gina da última vez, então não vamos usar Gina. Raquel. Raquel agora está assumindo todos os contatos que antes pertenciam a Bill. Porque? Porque Bill vai sair de férias por um mês, ele vai se encontrar no Himalaia, então Raquel vai ser dona dessas coisas por um tempo, então o que vamos fazer? Bem, podemos simplesmente pegar todos os seus contatos e transferir a propriedade para Raquel se quisermos. Ou, ela poderia apenas fazer uma visão que diz os contatos de Bill e então ela pode trabalhar com todos aqueles em massa e ela pode oscilar entre seus contatos e os contatos de Bill e entrar nesse espaço de cabeça porque é ela quem está olhando para a visão que é baseada naqueles condições.

04:13 PR: Então, sim, você deve ser capaz de trabalhar com suas informações individualmente e pode clicar em qualquer um desses registros, trabalhar neles individualmente, mas ajuda se você puder ter algum tipo de visão onde possa trazer acima de que todos satisfaçam determinada condição, e se você quiser alterá-los todos de uma vez, o CRM deve permitir que você faça isso, o que esses fazem.

04:30 AS: Sim. Isso salvará aquele homem baixo no totem, seja um novo contratado ou um estagiário, de ter que fazer horas e horas de entrada manual de dados.

04:40 PR: Sim, exatamente.

04:41 AS: De uma só vez, está tudo feito. Você pode dar-lhes outras tarefas.

04:46 PR: E então, o retorno sobre isso, ajuda com esses dados recebidos. Se você pode ter algumas dessas coisas, você pode fazer uma atualização em massa de qualquer maneira, se puder atualizá-las para você. Por exemplo, digamos assim: Você sabe que todos os seus registros foram carregados via ... Você faz a matemática, o recurso de importação, certo?

05:06 AS: Mm-hmm.

05:06 PR: Então você carregou 20.000 registros, e agora que atualizou esses 20.000 registros, você vai passar e dizer: "Ok, bem, cada sobrenome que começa com A, B ou C, isso vai ser propriedade de Jimmy. ” Agora alguém tem que ir lá e dizer, “Ok, bem, classifique pelo sobrenome e vamos ver A, B, C,” e eles têm que selecionar todos esses. Agora eles podem atualizá-los em massa para Jimmy. Isso é ótimo, eles podem fazer isso, mas ainda leva tempo. Você pode economizar ainda mais tempo criando algum tipo de regra de atribuição antecipadamente que diga: “Ei, se o sobrenome começar com A, B ou C, o proprietário é Jimmy”. Dessa forma, toda vez que alguém importa esses registros 100 por vez, 1000 por vez, 20.000 por vez, o sistema já faz essa atualização para você. E não é apenas o proprietário, eles podem atualizar um campo, eles podem atualizar quase todas as informações que você quiser com base nos critérios que você definir. Assim, a atualização em massa pode ser pessoal ou, melhor ainda, o sistema pode fazer isso por você. Apenas certifique-se de escrever boas regras, porque isso vai acontecer rápido.

06:07 AS: Sim, definitivamente. Tudo isso faz sentido para mim. E em nome de todos os nossos ouvintes, agradeço a você por se afastar de Gina porque isso os poupou de minhas impressões inexistentes de Martin Lawrence, então é ...

[risada]

06:21 PR: Espere um minuto.

06:21 AS: Isso é o que meu cérebro estava ativando.

06:23 PR: Podemos ouvir?

06:23 AS: Não, não existe, não posso fazer impressões. Mas no segundo que você diz Gina, isso está acontecendo na minha cabeça, mas não significa que eu saia da minha boca. Isso nos afastou disso na direção certa.

06:36 PR: Posso apenas acrescentar algo? Quando você disse Martin Lawrence, por algum motivo, agora eu conheço Martin Lawrence e o Martin Show, obviamente. Mas fiquei preso em Martin Short. Então, quando você está dizendo isso, eu estava com o rosto de Martin Short na minha cabeça e pensei, "Ele sempre fala sobre Gina?" [risada]

06:53 AS: Sim, embora isso seja engraçado. Agora, a ideia de Martin Lawrence fazer a maldita Gina vai… Ou, Martin Short fazer a maldita Gina vai me fazer rir por um tempo. Tangente adicional à parte, agradecemos a atenção de vocês e nos encontraremos na próxima vez. Tchau.

07:08 AS: Obrigado por ouvir Clues for the Clueless CRM Marketer, trazido a você pela Benchmark. Sintonize na próxima vez. Até então, você pode se informar conectando-se a nós nas redes sociais, no The Benchmark Blog ou acessando benchmarkcrm.com. Tchau.